Come Save the Children ha trasformato la propria esperienza di sala conferenze con Zoom

I bambini sono i soggetti più vulnerabili della nostra società e Save the Children si impegna a garantire che i bambini delle comunità di tutto il mondo siano sani, protetti e istruiti. Fondata nel 1919 come prima organizzazione dedicata esclusivamente al servizio delle esigenze dei bambini e alla tutela dei loro diritti, nei suoi 100 anni di attività Save the Children ha cambiato la vita di oltre 1 miliardo di bambini in 120 paesi.

Save the Children ha svolto un ruolo fondamentale nella creazione di un futuro luminoso per i bambini inseriti nel suo programma, con iniziative dedicate a fornire ai bambini sicurezza, protezione, assistenza sanitaria, cibo e maggiori opportunità di istruzione. Save the Children ha tre sedi principali negli Stati Uniti, con uffici a Fairfield, in Connecticut, Washington D.C. e Lexington, in Kentucky, ma supporta anche una numerosa forza lavoro remota, distribuita negli Stati Uniti e nel resto del mondo.

Coordinare una forza lavoro distribuita globalmente

Con una forza lavoro distribuita globalmente e una serie di programmi importanti, i team di Save the Children devono essere costantemente in comunicazione. Tuttavia, il precedente sistema di comunicazioni video creava problemi nell'esperienza degli utenti e sprechi di tempo prezioso.

"Abbiamo circa 70 sale conferenze in tutte e tre le sedi", ha dichiarato Charlie Germano, Direttore operativo senior per l'IT e la sicurezza di Save the Children. "I primi 10 minuti di ogni riunione erano dedicati a cercare di configurare la soluzione. Il mio team gestisce l'help desk e ogni ora, quasi ogni ora, qualcuno si rivolgeva a noi nel panico perché non riusciva a capire come far funzionare lo strumento e avviare la riunione. Non era una situazione sostenibile."

Inoltre, con la precedente soluzione per videoconferenze di Save the Children era difficile mantenere aggiornati i dipendenti remoti riguardo ai cambiamenti importanti nell'organizzazione. Questa organizzazione di beneficenza riunisce ogni mese tutto il personale con una videoconferenza in cui il CEO e i dirigenti senior parlano degli obiettivi strategici, della situazione complessiva dell'organizzazione e di altre questioni importanti. Tuttavia, durante queste riunioni Save the Children riscontrava problemi di affidabilità e connettività.

"In queste riunioni con tutto il personale presentiamo i nuovi dipendenti, discutiamo di strategie e nuovi programmi, illustriamo alcune informazioni molto importanti", ha affermato Germano. "Metà dei nostri dipendenti non lavora nelle nostre strutture centrali, quindi metà dei nostri dipendenti non riceveva i messaggi perché non disponevamo di un sistema ottimale per trasmettere i video a distanza e su vasta scala."

I dipendenti scelgono Zoom

I team IT di Save the Children stavano esaminando diverse soluzioni per videoconferenze, quando hanno notato che alcuni loro dipendenti utilizzavano Zoom. Germano e il suo team hanno deciso di valutare la soluzione e, dopo una dimostrazione del prodotto, hanno deciso di implementare Zoom in tutta l'organizzazione. I dipendenti di Save the Children sono stati entusiasti di Zoom e hanno iniziato a usarlo immediatamente, rendendo semplicissima la sua adozione.

"Spesso, quando si introduce un nuovo strumento è necessario spingere tutti gli altri a utilizzarlo", ha affermato Germano. "Invece, questo caso è stato il sogno di ogni responsabile IT, perché erano i dipendenti a favorire l'adozione del nuovo strumento. Ci siamo appassionati fin dal primo giorno."

Germano ha notato immediatamente che i team IT ricevevano meno richieste di supporto per le sale conferenze, e questo lo attribuisce alla semplicità di Zoom Rooms.

"Non posso dirvi quanto sia migliorata la nostra esperienza nelle sale conferenze", ha affermato Germano. "È incredibile poter entrare in una sala e iniziare una riunione facendo semplicemente clic su un iPad. Ora la vita del team IT è molto più facile."

I team di Save the Children hanno inoltre scoperto che, utilizzando Zoom, sono in grado di migliorare le comunicazioni nell'intera organizzazione. Grazie a Zoom Webinars, Save the Children è stata in grado di organizzare conferenze per tutto il personale, a cui i dipendenti da remoto potevano partecipare in modo affidabile, migliorando così la diffusione dei messaggi nell'organizzazione.

La flessibilità della soluzione video di Zoom ha inoltre contribuito a creare un processo di implementazione senza problemi e a ridurre la spesa di Save the Children per le sale conferenze. "Mi piace che Zoom sia indipendente dall'hardware perché non sono legato a un particolare fornitore di hardware", ha affermato Germano. "Possiamo utilizzare apparecchiature meno costose e, se non ci piacciono, possiamo semplicemente smettere di usarle."

Comunicazioni video affidabili e convenienti

Con l'implementazione di Zoom, Save the Children ha creato una forza lavoro più unita e connessa.

Zoom ha inoltre consentito a Save the Children di dotare le proprie sale conferenze di apparecchiature più economiche, pur garantendo in quelle sale un'esperienza utente di massimo livello. Inoltre, grazie alla dashboard di Zoom, Germano è in grado di monitorare le prestazioni di Zoom, dimostrando il valore della piattaforma all'alta dirigenza.

"Poter dimostrare ai dirigenti come stiamo utilizzando questo prodotto, e far vedere che Zoom è in grado di fare tutto ciò che pensavamo avrebbe fatto, ha dato credibilità all'intera piattaforma", ha affermato Germano. "Il mio compito è davvero più semplice quando riesco a dimostrare il valore di un prodotto perché, in ultima analisi, possiamo sapere se otteniamo o meno un ritorno sui nostri investimenti. E credo che lo stiamo facendo."