Sanal Etkinlikler Planlamaya ve Düzenlemeye Yönelik Kapsamlı Kılavuzunuz
Çevrimiçi ve hibrit etkinlikler, ilgi çekici yöntemlerle daha çok sayıda kişiye ulaşmanız için size esneklik sağlar. Büyüklüğü veya kapsamı ne olursa olsun başarılı bir sanal etkinlik planlamanızı ve gerçekleştirmenizi sağlayacak tüm adımların yer aldığı kılavuzumuzdan yararlanın.
Bu kılavuzda, şu konuları ele alacağız:
-
01Giriş
-
02Planlama
-
03Doğru araçları kullanma
-
04Etkileşimli bir deneyim oluşturma
-
05Etkinliğinize hazırlanma
-
06Etkinliğinizi tanıtma
-
07Etkinliğinizi düzenleme
-
08Etkinlik sonrası takip
Neden sanal bir etkinlik düzenlemelisiniz?
Seyahat veya mekan kısıtlamalarından etkilenmeniz veya etkinliğinizi zamandan ve paradan tasarruf ederek daha geniş bir kitleye ulaştırmak istemeniz gibi çeşitli nedenlerle sanal etkinlikler düzenlemeyi tercih edebilirsiniz.
Konuşmacıların ve katılımcıların düzenlediğiniz bu etkinliklere her yerden katılım sağlayabilmeleri sayesinde ağ oluşturma, bilgi paylaşma, öğrenme ve öğretme ve daha kişisel düzeyde bağlar kurma gibi konularda olağanüstü fırsatlara sahip olursunuz.
Yüz yüze etkinlikler düzenliyor olsanız bile, etkinliklerinize sanal bir bölüm ekleyerek daha geniş kitlelere ulaşabilirsiniz. Hibrit etkinlikler, sanal olarak veya yüz yüze katılım sağlayan kişilerin etkinliklerden birlikte keyif almalarını sağlar.
%62
Sanal ortamda ulaştıkları hedef kitleyi, yüz yüze etkinliklere dönüş yaptıklarında da korumayı planlayan etkinlik organizatörlerinin oranı1
En iyi çevrimiçi etkinlikler işte böyle olur:
Canlı ve etkileşimli
Canlı etkinliklerde, önceden kaydedilmiş içeriklere kıyasla daha yüksek etkileşim sağlanır ve katılımcılar arasında daha sıkı bağlar kurulur.
İlk sanal Zoomtopia etkinliğimizi %95'i canlı olacak şekilde nasıl gerçekleştirdiğimizi görün.
Yaratıcı
Etkinliğinizde, katılımcıları bir araya getiren sürükleyici deneyimlerden yararlanın.
EUNIS, ilk Dijital Kongresi'nde benzersiz çevrimiçi deneyimlere imza attı.
Kişiselleştirilmiş
Etkinliğinizi, hedef kitlenizin kendine has ihtiyaçlarını ve tercihlerini göz önünde bulundurarak planlayın.
Marche du Film – Cannes Film Festivali, Zoom API ve SDK kullanılarak sanal ortamda düzenlendi.
Markanıza sadık
Etkinlik formatınız ve içeriğiniz sayesinde, markanızın özelliklerinin markanızı seven kişilere yansıtıldığından emin olun.
Etkileşimi geliştirin
%93
videoların daha fazla etkileşim duygusu yarattığını düşünen kişilerin oranı2
Planlama
Doğru soruları sorun
Doğru soruları sormanız, doğru konuşmacıları seçmenizden etkinliğinizi nasıl ve nerede tanıtacağınıza karar vermenize kadar olan çeşitli planlama ve karar süreçleri için güçlü bir temel inşa etmenizi sağlar. Süreci başlatırken faydalanabileceğiniz soruların bir listesini aşağıda bulabilirsiniz.
Hedef kitlem kim?
Hedef kitlenizi tanımanız, gündem ve program öğelerini belirlemenizden sağlayacağınız içeriğe karar vermenize kadar, gerçekleştireceğiniz etkinliği tüm detaylarıyla şekillendirmenize yardımcı olur.
Hedef kitlem etkinliğime neden katılmalı?
İçerik, ağ oluşturma ve diğer fırsatlar bakımından hedef kitlenize ne gibi bir değer kazandırabileceğinizi düşünün.
Hedef kitlemin nasıl bir deneyim yaşamasını istiyorum?
Katılımcılarınızın içerik, konuşmacılar ve etkinliğe katılan diğer kişilerle nasıl bir etkileşim içerisinde olmasını istediğinizi düşünün. Sürükleyici, etkileşimli ve iş birliğine dayalı bir deneyim güzel olabilir.
Bu etkinlikle neleri başarmak istiyorum?
