De ultieme handleiding voor evenementhosts en virtuele presentatoren

1. Licht, camera, actie (presentatoren) Alleen omdat u voor een publiek op afstand spreekt, betekent niet dat ze moeite moeten hebben om u te zien of te horen. Een slechte verlichting en gebrekkige audio kunnen ervoor zorgen dat deelnemers een virtueel evenement snel verlaten. Plaats het licht zo dat het op u is gericht en geen schaduwen werpt, zodat uw kijkers u goed kunnen zien.
   
   Intern inzicht

   Onze Zoom Events-adviesmanager vindt het zelf geweldig om te werken met Lume Edge, Brightline, El Gato of Litra Lighting.

   Voor een heldere audio raden we aan een kwalitatief hoogwaardige microfoon te gebruiken in plaats van alleen de audio van uw computer. Hoewel in Zoom Meetings en Zoom Webinars achtergrondgeluid kan worden gedempt terwijl u spreekt, kunt u uw omgeving best zo stil mogelijk maken voordat u begint met uw presentatie.

   En vergeet niet in de camera te kijken. Het is niet eenvoudig om oogcontact te maken via een computer, maar als u in de camera kijkt in plaats van naar de gezichten op uw scherm, vergroot u meteen de impact van uw presentatie.

   
   Tip van een pro

   Plak een briefje op uw monitor op de plaats waar u moet kijken. Zo blijven uw ogen op de juiste plek gericht tijdens het praten.

2. Schrijf een script (presentatoren)Het is altijd een goed idee om een script te schrijven, hoe goed u uw specifieke onderwerp ook kent. Dit geeft uw host een idee van de duur van de presentatie en komt vooral van pas als deze visuele hulpmiddelen gebruikt of voorbereidingen moet treffen voor de volgende spreker of als er een plotselinge aanpassing moet plaatsvinden. Een duidelijk overzicht met punten beperkt de stress voor iedereen en laat de sessie vlotter verlopen.
3. Oefening baart kunst (presentatoren en hosts)Zoals het spreekwoord zegt: oefening baart kunst. Wij raden u aan minstens 24 uur van tevoren te oefenen. In het ideale geval oefent u uw evenement op dezelfde apparaten die u tijdens het evenement wilt gebruiken. En wacht niet tot de dag van uw evenement om nieuwe technologie of softwarefuncties onder de knie te krijgen. Zoom Events bevat talloze hulpmiddelen om de ervaring van gebruikers en deelnemers te verbeteren, maar u moet deze wel vooraf instellen. Probeer uw evenement zoveel mogelijk te spiegelen tijdens uw repetities om inzicht te krijgen in eventuele behoeften die zich op het laatste moment kunnen voordoen.
4. Ontwikkel een draaiboek (hosts)Dit kan een blad met hints of aanwijzingen zijn. Dit is de leidraad van uw evenement en een hoofddocument dat belanghebbenden kunnen volgen. Het draaiboek is meer dan een agenda. Het is een cruciaal hulpmiddel om u te helpen alles goed te organiseren en de stress te verminderen die gepaard kan gaan met het hosten van een evenement. De details in uw draaiboek variëren afhankelijk van de complexiteit van uw evenement, maar het is altijd handig om de volgende onderdelen erin op te nemen:
   1. Lijst met contactpersonen (presentatoren, sprekers, A/V-teams, aannemers, catering)
   2. Het verloop van het evenement (volgorde van sprekers, locaties (virtuele vergaderzalen, externe kantoren of vergaderruimtes op locatie))
   3. Technische onderdelen (technische aanwijzingen voor muziek, diavoorstellingen, video's)
   4. Tijdsindicaties (sprekers, sessies, pauzes, openen/sluiten)

    

   We raden u aan een sjabloon te maken dat makkelijk kan worden bewerkt voor toekomstige evenementen.

