La guía definitiva para anfitriones de eventos y presentadores virtuales

1. Luz, cámara, acción (presentadores)Que su audiencia sea remota no significa de ningún modo que deba experimentar dificultades para verlo o escucharlo. Una mala iluminación y problemas técnicos con el audio pueden hacer que los asistentes abandonen rápidamente un evento virtual. Acomode las luces de modo que lo iluminen a usted, elimine las sombras y asegurarse de que sus espectadores puedan verlo con claridad.
   
   Dato interno

   A nuestro gerente de asesores de Zoom Events le encanta trabajar con iluminación Lume Edge, Brightline, El Gato o Litra.

   Para obtener una experiencia de audio clara, recomendamos usar un micrófono de calidad, en lugar de confiar en el audio incorporado de su equipo. Aunque Zoom Meetings y Zoom Webinars pueden minimizar el ruido de fondo cuando hablan los participantes, es mejor insonorizar el entorno tanto como sea posible antes de realizar una presentación.

   Y por último, mire a la cámara. No es fácil hacer contacto visual detrás de un equipo, pero si mira a la cámara, en lugar de a los rostros que aparecen en la pantalla, el impacto de su presentación aumentará instantáneamente.

   
   Consejo de experto

   Pegue una nota adhesiva en su monitor en el punto exacto en el que debe enfocar la mirada al hablar a fin de mantener los ojos en el lugar correcto.

2. Escriba un guion (presentadores)Siempre es una buena idea escribir un guion, sin importar cuán familiarizado que está con un tema. Esto le da al anfitrión una idea de la duración de su presentación, y es especialmente útil si usa ayuda visual adicional, lo que le permitirá prepararse para el siguiente orador o para hacer ajustes repentinos. Como mínimo, un esquema de viñetas disponibles puede permitirá reducir la ansiedad de todos los participantes y hacer que la sesión sea más fluida.
3. La práctica hace al maestro (presentadores y anfitriones)Como dice el dicho, la práctica hace al maestro. Se recomienda practicar con 24 horas de antelación, como mínimo. Lo ideal es que se prepare y practique en los mismos dispositivos que piensa utilizar durante el evento. No espere hasta el día del evento para conocer nuevas tecnologías o características del software. Zoom Events está repleto de herramientas que mejoran la experiencia del usuario y los participantes, pero requieren configuración previa. Trate de replicar su evento tanto como sea posible durante los ensayos para obtener información sobre cualquier necesidad de último minuto que pudiera surgir.
4. Desarrolle un programa del evento (anfitriones)A veces considerado una lista de acotaciones teatrales, el programa del evento es la secuencia de acciones durante un evento y un documento maestro para que las partes interesadas lo sigan. Más que una hoja de ruta, el programa del evento es una herramienta fundamental que lo ayudará a mantenerse organizado y reducir la ansiedad que genera la organización de un evento. Los detalles de la ejecución del programa variarán en función de la complejidad del evento; como mínimo, es útil incluir estos elementos:
   1. Lista de contactos (presentadores, oradores, equipos de audio/vídeo, contratistas, catering)
   2. Flujo del evento (orden de los oradores, ubicaciones [salas de conferencias virtuales, oficinas remotas o espacios de reunión en el lugar])
   3. Elementos técnicos (pistas técnicas de música, presentaciones de diapositivas, vídeos)
   4. Pistas de tiempo (oradores, sesiones, descansos, apertura/cierre)

    

   Recomendamos crear una plantilla que se pueda editar fácilmente para eventos futuros.

