Wirtualne konferencje: od wydarzenia po doświadczenie
Tradycyjne konferencje i wydarzenia są doskonałym sposobem na nawiązanie kontaktu z klientami, wymianę pomysłów oraz zaprezentowanie nowych produktów i funkcji. Wiele organizacji decyduje się jednak na wirtualne wydarzenia, aby poszerzyć grono odbiorców.
Czym jest wirtualna konferencja?
Wirtualna konferencja to wydarzenie lub konferencja, która odbywa się w internecie z wykorzystaniem platform do wirtualnych konferencji i innych technologii. Konferencja internetowa jest w dużym stopniu podobna do konferencji stacjonarnej; uczestnicy mogą przejrzeć harmonogram, zarejestrować się na wirtualne wydarzenie (i zapłacić za bilet), wybrać sesje, w których chcieliby wziąć udział, oraz nawiązać kontakt z innymi uczestnikami i prelegentami przed, w trakcie i po sesji.
Nawet wirtualne sponsorowanie konferencji działa w ten sam sposób, ponieważ wybrani sponsorzy mogą zorganizować sesje, aby edukować klientów, odpowiadać na pytania dotyczące ich produktów i dystrybuować materiały sprzedażowe.
Jak działa platforma do obsługi wirtualnych konferencji?
Realizacja wydarzenia wirtualnego jest bardzo podobna do realizacji wydarzenia stacjonarnego. Nadal trzeba zaplanować treść, zarezerwować panelistów i prelegentów, przeprowadzić rejestrację uczestników itd. Główna różnica polega na tym, że do większości, jeśli nie wszystkich tych zadań, będziesz używać oprogramowania do zarządzania wirtualnymi wydarzeniami. Obejmuje to rejestrację mailową, tworzenie przestrzeni konferencyjnych do transmisji wydarzenia, zapewnienie wsparcia technicznego dla panelistów, połączenie prelegentów i uczestników za pomocą wideo i wiele innych.
Warto również mieć interaktywny hol, który będzie przypominał hol z wydarzeń stacjonarnych, gdzie uczestnicy będą mogli rozmawiać, nawiązywać kontakty, odwiedzać stoiska sprzedawców i dołączać do sesji – jedyna różnica polega na tym, że do jego stworzenia i zarządzania wykorzystasz platformę do obsługi wydarzeń.
Jakie są zalety wirtualnej konferencji?
Wirtualna konferencja zapewnia szereg korzyści, w tym:
-
Zwiększona dostępność
Wirtualna konferencja pozwala na wykorzystanie innych technologii, takich jak transkrypcja na żywo i tłumaczenie, aby każdy mógł wziąć udział w wydarzeniu.
-
Bezproblemowe doświadczenie uczestników
Zamiast podróżować na wydarzenie, załatwiać zakwaterowanie, rejestrować się i znajdować odpowiednie sesje, uczestnicy konferencji mogą po prostu zalogować się do wydarzenia na swoim komputerze i cieszyć się doświadczeniem konferencji z dowolnego miejsca.
-
Szczegółowe pomiary
Dzięki platformom do obsługi wirtualnych wydarzeń organizatorzy wydarzeń mogą uzyskać cenne spostrzeżenia z zebranych pomiarów, w tym ile osób uczestniczyło w wydarzeniu, jak angażowali się w sesje i wiele więcej.
-
Większy zasięg
Dzięki wirtualnej konferencji uczestnicy nie muszą podróżować do fizycznej lokalizacji, co pozwala organizatorom wydarzenia zebrać większą publiczność i zwiększyć swój zasięg.
Co jest potrzebne do zorganizowania wirtualnej konferencji?
Choć organizacja wirtualnej konferencji może wydawać się zniechęcająca, przygotowanie niezbędnych elementów jest proste. Oto co będzie Ci potrzebne do zorganizowania wirtualnej konferencji:
-
Lokalizacje do organizacji wydarzenia i/lub nagrywania
W przypadku konferencji wirtualnej potrzebne jest miejsce do nagrywania i produkcji sesji. Na szczęście prawie każdą przestrzeń można wyposażyć, aby dopasować ją do swoich potrzeb, w tym biura domowe, sale konferencyjne, a nawet lokalizacje na zewnątrz. Jeśli planujesz zorganizować wydarzenie hybrydowe, będziesz potrzebować miejsca, które pomieści przewidywaną liczbę uczestników stacjonarnych. Niektóre wydarzenia mogą być organizowane bezpośrednio z domu, podczas gdy inne mogą wymagać bardziej wyrafinowanych elementów produkcji. W takim przypadku warto skorzystać ze studia.
