EUNIS2020 İlk Dijital Kongre ile "Sanal Helsinki"yi Katılımcılarla Buluşturuyor

Avrupa Üniversite Bilgi Sistemleri (EUNIS) Organizasyonu 1993 yılında kuruldu ve beş yıl sonra Fransa'nın başkenti Paris'te kâr amacı gütmeyen bir kuruluş olarak tescil edildi. Bugün, EUNIS üyeleri arasında Avrupa'nın dört bir yanından üniversiteler, konsorsiyumlar ve şirketlerin de içerisinde olduğu yüzlerce kurum ve kuruluş bulunuyor. EUNIS bünyesinde, her biri yükseköğretimde bilgi teknolojisiyle ilgili son derece spesifik ve önemli alanlar üzerinde çalışan çeşitli çalışma grupları ve özel ilgi grupları (SIG'ler) bulunmaktadır. Bu grupların misyonu, deneyim paylaşımında bulunarak ve ortak çalışmalar yürüterek üye kurumların BT ortamlarını geliştirmelerine katkı sağlamaktır.

Yüz yüze etkinliklerin sağladığı değeri sanal alanda da sürdürmek

EUNIS topluluğu her yıl düzenledikleri Yıllık Kongre'de bir araya gelmektedir. Kongre genellikle, hizmet sunulan topluluğun çeşitliliğine dikkat çekmek için Avrupa'nın sıra dışı yerlerinden birinde gerçekleştirilir. Etkinliğin amacı, insanları "yüz yüze" görüşebilecekleri bir ortamda bir araya getirerek en iyi uygulamaları birbirleriyle paylaşabilme ve yapılan araştırmalar için kendi özel ilgi grupları içinde iş birliği yapabilme olanağı sağlamaktır.

EUNIS Yönetim Kurulu, Helsinki Üniversitesi ile yapılan anlaşma doğrultusunda, EUNIS2020 Yıllık Kongresi'ni Finlandiya'nın başkenti Helsinki'de düzenlemeyi planlıyordu.

COVID-19'un bütün dünyayı etkisi altına almasıyla tüm planları değişti. EUNIS2020'yi iptal etmek zorunda kalan ekip, iptal konusunda EUNIS üyelerinden çok sayıda tepki almasının ardından kısa süre içinde ilk dijital kongreleri "Sanal Helsinki"yi düzenleme kararı aldı. Karşılaştıkları en büyük zorluk, fiziksel deneyimin sunduğu değerlerin aynısını sanal bir etkinlikte sunmaktı.

EUNIS İlişki Yöneticisi ve Öğrenim/Eğitim SIG Lideri Gill Ferrell, EUNIS Yönetim ve İletişim Müdürü Anna Pacholak ve Helsinki Üniversitesi'nden Suvi Valsta, Sanal Organizasyon ve Program Komitesi'nde gönüllü görevler üstlenen Yönetim Kurulu üyeleri ve EUNIS'teki ekip arkadaşlarının da desteğiyle çevrimiçi etkinliğin düzenlenmesinde öncülük etti.

Güvenli ve ilgi çekici bir etkinlik deneyimi için Zoom'dan yararlanma

Organizasyonun teknik yapısı dolayısıyla, EUNIS birkaç yıl önce Zoom gibi birkaç video konferans platformunu değerlendirmiş ve uygulamaya koymuştu. Grubun, hangi çözümün ihtiyaçlarına uygun olduğunu ve başarılı bir sanal kongre süreci yürütmelerine katkı sağlayabileceğini belirlemesi gerekiyordu. Kongrenin kullanıcı odaklı olması gerektiğinden, aracın olabildiğince sezgisel olması elzemdi. Bu nedenle EUNIS2020'yi Zoom'da düzenleme kararı alındı.

"Ekibimiz EUNIS2020'nin 'Sanal Helsinki'de gerçekleşmesi için fazla mesailer yaptı" diyen Pacholak görüşlerini şöyle aktardı: "Zoom ekibi, sanal konferansın teknik bileşenlerinin en baştan doğru şekilde ayarlandığından emin olmak için bize muazzam bir destek sundu."

Konferansın karmaşıklığı, süresi ve hazırlanmak için az bir zaman olması, sorunsuz bir konferans deneyimi yaratmanın önünde bir engel teşkil etmedi. Zoom ekibi, EUNIS ile birlikte çalışarak paralel oturumlar, açılış konuşmaları, farkındalık ve fitness oturumları ve kahve molaları düzenleyip kuruluşun bağlı olduğu fark yaratan vizyonun hayata geçmesini sağladı. Bunların hepsi, kapsayıcı tek bir deneyim olarak sunuldu. Güvenlik birinci öncelikti ve Zoom Webinars platformundaki şifreler gibi güvenlik özellikleri etkinleştirilerek oturumların kesintiye uğramaması sağlandı.

Zoom ile EUNIS2020 erişimini arttırmak

EUNIS, genelde Yıllık Kongre etkinliğinde ortalama 350-500 katılımcıya ev sahipliği yaparken Endonezya, Avustralya ve ABD de dahil olmak üzere 35 ülkeden 600'den fazla katılımcı sanal etkinlik için kayıt yaptırdı. Önceden maliyeti veya seyahat kısıtlamaları nedeniyle etkinliğe katılamayan kişiler artık Zoom üzerinden kongreye katılabiliyordu.

%78'lik katılım oranı Gill ve ekibi şaşırttı: Kayıt yaptıran 640 kişiden 497'si oturumlara katılmıştı. Ferrell, "%25 civarında bir katılım oranı bekliyorduk, bu yüzden sonuçları gördüğümde çok sevindim." ifadelerini kullandı.

Üç gün boyunca genel toplantılar, paralel oturumlar ve özel ilgi grubu (SIG) atölyeleri de dahil olmak üzere 30'dan fazla farklı sanal oturum gerçekleştirildi. Katılımcıların enerjisini ve ilgisini yüksek tutmak isteyen EUNIS2020 ekibi, Zoom Webinars oturumları sırasında anketler, molalardaysa fitness egzersizleri, farkındalık oturumları ve sanal sauna etkinlikleri düzenledi.

"Özellikle, Helsinki'yi ve Finlandiya kültürünü evlerine getiren sanal saunalar katılımcıların oldukça hoşuna gitti. Hatta bir katılımcı gerçek bir saunadan oturuma katıldı." diyen Ferrell'ın ardından sözü Pacholak aldı:

Pacholak, "Kongrenin sanal Gala Yemeği'nde, EUNIS ödüllerini kazanan kişiler için birlikte kadeh kaldırarak kutlama yaptık. O akşam gerçekten güzel zaman geçirdik."

Ferrell, temsilcilerden aldıkları harika geri bildirimlerin altını çizdi ve şöyle özetledi:

"EUNIS2020'den elde ettiğimiz büyük başarıdan ilham alarak, Zoom'u aracılığıyla dünyanın dört bir yanındaki temsilcilerimizi bir araya getirdiğimiz hibrit etkinlik denemeleri yapmak istiyoruz. Belki de gelecekte tüm etkinliklerimiz hibrit olacak."