   

5. Prepárese para la participación de la audiencia con antelación (anfitriones y presentadores)Si planea tener una sesión de preguntas y respuestas o desea chatear con su audiencia, piense en cómo será la interacción. En el caso de eventos muy concurridos, es útil que alguien que no sea el orador administre las preguntas que surjan en el chat o en la sesión de preguntas y respuestas. También recomendamos pedir a algunos colegas que asistan a su evento con preguntas preparadas de antemano para iniciar la conversación. Si hablará en un evento híbrido, no se olvide de la audiencia virtual. Los asistentes remotos se sentirán más involucrados si recuerda responder a sus preguntas y hablar directamente con ellos. Para evitar que los participantes se interrumpan al hablar, recomiende a los asistentes que utilicen la función de Reacciones de Zoom Webinars, que permite a los usuarios virtuales responder al contenido con emojis oportunos.

Consejo de experto

Para eventos híbridos, considere colocar un monitor cerca del orador en el que se vea a los asistentes remotos, de modo que la audiencia en directo los vea e interactúe con ellos.

1. 1. Requisitos mínimos del sistema: los usuarios de Zoom mobile client y Zoom desktop client deberán usar Windows 5.7.6 o superior, o MacOS 5.7.6 o superior para una experiencia óptima. Antes del evento, actualice todas las aplicaciones de software y sistemas operativos a las versiones más recientes a fin de optimizar el uso de cualquier activo complementario (vídeo, diapositivas, etc.). Si está organizando un evento grande, verifique la velocidad de conexión a Internet y la disponibilidad de ancho de banda para asegurarse de que los asistentes no experimenten retrasos o demoras en el audio/vídeo.
   2. Internet/hardware de respaldo: siempre que sea posible, conecte su equipo y dispositivos directamente al enrutador de Internet para obtener la conexión a Internet más rápida y estable. El Wi-Fi no siempre es confiable, por lo que debe preparar un plan de contingencia en caso de que se quede sin Internet o sin suministro eléctrica (los puntos de acceso de los teléfonos móviles son una excelente alternativa de solución rápida).
   3. Opciones de transmisión: según el tamaño y la complejidad del evento, es posible usar herramientas adicionales para mejorar la experiencia. Las cámaras web son la forma más común de compartir una transmisión de vídeo, pero las cámaras DSLR externas con tarjetas de captura HDMI también ofrecen una experiencia profesional de transmisión en directo.
      1. El software de mezcla y transmisión virtual puede integrarse con Zoom para aumentar el valor de su producción. Si esto le resulta muy complejo, las aplicaciones de mezclas virtuales están diseñadas para adaptarse a todos los niveles de habilidad, desde principiantes hasta profesionales de audio y vídeo con experiencia, y pueden utilizarse para administrar toda la transmisión o complementar sus flujos de trabajo. Son compatibles con eventos de una o varias cámaras y mejoran los contenidos de las transmisiones en directo con potentes flujos de trabajo audiovisuales, imágenes dinámicas y animaciones personalizadas.
      
      Dato interno

      Si está utilizando un software de mezcla y transmisión virtual, nuestro gerente de asesores de Zoom Events recomienda VM Mix y OBS Studio para aumentar la calidad de su transmisión en directo. Y, si necesita una aplicación de cámara virtual, revise la integración de SnapCam-Zoom.

      1. Aplicaciones de cámara virtual: si desea aportar algo de diversión a su transmisión en directo, las aplicaciones de cámara virtual ofrecen filtros de realidad aumentada, lentes y ayudas visuales mejoradas. Una vez que descargue una aplicación de cámara, conéctela a su micrófono y cámara de escritorio (o externos). Abra el Zoom desktop client y seleccione el icono de engranaje>opción de vídeo. Allí, puede alternar entre su nueva aplicación de cámara y la entrada de cámara actual.

