Avustralya Merkezli BPAY Group'un Akıllı Teknoloji Stratejisi Uzak Çalışmaya Geçişe Odaklanıyor

Uzaktan çalışma söz konusu olduğunda, BPAY Group şanslı bir şirket olduğunu düşünüyor. Elektronik olarak güvenli fatura ödeme hizmeti sağlayan kuruluş, COVID-19 salgını Avustralya'ya ulaştığında uzaktan çalışma biçimine inanılmaz hızlı bir şekilde uyum sağlamayı başardı.

BPAY Group Platform Hizmetleri Lideri Sean Ollerton'a göre, BPAY Group çalışanları halihazırda esnek çalışma kültürünü deneyimleme şansına erişmişti ve Zoom'un tümleşik iletişim platformu, kuruluşun tam bir dönüşüm geçirmesine katkıda bulunarak hibrit çalışma dünyasına ayak uydurmasını sağladı.

Bu dönüşümün kapanma sırasında daha kolay bir hale geldiğini belirten Ollerton o dönemi şöyle özetledi: "Ekibim, günlük olarak ayaküstü toplantılar yaparak görevlerini öğrenmeye alışmıştı. Çevrimiçi toplantılara geçtiğimizde toplantı süresine 15 dakika daha ekledik ve daha sosyal bir hale getirdik. Böylece bu süreyi hem birbirine nasıl olduğumuzu sormak hem de projelerimizde ne durumda olduğumuzu öğrenmek için kullandık." 

"VPN'imiz ve Zoom da dahil olmak üzere tüm uygulamalarımız eksiksiz bir şekilde tüm ekibimizin kullanımına hazırdı. Birçok işletmenin, herkes aniden uzaktan çalışmaya başladığında sıkıntılar yaşadığını ve çalışanlarının tamamının uzakta olmasını destekleyecek altyapıya sahip olmadığını düşünüyorum. Neyse ki biz zaten bunu gerçekleştirmeye hazırlanıyorduk."

Hızlı ölçeklenebilirlik

BPAY Group, Eylül 2019'da kurumsal iletişimini Zoom üzerinde birleştirmek gibi ilham verici bir karar almıştı. Bu sayede, pandemide ofislerini kapattığında bu duruma çok hızlı bir şekilde adapte oldu. O zamanlar şirket, ayda ortalama 500 Zoom toplantısı düzenliyordu.

"Uzaktan çalışmaya başladığımızda ise Zoom çağrılarının sayısı 2.500 civarına çıktı ve bu artış yalnızca toplantılarla sınırlı değildi. Tüm personele açık oturumlarımızda Zoom'u kullanmamız kısa sürede çalışanlarımızın tarafından benimsendi. Anketleri ve sohbeti de sosyal etkileşimleri arttırmak ve çalışanlarımız arasındaki bağı güçlendirmek için kullandık." ifadelerini kullanan Ollerton sözlerine şöyle devam etti: "Tüm bu durum 'her yerden çalışmak' konseptini ön plana çıkarmakla ilgiliydi. Kullanıcıların ofiste veya ofis dışında olsun, bire bir bağlantı kurabilmelerini ve aynı şekilde üretken olmayı başarabilmelerini istedik.

Bunu sağlayacak bazı araçlara da sahiptik ancak pek kullanıcı dostu veya güvenilir değillerdi. Biz de bu olanaklarımızı da daha da geliştirme arayışına girdik ve sunduğu kullanım kolaylığı sayesinde Zoom'u tercih ettik. Böylece, çalışanlarımız hızlıca indirip kolayca kullanabiliyordu. Örneğin, çalışanlarımızın neredeyse kullanmaya karar verdiğimiz diğer araçlardan bazılarıyla bu toplantılara katılamadığını gördük. Ancak Zoom söz konusu olduğunda kolayca bağlanabiliyor ve toplantıdan çıkabiliyorlardı.