   

5. Contact met het publiek voorbereiden (hosts en presentatoren)Denk er bij het organiseren van een V&A-sessie of als u wilt chatten met uw publiek, erover na over hoe u contact met hen maakt. Voor evenementen met een groot aantal deelnemers kan het handig zijn om iemand anders dan de spreker de vragen te laten beantwoorden via de chat of V&A-sessie. Ook raden we aan enkele collega's te vragen uw evenement bij te wonen met vragen die vooraf zijn voorbereid om het gesprek op gang te brengen. Als u spreekt tijdens een hybride evenement, vergeet dan het virtuele publiek niet. Externe deelnemers voelen zich meer betrokken als u niet vergeet hun vragen te beantwoorden en hen direct aan te spreken. Om te voorkomen dat mensen door elkaar heen gaan praten, kunt u de deelnemers aanmoedigen om de functie Zoom Webinars Reactions te gebruiken waarmee virtuele gebruikers kunnen reageren op inhoud met emoji's.

Tip van een pro

Voor hybride evenementen kunt u overwegen een monitor nabij de spreker te plaatsen waarop de externe deelnemers te zien zijn voor het live publiek, zodat ook zij die kunnen zien en er contact mee kunnen maken.

1. 1. Minimale systeemeisen: voor de Zoom mobile client en desktop-gebruikers is Windows 5.7.6 of hoger of MacOS 5.7.6 of hoger vereist voor een optimale ervaring. Werk voorafgaand aan uw evenement alle softwaretoepassingen en besturingssystemen bij naar de meest recente versie om het gebruik van eventuele aanvullende elementen (video's, dia's, etc.) te stroomlijnen. Als u een groot evenement houdt, controleer dan nogmaals uw internetverbinding/snelheid en bandbreedte zodat u zeker weet dat de deelnemers geen vertragingen oplopen met uw audio/video.
   2. Back-up-internet/-hardware: sluit indien mogelijk uw computer en apparaten direct aan op uw router voor de snelste, meest stabiele internetverbinding. Wifi is niet altijd betrouwbaar. Bereid daarom een back-upplan voor als het internet en/of de stroom uitvalt (hotspots van mobiele telefoons zijn een goed alternatief).
   3. Feedopties: afhankelijk van de grootte en de complexiteit van uw evenement kunt u aanvullende hulpmiddelen gebruiken om de ervaring verder te verbeteren. Webcams zijn de meest voorkomende manier om een videofeed te delen, maar externe DSLR-camera's met HDMI-kaart kunnen ook een professionele livestreaming-ervaring bieden.
      1. Virtuele mix- en streamingsoftware kan worden geïntegreerd in Zoom om uw productiewaarde te verhogen. Lijkt u dit wat te moeilijk? Er bestaan virtuele mixprogramma's voor alle niveaus, van beginners tot doorgewinterde A/V-professionals. Ze kunnen worden gebruikt om de gehele feed te beheren of ter aanvulling op uw workflows. Ze zijn compatibel met één of meerdere camera's voor uw evenement en verbeteren uw livestream met krachtige audiovisuele workflows, dynamische afbeeldingen en aangepaste animaties.
      
      Intern inzicht

      Als u virtuele mix- en streamingsoftware gebruikt, beveelt onze Zoom Events-adviesmanager het gebruik van VM Mix en OBS Studio aan om de kwaliteit van uw livefeed te verbeteren. En als u een virtuele camera-app nodig hebt, kijk dan eens naar de integratie SnapCam-Zoom.

      1. Virtuele cameraprogramma's: als u wat extra plezier wilt toevoegen aan uw livestream-feed, gebruik dan virtuele camera-apps voor augmented reality-filters, lenzen en geavanceerde visuele hulpmiddelen. Zodra u een camera-app hebt gedownload, koppelt u deze aan uw desktop (of externe) microfoon en camera. Open de Zoom-desktopclient en selecteer het tandwielpictogram > optie Video. Hier kunt u wisselen tussen uw nieuwe camera-app en de huidige camera-invoer.

