Sanal Konferanslar: Etkinlikten Deneyime
Geleneksel konferanslar ve etkinlikler, müşterilerinizle bağ kurmak, fikir paylaşımı yapmak ve yeni ürün ve özellikleri sunmak için harika bir yöntemdir. Ancak etkinlik düzenleyen pek çok kuruluş, etkinliklerini sanal ortama taşıyarak hitap ettikleri kitleyi büyütüyor.
Sanal konferans nedir?
Sanal konferans, sanal konferans platformları ve diğer teknolojiler kullanılarak çevrimiçi olarak düzenlenen bir etkinlik veya konferanstır. Çevrimiçi bir konferans, yüz yüze bir konferansla aynı fikir üzerine kuruludur. Katılımcılarınız konferans programını inceleyebilir, sanal etkinliğe kaydolabilir (ve bilet ücretini ödeyebilir), katılmak istedikleri oturumları seçebilir ve oturumlar öncesinde, esnasında ve sonrasında diğer katılımcılarla ve konuşmacılarla bağlantı kurabilir.
Sanal konferanslardaki sponsorluklar bile aynı şekilde işler. Seçilen sponsorlar müşterileri eğitmeye yönelik oturumlar düzenleyebilir, ürünleri hakkındaki soruları yanıtlayabilir ve satış materyalleri dağıtabilir.
Sanal konferans platformları nasıl çalışır?
Sanal bir etkinlik düzenlemek yüz yüze bir etkinlik düzenlemeye çok benzer. İçeriği planlamak, panelist ve konuşmacıları ayarlamak, katılımcıları kaydetmek gibi pek çok görevi yapmanız gerekir. Aradaki en büyük fark ise bu görevlerin hepsi için olmasa da çoğu için sanal etkinlik yönetimi yazılımını kullanacak olmanızdır. Bunlar arasında e-postayla kayıt, etkinliğin yayımlanacağı toplantı alanlarının oluşturulması, panelistlere teknik destek sunulması, konuşmacı ve katılımcıların video üzerinden bir araya getirilmesi vb. sayılabilir.
Yüz yüze bir etkinlikte bulunan ve katılımcıların sohbet edebildiği, satıcıların stantlarını ziyaret edebildiği ve oturumlara katılabildiği, lobiyi andıran interaktif bir lobiye de ihtiyaç duyacaksınız. Aradaki tek fark, bu lobiyi oluşturup yönetmek için etkinlik platformundan yararlanacak olmanızdır.
Sanal bir konferansın avantajları nedir?
Sanal konferanslar aşağıdakiler gibi çok sayıda avantaj sunar:
-
Daha fazla erişebilirlik
Sanal bir konferans, canlı döküm ve çeviri gibi herkesin etkinliğinizin tadını çıkarmasını sağlayacak diğer teknolojilerden yararlanmanıza da olanak tanır.
-
Katılımcılar için sorunsuz bir deneyim
Konferansa katılanların bir etkinlik için seyahat etmek, kalacak yer ayarlamak, etkinliğe giriş yapmak ve doğru oturumları aramak yerine tek yapmaları gereken bilgisayarlarında etkinlikte oturum açarak konferansı diledikleri yerden keyifle takip etmektir.
-
Ayrıntılı ölçümler
Etkinlik düzenleyicileri, etkinliğinize katılanların sayısı, katılımcıların oturumlarda katılım gösterme biçimleri gibi sanal etkinlik platformları sayesinde toplanan çok sayıda ölçüm yoluyla çok değerli içgörüler elde edebilir.
-
Daha fazla erişim
Sanal bir konferans sayesinde katılımcıların belirli bir konuma seyahat etmeleri gerekmez ve böylece etkinlik düzenleyicilerinin daha büyük bir kitle yakalamaları ve erişim alanlarını genişletmeleri mümkün olur.
Sanal konferans için neye ihtiyacınız vardır?
