Je ultieme handleiding voor het plannen en hosten van virtuele evenementen
Online en hybride evenementen bieden je de flexibiliteit om meer mensen op boeiende manieren te bereiken. Gebruik onze stapsgewijze handleiding om een succesvol virtueel evenement van elke grootte of schaal te plannen en uit te voeren.
Deze handleiding behandelt het volgende:
-
01Inleiding
-
02Planning
-
03De juiste tools gebruiken
-
04Een interactieve ervaring leveren
-
05Voorbereiden op je evenement
-
06Je evenement promoten
-
07Je evenement hosten
-
08Opvolging na het evenement
Waarom een virtueel evenement hosten?
Het kan zijn dat je reis- en locatiebeperkingen hebt of gewoon je evenement aan een groter publiek wilt presenteren terwijl je tijd en geld bespaart. Er zijn verschillende redenen om virtuele evenementen te organiseren.
Wanneer je sprekers en deelnemers overal kunnen deelnemen, creëert dit geweldige mogelijkheden voor netwerken, kennisdeling, lesgeven en leren en verbinding maken op een persoonlijker niveau.
Ook als je persoonlijke evenementen organiseert, kun je toch nog een virtueel onderdeel toevoegen om je bereik te vergroten. Hybride evenementen creëren een ervaring waar aanwezig publiek en virtueel publiek samen van kunnen genieten.
62%
van de organisatoren van evenementen is van plan hun virtuele publiek te behouden zodra ze terugkeren naar persoonlijke evenementen1
De beste online evenementen zijn…
Live en interactief
Live ervaringen zijn interactiever dan vooraf opgenomen inhoud, wat meer verbindingen mogelijk maakt.
Bekijk hoe we onze eerste virtuele Zoomtopia 95% live hebben gemaakt.
Creatief
Laat je evenement tot leven komen met meeslepende ervaringen die bezoekers samenbrengen.
EUNIS creëerde unieke online ervaringen op hun eerste digitale congres.
Gepersonaliseerd
Bouw de ervaring op rond de unieke behoeften en voorkeuren van je publiek.
Het Filmfestival van Marche du Film – Cannes ging virtueel met Zoom API en SDK.
Trouw aan je merk
Laat het formaat en de inhoud van je evenement een weerspiegeling zijn van je merk voor de mensen die ervan houden.
Storytelling en conversatie vormen de kern van de online evenementen van TEDxMelbourne.
Vergroot de betrokkenheid
93%
van de mensen is het erover eens dat video een groter gevoel van betrokkenheid creëert2
Planning
Stel de juiste vragen
Door de juiste vragen te stellen, leg je een sterke basis voor het plannen en nemen van beslissingen, van het kiezen van de juiste sprekers tot het uitzoeken hoe en waar je je evenement moet promoten. Hier is een lijst met vragen om je op weg te helpen.
Wat is mijn doelgroep?
Als je weet wat je doelgroep is, kun je de hele ervaring van je evenement vormgeven, van je agenda en planning tot de inhoud die je aanbiedt.
Waarom moet mijn publiek aanwezig zijn?
Bedenk welke waarde je je publiek kunt bieden voor wat betreft inhoud, netwerken en andere mogelijkheden.
Welke ervaring wil ik dat mijn publiek heeft?
Meeslepend, interactief, samenwerkend – denk na over hoe je wilt dat je bezoekers omgaan met de inhoud, sprekers en andere deelnemers aan het evenement.
Welke doelstellingen wil ik met dit evenement bereiken?
Of je nu je huidige klanten wilt opleiden of potentiële leads wilt vinden, begrijp je doelen en doelstellingen en creëer een strategie om ze te bereiken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om mijn virtuele evenement te plannen?
Voor beginnende virtuele evenementenplanners raden we ten minste vier tot zes weken aan voor de meeste evenementen. Geef jezelf minstens 12 weken de tijd voor een groot, meerdaags online evenement met gelijktijdige tracks.