Mevcut müşterilerinizi eğitmek veya potansiyel müşteri adayları bulmak istiyor olabilirsiniz. Amaçlarınızı ve hedeflerinizi belirleyin ve bunları başarmaya yönelik bir strateji oluşturun.
Sanal etkinliğimi planlamak için ne kadar zamana ihtiyacım var?
İlk kez sanal etkinlik planlayacak olanların, planlama için genellikle dört ile altı hafta arasında bir süre ayırmalarını tavsiye ediyoruz. Aynı anda birkaç kanalda eş zamanlı devam edecek ve birkaç gün sürecek büyük bir çevrimiçi etkinliği planlamak için en az 12 haftanızı ayırın.
Ne tür bir teknik desteğe ihtiyacım var?
BT ekibinizi de sürece dahil edin (veya erkenden bir teknoloji uzmanından yardım alın: Zoom Events, müşterilere kurulum, planlama, prova ve canlı destek konusunda yardımcı olacak etkinlik uzmanları sağlar) ve teknolojik kısıtlamaları belirlemeleri, çözüm önermeleri ve sorunları test edip düzeltmeleri için ekip üyelerini tüm toplantılarınıza dahil edin.
Sanal etkinlik bütçem nedir?
Katılımcı toplama ve pazarlama, içerik geliştirme, konuşmacı ücretleri, katılımcılara verilecek hediyelerin yanı sıra video ve ses ekipmanları için bütçe ayırın.
Etkinliğimin başarısını nasıl ölçeceğim?
Ölçüm parametreleri etkinliğinizin hedeflerine, hedef kitlenizin büyüklüğüne, sektörünüze ve etkinliğinizin türüne göre değişiklik gösterir.
Dikkate alınması gereken birkaç parametre:
- Kayıt sayısı
- Kayıt yaptıranlar arasından katılanların yüzdesi
- Satış yapılabilecek yeni müşteri adaylarının sayısı
- Katılım sağlanan oturum sayısı
- Anket sonuçları
- Sanal etkinlik ve oturum ile ilgili Net Tavsiye Skoru (NPS)
- Demo sayısı
- Gerçekleştirilen toplantı sayısı
- Sosyal medyada bahsedilme sayısı
- Çevrimiçi yorumlar
- Elde edilen gelir
Sizin için en önemli parametreleri takip etmenizi sağlayacak yöntemleri ayarladığınızdan emin olun.
Doğru araçları kullanma
Zoom Events, Zoom Meetings, Zoom Webinars ve Entegrasyonlar
Doğru araçlara sahip olmanız daha kolay planlama yapmanızı sağlayacak ve etkinliğinizin daha sorunsuz geçmesine yardımcı olacaktır. Sunmak istediğiniz deneyime bağlı olarak, etkinliğiniz için doğru kararları verebilmenizin yanı sıra zamanınızı ve iş gücünüzü daha verimli kullanabilmenizi sağlayacak araçları, planlamanızın erken aşamasında araştırıp seçin.
Zoom Events nedir?
Zoom Events birkaç gün süren, çok kanallı, tek oturumlu veya çok oturumlu etkinliklerin düzenlenmesi için kullanılan bir sanal etkinlik platformudur. Zoom Meetings ve Zoom Webinars işlevleri Zoom Events'te de kullanılabilir. Bu işlevler; özel etkinlik Hub'ları, güvenilir kayıt ve bilet seçeneklerinin yanı sıra rolsüz katılımcı ağı oluşturma olanağıyla tüm etkinlik türlerinize (herkese açık veya özel, ücretsiz veya ücretli) yönelik olarak zenginleştirilir. Katılımcıların katılım sağlamasını kolaylaştırmak için etkinliklerinizi özel veya herkese açık bir Hub'da yayımlayabilirsiniz.
Zoom Meetings ve Zoom Webinars karşılaştırması
Belirli bir oturum için Zoom Meetings ve Zoom Webinars arasında yapacağınız tercih büyük önem taşır. Doğru çözümü kullanmanız, hedeflerinize ulaşmanıza ve sonuçta başarılı bir etkinliği hayata geçirmenize olanak verecek bir deneyim tasarlamanızı sağlar. Zoom Events kullanıcıları, etkinliğinizdeki belirli bir oturum için bu iki seçenekten hangisini kullanacaklarını kolayca belirleyebilir.
Daha büyük bir oturum planlarken açılış konuşmaları, konuk konuşmacılar ve eğlence olanakları (ana sahneyi düşünün) için Webinar seçeneğini, ara seanslar ve daha küçük yuvarlak masa sohbetleri için ise Meetings seçeneğini kullanmayı tercih edebilirsiniz.
