Uniwersalny przewodnik dla prowadzących wydarzenia i wirtualnych prezenterów

1. Światła, kamera, akcja (prezenterzy). To, że przemawiasz do odbiorców zdalnych, nie powinno wiązać się dla nich z problemami z wizją lub dźwiękiem. Słabe oświetlenie i przerywany dźwięk mogą sprawić, że uczestnicy szybko zrezygnują z wirtualnego wydarzenia. Ustaw światło tak, aby było skierowane w Twoją stronę, dzięki czemu wyeliminujesz cienie i zapewnisz odbiorcom wyraźny obraz.
   
   Informacje z pierwszej ręki

   Nasz menedżer konsultantów Zoom Events uwielbia pracować przy oświetleniu Lume Edge, Brightline, El Gato lub Litra.

   Aby zapewnić uczestnikom wyraźny dźwięk, zalecamy użycie wysokiej jakości mikrofonu zamiast polegania na wbudowanym sprzęcie audio komputera. Wprawdzie programy Zoom Meetings i Zoom Webinars mogą minimalizować hałas w tle podczas wystąpienia, jednak najlepiej jest jak najbardziej wygłuszyć swoje otoczenie przed prezentacją.

   I wreszcie: patrz w kamerę. Niełatwo jest nawiązać kontakt wzrokowy zza monitora, ale patrzenie w kamerę, zamiast na twarze na ekranie, natychmiast poprawi odbiór Twojej prezentacji.

   
   Wskazówka eksperta

   Przyklej do monitora karteczkę samoprzylepną w miejscu, na którym masz się skupić podczas wystąpienia, aby utrzymać wzrok we właściwym miejscu.

2. Przygotuj scenariusz (prezenterzy). Przygotowanie scenariusza to zawsze dobry pomysł, niezależnie od tego, jak dobrze znasz dany temat. Dzięki temu prowadzący wie, jak długo potrwa prezentacja, co jest szczególnie pomocne, gdy zarządza pomocami wizualnymi, przygotowuje się na kolejnego mówcę lub musi dokonać nagłej korekty. Choćby lista z wypunktowanymi tematami, które chcesz poruszyć, sprawi, że i Ty, i prowadzący będziecie spokojniejsi, a sesja przebiegnie sprawniej.
3. Praktyka czyni mistrza (prezenterzy i prowadzący). Jak mówi przysłowie, praktyka czyni mistrza. Zalecamy przećwiczenie wystąpienia co najmniej 24 godziny wcześniej. Najlepiej jest przeprowadzić próbę na tych samych urządzeniach, które planujesz wykorzystać podczas wydarzenia. Nie czekaj do dnia wydarzenia, aby zapoznać się z nową technologią lub funkcjami oprogramowania. Aplikacja Zoom Events jest pełna narzędzi, które wzbogacają doświadczenia użytkowników i uczestników, ale wymagają wcześniejszej konfiguracji. Spróbuj jak najwierniej odtworzyć swoje wydarzenie podczas prób, aby się przygotować – w ten sposób niczego Ci nie zabraknie w ostatniej chwili.
4. Opracuj przebieg spotkania (prowadzący). Przebieg spotkania, czasami nazywany arkuszem wskazówek, to sekwencja działań podczas wydarzenia i główny dokument, którego trzymają się uczestnicy. Przebieg spotkania to coś więcej niż tylko plan działania – to ważne narzędzie, które pomoże Ci utrzymać porządek i zachować spokój podczas wydarzenia. Szczegóły zawarte w przebiegu spotkania będą się różnić w zależności od złożoności Twojego wydarzenia, ale pomocne jest uwzględnienie co najmniej tych elementów:
   1. Lista kontaktowa (prezenterzy, prelegenci, ekipy audio/wideo, wykonawcy, catering)
   2. Przebieg wydarzenia (kolejność prelegentów, lokalizacje (wirtualne sale konferencyjne, biura zdalne lub rzeczywiste miejsca spotkań))
   3. Elementy techniczne (wskazówki techniczne dotyczące muzyki, pokazów slajdów, wideo)
   4. Wskazówki dotyczące czasu (prelegenci, sesje, przerwy, otwarcie/zamknięcie).

    

   Zalecamy utworzenie szablonu, który będzie można łatwo edytować na potrzeby przyszłych wydarzeń.