Sanal bir konferans düzenlemek korkutucu görünse de sanal bir konferans için gerekenleri sağlamak çok kolaydır! Sanal bir konferans için ihtiyaç duyacağınız şeyler aşağıda belirtilmiştir:
-
Etkinliğin düzenlenip filme alınabileceği bir konum
Sanal bir konferans için, oturumlarınızı kaydedip prodüksiyonunu yapabileceğiniz bir mekâna ihtiyacınız olacaktır. Neyse ki, ev ofisler, konferans salonları, hatta dış mekânlar dahil neredeyse her yeri ihtiyaçlarınıza göre düzenleyebilirsiniz! Karma bir etkinlik düzenlemeyi planlıyorsanız yerinde katılım göstermesini beklediğiniz katılımcılara uygun bir konuma ihtiyacınız olacaktır. Bazı etkinlikleri doğrudan evinizden düzenleyebileceğiniz gibi bazı etkinlikler için daha gelişmiş prodüksiyon bileşenlere ihtiyaç duyabileceğiniz için bir stüdyo kullanmanız gerekebilir.
-
Sanal konferansların düzenlenebileceği bir platform
İlgi çekici, düzenli bir etkinlik düzenlemek için bu tarz bir deneyime olanak tanıyan bir sanal etkinlik platformuna ihtiyacınız olacaktır. Etkinlik düzenleme platformu; etkinliğe kaydolma, bilet düzenleme, oturum ve katılımcıları yönetme gibi etkinlik yönetimiyle ilişkili ihtiyacınız olan her şeyi tek bir yerde sunar.
-
Doğru sanal etkinlik teknolojisi
Panelistleri net duyup görmek mümkün olmadığı sürece, en ilgi çekici etkinlik bile başarılı olamayacaktır. Etkinliği düzenlediğiniz mekâna ve kullanım amacınıza uygun kamera, mikrofon ve aydınlatma elemanlarınızın olduğundan emin olun. Örneğin, konuşmacılarınız mekânda dolaşmayı planlanıyorsa, katılımcılarınızın her şeyi görebilmesi için konuşmacının hareketlerini takip edecek kameralarınızın bulunduğundan emin olun.
Platformda şu özellikler bulunmalıdır:
Bire çok işlevsellik
Sanal etkinliklerin çoğunda panelistlerin büyük bir izleyici kitlesine hitap etmesi söz konusudur ve bir kişinin çok sayıda izleyiciye hitap etmesine olanak tanıyan bir çözüm kesintilerin önlenmesini sağlar.
Soru-cevap seçenekleri
Katılımcıların acil sorularının etkinlik destek personeli tarafından gerçek zamanlı olarak yanıtlanmasını sağlayan bir soru-cevap imkânının bulunması sanal etkinlik deneyiminin ayırt edici bir özelliğidir. Ayrıca en önemli soruları veya en sık sorulan soruları toplayarak oturumunuzun sonunda bunları canlı olarak yanıtlayabilirsiniz.
Oturum içi sohbet
Oturum içi sohbet özelliği, konferans katılımcılarına oturumunuzla ilgili duydukları heyecan ve tepkilerini paylaşmak da dahil sohbet edebilecekleri ve birbirleriyle etkileşime girebilecekleri bir alan sunar. Oturum içi sohbet etkinlik destek personelinin ve etkinlik yöneticilerinin katılımcıların kullanabileceği bağlantıları veya diğer kaynakları da verebileceği bir alandır.
İçerik paylaşımı
Katılımcılarınızla resim, video, PDF dosyası, slayt gösterisi, müzik ve dahasını paylaşmanızı mümkün kılan içerik paylaşma olanağı, sanal etkinlik deneyimi için büyük önem taşır.
Sanal arka planlar
Sanal arka plan, resimler veya video içeren özelleştirilebilir bir arka plandır ve sunucuların katılımcılar için kişiselleştirilmiş bir deneyim oluşturmasına yönelik olarak çok sayıda olanak tanır. Panelistler, sanal arka planlarında bağlı oldukları kuruluşun veya sponsorun markalarına yer verebilecekleri gibi sunumlarının bağlamına ve temasına uygun arka planlar hazırlayabilir.