Oturumun toplantı veya web semineri olarak düzenlemeye karar verirken şu üç temel faktörü göz önünde bulundurun:
Kapasite
1000 kişiye varan etkileşimli katılımcı
50.000 kişiye varan yalnızca görüntüleyen rolsüz katılımcı ve 100'den fazla etkileşimli panelist
Zoom Events
Zoom Meetings ve Zoom Webinars'ı rolsüz katılımcılar için tek bilette bir araya getiren bir ağ oluşturma Lobisidir.
Kitle etkileşimi
Katılımcıların birbirleriyle etkileşim içerisinde olmalarını mı yoksa sunum yapan kişilere odaklanmalarını mı istiyorsunuz?
Hedef kitlenin videoda olmasını, konuşmasını veya ekranlarını paylaşmasını istiyorsanız, Zoom Meetings çözümünü tercih edin.
Etkinliğin yalnızca görüntülenebilir olmasını ve hangi rolsüz katılımcıların izlenebileceğini veya dinlenebileceğini oturum sahibinin kontrol etmesini istiyorsanız, web semineri platformunu tercih edin.
Şirket içi veya dışı hedef kitle
Etkinliğinizde tanıdığınız rolsüz katılımcıların (örneğin çalışanların veya müşterilerin) bulunması halinde, rahatsız edici durumların yaşanması riski daha düşük olacağından Zoom Meetings'in sunduğu etkileşim özelliğini kullanmayı tercih edebilirsiniz. Tanımadığınız büyük rolsüz katılımcı gruplarıyla ilgilendiğiniz etkinliklerdeyse, kimin konuşabileceği ve görüntüde olabileceği gibi faktörler üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmanızı sağlayacağından Zoom Webinars daha iyi bir tercihtir.
Aşağıdakiler için Zoom Meetings kullanın:
Ara oturumları
Rolsüz katılımcılı yuvarlak masa toplantıları
Odak grupları
Daha küçük, etkileşimli eğitimler
Ağ oluşturma oturumları
Aşağıdakiler için Zoom Webinars kullanın:
Açılış konuşmaları
Ana sahne sunumları
Canlı etkinlik eğlenceleri
Büyük hedef kitlelere ürün gösterimleri
Geniş katılımlı paneller
Zoom Webinars ve Zoom Events Karşılaştırması
Zoom Webinars tek oturumlu, bire çok özellikli sunumlar için mükemmeldir. Bir Zoom Events lisansı satın aldığınızda Zoom Webinars ile sunulan tüm avantajlarla birlikte daha birçok özelliğe de sahip olursunuz.
Web seminerlerini Web Portal'da düzenlemek yerine Zoom Events içinde etkinlik oluşturarak düzenlemeyi tercih edebilirsiniz. Alternatif olarak, Zoom Webinars özelliklerini Zoom Events'le zenginleştirerek birden fazla web semineri oturumunu birbiriyle bağlayabilir ve bunları Zoom Meetings ile birleştirip daha uzun ve daha etkileşimli sanal deneyimler sunabilirsiniz. Zoom Events; markalı etkinlik Hub'ları, kayıt, bilet düzenleme ve gelişmiş raporlama gibi özelliklere sahip eksiksiz bir etkinlik yönetimi olanağı sunar. Özel olarak hazırladığımız Zoom Webinars için SSS bölümünü inceleyin.
Web Portal'dan tek bir Zoom Webinars düzenlemeyi düşünebileceğiniz etkinliklere örnek olarak eğitimler, sunumlar ve tek oturumlu/bire çok özellikli etkinlikler sayılabilir.
Satış başlangıç toplantıları, müşteri etkinlikleri, genel katılımlı toplantılar ve çalışanların işe alım süreçleri gibi daha uzun ve etkileşimli etkinlikler düzenlemek için Zoom Events çözümünü kullanın.
Zoom entegrasyonlarından yararlanma
Çevrimiçi etkinliğinizi daha verimli bir şekilde yürütmek için mevcut teknolojik donanımınıza Zoom'u entegre edin.
1000'den fazla entegrasyon için Zoom App Marketplace'i ziyaret edin!
Pazarlama otomasyonu
İçerik dağıtımı
Gelir elde etme
Etkinliğinizin ücretli olmasını mı istiyorsunuz? Zoom Events'i kullanın ve PayPal veya Stripe ile bağlantı kurarak sorunsuz ödemeleri kolayca alın.
Etkileşimli bir deneyim oluşturma
Etkinlik dünyanızı tasarlayın
İyi bir etkinlik nasıl olur? Bu tamamen hedef kitlenize sunduğunuz deneyim ile ilişkilidir.
Çevrimiçi bir etkinlik, bilgisayar başında oturup bir canlı yayını veya videoyu izlemekten çok daha farklı şekilde ilerleyebilir. Genellikle yüz yüze yapılan bir etkinliği sanal bir deneyime dönüştürmeyi planlıyorsanız, bu etkileşimli özelliklerden bazılarını çevrimiçi ortama taşırken yaratıcı ve düşünceli olun.