   

5. Przygotuj się wcześniej na udział widzów (prowadzący i prezenterzy). Jeśli planujesz sesję pytań i odpowiedzi lub chcesz porozmawiać z publicznością, pomyśl o tym, jak ją zaangażujesz. W przypadku wydarzeń z dużą liczbą uczestników warto jest mieć do pomocy dodatkową osobę do zarządzania pytaniami, które pojawiają się na czacie lub w funkcji pytań i odpowiedzi. Zalecamy także poprosić kilku znajomych o udział w wydarzeniu z przygotowanymi wcześniej pytaniami, co pozwoli na rozpoczęcie dyskusji. Jeśli przemawiasz podczas wydarzenia hybrydowego, nie zapominaj o wirtualnej publiczności. Zdalni uczestnicy będą bardziej zaangażowani, jeśli będziesz pamiętać, żeby odpowiadać na ich pytania i mówić do nich bezpośrednio. Aby uniknąć mówienia jeden przez drugiego, zachęć uczestników do korzystania z funkcji Zoom Webinars Reactions, która pozwala wirtualnym użytkownikom reagować na treści za pomocą emotikon.

Wskazówka eksperta

W przypadku wydarzeń hybrydowych rozważ możliwość umieszczenia w pobliżu mówcy monitora, na którym widoczni będą uczestnicy zdalni, aby publiczność zgromadzona na żywo mogła ich widzieć i rozmawiać z nimi.

1. 1. Minimalne wymagania systemowe: Użytkownicy Zoom mobile client i Zoom desktop client muszą korzystać z systemu Windows 5.7.6 lub nowszego albo MacOS 5.7.6 lub nowszego, aby osiągnąć optymalne rezultaty. Przed rozpoczęciem wydarzenia zaktualizuj wszystkie swoje aplikacje i systemy operacyjne do najnowszych wersji, aby usprawnić korzystanie z wszelkich dodatkowych zasobów (wideo, slajdów itp.). Jeśli organizujesz duże wydarzenie, dwa razy sprawdź szybkość połączenia internetowego i dostępność pasma, aby upewnić się, że uczestnicy nie doświadczą opóźnień w transmisji audio/wideo.
   2. Zapasowe łącze internetowe / sprzęt: Jeśli to możliwe, podłącz komputer i urządzenia bezpośrednio do routera internetowego, aby uzyskać najszybsze i najbardziej stabilne połączenie internetowe. Sieć Wi-Fi nie jest niezawodna, więc przygotuj plan awaryjny na wypadek utraty dostępu do Internetu i/lub zasilania (telefon komórkowy z funkcją punktu dostępu do sieci znakomicie sprawdzi się w razie problemów).
   3. Opcje transmisji: W zależności od wielkości i stopnia skomplikowania Twojego wydarzenia możesz skorzystać z dodatkowych narzędzi, aby wzbogacić wrażenia uczestników. Kamery internetowe to najpopularniejszy sposób przekazywania wideo, ale zewnętrzne lustrzanki z kartami przechwytującymi HDMI również zapewniają profesjonalną transmisję na żywo.
      1. Programy do wirtualnego miksowania i przesyłania strumieniowego mogą być zintegrowane z programem Zoom, aby zwiększyć wartość produkcji. Może wydaje się to trudne, ale aplikacje do wirtualnego miksowania są zaprojektowane do wszystkich poziomów umiejętności, od początkujących użytkowników po doświadczonych specjalistów od audio/wideo, i mogą być używane do zarządzania całą transmisją lub uzupełniania procesów. Obsługują one wydarzenia z udziałem jednej lub wielu kamer i wzbogacają materiały transmitowane na żywo o zaawansowane audiowizualne procesy, dynamiczne obrazy i niestandardowe animacje.
      
      Informacje z pierwszej ręki

      Jeśli korzystasz z oprogramowania do wirtualnego miksowania i przesyłania strumieniowego, nasz menedżer konsultantów Zoom Events poleca VM Mix i OBS Studio, które podniosą jakość Twojego przekazu na żywo. A jeśli potrzebujesz aplikacji z wirtualną kamerą, sprawdź integrację Zoom z aplikacją SnapCam.

      1. Aplikacje kamer wirtualnych: Jeśli do swojej transmisji na żywo chcesz dodać trochę zabawy, aplikacje kamery wirtualnej oferują filtry rzeczywistości rozszerzonej, soczewki i ulepszone pomoce wizualne. Po pobraniu aplikacji kamery podłącz ją do mikrofonu i kamery komputera stacjonarnego (lub zewnętrznego mikrofonu i kamery). Otwórz Zoom desktop client i wybierz kolejno ikonę koła zębatego > Wideo. Tam możesz przełączać się między nową aplikacją kamery a aktualnym wejściem kamery.