Yönetici portalı
Modern bir yönetici portalı yöneticilerinize, etkinlik düzenleyicilerinize ve etkinlik destek personelinize tüm sanal etkinliğinizi yönetmenin yanı sıra etkinlikler oluşturup düzenleyebilecekleri ve kaydolan katılımcılar, etkinliğe katılım düzeyi gibi çok önemli içgörüler elde edebilecekleri bir alan sağlar.
Sanal konferans düzenleme.
Sanal bir konferans düzenlemek için gereken her şeyi topladıktan sonra tek yapmanız gereken etkinliği düzenlemektir! Sanal bir konferans planlarken etkinlik düzenleyicilerinin izlemesi gereken temel adımlar aşağıda verilmiştir:
İlgi çekici bir sanal etkinlik düzenlemek hakkında daha fazla bilgi edinmek için sanal etkinlikler rehberimizi inceleyebilirsiniz.
1. Etkinliğin planlanması
Etkinliğinizi planlarken hedef kitlenizin kim olduğunu, hedef kitlenize ne tür bir deneyim sunmak istediğinizi, etkinliğin katılımcılara ne gibi bir fayda sağlayacağını, hangi amaçları başarmak istediğinizi ve başarınızı nasıl ölçeceğinizi dikkatle düşünmeniz gerekir.
2. İçerik ve konuşmacılar
Etkinliğinizin amacını belirledikten sonra oturumlar ve içerik konusunda fikirler geliştirebilirsiniz. Ardından, söz konusu içeriği kimlerin en iyi aktaracağını göz önüne alarak konuşmacı ve panelistleri davet edebilirsiniz. Örneğin, son teknolojiler hakkındaki bir oturumu pazarlama departmanından bir çalışanınız yerine teknolojiden sorumlu başkanınızın sunması daha etkili olacaktır.
3. Etkinliğe katılım
Oturumlarınızı planlarken katılımcıların etkinliğe nasıl dahil olacağını göz önüne aldığınızdan emin olun. Oturumların uzunluğunu bir saatten kısa tutmak, oturum araları planlamak ve ağ oluşturma oturumlarına yer vermek, etkinliğin daha az yorucu olmasını sağlayabilir. Oturumlar sırasında anketlerden, soru-cevap özelliğinden ve sohbetten yararlanarak etkinlik sırasında sohbeti canlı tutabilirsiniz. Ayrıca farklı zaman dilimlerini içeren bir program oluşturup dünyanın farklı yerlerinden katılacak olanlar için bölgelere özel oturumlar planlayarak herkesin etkinliğinizin keyfini çıkarmasını sağlayabilirsiniz.
4. Hazırlık
Bir etkinlik düzenlemek için önemli miktarda ekip çalışması gerektiğinden ekibinizle yakın bir çalışma yürütmeniz gerekecektir. Üretimden sorumlu üreticileri belirleyerek, bir üretim programı ile etkinlik iş akışı oluşturarak ve etkinlik için sohbet kanalı gibi merkezi bir iletişim merkezi oluşturarak ekibinizin etkinliğe hazır olmasını sağlamaya yardımcı olabilirsiniz. Ayrıca, hiçbir sorun olmadığından emin olmak için bir deneme etkinliği düzenlemelisiniz.
5. Web sitesinin hazırlanması
Güncel bir web sitesi ile etkinliğe genel bakış, etkinlik programı, oturum bilgileri, konuşmacılar, sık sorulan sorular ve kayıt sayfası gibi önemli kaynaklar sunulabilir. Web sayfanıza ilgi çekici görseller ve videolar ekleyerek katılımcıların etkinliğiniz için heyecan duymasını sağlayın!