Etkinlik öncesi hazırlıktan canlı deneyimin sunulacağı ana kadar olan süreçte etkileşimi ve katılımı nasıl sağlayabileceğinizi görün.
Etkinlik öncesi
İlgi çekici bir gündem oluşturun
Sanal bir etkinlik, rolsüz katılımcıların dikkatlerini canlı tutacak ve etkinlikten ayrılmalarını önleyecek bir hızda gerçekleşmelidir.
- Oturum süresini bir saatten kısa tutun ve etkileşimin sürmesini sağlamak için oturumun sonuna doğru Soru-Cevap kısmına yeterince zaman ayırın
- Oturumlar arasında aralar verin
- Birkaç gün sürecek konferanslarda, etkinlik gününü yüz yüze yapılan etkinliklere göre daha erken bitirmek iyi bir fikir olabilir
- Küresel bir hedef kitle mi bekliyorsunuz? Gündüz saatlerini dikkate alan bölgeye özel oturumların yer aldığı bir gündem oluşturun
- Zoom Meetings ve Ara Odalar özelliğini kullanarak ağ oluşturma oturumları ekleyin
Etkinlik Lobisi'nde konu hakkındaki konuşmalar
Kayıtlı katılımcıların etkinliğinizden önce ve etkinlik sırasında birbirleriyle iletişim kurmalarına ve ağ oluşturmalarına izin vermek için Zoom Events lobisini kullanın. Konu başlıklarını belirleyip tüm katılımcıları iki hafta önceden haberdar ederek bir diyalog başlatın ve katılımcılara sorular sorarak onları etkileşime teşvik edin.
Etkinlik hediyeleri
Etkinlik yüz yüze yapılsaydı, katılımcılarınıza ne dağıtılacaktı? Hediyeleri posta veya kargo yoluyla göndererek katılımcılarınızı mutlu edecek bir sürpriz yapın.
- Markalı promosyon ürünler
- Gurme atıştırmalıklar
- Kişiselleştirilmiş hatıralar
- Ortak hediyeleri
- Sanal bir öğle yemeği için hediye yemek kartları
Etkinlik katılımı
Soru-Cevap kısmını etkinleştirin
Soru-Cevap özelliği, bir web seminerindeki katılımcıların oturum sırasında gönderdikleri sorulara canlı veya yazılı cevaplar almalarını sağlar. Bir web semineri sırasında Soru-Cevap özelliğini kullanmaya yönelik birkaç faydalı bilgi:
- Geniş bir hedef kitle öngörüyorsanız, etkinlik sırasında soruların yanıtlanmasına yardımcı olmaları için panelistlerle koordine olun veya başka oturum sahipleri de ekleyin.
- Sunum yapan kişilerin konuşmalarına odaklanabilmelerini sağlamak amacıyla, bazı ekip üyelerinizi Soru-Cevap bölümünü yönetmeleri için görevlendirebilirsiniz. Soru-Cevap ekibiniz etkinliğe sesli veya görüntülü olarak katılmıyorsa, Video Dışı Katılımcıları Gizle özelliğini kullanarak ekibin video akışını gizleyebilirsiniz.
- Katılımcılardan, Soru-Cevap için ayrılan süreyi dolduracak kadar ayrıntılı cevap vermeniz gereken sorular alamama ihtimalinizi düşünerek, birkaç düşündürücü soru hazırlayın.
- Soru-Cevap kısmını hazırlarken hedef kitlenizi ve rahatsız edici ya da uygunsuz davranış potansiyelini de göz önünde bulundurun. Şirket içi bir hedef kitlede soruları ve yanıtları gösterme konusunda daha şeffaf olmayı tercih edebileceğiniz gibi, daha büyük ölçekli ve genel katılımlı bir etkinlikte daha kısıtlayıcı Soru-Cevap ayarları belirlemek zorunda kalabilirsiniz.
- Web semineri sırasında Soru-Cevap ayarlarını anonim sorulara izin verecek veya vermeyecek şekilde belirleyebilir ya da katılımcıların soruları görüntüleyip görüntüleyemeyeceği, yorum yapıp yapamayacağı veya oy kullanıp kullanamayacağı ile ilgili ayarları değiştirebilirsiniz.
- Web seminerinizden sonra Soru-Cevap raporunu gözden geçirin ve soruları canlı olarak yanıtlanmayan
katılımcılarla tekrar iletişim kurun.
Anket yapma
Hedef kitlenizden gerçek zamanlı geri bildirim alın veya sunduğunuz içeriğin ne ölçüde anlaşıldığını değerlendirin ve oturum sırasında önceden ayarladığınız anketler başlatın.