"Her şey bu kullanım kolaylığı meselesini halletmek ve 'her yerden çalışmak' konseptimizi geliştirmekle ilgiliydi."

Zoom Phone Geçiş Yapma

BPAY Group'un Zoom'dan aldığı destek ile daha güçlü bir biçimde benimsemeye başladığı "birlikte daha iyi" çalışma konseptinin şirketlerine kattığı değerle gurur duyduğunu ifade eden Ollerton, 

"Bu konsept aslında birlikte çalıştığımızda daha iyi çalıştığımız anlamına geliyor. BPAY Group'un bir diğer amacı, özellikle müşterilerimizle konuşurken 'hayatı kolaylaştırmak'tır. Ürünlerimizle insanlar için yapmaya çalıştığımız şeyi kendi içimizde de içselleştirmeye çalışıyoruz. Bu yolla kullanıcılarımıza da bir şeyler sunuyoruz. Sonuç olarak baktığımızda sunduklarımız kullanıcılarımızın hayatını kolaylaştırmıyorsa bunu yapmamızın ne anlamı var?" dedi ve ekledi: "Zoom ile çalışmak bu yaklaşımımıza tamamen uyuyordu."

BPAY Group, 2019'da video iletişimi için Zoom Meetings'i kullanmaya başladı ve bir yıl sonra tüm telefon sistemini Zoom Phone ile değiştirmeye karar verdi. Bu durum, uzaktaki çalışanları için işlevsellik kaynaklı zorlukları da çözüme kavuşturması anlamına geliyordu. 

"Halihazırda dijital telefon sistemine geçmiştik ancak sistemimiz eskiydi ve uzaktan çalışmaya başladığımızda sorun çıkarmaya başladığını gördük. Ayrıca bakımı maliyetliydi ve çok zaman alıyordu" diyen Ollerton şöyle devam etti: "Biz de Zoom ile değiştirsek nasıl olur diye düşündük. Zoom telefon sistemiyle elde ettiğimiz işlevsellik, yalnızca uzaktaki personelimizin yaşadığı tüm entegrasyon sorunlarını gidermekle kalmadı, aynı zamanda kullanan herkes için sistemi daha basit hale getirdi.

Çözümümüz, hepsi tek bir yerde toplanmış toplantılar, video ve sohbet üzerindeydi ve biz de bu ekstra işlevselliği sağlamak için telefonu ekledik."

Tümleşik iletişim "her şeyi daha kolay hale getiriyor"

Sean, altyapı açısından baktığında her şeyi tek bir sistemde birleştirebilmenin tüm işlevselliği sadeleştirmek ve genel olarak çok daha kolay hale getirmekle kalmayıp uygulama ve bakım maliyetlerini de önemli ölçüde azalttığını söylüyor.

"Tümleşik iletişim platformu olarak Zoom'u kullanıyoruz. 1'e 1 toplantılarımız ve ekiplerimizin video konferans görüşmeleri için kullanmanın yanı sıra telefon sistemimiz olarak da Zoom'dan faydalanıyoruz. Organizasyon genelinde iletişim kurma biçimimizi gerçekten değiştirdi" diyen Sean ayrıca şu yorumda bulundu:

"Kullanıcılar için başka bir araç sunmak zorunda kalmadığımız için eski çözümümüzü kullanmayı bırakmamızı da sağladı. İnsanlara şunu söylememiz gerekmiyordu: 'Bu da her seferinde kontrol etmen gereken başka bir yazılım.' Her şey tek kelimeyle kolaylaştı." 

BPAY Group için Zoom'u kullanmak, insanların nerede çalışmayı seçtiğinin önemi olmadan, kuruluş genelindeki iletişim konusunda tam kontrol sağlamanın yanı sıra arka uç altyapısını yönetme kolaylığı anlamına geliyor.

Ollerton, "Mevcut kaynaklarımızla birlikte tüm bunları şirket içi hale getirdik. Artık her şeyi kolay ve doğrudan bir şekilde yapabiliyoruz." diyor.