Zoom Platformu İle Yeni Çalışma Biçimlerini Teşvik Eden World Fuel Services %50 Tasarruf Sağlıyor

Karmaşık teknoloji yığınını uyumlu hale getirmeye, düzenli ağ kesintilerine çözüm bulmaya, manuel ve evrak bazlı süreçlerini azaltmaya çalışan Miami merkezli World Fuel Services (WFS), küresel müşteri tabanına hızlı bir şekilde çevik çözümler sunma konusunda sorunlar yaşıyordu. 

Dünyanın dört bir yanındaki müşterileri için enerji, lojistik ve bunlarla ilgili hizmetleri en uygun biçimde sunmayı görevi kabul eden ve Fortune 500 listesinde yer alan bu şirket, bir filiz şirket hızında yenilik yapmanın yanı sıra personelinin bağlantıda olmasına ve üretken kalmasına ihtiyaç duyuyordu. Şirket Zoom Phone, Zoom Rooms, Zoom Meetings ve Zoom Webinars gibi esnek iş birliği çözümlerini işte tam da böyle bir zamanda benimsedi.

Kuruluşun benzersiz hizmetlerini desteklemek için Zoom platformundan nasıl stratejik olarak yararlandığını anlatan World Fuel Services COO’su Jeff Smith ile konuştuk.

Küresel iş gücü genelinde farklı çözümler

Çok sayıda birleşme süreci geçiren WFS, BT ekibinin destek sunmakta zorlandığı farklı çözümlerle başa çıkmaya çalışıyordu. WFS’nin 200 bölgede 5.000 çalışandan oluşan küresel iş gücü, ofisleri arasında bire bir temaslı iletişimi desteklemek için tutarlı bir kullanıcı deneyimine ihtiyaç duyuyor. Bu da durumu daha da karmaşık bir hale getiriyordu. 

WFS’in ayrıca şunları yapabilen bir telefon çözümüne de ihtiyacı vardı: 

• Düşük bant genişliğine sahip yerlerde güvenilir iletişim sağlayabilme
• Mevcut donanım ve yazılım çözümleriyle kolayca entegre edilebilme
• Maliyetleri azaltma
• BT’nin karşılaştığı yönetim zorluklarını hafifletme

Bu ihtiyaçlarını karşılamalarına yardımcı olabilecek sağlayıcıları titizlikle inceleyen WFS ekibinin benzersiz kriterleri vardı. Smith, “Ortaklarımızı seçerken bir ilkemiz vardı: Onlar gibi olmak istediğimiz insanlarla çalışmak. Zoom bunu tam anlamıyla karşılıyordu.” dedi ve ekledi: “Harika şirketlerle çalışmak bizi daha hızlı ve daha iyi yapacak.”

Zoom Phone ile maliyet tasarrufu ve yeni özellikler

WFS geleneksel PBX sistemini Zoom Phone ile değiştirdiğinde yeni çözümü büyük bir hızla benimsendi.  

Smith, “2021’de eklenen 750 kişiyle birlikte şu anda Zoom Phone kullanan toplam 1.971 kullanıcımız, 2.400’den fazla numaramız var ve 30 ülke genelinde aylık 144.000 çağrıya ulaştık. Bu da 78 eski ofis PBX sistemimizi hizmetten almamızı sağladı.” şeklinde konuştu.

Zoom’un Brezilya’daki ilk global Zoom Phone müşterisi ve global erişim açısından en büyüklerinden biri olan WFS, bulut tabanlı telefon çözümünde ölçeklendirme ve tasarruf olanağı buldu. “Zoom Phone’u kullanmaya başladıktan sonra operatör maliyetlerimizin yarıya düştüğünü gördük. Bu da tedarik süreçlerini artık aylar değil, günler içinde bitecek şekilde hızlandırdı, işletme maliyetimizi yönetilebilir ve desteklenebilir bir düzeye indirdi ve ölçeklendirmeye devam ederken destek ve mühendislik ekibimizi büyütme ihtiyacını ortadan kaldırdı.” 

Zoom Phone’u kullanarak daha yenilikçi bir kimliğe bürünen WFS, ilk olarak sistemini Amazon Connect ile güçlendirdi ve eksiksiz bir iletişim merkezi yeteneğine erişmek için çağrı yönlendirme özelliğini kullandı. Smith, kuruluşunun bu iletişim merkezi işlevselliğini geliştirmek için Zoom Phone Power Pack‘i kullanıma aldığını ve “pürüzsüz” bir şekilde global çapta kullanıma sunduğunu belirterek sözlerine şöyle devam etti: “Değişim yönetimi kolay değildir ancak olabilecek en az sayıda sorunla karşılaştık. [Power Pack]’i kullanıma sunmak doğası gereği kolay oldu.”

Daha iyi çalışma biçimlerini teşvik etmek için Zoom Rooms’u ve Zoom Meetings’i kullanma

Operasyonlarına hız kazandırmak ve tüm konumlarında standart bir kullanıcı deneyimi sağlamak isteyen WFS, Zoom Meetings ve Zoom Rooms çözümlerini de uyguladı. Smith’in de belirttiği üzere, çalışanlar bu yeni iş birliği teknolojisini çabucak benimsedi: “Zoom kullanımı neredeyse hiç personel eğitimi olmadan viral hale geldi. Bugün, World Fuel Services bünyesinde her ay yaklaşık 47.000 Zoom Toplantısı yapılıyor.”

Kullanıcı deneyimi ayrıca WFS’nin Zoom Rooms‘u hızla benimsemesini de beraberinde getirdi. İlk aşamada beş Zoom Rooms lisansı alan şirket, durmak bilmeyen müşteri istekleri ile birlikte kısa sürede 125’ten fazla lisans sayısına ulaştı. Konferans odası deneyimini modernleştirmek için Zoom Rooms’u kullanan WFS, ofisler arası çalışma alanlarını yükseltmenin yanında sanal odaları aracılığıyla bir teknoloji “genius bar”ı oluşturma başarısı elde etti. Smith ayrıca, “Zoom’a özgü deneyimimizden faydalanarak, büyük bir odayı bölünebilir duvar bölmeleriyle beşli kombinasyonlara dönüştüren çok bölmeli Zoom Rooms’u uygulayan ilk şirketlerden biri olduk” ifadelerini kullanıyor.

Esneklikle tanımlanan bir gelecek

Birçok şirket gibi WFS de çevik ve hibrit bir iş gücü oluşturmak için ne yapması gerektiğini araştırırken esneklik odaklı bir yaklaşım benimsiyor. Smith, “Başlangıçta çalışanların yarı zamanlı olarak gelmesini planlamıştık ancak aynı üretkenliği sürdürmeleri, hız ve verimlilik metriklerimizin fiilen arttığını görmemizle birlikte, ne zaman bir araya gelmeleri gerektiğine kendilerinin karar vermesinin daha uygun olduğunu düşündük.” dedi. Zoom buna paralel olarak video ve sesi WFS’nin iş birliği stratejisinin merkezi haline getiriyor ve bu sayede esnekliği güçlendiriyor. Smith, “İster kafede, ister evde veya ofiste çalışıyor olsun, tüm çalışanlar için “pürüzsüz” bir ortam yaratma vizyonuna sahiptik.” diye de ekledi.

Çalışan deneyimine dayalı kararlar alan WFS, ileride karşılaşılabilecek zorluklar için geleceğe hazır operasyonlar gerçekleştirip hızlı bir şekilde hizmet sunuyor. Sonuç mu? Verimli çalışanlar ve mutlu müşteriler.