Daha fazla etkileşim
Slido, Kahoot! veya "ad çarkı" gibi araçlar kullanarak etkinliğinizi daha eğlenceli ve etkileşimli hale getirin.
Ara Odalar
Etkinliğiniz sırasında katılımcıların birbirleriyle daha küçük gruplar halinde etkileşim kurmasına olanak sağlayın. Rolsüz katılımcıları Ara Odalara gerçek zamanlı olarak veya önceden atayabilir ya da katılımcıların katılmak istedikleri odayı kendilerinin seçmelerine ve odalar arasında serbestçe geçiş yapmalarına izin verebilirsiniz.
Geri bildirim isteyin
Etkinliğinizden sonra geri bildirim toplamak için etkinlik sonrası anketi gönderin. Zoom Webinars kullanıyorsanız, anketi konuklarınız oturumdan ayrıldıktan sonra otomatik olarak başlayacak şekilde ayarlayabilirsiniz.
Bu özellikleri kullanılırken görmek ister misiniz?
Zoom Events'e Giriş web seminerine kaydolun
Bir Zoom uzmanından demo isteyin.
Etkinliğinize hazırlanma
Ekibinizi hazırlayın
Başarılı bir çevrimiçi etkinlik yürütmek bir ekip çalışmasıdır! Her şeyin sorunsuz ilerlemesini sağlamak için hoparlörlerinizi hazırlamanız ve etkinlik ekibinize uygun görevleri atamış olmanız gerekir. Hiçbir eksiğinizin olmadığından emin olmak için etkinlik kontrol listemizi baştan sonra inceleyin.
Prodüksiyon ekibi kontrol listesi
Prodüksiyon ekibinizin işlerini kolaylaştırın
Prodüksiyon ilişkili tüm işlerin yönetiminden sorumlu olacak Prodüktörler görevlendirin.
Bir Zoom Team Chat kanalı oluşturun
Sanal etkinlik planlarken ekibinizle birlikte Zoom Team Chat özelliklerinden faydalanarak özel kanallar oluşturun. Böylece görev ve eylemleri aksama olmadan gerçekleştirin. Zoom Team Chat, şirket içindeki ve dışındaki ekip üyeleri ile gerçek zamanlı iş birliği yapmanıza olanak sağlar.
Bir prodüksiyon çizelgesi oluşturun
Prodüksiyon planında; tüm oturumların zamansal bir çizelgesi, sunum yapacak kişilere ait bilgiler, geçişler, prosedürler, aralar ve bunların ne zamanı yer almalıdır.
Bir etkinlik iş akışı oluşturun
Prodüktörleri teknik ekipler ve sunum ekipleri ile uyumlu hale getirmek amacıyla, sunacağınız çevrimiçi etkinlik deneyimini her bir oturum ile ilgili teknik spesifikasyonları, canlı akış seçeneklerini ve diğer detayları kullanarak net bir şekilde tanımlayın.
Teknik ekip kontrol listesi
Toplantı ve/veya web semineri ayarlarını yapın
Her oturumun ayarlarını açıkça tanımlamak ve etkinleştirmek için örneğin Soru-Cevap özelliğinin etkin olup olmayacağı veya katılımcıların sohbet edip edemeyeceği ile ilgili olarak sunum ekibiyle birlikte çalışın.
Alıştırma oturumunu etkinleştirin
Web seminerinizi planlarken, oturum sahiplerinin ve panelistlerin web semineri platformuna gerekli düzenlemeleri yapmak amacıyla erken katılabilmelerini sağlamak için "Alıştırma oturumunu etkinleştir" seçeneğini kullandığınızdan emin olun.
Panelistleri davet edin
Zoom Webinars kullanıyorsanız, her bir panelistin kendisine e-posta ile gönderilen özel bağlantıyı kullanarak katılım sağlaması gerekir. Konuşmacıları seçtikten ve web seminerinizi planladıktan sonra bir davetiye bağlantısı gönderin ve davetiyelerin ulaştığından emin olun.
Bir prova planlayın
Kameraları, mikrofonları, aydınlatmayı ve diğer ayarları test etmek ve introlar, içerikler ve geçişler ile ilgili alıştırma yapmak için sunum yapacak kişiler ile bir prova gerçekleştirin. Bu provaya etkinlik gününde kullanacakları ekipmanlarla ile birlikte katılmaları konusunda onları teşvik edin.
Canlı yayını ayarlayın
Facebook Live, YouTube Live, özel bir hizmet veya restream.io kullanarak aynı anda birden fazla platformda canlı yayın yapmak isteyip istemediğinize karar verin.
Sunum ekibi kontrol listesi
Sunum yapacak kişileri hazırlayın
Sunum yapacak kişilere önceden Zoom kullanımı ve ses/video kalitesinin sağlanması ile ilgili açıklayıcı kaynaklar gönderin.