Wat voor soort technische ondersteuning heb ik nodig?
Betrek je IT-team (of huur in een vroeg stadium een technologie-expert in – Zoom Events heeft experts die klanten kunnen helpen bij het opzetten, plannen, repeteren en live ondersteunen) en neem ze op in al je vergaderingen om technologische beperkingen te identificeren, oplossingen aan te bevelen, problemen te testen en op te lossen.
Wat is mijn budget voor virtuele evenementen?
Wijs budget toe voor werving en marketing van deelnemers, ontwikkeling van inhoud, kosten voor sprekers, geschenken en video- en audioapparatuur.
Hoe meet ik het succes van mijn evenement?
Statistieken variëren afhankelijk van de doelstellingen van je evenement, de doelgroepgrootte, branche en type evenement.
Dit zijn een aantal cijfers om te bekijken:
- Aantal inschrijvingen
- Percentage ingeschreven personen die aanwezig waren
- Nieuwe leads gegenereerd voor verkoop
- Bijgewoonde sessies
- Enquêteresultaten
- Virtueel evenement en sessie NPS
- Aantal demo's
- Gehouden vergaderingen
- Vermeldingen op sociale media
- Online beoordelingen
- Gegenereerde inkomsten
Zorg ervoor dat je manieren bedenkt om de statistieken bij te houden die voor jou het belangrijkst zijn.
De juiste tools gebruiken
Zoom Events, Zoom Meetings, Zoom Webinars en integraties
De juiste tools maken het plannen eenvoudiger en helpen je evenement soepeler te laten verlopen. Afhankelijk van de ervaring die je wilt bieden, onderzoek en selecteer je je tools in de vroege fase van de planning, zodat je de juiste beslissingen voor je evenement kunt nemen en efficiënter met je tijd en inspanningen kunt omgaan.
Wat is Zoom Events?
Zoom Events is een platform voor virtuele evenementen voor het hosten van evenementen bestaande uit een enkele sessie, meerdere sessies, meerdere dagen of meerdere tracks. Zoom Events bouwt voort op de functionaliteit van Zoom Meetings en Zoom Webinars door speciale evenement-hubs, robuuste registratie- en ticketingopties en deelnemersnetwerken toe te voegen aan al je soorten evenementen (openbaar of privé, gratis of betaald). Je kunt je evenementen publiceren naar een privé- of openbare hub om het voor deelnemers gemakkelijk te maken om deel te nemen.
Zoom Meetings vs. Zoom Webinars
Het is belangrijk om te beslissen of je Zoom Meetings of Zoom Webinars wilt gebruiken voor een individuele sessie. Met de juiste oplossing kun je een ervaring ontwerpen die voldoet aan je doelstellingen en uiteindelijk leidt tot een succesvol evenement. Gebruikers van Zoom Events kunnen eenvoudig kiezen welke ze willen gebruiken voor een individuele sessie binnen je evenement.
Wanneer je een grotere sessie plant, kun je de webinaroptie gebruiken voor keynotes, gastsprekers en entertainment (denk aan het hoofdpodium) en de vergaderoptie voor aparte tracks en kleinere rondetafelgesprekken.
Houd rekening met deze drie belangrijke factoren bij het kiezen tussen een vergadering of webinar:
Capaciteit
Tot 1000 interactieve deelnemers
Tot 50.000 view-only deelnemers en meer dan 100 interactieve panelleden
Zoom Events
Combinatie van Zoom Meetings en Zoom Webinars met één ticket voor deelnemers en een netwerklobby.
Interactie met het publiek
Wil je dat deelnemers met elkaar communiceren of wil je de focus op je sprekers?
Als je wilt dat het publiek op video te zien is of kan spreken of hun scherm delen, kies dan voor Zoom Meetings.
Als je wilt dat het evenement alleen is om naar te kijken , waarbij de host bepaalt welke deelnemers zichtbaar zijn of gehoord worden, kies dan voor het webinarplatform.