-
Platforma do organizacji wirtualnych konferencji
Aby stworzyć angażujące, sprawnie działające wydarzenie, potrzebna będzie platforma do obsługi wirtualnych wydarzeń, która umożliwia tego typu doświadczenia. Platforma do organizacji wydarzeń zapewnia kompleksową obsługę w zakresie potrzeb związanych z zarządzaniem wydarzeniami, w tym rejestrację, biletowanie, zarządzanie sesjami i uczestnikami i nie tylko.
-
Technologia odpowiednia do realizacji wirtualnych wydarzeń
Bez możliwości wyraźnego usłyszenia i zobaczenia panelistów nawet najciekawsze wydarzenie nie odniesie sukcesu. Upewnij się, że posiadasz kamery, mikrofony i elementy oświetlenia, które pasują do Twojej przestrzeni i zamierzonego przypadku użycia. Na przykład, jeśli prelegenci planują się przemieszczać, upewnij się, że posiadasz kamery, które mogą śledzić ich ruch, aby uczestnicy mogli zobaczyć całą akcję.
Platforma powinna obejmować następujące możliwości:
Funkcjonalność typu „jeden do wielu”
Większość wirtualnych wydarzeń polega na przemawianiu panelistów do dużej publiczności, a rozwiązanie, które pozwala jednej osobie mówić do szerszego grona, pomaga uniknąć zakłóceń.
Opcje pytań i odpowiedzi
Sesja pytań i odpowiedzi jest funkcją charakterystyczną wirtualnego wydarzenia, ponieważ zapewnia uczestnikom miejsce, w którym mogą uzyskać odpowiedzi na nurtujące ich pytania w czasie rzeczywistym od pracowników obsługi wydarzenia. Można też zebrać najważniejsze lub najczęściej zadawane pytania i odpowiedzieć na nie na żywo pod koniec sesji.
Czat w trakcie sesji
Czat w trakcie sesji zapewnia uczestnikom konferencji miejsce, gdzie mogą rozmawiać i prowadzić interakcję, w tym dzielić się swoimi emocjami lub reakcjami na sesję. Czat zapewnia też personelowi obsługi wydarzenia i administratorom miejsce do umieszczania linków lub innych zasobów, z których mogą korzystać uczestnicy sesji.
Udostępnianie treści
Możliwość udostępniania treści jest kluczowa dla doświadczenia wirtualnego wydarzenia, ponieważ pozwala na bezpośrednie udostępnianie uczestnikom zdjęć, filmów, plików PDF, pokazów slajdów, muzyki i innych treści.
Wirtualne tła
Wirtualne tło to tło z możliwością dostosowania, które może zawierać obrazy lub wideo i daje prowadzącym szereg opcji tworzenia spersonalizowanych doświadczeń dla uczestników. Paneliści mogą dostosować swoje wirtualne tła do marek swoich organizacji i sponsorów, jak również stworzyć tła pasujące do kontekstu i nastroju ich prezentacji.
Portal administratora
Usprawniony portal administratora daje administratorom, organizatorom i obsłudze wydarzenia możliwość zarządzania całym wirtualnym wydarzeniem, a także tworzenia i edytowania wydarzeń oraz uzyskiwania kluczowych informacji, takich jak rejestracja uczestników, zaangażowanie w wydarzenie i inne.
Jak zorganizować wirtualną konferencję?
Kiedy już zgromadzisz wszystko, co jest potrzebne do realizacji wirtualnej konferencji, czas na jej organizację. Oto kluczowe kroki, jakie powinni podjąć organizatorzy wydarzeń podczas planowania wirtualnej konferencji:
Więcej informacji o tym, jak zorganizować angażujące wydarzenie wirtualne, znajdziesz w naszym przewodniku po wydarzeniach wirtualnych.
1. Planowanie wydarzenia
Planując wydarzenie, należy dokładnie zastanowić się, kim jest Twoja grupa docelowa, jakiego rodzaju doświadczenia chcesz jej zapewnić, jaką wartość może jej zaoferować Twoje wydarzenie, jakie cele chcesz osiągnąć i jak zmierzysz swój sukces.
2. Treść i prelegenci
Po ustaleniu celu wydarzenia możesz zacząć szukać pomysłów na sesje i treści. Następnie możesz zaprosić prelegentów i panelistów w oparciu o to, kto byłby najlepszą osobą do przekazania treści. Przykładowo poprowadzenie sesji na temat najnowocześniejszych technologii przez dyrektora ds. technologii będzie miało większy wpływ niż przedstawienie tej samej sesji przez pracownika działu marketingu.
3. Zaangażowanie w wydarzenie
Tworząc sesje, pamiętaj o zaangażowaniu uczestników. Utrzymanie długości sesji poniżej godziny, planowanie przerw między sesjami oraz włączenie sesji networkingowych może pomóc w zachowaniu świeżości. Podczas sesji możesz wykorzystać ankietę, pytania i odpowiedzi oraz czat, aby zachować interaktywność rozmowy. Możesz również stworzyć harmonogram oparty na modelu „follow-the-sun” z sesjami specyficznymi dla danego regionu dla uczestników z całego świata, aby wszyscy mogli wziąć udział w wydarzeniu.