Bir panelist çizelgesi oluşturun
Oturumunuzda birden fazla konuşmacı sunum yapacaksa bir çizelge oluşturun ve sunum yapacak her konuşmacıya ne kadar zamanı olduğunu bildirin.
Konuşmacı materyallerini toplayın
Konuşmacılardan sunum içeriklerini, biyografilerini ve (canlı anket veya Soru-Cevap için) hedef kitle sorularını size önceden göndermelerini isteyin.
İnternet bağlantınızın kablolarını hazırlayın
Bu, düşük kaliteli bir kablosuz bağlantı nedeniyle oluşabilecek ve ses kalitesini ve genel katılımcı deneyimini etkileyebilecek teknik sorunların önüne geçmenize yardımcı olabilir. Sanal Sunum yapacak kişilere de internete kabloyla bağlanmayı önerin.
Arka plan gürültüsünü en az indirin
En iyi ses kalitesini elde etmek için ayrı bir mikrofon veya iyi bir mikrofonlu kulaklık kullanın. Ses ayarlarınızı arka plan gürültüsünü bastıracak şekilde düzenleyin.
Video özelliğini optimize edin
Video ayarlarını açarak HD özelliğini etkinleştirin, düşük aydınlatmaya uygun ayar yapın ve gerekiyorsa görünümünüz ile ilgili rötuş yapın.
Arka planınızı ayarlayın
Sunum yapacak tüm kişiler için kendi adlarının, şirketlerinin ve unvanlarının yer aldığı markalı bir sanal arka plan oluşturabilirsiniz. Sanal arka plan kullanmamayı tercih ediyorsanız, gerçek arka planınızın temiz ve derli toplu olduğundan emin olun.
Etkileyici şekilde giyinin
Çizgili veya küçük ve yoğun desenli kumaşlar yerine düz renkli kıyafetler tercih edin. Yeşil ekran kullanıyorsanız mutlaka başka bir renkte kıyafet giyin!
Profesyonel ipucuKonuşmacılara mikrofon/kulaklık, ethernet kablosu, halka ışık ve web kamerası gibi ihtiyaç duyacakları her şeyi içeren bir kit gönderin. Sanal arka plan şablonu, etkinlik grafikleri ve örnek sosyal medya gönderi kopyası içeren bir dijital varlık klasörü oluşturarak konuşmacıların katılacakları oturumları kendi çevrelerine tanıtmalarını sağlayın.
Etkinliğinizi tanıtma
Kaydı ve katılımı teşvik edin
Dünyanın en şaşırtıcı etkinlik deneyimini tasarlayabilirsiniz ancak etkinliğinizi tanıtmak için yeterince zaman ayırmazsanız hedef kitlenizin bundan haberi olmayacaktır. Etkinliğinizi etkili bir şekilde tanıtmanıza ve katılımcıları daha fazla bilgi edinmek için web sitenize yönlendirmenize olanak sağlayacak varlıklar oluşturun.
Etkinlik web sitesi
Açılış sayfanızda veya etkinlik web sitenizde, ziyaretçilerinizin etkinliğe kaydolmak ve katılım sağlamak için ihtiyaç duyacakları tüm bilgiler yer almalıdır. Ayrıca etkinliğinizin ziyaretçilere nasıl bir değer sunacağı, kendilerini ilgilendiren hangi konuların ele alınacağı ve neden bu etkinliği kaçırmamaları gerektiği de açıklanmalıdır.
Etkinlik web sitenize ekleneniz gerekenler:
Etkinliğe kısa bir genel bakış
Neyle ilgili? Kimin için? Katılımcılara kendilerini nasıl bir etkinliğin beklediğini 1-2 kısa paragrafla açıklayın.
Gündem ve plan
Saat dilimini unutmayın!
Oturum bilgileri
Her oturuma kısa bir açıklama ekleyin.
Konuşmacılar bölümü
Konuşmacılarınızı tanıtmak için bir fotoğraf ve kısa bir biyografi ekleyin.
Sunum yapacak olanlar ve sponsorlar
Etkinliğinizi destekleyen sponsorları, logolar ve şirket bilgileriyle birlikte sergileyin.
Kaynaklar
Okunacak daha fazla kaynak sunmak amacıyla, konuya ilişkin blog gönderilerinin veya web sitelerinin ve ayrıca etkinlik katılımcıları için Zoom'da bir etkinlik sohbet kanalı gibi kaynakların yer alacağı bir liste hazırlayın.
SSS
"Katılım ücreti nedir?" ve "Etkinlikten sonra kaydedilen oturumları görüntüleyebilecek miyim?" gibi sık sorulan soruları yanıtlayın.