1. Oświetlenie: Przypominamy, że odpowiednie oświetlenie jest kluczowe dla udanego wydarzenia. Jeśli planujesz prowadzić spotkanie z przestrzeni konferencyjnej, zwróć uwagę na światło górne, które może być źródłem ciemnych cieni, zwłaszcza jeśli prelegent będzie chodził po sali. Rezerwując pomieszczenie, zwróć uwagę na jego jasność zarówno w dzień, jak i wieczorem, i sprawdź, czy możesz regulować natężenie oświetlenia. Jeśli spotkanie jest organizowane za pośrednictwem komputera osobistego, staraj się umieścić urządzenie w pobliżu źródła naturalnego światła i używaj zewnętrznego oświetlenia, takiego jak delikatne lampy pierścieniowe i lampy panelowe, skierowanego w stronę prezentera. Jeśli prezentacja odbywa się z biura domowego i/lub urządzenia osobistego, zalecamy również, aby w miarę możliwości prezenterzy byli zwróceni twarzą do okna i nie mieli okna w tle.
2. Kadrowanie ujęcia: Aby uzyskać najlepszą jakość wideo, wykadruj ujęcie, stosując zbliżenie na mówcę od jego ramion do czubka głowy. Kamerę należy ustawić na poziomie oczu lub nieco wyżej, aby rozmówca nie był pochylony nad laptopem ani nie patrzył w górę. Może to wymagać przełożenia kamery internetowej na inny monitor, użycia zewnętrznej kamery i statywu lub tego, że osoba mówiąca będzie mówić na stojąco. Przygotowując się, pamiętaj o zasadzie trójpodziału i staraj się wypełnić dwie trzecie kadru mówcą, pozostawiając trochę wolnej przestrzeni na górze. Chociaż tło nie jest w centrum uwagi, również odgrywa ono ważną rolę podczas kadrowania ujęcia i nie może panować w nim bałagan. Uczestnicy chcą zobaczyć więcej osoby mówiącej, a mniej otoczenia.
3. Wirtualne tła: Wirtualne tła Zoom to fajna funkcja, dzięki której można wyrazić swoją osobowość, uczcić jakieś święto lub uwzględnić branding firmy. Wybierz obraz z naszej biblioteki lub stwórz swój własny. Podobnie jak inne aplikacje z kamerą wirtualną, Zoom Meetings i Zoom Webinars oferują filtry, naklejki i awatary, które można nakładać na prezentację. Aby zmienić tło, pobierz obraz (GIF, JPG/JPEG, PNG o proporcjach 16:9 i rozdzielczości 1280 x 720 pikseli lub wyższej) lub plik wideo (MP4 lub MOV od 480 x 360 do nie więcej niż 1920 x 1020) i wybierz je z menu ustawień Zoom desktop client w sekcji Preferencje > Tła i efekty > Wirtualne tła. Tam zobaczysz opcję przesłania swojego zdjęcia lub wyboru jednego z naszych wstępnie przygotowanych obrazów.
4. Branding webinaru: To, że Twoje wydarzenie jest wirtualne, nie oznacza, że Twoja marka ma pozostać niezauważona. Branding sesji Zoom Webinars pozwala na zastosowanie na stronie rejestracji wybranego schematu kolorystycznego, tytułu, bannera, logo, obrazów, identyfikatorów oraz biografii prezenterów. W połączeniu z własnym wirtualnym tłem Twoja marka będzie w pełni widoczna podczas całego wydarzenia.
5. Zoom Rooms: Jeśli organizujesz wydarzenie hybrydowe, Zoom Rooms łatwo integruje się z Zoom Events, tworząc prawdziwie hybrydową przestrzeń do prezentacji. Zoom Rooms to nowoczesne rozwiązanie dla sal konferencyjnych, które łączy uczestników obecnych na miejscu i zdalnych, umożliwiając im współdzielenie treści i wzajemną interakcję niezależnie od lokalizacji. Prelegenci wydarzenia mogą prowadzić prezentacje z dużej sali konferencyjnej, z mównicy lub z domu, a także korzystać ze sprzętu i urządzeń certyfikowanych przez Zoom, aby zadbać o profesjonalny charakter wydarzenia.

1. Dostosować tapetę za kafelkami wideo i udostępnioną zawartością
2. Ustawić mówcom unikalne wirtualne tła
3. Zastosować cyfrowe identyfikatory z kolorami Twojej marki

Kilka rzeczy, o których warto pamiętać podczas korzystania z funkcji Session Branding:

1. Przypomnij uczestnikom i panelistom o aktualizacji aplikacji Zoom do najnowszej wersji, aby otrzymać przypisane wirtualne tło lub identyfikator (paneliści) i wyświetlić wstępnie ustawione tapety.
2. Upewnij się, że wirtualne tło i identyfikatory są skoordynowane z tapetą, aby uczestnicy byli zauważalni zarówno w widoku galerii, jak i mówców.
3. Kafelki wideo można ułożyć w niestandardowej kolejności w widoku galerii.