EUNIS2020 在首次数字大会上为与会者打造“虚拟赫尔辛基”

欧洲大学信息系统 (EUNIS) 组织成立于 1993 年，五年后在法国巴黎注册成为一家非营利性组织。 如今，来自欧洲各地的数百个机构（包括大学、财团和公司）已成为 EUNIS 的会员。 EUNIS 内部设有几个工作组和特别兴趣小组 (SIG)，分别面向与高等教育信息技术相关的特定关键领域。 他们的使命是通过分享经验与展开协作，帮助会员机构发展其 IT 环境。

在虚拟空间中展现线下活动的价值

每年，EUNIS 社区都会在其年度大会上齐聚一堂。 年度大会通常在欧洲的某个特别场所举行，可反映出他们所服务社区的多元化特点。 本次活动的目标是让人们面对面地聚集在一起，以便相互分享最佳实践，并在其 SIG 内部开展研究合作。

根据与赫尔辛基大学的协议，EUNIS 董事会计划在芬兰赫尔辛基举办今年的年度大会 EUNIS2020。

但随着新冠肺炎疫情席卷全球，他们最初的计划发生了改变。 其团队被迫取消了 EUNIS2020。由于 EUNIS 会员对本次活动的取消提出了诸多反对意见，他们很快决定以“虚拟赫尔辛基”的形式举行他们的首次数字大会。 最大的挑战就是在虚拟活动中展现线下体验的价值。

在董事会成员和 EUNIS 友人（他们自愿加入虚拟组织和计划委员会）的支持下，EUNIS 客户经理兼学习与教学 SIG 负责人 Gill Ferrell、EUNIS 行政和通信部经理 Anna Pacholak 以及赫尔辛基大学的 Suvi Valsta 带头组织了线上活动。

利用 Zoom 打造安全的互动式活动体验

鉴于组织的技术性质，EUNIS 在几年前就已评估并设置了几个 Zoom 之类的视频会议平台 。 工作小组必须确定哪种解决方案符合他们的需求并能帮助他们举行一次成功的虚拟大会。 由于用户才是大会的焦点，该工具必须要尽可能直观。 这就是我们为什么决定通过 Zoom 来举行 EUNIS2020 的原因。

“我们的团队夜以继日地工作，确保 EUNIS2020 以‘虚拟赫尔辛基’的形式顺利举行。”Pacholak 说道。 “Zoom 团队为我们提供了极大的支持，确保预先设置好虚拟会议的技术组件。”

会议的复杂性、持续时间以及较短的筹备时间并没有成为打造顺畅会议体验的障碍。 Zoom 团队与 EUNIS 合作，确保其雄心勃勃的愿景得以实现，包括举办并行会议、主题演讲，安排正念和健身课程以及休息时间。所有这些都给人一种身临其境的体验。 安全性是重中之重。我们运用了 Zoom Webinars 平台中的安全功能（如密码），确保会议不会中断。

通过 Zoom 扩大 EUNIS2020 的覆盖面

每年的 EUNIS 大会平均约有 350-500 名与会者参加，但今年有 35 个国家或地区（包括印度尼西亚、澳大利亚和美国）的 600 多名参与者报名了本次虚拟大会。 那些最初由于成本或差旅限制而无法参会的人现在也可以通过 Zoom 参加大会。

78% 的出席率令 Gill 和团队感到惊讶：在 640 名报名者中，实际出席人数达到了 497 人。 “我们预计出席率约为 25%，所以当我看到结果时，真是高兴坏了。”Ferrell 说道。

在三天的时间里，有 30 多场单独的会议以虚拟形式举行，包括全体会议、并行会议和 SIG 研讨会。 为了让观众保持充沛的精力并积极参与其中，EUNIS2020 团队在 Zoom Webinars 会议、健身锻炼、正念课程以及虚拟桑拿期间利用休息时间安排了几次问卷调查。

“虚拟桑拿特别受与会者的欢迎，因为他们将赫尔辛基和芬兰文化带到了自己家中。 一名与会者甚至在自己真正的桑拿房中参加虚拟大会。”Ferrell 说道。

“在大会的虚拟晚宴上，我们一起举杯并共度美好时光，向赢得 EUNIS 奖的人表示祝贺。”Pacholak 补充道。

Ferrell 列举了他们从代表们那里得到的好评：

“随着 EUNIS2020 取得巨大成功，我们希望尝试通过 Zoom 举行一些混合型大会，让来自世界各地的代表齐聚一堂。 也许将来所有的大会都会是混合式大会。”Ferrell 总结道。