6. Etkinliğin tanıtılması
Etkinliğinizin kulaktan kulağa yayılmasını ve kayıt olanların sayısının artmasını sağlamak için etkinliğinizin tanıtımını yapmanız gerekecektir. Abonelerinize tanıtım e-postaları göndermek, etkinlik hakkında blog yazıları yayımlamak, sosyal medyada hatırlatmalar göndermek ve iş ortaklarınız, konuşmacılarınız ve sponsorlarınızla birlikte pazarlama faaliyetleri düzenlemek sanal kitlenizin büyümesini sağlayacaktır.
7. Etkinliğinizin düzenlenmesi
Etkinliğin düzenlenmesi söz konusu olduğunda katılımcılarınıza ve konuşmacılarınıza yeterli destek ve yönlendirme sağlamanız gerekir. Yeterli sorun giderme ve teknik destek sunmak herkesin etkinliğinizin tadını çıkarmasını sağlarken soruların nereye gönderileceği, oturumlara nasıl katılınacağı ve kayıtların nasıl görüntüleneceği hakkında temel bilgilerin verilmesi de katılımcıların deneyimde rahatça yolunu bulmasını sağlayacaktır.
Sanal etkinlikler için kapsamlı bir etkinlik platformu
Etkinlik düzenleme platformumuz Zoom Events, sanal etkinliğinizi planlamak, yönetmek ve düzenlemek için ihtiyaç duyduğunuz tüm özellik ve işlevleri sunar.
Zoom Events platformunun en önemli bileşenleri:
Bilet düzenleme ve kayıt işlemlerini yönetin
Kayıt sürecini kolayca özelleştirin ve hem katılımcılar hem panelistler için bilet hazırlama, izin ayarlarını yapma, bilet fiyatlarını özelleştirme ve bilet satış süresini özelleştirme gibi olanaklar sayesinde bilet kesme sürecinizi yönetin.
Ağ oluşturma fırsatları sunun
Lobide sohbet, oturum içi sohbet, Ara Odalar, anketler, oturum sahibi satıcı stantları gibi çok sayıda özellik yoluyla birbiriyle etkileşime girebilen katılımcılar birbirlerini tanımak ve endüstriden uzmanlarla bağlantı kurmak için pek çok fırsata sahiptir.
Ayrıntılı veriler sayesinde ilerlemeyi ve sonuçları takip edin
Zoom Events portalında etkinlik deneyiminizi daha iyi hale getirmenizi ve kaydettiğiniz ilerlemeyi takip etmenizi sağlayan çok sayıda özellik ve analiz sunulmaktadır. Bunlar arasında kaydolan kişilerden kaçının etkinliğe katıldığını ve etkinlik sonrasında oturum kayıtlarınızı kaç kişinin görüntülediğini görme olanağı sayılabilir.
Markalanmış etkinlik merkezleri
Zoom Events portalı, markalanmış etkinlik merkezleri oluşturmanıza da olanak tanıyarak etkinliğinize katılanların dikkatini markanıza (ve sponsorunuzla iş ortaklarınıza) çekebilmenizi sağlar.
Çevrimiçi etkinlikler için profesyonel destek
Zoom, çevrimiçi etkinlikler için profesyonel destek de sunarak ekibinizin sorunsuz ve ilgi çekici bir etkinlik düzenleyebilmek için ihtiyaç duyabileceği tüm kaynakları ve önerileri temin eder. Destek planlarına göz atın.
Zoom Events ile çalışmaya başlayın
Bir sonraki sanal etkinliğinizi düzenlemeye başlamak için Zoom Events lisansınızı satın alın ve ardından event.zoom.us adresine gidip hesabınızda oturum açın. Oturum açtıktan sonra Yönet sekmesinden merkezinizi kurmaya başlayabilir ve ardından, Oluştur sekmesiyle ilk Etkinliğinizi, Zirvenizi veya Konferansınızı oluşturmaya başlayabilirsiniz.