İlgi çekici görseller
Hedeflediğiniz grubun etkinliğinize katılmasını sağlayacak ikna edici görseller ile hedef kitlenizi etkinliğinize çekin ve markanızı tanıtın.
Kayıt sayfası
Hem Zoom Events hem de Zoom Webinars, kuruluşunuza özel marka ifadeleri ve özel sorular ekleyerek kayıt sayfanızı özelleştirmenize olanak sağlar.
Video fragmanı
Kısa bir video görseli, sosyal medyada ve diğer pazarlama çalışmalarınızda etkinliğiniz hakkında heyecan yaratmanıza yardımcı olabilir.
Etkinliğinizi pazarlama
Kayıt yaptıran kişi sayısını yükseltmek için çevrimiçi etkinliğinizi en az iki-üç hafta öncesinden tanıtmaya başlayın. Hangi pazarlama çalışmalarının en yüksek etkiyi yaptığını görmek amacıyla, web semineri kaydı için kaynak izleme bağlantıları oluşturmayı unutmayın.
E-posta pazarlaması
Pazarlama e-postaları ve hatırlatma metinleri gönderin. Konu satırlarınız için A/B testi yapın ve farkındalığı korumak amacıyla etkinlikten önce iki-üç e-posta gönderimi yapmayı planlayın. Potansiyel katılımcıların ve kayıt yaptıran kişilerin etkinliğiniz hakkında heyecan duymalarını sağlamak için e-postalarda videolu içeriklerden faydalanın.
Blog makaleleri
İçerik pazarlaması; etkinliğinizin hikayesini anlatmanıza, istediğiniz bilgileri sunmanıza ve bir e-postada verebileceğinizden daha fazla detay vermenize olanak sağlar. Organik trafiği artırmak için doğru anahtar kelimeleri kullanın.
Zoomtopia'ya geri sayım başladı! Hatırlatıcınızı şimdi ayarlayın 🔔 ve tüm konferans tweetlerinizde #Zoomtopia
etiketini kullanın. Küçük bir sürprizimiz olabilir. 😋https://t.co/iX27en61yp— Zoom (@zoom_us) 13 Ekim 2020
Halkla ilişkiler çalışmaları
Önemli konuşmacıları ve diğer ilgi çekici ayrıntıları vurgulamak üzere gerçekleştirilen basın açıklamaları ve diğer medya çalışmaları, etkinliğinizin daha fazla kişi tarafından fark edilmesini sağlayabilir. Sektörel yayınların yer aldığı bir medya listesi hazırlayın ve hedef kitlenize ulaşmak için sizinkilere benzer etkinlikler hakkında yazılar yayınlayan medya kuruluşlarını bulun. İlgilenen muhabirlere canlı etkinliğiniz için davetiye gönderdiğinizden emin olun.
Sosyal medya
Etkinliğiniz ile ilgili bir hashtag açarak, grafikler kullanarak ve bir sosyal medya kampanyası yürüterek takipçilerinizin etkinlik hakkında konuşmalarını sağlayın. Organik erişimin de ötesine geçmek için reklamları ve öne çıkan gönderileri kullanmayı unutmayın.
Ortak ve konuşmacı pazarlaması
Ortakların ve konuşmacıların kolaylıkla kullanabilecekleri, ad ve oturum bilgilerini ekleyerek düzenleyebilecekleri bir grafik şablonu gibi görsel varlıklar ve örnek sosyal medya gönderileri oluşturun.
Etkinliğinizi düzenleme
Şimdi gösteri zamanı!
Planlamanızı yaptınız ve hazırlıklarınızı tamamladınız. Düzenlenecek bir etkinlik sizi bekliyor. Provadan (mutlaka yapmanız gerekir!) büyük güne kadar aklınızda tutmanız gerekenler.
Hazırlanma
1. Bir prova/kıyafetli prova gerçekleştirin
Oluşabilecek sorunları büyük günden önce ele alıp çözebilmek amacıyla etkinliğinizden yaklaşık bir hafta önce prodüksiyon ekibinizin, etkinlik oturumu sahiplerinin, konuşmacıların ve aktif rol oynayacak herkesin katılacağı bir prova gerçekleştirin.
2. Konuşmacılarınızı başarıya hazırlayın
Konuşmacılarınıza ve panelistlerinize en iyi şekilde görünmeye hazır olmaları için teknik kurulum ile ilgili faydalı bilgiler sağlayın.
3. Alıştırma oturumuna katılın
Web semineri alıştırma oturumu, toplantı sahibinin web seminerini başlatmasına izin verir ve bu oturuma sadece panelistlerle ortak oturum sahipleri katılabilir. Konuşmacılarınıza etkinliğin başlangıç saatinden 10 ila 20 dakika önce alıştırma oturumuna katılma olanağı vererek, ses/görüntü özelliklerini test etmelerini ve son dakika çıkabilecek sorunları canlı yayına geçmeden önce gidermelerini sağlayın.
