Virtuele conferenties: van evenement naar ervaring
Traditionele conferenties en evenementen zijn een geweldige manier om in contact te komen met je klanten, ideeën te delen en nieuwe producten en functies te presenteren. Toch stappen veel evenementenorganisaties over naar virtuele evenementen om hun doelgroep uit te breiden.
Wat is een virtuele conferentie?
Een virtuele conferentie is een evenement dat of conferentie die online wordt gehouden met behulp van virtuele conferentieplatforms en andere technologie. Een online conferentie is heel vergelijkbaar met een fysieke conferentie: je deelnemers kunnen de agenda bekijken, zich registreren voor het virtuele evenement (en hun ticket betalen), de sessies kiezen die ze willen bijwonen en voor, tijdens en na de sessies netwerken met andere deelnemers en sprekers.
Zelfs de sponsoring van virtuele conferenties werkt op dezelfde manier, aangezien sponsors sessies kunnen organiseren om klanten te informeren, vragen over hun producten te beantwoorden en verkoopmaterialen te verspreiden.
Hoe werken platforms voor virtuele conferenties?
Het houden van een virtueel evenement lijkt veel op de uitvoering van een fysiek evenement. In beide gevallen moet je de inhoud bepalen, panelleden en sprekers uitnodigen, je deelnemers registreren, enzovoorts. Het belangrijkste verschil is dat je voor vrijwel al deze taken gebruikmaakt van software voor virtuele evenementen, waaronder de registratie van e-mailadressen, het creëren van ontmoetingsruimtes voor het uitzenden van het evenement, het bieden van technische ondersteuning aan je panelleden, het samenbrengen van sprekers en deelnemers via video en meer.
Ook heb je een interactieve lobby nodig die veel lijkt op de ruimte waar deelnemers tijdens een fysiek evenement kunnen kletsen, netwerken, stands van leveranciers kunnen bezoeken en kunnen deelnemen aan sessies. Het enige verschil is dat je je evenementenplatform gebruikt om deze lobby te maken en te beheren.
Wat zijn de voordelen van een virtuele conferentie?
Een virtuele conferentie heeft diverse voordelen, waaronder:
-
Betere toegankelijkheid
Met een virtuele conferentie kun je andere technologie gebruiken, zoals live transcriptie en vertaling, zodat iedereen van je evenement kan genieten.
-
Een soepele ervaring voor deelnemers
Deelnemers van je conferentie hoeven niet naar het evenement te reizen, accommodatie te regelen, zich aan te melden en de juiste sessies te vinden. Ze kunnen zich gewoon bij het evenement aanmelden op hun computer en genieten van de ervaring, waar ze ook zijn.
-
Gedetailleerde statistieken
Met platforms voor virtuele evenementen kunnen organisators waardevolle inzichten putten uit de verzamelde statistieken, waaronder hoeveel mensen aan je evenement hebben deelgenomen, hoe ze je sessies hebben gevolgd en meer.
-
Groter bereik
Bij een virtuele conferentie hoeven deelnemers niet naar een fysieke locatie te reizen, waardoor organisators een breder publiek kunnen aantrekken en hun bereik kunnen vergroten.
Wat heb je nodig voor een virtuele conferentie?
Hoewel het organiseren van een virtuele conferentie een hele klus kan lijken, is het niet moeilijk om de basis op orde te krijgen! Dit is wat je nodig hebt voor een virtuele conferentie:
-
Locaties voor het organiseren en/of filmen
Als je een virtuele conferentie organiseert, heb je een ruimte nodig waar je je sessies kunt filmen en produceren. Gelukkig kun je bijna elke ruimte van de nodige apparatuur voorzien, zoals thuiskantoren, vergaderzalen of zelfs een plek in de buitenlucht! Als je van plan bent een hybride evenement te organiseren, heb je een locatie nodig waar je het verwachte aantal fysieke deelnemers kunt ontvangen. Sommige evenementen kunnen vanuit huis worden georganiseerd, terwijl andere geavanceerde productie-elementen vergen waarvoor je mogelijk een studio nodig hebt.