1. Iluminación: como recordatorio, una iluminación adecuada es fundamental para un evento exitoso. Si planea realizar la presentación desde un espacio para conferencias, preste atención a las luces del techo, que pueden producir sombras oscuras, especialmente si el orador se desplaza por la sala. Cuando reserve el espacio, observe el brillo de la sala tanto de día como de noche, y determine si puede ajustar o no la intensidad de la iluminación. Si realizará la presentación desde un equipo personal, intente colocar el dispositivo cerca de una fuente de luz natural y use iluminación externa, como anillos de luz suave y luces de panel, orientados hacia el presentador. Si la presentación se realizará desde una oficina en casa o un dispositivo personal, también recomendamos que los presentadores estén orientados hacia una ventana siempre que sea posible, en lugar de tener una ventana en el fondo.
2. Encuadre de la toma: para obtener la mejor experiencia de vídeo, encuadre la toma con un primer plano del orador, desde los hombros hasta la parte superior de la cabeza. Ajuste la cámara al nivel de los ojos o un poco más arriba, de modo que el orador no se encorve sobre un equipo portátil o aparezca en pantalla mirando hacia arriba. Para ello, puede ser necesario cambiar la posición de la cámara web a otro monitor, ponerse de pie o utilizar una cámara externa y un trípode. Durante la preparación, recuerde la regla de los tercios e intente llenar dos tercios del encuadre con el tema y dejar un espacio libre en la parte superior. Aunque no son el centro de atención, los fondos también cumplen un rol importante a la hora de encuadrar la toma, y no deben ser disruptivos. Los participantes quieren ver más al orador y menos el entorno.
3. Fondos virtuales: los fondos virtuales de Zoom son una característica divertida para mostrar su personalidad, celebrar un día festivo o incorporar la imagen de marca de su empresa. Elija una imagen de nuestra biblioteca o cree una propia. Al igual que otras aplicaciones de cámara virtual, Zoom Meetings y Zoom Webinars también ofrecen filtros, etiquetas y avatares para colocar en las presentaciones. Para cambiar el fondo, descargue una imagen (GIF, JPG/JPEG, PNG con una relación de 16:9 y 1280×720 píxeles o más) o un vídeo (MP4 o MOV de 480×360 píxeles y no más de 1920×1020) de su elección y acceda a él desde el menú de configuración del Zoom desktop client en Preferencias>Fondo y filtros>Fondos virtuales. Allí verá las opciones para cargar su imagen o elegir una de nuestras imágenes precargadas.
4. Imagen de marca del seminario web: el hecho de que su evento sea virtual no significa que su marca tenga que pasar desapercibida. La Imagen de marca de la sesión de Zoom Webinars le permite personalizar sus páginas de registro con su esquema de color preferido, título, banner, logotipo, imágenes, etiquetas de nombre y biografías de los presentadores. Cuando se combine con un fondo virtual personalizado, su marca se mostrará por completo durante todo el evento.
5. Zoom Rooms: si está organizando un evento híbrido, Zoom Rooms se integra fácilmente con Zoom Events para crear un espacio de presentación verdaderamente híbrido. Como experiencia moderna de sala de conferencias, las Zoom Rooms unen a los participantes presenciales y remotos y les permite compartir contenidos e interactuar entre ellos, independientemente de su ubicación. Los oradores de eventos pueden realizar la presentación desde una gran sala de conferencias, detrás de un podio o en casa, e implementar hardware y dispositivos certificados por Zoom para ofrecer una experiencia de evento profesional.

1. Personalizar el fondo de pantalla detrás de los mosaicos de vídeo y el contenido compartido
2. Dar a los oradores fondos virtuales únicos
3. Aplicar etiquetas de nombre digitales con los colores de su marca

 Estos son algunos aspectos que debe tener en cuenta con la Imagen de marca de la sesión:

1. Recuerde a sus asistentes y panelistas que descarguen la última versión de Zoom para recibir un fondo virtual asignado o una etiqueta de nombre (panelistas), o para ver el fondo de pantalla preestablecido.
2. Asegúrese de que su fondo virtual y las etiquetas de nombre combinen con el fondo de pantalla de modo que los asistentes sean visualmente atractivos tanto en la Vista de galería como en la Vista del orador.
3. Puede organizar los mosaicos de vídeo en un orden de la Vista de galería personalizado.