4. Przygotowanie
Prowadzenie wydarzenia zawsze wymaga pracy grupowej, dlatego też musisz ściśle koordynować działania swoich zespołów. Dzięki wyznaczeniu osób odpowiedzialnych za prace przygotowawcze, stworzenia ich harmonogramu oraz przepływu pracy podczas wydarzenia, a także scentralizowanego centrum komunikacji, takiego jak kanał czatu, sprawisz, że Twój zespół będzie gotowy na wydarzenie. Najlepiej także zaplanować próbne uruchomienie wydarzenia, aby upewnić się, że wszystko pójdzie bezproblemowo.
5. Stworzenie witryny internetowej
Aktualna witryna internetowa zawiera ważne zasoby, takie jak przegląd wydarzenia, program, informacje o sesjach, prelegentach, najczęściej zadawane pytania oraz stronę rejestracji. Pamiętaj, aby dodać też atrakcyjne zdjęcia i filmy, które sprawią, że uczestnicy będą podekscytowani wydarzeniem.
6. Promocja wydarzenia
Pora na promocję wydarzenia, aby poinformować o nim inne osoby i zwiększyć liczbę zarejestrowanych uczestników. Wysyłanie promocyjnych e-maili do subskrybentów, publikowanie artykułów na temat wydarzenia na blogu, umieszczanie przypomnień w mediach społecznościowych i koordynowanie działań marketingowych z partnerami, prelegentami i sponsorami pomoże zwiększyć wirtualną publiczność.
7. Prowadzenie wydarzenia
Jeśli chodzi o prowadzenie wydarzenia, dobrze jest zaoferować wsparcie i wskazówki dla uczestników i prelegentów. Oferowanie odpowiedniego wsparcia technicznego i rozwiązywania problemów pomaga upewnić się, że wszyscy będą mogli cieszyć się wydarzeniem, a dostarczanie podstawowych informacji, takich jak miejsce do zadawania pytań lub sposób dołączania do sesji i oglądania nagrań, pomaga uczestnikom w korzystaniu z wydarzenia.
Kompleksowa platforma do obsługi wydarzeń dla wirtualnych konferencji
Zoom Events, nasza platforma do organizacji wydarzeń, zapewnia wszystkie cechy i funkcje potrzebne do organizacji i prowadzenia wirtualnego wydarzenia oraz zarządzania nim.
Kluczowe elementy platformy Zoom Events:
Zarządzaj biletowaniem i rejestracją na wydarzenie
Platforma umożliwia łatwe dostosowanie procesu rejestracji i zarządzanie biletowaniem, w tym możliwość utworzenia biletów zarówno dla uczestników, jak i panelistów, konfigurację uprawnień oraz dostosowanie ceny i okna sprzedaży biletów.
Twórz możliwości networkingowe
Dzięki możliwości angażowania się w rozmowy na czacie w holu, na czacie w trakcie sesji, w oddzielnych pokojach, w ankietach, na stoiskach sprzedawców i nie tylko, uczestnicy mają wiele okazji do poznania się i networkingu z ekspertami z branży.
Śledzenie postępów i wyników za pomocą szczegółowych danych
Portal Zoom Events oferuje wiele funkcji i analiz, które pomogą poprawić doświadczenie uczestników wydarzenia i śledzić postępy, w tym możliwość sprawdzenia liczby zarejestrowanych osób i liczby rzeczywistych uczestników, pomiarów zaangażowania oraz liczby osób, które obejrzały nagrania sesji po zakończeniu wydarzenia.
Markowe huby wydarzeń
Portal Zoom Events umożliwia również tworzenie markowych hubów wydarzeń, dzięki czemu Twoja marka oraz sponsorzy i partnerzy mogą znaleźć się w centrum uwagi uczestników wydarzenia.
Profesjonalne wsparcie dla wydarzeń online
Zoom zapewnia również profesjonalne wsparcie dla wydarzeń online, dostarczając zespołowi wszystkie zasoby i wskazówki potrzebne do poprowadzenia bezproblemowego i angażującego wydarzenia. Zobacz plany wsparcia.
Pierwsze kroki w Zoom Events
Aby rozpocząć organizację kolejnego wirtualnego wydarzenia, kup licencję Zoom Events, a następnie odwiedź stronę events.zoom.us, aby zalogować się na swoje konto. Po zalogowaniu możesz rozpocząć konfigurację swojego huba w zakładce Zarządzanie, a następnie rozpocząć tworzenie swojego pierwszego wydarzenia, szczytu lub konferencji w zakładce Tworzenie.