-
Een platform om virtuele conferenties te houden
Om een interessant, gestroomlijnd evenement te creëren, heb je een geschikt platform voor virtuele evenementen nodig. Een evenementenhostingplatform biedt je één plek om je evenement te beheren, waaronder registratie, ticketverkoop, beheer van sessies en deelnemers, enzovoorts.
-
De juiste technologie voor virtuele evenementen
Als de panelleden niet duidelijk hoorbaar en zichtbaar zijn, wordt zelfs het meest interessante evenement geen succes. Zorg dat je camera's, microfoons en verlichting hebt die passen bij je ruimte en het beoogde gebruik. Als je sprekers bijvoorbeeld van plan zijn om rond te lopen, heb je camera's nodig die hun bewegingen volgen, zodat de deelnemers alles goed kunnen zien.
Het platform moet de volgende mogelijkheden bieden:
One-to-many-functionaliteit
De meeste virtuele evenementen bestaan uit panelleden die een groot publiek toespreken. Een oplossing waarmee één persoon een presentatie kan geven aan een groot publiek is dus nuttig om verstoringen te voorkomen.
V&A-opties
Een forum voor vragen en antwoorden is hét kenmerk van een virtueel evenement. Hier kunnen deelnemers hun prangende vragen in real time laten beantwoorden door het ondersteunende personeel van het evenement. Ook kun je de belangrijkste of meest gestelde vragen verzamelen en ze aan het einde van je sessie live beantwoorden.
Chat tijdens sessie
De chat tijdens de sessie biedt deelnemers van conferenties een plek waar ze met elkaar kunnen praten en hun enthousiasme en reacties op je sessie kenbaar kunnen maken. Ook biedt deze functie beheerders en ondersteunend personeel een plek om links of andere informatiebronnen te verspreiden onder de deelnemers.
Inhoud delen
De mogelijkheid om inhoud te delen, is cruciaal voor je virtuele evenement. Je kunt je inhoud rechtstreeks met je deelnemers delen, waaronder afbeeldingen, foto's, pdf's, diavoorstellingen, muziek en meer.
Virtuele achtergronden
Een virtuele achtergrond is een aanpasbare achtergrond die afbeeldingen of video kan bevatten en die presentators een scala aan opties biedt om een gepersonaliseerde ervaring voor deelnemers te creëren. Panelleden kunnen hun virtuele achtergrond aanpassen met de merken van hun organisatie en sponsor, en achtergronden maken die passen bij de context en de uitstraling van hun presentatie.
Beheerportal
Met een gestroomlijnde beheerportal kunnen beheerders, evenementorganisators en ondersteunend personeel je volledige virtuele evenement beheren. Ook kunnen ze op deze portal evenementen maken en bewerken en cruciale informatie verzamelen, waaronder de registratie van deelnemers, betrokkenheid bij het evenement en meer.
Hoe organiseer je een virtuele conferentie?
Zodra je alles hebt verzameld wat nodig is om een virtuele conferentie te organiseren, is het tijd om aan de slag te gaan! Dit zijn de belangrijkste stappen die organisators moeten volgen wanneer ze een virtuele conferentie plannen:
Raadpleeg voor meer informatie over het organiseren van een boeiend virtueel evenement onze handleiding virtuele evenementen.
1. Planning van het evenement
Bij het plannen van je evenement is het belangrijk goed na te denken over wie je doelgroep is, welke ervaring je je doelgroep wilt geven, wat jouw evenement hen kan bieden, welke doelen je wilt behalen en hoe je gaat meten of je succesvol bent.
2. Inhoud en sprekers
Zodra je het doel van je evenement hebt bepaald, kun je ideeën voor sessies en inhoud gaan bedenken. Vervolgens kun je sprekers en panelleden uitnodigen, waarbij je overweegt wie het meest geschikt is om de informatie te presenteren. Een sessie over geavanceerde technologie heeft bijvoorbeeld meer impact als je Chief Technology Officer deze presenteert dan wanneer een marketingmedewerker dezelfde sessie houdt.
3. Betrokkenheid bij het evenement
Houd rekening met de betrokkenheid van deelnemers wanneer je je sessies samenstelt. Door sessies korter dan een uur te houden, pauzes tussen sessies in te plannen en ruimte in te bouwen om te netwerken, blijven de deelnemers zich fris en helder voelen. Tijdens sessies kun je peilingen, V&A en chat gebruiken om het gesprek interactief te houden. Ook kun je een follow-the-sun-agenda maken met regiospecifieke sessies voor werknemers uit de hele wereld, zodat iedereen van je evenement kan genieten.
