Conferencias virtuales: del evento a la experiencia
Las conferencias y eventos tradicionales son una excelente manera de conectar con sus clientes, compartir ideas y mostrar nuevos productos y funciones. Sin embargo, muchas organizaciones de eventos están llevando sus eventos a entornos virtuales para ampliar su audiencia.
¿Qué es una conferencia virtual?
Una conferencia virtual es un acto o conferencia que se celebra en línea con el uso de plataformas de conferencias virtuales y otras tecnologías. La idea de una conferencia en línea es muy parecida a la de una conferencia presencial: los asistentes pueden consultar el itinerario, inscribirse en el evento virtual (y pagar su entrada), elegir a qué sesiones desean asistir y relacionarse con otros asistentes y oradores antes, durante y después de las sesiones.
Incluso los patrocinios virtuales de conferencias funcionan de la misma manera, ya que los patrocinadores elegidos pueden organizar sesiones para educar a los clientes, responder a preguntas sobre sus productos y distribuir material de ventas.
¿Cómo funcionan las plataformas de conferencias virtuales?
La ejecución de un evento virtual es muy similar a la de un evento presencial. Todavía tiene que planificar el contenido, contratar panelistas y oradores, inscribir a los asistentes, y demás. La principal diferencia es que utilizará un software de gestión de eventos virtuales para la mayoría de estas tareas, si no es que para todas. Esto incluye la inscripción por correo electrónico, la creación de espacios de reunión para retransmitir el evento, la prestación de soporte técnico a sus panelistas, la reunión de sus oradores y asistentes a través de vídeo, y mucho más.
También querrá tener un lobby interactivo que se parezca mucho al de un evento presencial, donde los asistentes puedan conversar, establecer contactos, visitar los stands de los proveedores y participar en las sesiones; la única diferencia es que usted aprovechará su plataforma de eventos para crearlo y gestionarlo.
¿Cuáles son los beneficios de una conferencia virtual?
Una conferencia virtual ofrece varios beneficios, como por ejemplo:
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Accesibilidad mejorada Una conferencia virtual le permite aprovechar otras tecnologías, como la transcripción en directo y la traducción, para garantizar que todos puedan disfrutar de su evento.
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Una experiencia optimizada de los asistentes En lugar de tener que viajar, alojarse, registrarse y buscar las sesiones adecuadas, los asistentes pueden acceder al evento desde sus equipos y disfrutar de la experiencia desde cualquier lugar.
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Métricas detalladas Con las plataformas de eventos virtuales, los organizadores de eventos pueden obtener información valiosa a partir de las métricas que recopilan, incluidos datos como el número de asistentes a su evento, cómo participaron en sus sesiones y mucho más.
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Mayor alcance Con las conferencias virtuales, los asistentes no deben viajar al lugar, lo que permite a los organizadores de los eventos capturar públicos más amplios e incrementar el alcance.
¿Qué se necesita para una conferencia virtual?
Aunque pueda parecer desalentador organizar una conferencia virtual, poner en orden los elementos necesarios es fácil. A continuación, le explicamos lo que se necesita para una conferencia virtual:
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Lugares para celebrar o filmar el evento Para una conferencia virtual, necesitará un espacio donde poder filmar y producir sus sesiones. Por suerte, puede equipar casi cualquier espacio para que se adapte a sus necesidades, incluidas las oficinas en casa, las salas de conferencias o incluso el exterior. Si tiene previsto celebrar un evento de modalidad híbrida, necesitará un lugar que pueda acoger al número previsto de asistentes. Algunos eventos se pueden llevar a cabo directamente desde su casa, mientras que otros pueden requerir elementos de producción más sofisticados en los que necesitará un estudio de grabación.
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Una plataforma para llevar a cabo conferencias virtuales Para crear un evento atractivo y ágil, necesitará una plataforma de eventos virtuales que permita ese tipo de experiencia. Una plataforma para llevar a cabo eventos le ofrece una ventanilla única para sus necesidades de gestión de eventos, incluidos el registro del evento, la venta de entradas, la gestión de sesiones y asistentes, y mucho más.
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La tecnología adecuada para eventos virtuales Sin la posibilidad de escuchar y ver con claridad a los panelistas, hasta el evento más interesante resultará un fracaso. Asegúrese de contar con cámaras, micrófonos y elementos de iluminación que se adapten a su espacio y al uso previsto. Por ejemplo, si los oradores tienen previsto desplazarse, asegúrese de contar con cámaras que puedan seguir sus movimientos para que los asistentes puedan ver toda la acción.
La plataforma debe incluir las siguientes capacidades:
La mayoría de los eventos virtuales consisten en que los oradores hablen ante un público numeroso, y una solución que lo permita ayuda a evitar interrupciones.
Un foro de preguntas y respuestas es un rasgo distintivo de la experiencia de un evento virtual, ya que ofrece a los asistentes un lugar en el que el personal de soporte del evento puede responder en tiempo real a sus preguntas más apremiantes. También puede recopilar las preguntas más importantes o frecuentes y responderlas en directo al final de la sesión.
El chat durante la sesión ofrece a los asistentes a la conferencia un lugar en el que pueden charlar e interactuar entre ellos, e incluso compartir sus intereses o sus reacciones a la sesión. También ofrece al personal de apoyo y a los administradores del evento un lugar donde proporcionar enlaces u otros recursos para que los asistentes a la sesión los aprovechen.
La posibilidad de compartir contenido es fundamental para la experiencia de un evento virtual, pues permite compartir directamente con los asistentes imágenes, vídeos, archivos PDF, presentaciones de diapositivas, música y mucho más.