1. Verlichting: vergeet niet dat een goede verlichting cruciaal is voor een geslaagd evenement. Als u het evenement wilt houden vanuit een vergaderruimte, let dan op eventuele bovenverlichting die donkere schaduwen kan werpen, vooral als uw spreker door de ruimte loopt. Als u een ruimte reserveert, bekijk dan de helderheid van de ruimte zowel bij daglicht als in de avond en bepaal of u de lichtintensiteit moet aanpassen. Als u een evenement houdt vanaf een persoonlijke computer, probeer dit apparaat dan in de buurt van een natuurlijke lichtbron te plaatsen. Gebruik daarnaast ook externe verlichting gericht op de presentator, zoals zachte ringverlichting en paneelverlichting. Als u presenteert van thuis uit en/of met een persoonlijk apparaat, raden we aan de presentator naar een raam te laten kijken als dat mogelijk is en geen raam op de achtergrond te zetten.
2. Frames: voor de beste video-ervaring plaatst u een close-up van de spreker in het frame, vanaf de schouders tot de kruin. Zet de camera op ooghoogte of net iets hoger zodat de spreker niet over een laptop gebukt staat of omhoog moet kijken. Hiervoor kan het nodig zijn om uw webcam op een andere monitor te plaatsen, te laten staan of een externe camera en statief te gebruiken. Vergeet tijdens de voorbereidingen niet de regel om tweederde van het frame te vullen met uw onderwerp en wat ruimte vrij te laten. Hoewel dit niet de focus heeft, speelt de achtergrond een belangrijke rol in uw beeld en moet deze netjes opgeruimd zijn. Deelnemers willen meer zien van de spreker en minder van de omgeving.
3. Virtuele achtergronden: de virtuele achtergronden van Zoom zijn een leuke functie om uw persoonlijkheid te laten zien, een feestdag te vieren of om uw bedrijfsbranding in op te nemen. Kies een afbeelding uit onze bibliotheek of maak er zelf één. Net als bij andere virtuele camera-apps bevatten Zoom Meetings en Zoom Webinars ook filters, stickers en avatars om als laag bovenop uw presentatie te plaatsen. Voor het wijzigen van uw achtergrond downloadt u een afbeelding (GIF, JPG/JPEG, PNG met 16:9 beeldverhouding en 1280×720 pixels of hoger) of video (MP4 of MOV 480×360 pixels en niet meer dan 1920×1020) naar keuze en opent u deze vanuit de instellingen van de Zoom-desktopclient onder [Voorkeuren > Achtergrond en filters > Virtuele achtergronden]. Daar ziet u de optie om uw afbeelding te uploaden of een van onze voorgeladen afbeeldingen te kiezen.
4. Webinarbranding: het is niet omdat uw evenement virtueel is, dat uw merk onopgemerkt moet blijven. Met sessiebranding van Zoom Webinars kunt u uw registratiepagina's aanpassen met het door u gewenste kleurenschema, titel, banner, logo, afbeeldingen, naamplaatjes en bio's van presentatoren. In combinatie met een aangepaste virtuele achtergrond is uw merk tijdens het hele evenement volledig zichtbaar.
5. Zoom Rooms: als u een hybride evenement houdt, kan Zoom Rooms eenvoudig worden geïntegreerd in Zoom Events om een echt hybride presentatieruimte te creëren. Als moderne vergaderruimte-ervaring verenigt Zoom Rooms persoonlijke en externe deelnemers door hen de mogelijkheid te bieden inhoud te delen en met elkaar te communiceren, ongeacht de locatie. Sprekers van het evenement kunnen presenteren vanuit een grote vergaderruimte, achter een podium of thuis, en kunnen Zoom-gecertificeerde hardware en apparaten inzetten om een professionele evenementervaring te bieden.

1. De achtergrond aanpassen achter videotegels en gedeelde inhoud
2. Sprekers unieke virtuele achtergronden geven
3. Digitale naamkaartjes toepassen met uw merkkleuren

Enkele zaken om in gedachten te houden bij sessiebranding:

1. Herinner uw deelnemers en panelleden eraan om bij te werken naar de nieuwste versie van Zoom om een toegewezen virtuele achtergrond of naamkaartje (panelleden) te ontvangen of vooraf ingestelde achtergronden te bekijken.
2. Controleer of uw virtuele achtergrond en naamkaartjes overeenkomen met de achtergrond, zodat uw deelnemers zowel in de galerij- als de sprekerweergave goed worden weergegeven.
3. U kunt videotegels rangschikken in een aangepaste volgorde voor de galerijweergave.