4. Voorbereiding
Het organiseren van welk evenement dan ook vergt een heleboel teamwerk, dus nauw overleg met je teams is een must. Door producers aan te wijzen die verantwoordelijk zijn voor de productie, een productieschema en evenementworkflow te maken en een gecentraliseerde communicatiehub voor het evenement te creëren, zoals een chatkanaal, help je je team zich goed voor te bereiden op het evenement. Een 'generale repetitie' voor je evenement is ook een aanrader; zo kun je er zeker van zijn dat alles soepel verloopt.
5. Een website maken
Een actuele website bevat belangrijke informatiebronnen, zoals een overzicht van het evenement, de agenda, informatie over de sessies en sprekers, veelgestelde vragen en je registratiepagina. Zorg dat je interessante afbeeldingen en video's op je webpagina toevoegt om je deelnemers enthousiast te maken over het evenement!
6. Het evenement promoten
Het is nodig je evenement te promoten om het bekendheid te geven en de registratie te bevorderen. Laat je virtuele doelgroep dus groeien door promotiemails naar je abonnees te sturen, blogartikelen over het evenement te publiceren, herinneringen op sociale media te plaatsen en marketingactiviteiten te organiseren met je partners, sprekers en sponsors.
7. Je evenement hosten
Bij het hosten van je evenement wil je je deelnemers en sprekers volop ondersteuning en begeleiding bieden. Goede probleemoplossing en technische ondersteuning helpen waarborgen dat iedereen van je evenement kan genieten, terwijl basisinformatie, bijvoorbeeld over waar mensen terechtkunnen met vragen, hoe ze kunnen deelnemen aan sessies en hoe ze opnames kunnen bekijken, deelnemers helpen om je evenement gemakkelijk te volgen.
Een uitgebreid evenementenplatform voor virtuele conferenties
Zoom Events, ons platform voor het hosten van evenementen, biedt alle functies en functionaliteit die je nodig hebt om je virtuele evenement te organiseren, beheren en hosten.
Belangrijke elementen van het Zoom Events-platform:
Tickets en registratie voor evenementen beheren
Pas gemakkelijk het registratieproces aan en beheer je ticketproces, waaronder door tickets voor deelnemers en panelleden te maken, toestemmingen in te stellen, de ticketprijs aan te passen en de periode voor ticketverkoop in te stellen.
Netwerkkansen creëren
Dankzij de mogelijkheid om met elkaar in contact te komen via de chat in de lobby, de chat tijdens de sessie, aparte vergaderruimtes, peilingen, stands van de leveranciers van de host en meer, hebben deelnemers volop kansen om elkaar te leren kennen en te netwerken met experts uit de sector.
De voortgang en resultaten met gedetailleerde gegevens volgen
De Zoom Events-portal biedt tal van functies en analyses om je te helpen de evenementervaring te verbeteren en je voortgang bij te houden, waaronder de mogelijkheid om het aantal geregistreerden te vergelijken met het aantal deelnemers, betrokkenheidsstatistieken te bekijken en te zien hoeveel mensen je sessie-opnames na afloop van het evenement hebben bekeken.
Branded evenementenhubs
Met de Zoom Events-portal kun je ook branded evenementenhubs maken. Zo kun je je merk, en dat van je sponsors en partners, optimaal zichtbaar maken voor de deelnemers van je evenement.
Professionele ondersteuning voor online evenementen
Zoom verleent ook professionele ondersteuning voor online evenementen, zodat je team alle nodige informatiebronnen en begeleiding heeft om een probleemloos en boeiend evenement te houden. Bekijk de ondersteuningsabonnementen.
Aan de slag met Zoom Events
Wil je graag je volgende virtuele evenement organiseren? Koop dan een Zoom Events-licentie en ga vervolgens naar events.zoom.us om je aan te melden bij je account. Zodra je bent aangemeld, kun je beginnen met het instellen van je hub op het tabblad 'Beheren', waarna je je eerste evenement, top of vergadering kunt gaan maken met behulp van het tabblad 'Maken'.