Profesyonel ipucuAlıştırma oturumu sırasında Web Seminerini Başlat düğmesine yalnızca oturum sahipleri ve ortak oturum sahipleri tıklayabilir. Bu işlem geri alınamaz, bu nedenle düğmeye tıklamadan önce herkesin canlı yayına hazır olduğundan mutlaka emin olun!
Canlı yayına geçme
1. Kapıları erken açın
Katılımcıların program başlamadan önce katılmalarını sağlamak için web seminerinizi birkaç dakika erken başlatmayı deneyin. Bir karşılama müziği çalmak istiyorsanız, telifsiz olduğundan emin olun.
2. Ayarlarınızı kontrol edin
Katılımcılar birer birer katılmaya başladığında, toplantı veya web semineri ayarlarınızın doğru olup olmadığını kontrol edebilirsiniz. Uygun platformlarda kayıt ve canlı yayın yapıyor olup olmadığınızı kontrol edin ve otomatik olarak etkinleştirilmemişse canlı yayını başlatın. Ayrıca Soru-Cevap ayarlarının doğru şekilde etkinleştirildiğinden ve panelistlerin ve ortak oturum sahiplerinin doğru yetkilere sahip olduğundan emin olun.
3. Açılış yazısı
Etkinliğinizi başlatırken web seminerinin kaydedilip edilmeyeceği, soruların nasıl göndereceği ve web seminerinin konusu ile ilgili bilgilerin katılımcılarla paylaşıldığı kısa bir açılış duyurusu yayınlayın. Konuşmacılara ve sponsorlara teşekkür etmeyi unutmayın!
4. Etkinlik sorunlarını giderme
Etkinlik devam ederken sorunları hızlıca gidermek için Zoom Events, Zoom Webinars veya Zoom Meetings destek sayfalarını açık tutun. Panelistler herhangi bir sorunla karşılaşırsa, Zoom Desktop Client'ta veya oturum içi özel sohbet bölümünde panelistler ile özel olarak görüşün.
Etkinlik sonrası takip
İçeriğin avantajını kullanın ve katılımcılarla etkileşimde kalın
Büyük gün gelip geçti! Ancak etkinliğinizin sona ermiş olması, yapmanız gerekenlerin bittiği anlamına gelmez. Geri bildirim almak, kayıtlardan yararlanmak ve müşteri adaylarını takip etmek için birkaç şey daha yapabilirsiniz. Böylece büyük çabalarla hayata geçirdiğiniz etkinlikten en yüksek verimi alabilirsiniz.
Etkinlik sonrası anket
Nelerin iyi gittiği ve hangi alanlarda iyileştirmelerin yapılabileceği konusunda katılımcılardan geri bildirim alın. Katılımcılardan etkinliğin geneli ve her bir oturum ile ilgili Net Tavsiye Skoru toplamak için anketler düzenleyin.
Kaydedilen içerik
Kayıtları ve dökümleri düzenleyin ve web sitenizde veya etkinlik sayfanızda kullanıma sunun. İsterseniz, içerikten yola çıkarak kayıtlara erişen izleyicilerden kullanıcı verilerini toplayabilirsiniz.
Katılımcı takibi
Katılımcılara, etkinlik kayıtlarına ve ek kaynaklara bağlantı içeren bir e-posta gönderin.
Etkinlik raporları
Zoom Events kullanıyorsanız Etkinlik Özeti panonuzu gözden geçirin, kayıt ve anket ile ilgili veriler içeren toplantı raporları veya kayıt, katılımcılar, Soru-Cevap, anket ve etkinlik performansı ile ilgili veriler içeren web semineri raporları oluşturun.
Pazarlama adayları
Müşteri adaylarını belirlemek için raporlardaki çıkarımlardan yararlanın ve potansiyel müşterileri satış yapılan müşterilere dönüştürmek için yukarıda belirtilen temel entegrasyonları kullanın.
Değerlendirme
Nelerin işe yaradığını ve nelerin işe yaramadığını değerlendirerek bir sonraki çevrimiçi etkinliğinizi son etkinliğinizden çok daha iyi hale getirin. Katılımcı verilerini ve raporlarda yer alan geri bildirimleri kullanarak veya konuşmacılara ve panelistlere ulaşarak içeriğinizle ve diğer etkinlik özellikleriyle ne ölçüde etkileşim gerçekleştiğini takip edin.
Gelecek etkinliğinizi çevrimiçi düzenleyin
Daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? Sanal etkinliğiniz ile ilgili çalışmalara
bugün başlamak için satış ekibimizle iletişime geçin.