Un fondo virtual es un fondo personalizable que puede incluir imágenes o vídeo y ofrece a los presentadores diversas opciones para crear una experiencia personalizada para los asistentes. Los panelistas pueden personalizar sus fondos virtuales para incluir las marcas de sus organizaciones y patrocinadores, así como crear fondos que se ajusten al contexto y el ambiente de su presentación.
Un portal del administrador optimizado ofrece a sus administradores, organizadores y personal de soporte de eventos una forma de gestionar todo el evento virtual, además de crear y editar eventos, y obtener información crucial como el registro de asistentes, la participación en el evento y mucho más.
¿Cómo organizar una conferencia virtual?
Una vez que haya reunido todo lo necesario para organizar una conferencia virtual, es hora de poner manos a la obra. Estos son los pasos clave que deben seguir los organizadores de eventos a la hora de planificar una conferencia virtual:
Para más información sobre cómo organizar un evento virtual atractivo, consulte nuestra guía de eventos virtuales.
A la hora de planificar su evento, debe considerar detalladamente a quién va dirigido, qué tipo de experiencia quiere que vivan, qué valor puede ofrecerles a los asistentes, qué objetivos quiere alcanzar y cómo medirá su éxito.
Una vez definido el objetivo de su evento, puede generar ideas para las sesiones y el contenido. A continuación, puede invitar a oradores y panelistas en función de quién sería la persona más adecuada para impartir el contenido. Por ejemplo, hacer que su director de tecnología presente una sesión sobre tecnología de vanguardia sería más impactante que hacer que un empleado de marketing presente la misma sesión.
Cuando organice sus sesiones, tenga en cuenta la interacción de los asistentes. Mantener la duración de las sesiones por debajo de una hora, programar descansos entre ellas e incluir sesiones de creación de contactos puede ayudar a mantener el interés. Durante las sesiones puede hacer uso de las votaciones, las sesiones de preguntas y respuestas, y el chat para mantener una conversación interactiva. También puede crear un orden del día con sesiones específicas por regiones para sus asistentes de todo el mundo, a fin de garantizar que todos puedan disfrutar de su evento.
Organizar un evento requiere mucho trabajo en equipo, por lo que deberá tener una coordinación cercana con sus equipos. Al designar productores que se encarguen de la producción, crear un cronograma de programación y flujo de trabajo del evento, y crear un centro de comunicación centralizada para el evento, como un canal de chat, está ayudando a garantizar que el equipo esté realmente preparado para el evento. También debería programar un ensayo general del evento para garantizar que todo salga a la perfección.
Un sitio web actualizado proporciona recursos importantes, como la visión general del evento, el orden del día, información sobre las sesiones, los oradores, las preguntas más frecuentes y su página de registro. Asegúrese de agregar imágenes y vídeos atractivos a su página web para atraer la atención de los asistentes.
Tendrá que promocionar su evento para darlo a conocer y fomentar el registro. El envío de correos electrónicos promocionales a sus suscriptores, la publicación de artículos en el blog sobre el evento y recordatorios en las redes sociales, así como la coordinación de los esfuerzos de marketing con sus socios, oradores y patrocinadores contribuirán a aumentar su audiencia virtual.
Cuando se trata de celebrar un evento, es necesario ofrecer el apoyo y la orientación necesarios a los asistentes y oradores. Ofrecer una asistencia técnica y de resolución de problemas adecuada ayuda a garantizar que todo el mundo pueda disfrutar de su evento, mientras que proporcionar información básica como a dónde enviar preguntas, cómo unirse a las sesiones y cómo ver las grabaciones ayuda a los asistentes a navegar la experiencia.
Una plataforma de eventos integral para conferencias virtuales
Zoom Events, nuestra plataforma de eventos, le ofrece todas las características y funcionalidades que necesita para organizar, gestionar y llevar a cabo su evento virtual.
Elementos clave de la plataforma Zoom Events:
Personalice fácilmente el proceso de registro y gestione la venta de entradas, incluidas las posibilidades de crear entradas tanto para los asistentes como para los panelistas, establecer permisos, personalizar el precio de las entradas y personalizar la ventana de venta de entradas.
Gracias a la posibilidad de interactuar a través del chat en el lobby, el chat durante la sesión, las salas para grupos pequeños, las votaciones y los stands de los proveedores, entre otras opciones, los asistentes tendrán muchas oportunidades de conocerse y establecer contactos con expertos del sector.
El portal de Zoom Events le ofrece una serie de funciones y análisis que lo ayudarán a mejorar la experiencia de su evento y a realizar un seguimiento de su progreso, como la posibilidad de ver cuántas personas se registraron y cuántas asistieron, las métricas de participación y cuántas personas vieron las grabaciones de su sesión una vez finalizado el evento.
El portal de Zoom Events también le permite crear centros de eventos con su marca, lo que le da la posibilidad de poner su marca, junto con sus patrocinadores y socios, en primer plano para los asistentes a su evento.
Zoom también ofrece soporte profesional para eventos en línea, y proporciona a su equipo todos los recursos y la orientación necesarios para organizar un evento optimizado y atractivo. Ver planes de soporte
Introducción a Zoom Events
Para empezar a organizar su próximo evento virtual, adquiera su licencia de Zoom Events y, luego, visite events.zoom.us para iniciar sesión en su cuenta. Una vez que haya iniciado sesión, podrá empezar a configurar su Hub en la pestaña Administrar para empezar a crear su primer Evento, Cumbre o Conferencia utilizando la pestaña Crear.