La guía definitiva para planificar y organizar eventos virtuales

Capacidad

Zoom Events

Combinación de Zoom Meetings y Zoom Webinars con una entrada para los asistentes y una antesala para la creación de redes de contactos.

Interacción de la audiencia

Audiencia interna o externa

Comience a promocionar su evento en línea con al menos dos o tres semanas de antelación para fomentar el número de inscripciones. No olvide crear enlaces de seguimiento de origen de la inscripción en el seminario web para ver qué actividades de marketing son más eficaces.

Marketing por correo electrónico

Envíe correos electrónicos de marketing y recordatorios. Pruebe sus líneas de asunto y considere la posibilidad de enviar dos o tres correos antes del evento para mantener la concientización. Considere la posibilidad de utilizar contenidos de vídeo en los mensajes de correo electrónico para animar a los inscritos en el evento y a aquellos que posiblemente se inscriban.

Artículos del blog

El marketing de contenidos le permite contar la historia de su evento, proporcionar información y profundizar más que un correo electrónico. Utilice las palabras clave adecuadas para aumentar el tráfico orgánico.

Divulgación de relaciones públicas

Una nota de prensa y una difusión en los medios de comunicación que resalte a los ponentes más destacados y otra información convincente pueden hacer que su evento llegue a más personas. Elabore una lista de medios de comunicación con publicaciones del sector y busque medios que cubran eventos como el suyo para llegar a su público objetivo. Asegúrese de ofrecer a los periodistas interesados invitaciones para el evento en directo.

Redes sociales

Atraiga el interés de sus seguidores con un hashtag del evento, gráficos y una campaña en redes sociales. No se olvide de anuncios y promoción de publicaciones para ir más allá del alcance orgánico.

Marketing de socios y ponentes

Cree recursos visuales y ejemplos de publicaciones en redes sociales que los socios y ponentes puedan utilizar fácilmente, como por ejemplo una plantilla gráfica que puedan modificar para añadir su nombre y la información de la sesión.

1. Realización de un ensayo general

Programe un ensayo general una semana antes del evento con su equipo de producción, los anfitriones del evento, los ponentes y cualquier otra persona con un papel activo, para abordar cualquier problema antes del gran día.

Lista de comprobación del ensayo general: todo lo que debe repasar

2. Prepare a los ponentes para triunfar

Ofrezca a sus ponentes y panelistas consejos de configuración técnica para que estén preparados para dar lo mejor de sí mismos.

3. Únase a la sesión de ensayo

Las sesiones de ensayo de seminarios web permiten al anfitrión iniciar el seminario web y solo permiten unirse a los panelistas y coanfitriones. Indique a los ponentes que se incorporen entre 10 y 20 minutos antes de que comience el evento para que puedan participar en la sesión de ensayo, probar su audio y vídeo y solucionar los problemas de última hora antes de emitir en directo.

1. Abra las puertas con antelación

Intente lanzar su seminario web unos minutos antes para que los asistentes tengan tiempo de unirse antes de que comience el programa. Si desea poner música de bienvenida, asegúrese de que esté libre de derechos.

2. Compruebe su configuración

Mientras los asistentes se unen, es el momento perfecto para asegurarse de que la configuración de su reunión o seminario web es correcta. Compruebe si está grabando y transmitiendo en directo a las plataformas adecuadas, e inicie la transmisión en directo si no está habilitada automáticamente. Asegúrese también de que la configuración de las preguntas y respuestas esté correctamente activada y de que los panelistas y coanfitriones tengan los permisos oportunos.

3. Guión inicial

Inicie su evento con un breve anuncio que permita a los asistentes saber si el seminario web será grabado, cómo enviar preguntas y de qué trata éste. No olvide dar las gracias a los oradores y patrocinadores.

4. Resolución de problemas del evento

Mantenga abiertas las páginas de soporte de Zoom Events, Zoom Webinars o Zoom Meetings para solucionar problemas rápidamente sobre la marcha. Si los panelistas se encuentran con algún problema, hable en privado con ellos en el Zoom Client o en la característica de chat privado durante la sesión.

Encuesta posterior al evento

Recopile comentarios de los asistentes sobre lo que ha funcionado bien y los aspectos que se pueden mejorar. Utilice la encuesta para recopilar la Puntuación neta de promotores de los asistentes para el evento en general y para cada sesión.

Contenido grabado

Edite las grabaciones y transcripciones, y póngalas a disposición en su sitio web o en la página del evento. Si lo desea, puede compartir el contenido mediante registro para recopilar datos de usuarios que acceden a las grabaciones.

Seguimiento de asistentes

Envíe un correo electrónico a los asistentes con un enlace a las grabaciones del evento y recursos adicionales.

Informes del evento

Si utiliza Zoom Events, revise el panel de control de Resumen de evento, genere informes de reuniones, que proporcionan datos sobre el registro y la votación, o informes de seminarios web, que proporcionan datos sobre el registro, los asistentes, las preguntas y respuestas, las votaciones y el rendimiento del evento.

Contactos de marketing

Aproveche la información de los informes para calificar a los clientes potenciales y utilice las integraciones clave indicadas anteriormente para canalizar los clientes potenciales hacia ventas.

Evaluación

Haga que su próximo evento en línea sea aún mejor que el anterior evaluando lo que ha funcionado y lo que no. Utilice los datos de asistentes y los comentarios de los informes, así como de los ponentes y panelistas, y realice un seguimiento de la interacción con el contenido y otras funciones del evento.