Save the Children, Zoom ile Konferans Odası Deneyimini Nasıl Dönüştürdü?

Çocuklar toplumumuzun en savunmasız üyeleridir ve Save the Children, dünya genelinde çeşitli topluluklardaki çocukların sağlıklı ve güvende olmalarının yanı sıra eğitim almalarını da sağlamak için tüm gücüyle çalışmaktadır. Temelleri 1919'da atılan Save the Children, sadece çocukların ihtiyaçlarını karşılama ve haklarını koruma amaçlarıyla kurulan ilk kuruluş olma özelliği taşır ve 100 yıllık faaliyet süresi boyunca 120 ülkede 1 milyardan fazla çocuğun hayatını değiştirmiştir.

Save the Children, çocuklara güvenlik, koruma, sağlık, gıda ve ek eğitim olanakları sunmaya odaklanan girişimleri sayesinde, programına dahil ettiği çocuklar için parlak bir gelecek yaratma konusunda etkili bir rol oynamıştır. Save the Children'ın Amerika Birleşik Devletleri'nde Fairfield, Connecticut; Washington, D.C. ve Lexington, Kentucky'de bulunan ofisleri kuruluşun üç ana merkezini oluşturur. Ayrıca kuruluş, ABD ve dünyanın geri kalanına dağılmış güçlü bir uzak iş gücü ile de desteklenmektedir.

Dünyanın dört bir yanındaki iş gücünü koordine etme

Dünyanın dört bir yanına dağılmış olan ve birçok önemli program üzerinde çalışan Save the Children çalışanlarının sürekli iletişimde kalması gerekir. Ancak kuruluşun eski video iletişim sistemi, kullanıcı deneyiminde pürüzler yaratıyor ve değerli zamanların boşa harcanmasına sebep oluyordu.

Save the Children'ın BT ve Güvenlik Operasyonları Kıdemli Direktörü Charlie Germano, "Üç ana merkezimizde yaklaşık 70 konferans odamız var." dedi ve ekledi: "Her toplantının ilk 10 dakikası çözümü yapılandırmaya çalışmakla geçiyordu. Şirket içi teknik sorunları çözme görevini üstlenen bir ekip olarak, her saat başı bir çalışan panik içinde gelip aracı nasıl kullanacağını çözemediğini ve toplantıları başlatamadığını söylüyordu. Bu kesinlikle sürdürülebilir değildi."

Save the Children'ın eski video konferans çözümü, uzaktan çalışanların kuruluş içerisindeki önemli gelişmelerden haberdar olmasını da zorlaştırıyordu. Yardım kuruluşu, video konferans yöntemiyle tüm çalışanlarının katıldığı aylık toplantılar düzenliyor. CEO'nun ve kıdemli liderlerin de katıldığı bu toplantılarda, stratejik hedefler ve kuruluşun genel durumu tartışılıyor ve başka önemli konular masaya yatırılıyor. Ancak Save the Children bu toplantılar sırasında güvenilirlik ve bağlantı sorunları yaşıyordu.

"Tüm personelin katıldığı bu görüşmelerde yeni çalışanlarımızı tanıtıyor, stratejilerimizi ve yeni programlarımızı tartışıyor ve oldukça önemli bazı bilgiler üzerine konuşuyoruz." ifadelerini kullanan Germano sözlerine şöyle devam etti: "Çalışanlarımızın yarısı ana merkez binalarımızda çalışmıyor. Bu durum çalışanlarımızın yarısının güncel bilgilerden haberdar olamadığı anlamına geliyordu çünkü uzaktan ve uygun ölçekte video yayını yapabileceğimiz harika bir çözümümüz yoktu."

Çalışanlar Zoom'u seçiyor

Save the Children'ın BT ekipleri, farklı video konferans seçeneklerini inceledikleri bir dönemde bazı çalışanların Zoom kullandığını fark etti. Germano ve ekibi çözümü değerlendirmeye karar verdi ve ürünün demosunu kullandıktan sonra Zoom'u kuruluş genelinde uygulama kararı aldı. Save the Children çalışanları Zoom'u çok sevdiler ve hemen kullanmaya başladılar. Böylece uyum sağlamak çok kolay oldu.

"Genelde yeni bir aracı tanıttığınızda çalışanlarınıza rehberlik ederek herkesi bunu kullanmaya teşvik etmeniz gerekir." diyen Germano çalışanlarının yaklaşımını şöyle özetledi: "Ancak bu durumda BT liderlerinin rüyası gerçeğe dönüşmüştü. Çalışanlarımız yeni aracımızın benimsenmesine öncülük ettiler. Daha ilk günden kullanmaya alıştık."

BT ekiplerine konferans odalarıyla ilgili daha az destek bileti gittiğini hemen fark eden Germano, bu olumlu durumu Zoom Rooms'un sadeliğiyle ilişkilendiriyor.

Germano, "Konferans odası deneyimimizin bu kadar geliştiğine inanamıyorum." diyen Germano sözlerine şöyle devam etti: "Sadece odaya girip iPad'de tek bir tıklamayla toplantıya başlayabilmek harika bir şey. BT ekibimin işleri kolaylaştı."

Save the Children çalışanları Zoom'u kullanarak kuruluş genelindeki iletişimi de geliştirebildiklerini de gördüler. Zoom Webinars'dan yararlanan Save the Children, uzaktaki çalışanlarının güvenilir bir şekilde bağlanabildiği ve tüm personelin katıldığı toplantılar düzenleyebilmeyi başardı. Böylece kuruluş, çok daha gelişmiş kurum içi haberleşme olanakları sunabilir hale geldi.

Zoom'un video çözümünün esnekliği, uygulama sürecinin de sorunsuz olmasına yardımcı oldu ve Save the Children'ın konferans odalarına yaptığı harcamaları azalttı. "Zoom'un donanım bağımsız olmasını seviyorum çünkü belirli bir donanım sağlayıcısını kullanmak zorunda kalmıyorum." ifadelerini kullanan Germano ayrıca şunları söyledi: "Daha bütçe dostu ekipmanlar kullanabiliyoruz ve elimizdekinden memnun kalmazsak kolayca değiştirebiliyoruz."

Uygun fiyatlı ve güvenilir video iletişimi

Zoom'u kullanmaya başlayan Save the Children, çalışanlarının birbirleriyle daha iyi bağlantılar kurmasını ve daha koordineli bir şekilde çalışmanı sağladı.

Ayrıca, Save the Children'a konferans odalarını daha az harcama yaparak donatma imkânı sunan Zoom, bu odalarda birinci sınıf kullanıcı deneyimi de sağladı. Germano, Zoom Dashboard'u kullanarak Zoom performansını izleyebiliyor ve platformun değerini üst düzey yöneticilerine kanıtlarıyla gösterebiliyor.

"Üst düzey yöneticilere bu ürünü nasıl kullandığımızı gösterebilmek ve Zoom'un düşündüğümüz her şeyi yapabildiğini ortaya koyabilmek tüm platforma güvenilirlik kazandırıyor." yorumunda bulunan Germano son olarak şunları söyledi: "Ürünün değerini gösterebilmek gerçekten de hayatımı kolaylaştırıyor çünkü en nihayetinde yaptığınız yatırımın getirisi olması önemli. Bence biz alıyoruz."