Intern of extern publiek
Deelnemers die je kent (bijvoorbeeld werknemers of klanten) leveren vaak minder risico op om storend te zijn en willen misschien de interactie die Zoom Meetings kan bieden. Zoom Webinars is een betere keuze voor evenementen waarbij je te maken hebt met grote groepen onbekende deelnemers, omdat het je meer controle geeft over factoren zoals wie er kan spreken en op camera kan verschijnen.
Gebruik Zoom Meetings voor:
Breakout-sessies
Rondetafelgesprekken met deelnemers
Focusgroepen
Kleinere, interactieve trainingen
Netwerksessies
Gebruik Zoom Webinars voor:
Keynotes
Presentaties op het hoofdpodium
Live entertainment tijdens het evenement
Productdemonstraties voor een groot publiek
Panels in informele bijeenkomsten
Zoom Webinars vs. Zoom Events
Zoom Webinars zijn ideaal voor presentaties die bestaan uit één sessie en waarbij één persoon veel anderen toespreekt. Als je een Zoom Events-licentie koopt, krijg je ook alle voordelen van Zoom Webinars en meer.
Je kunt ervoor kiezen om webinars te hosten vanuit het webportaal in plaats van het evenement in Zoom Events in te stellen. Of gebruik Zoom Events om de functies van Zoom Webinars toe te voegen om meerdere webinarsessies aan elkaar te koppelen en zelfs te combineren met Zoom Meetings voor ervaringen die langer duren en interactiever zijn. Zoom Events bevat een compleet evenementenbeheer met functies zoals branded evenementenhubs, registratie en tickets, naast verbeterde rapportage. Bekijk de speciale Veelgestelde vragen voor Zoom Webinars.
Enkele voorbeelden voor wanneer je kunt overwegen om een enkele Zoom Webinars vanuit het webportaal te hosten, inclusief training, presentaties en single session/one to many-evenementen.
Gebruik Zoom Events voor langere en meer betrokken evenementen zoals sales kick-offs, klantevenementen, informele bijeenkomsten en onboarding van medewerkers.
Zoom-integraties gebruiken
Integreer Zoom met je bestaande tech stack om je online evenement efficiënter uit te voeren.
Bezoek de Zoom App Marketplace voor meer dan 1.000 integraties!
Automatisering van marketing
Distributie van inhoud
Monetisatie
Wil je geld vragen voor je evenement? Gebruik Zoom Events en maak verbinding met PayPal of Stripe om het betalingsproces te stroomlijnen.
Een interactieve ervaring leveren
Ontwerp de wereld van je evenement
Wat maakt een goed evenement? Het draait allemaal om de ervaring die je levert aan je publiek.
Een online evenement kan zoveel meer zijn dan achter een computer zitten en een live feed of video bekijken. Als je een evenement neemt dat meestal persoonlijk is en het transformeert in een virtuele ervaring, wees dan creatief en probeer enkele van die interactieve elementen ook online aan te bieden.
Van de voorbereiding voorafgaand aan het evenement tot de live-ervaring, ontdek hoe je interactiviteit en betrokkenheid in je evenement kunt inbouwen.
Voor het evenement
Stel een boeiende agenda samen
Een virtueel evenement moet een sneller tempo hebben om deelnemers betrokken te houden en te voorkomen dat ze vertrekken.
- Beperk de sessielengte tot minder dan een uur en geef tijd voor V&A om de betrokkenheid te behouden tot het einde van de sessie
- Plan pauzes in tussen sessies
- Overweeg voor meerdaagse conferenties om je dag eerder te beëindigen dan je normaal zou doen
- Verwacht je een wereldwijd publiek? Maak een follow-the-sun agenda met regiospecifieke sessies
- Voeg netwerksessies toe met Zoom Meetings en de breakout rooms-functie
Discussies over onderwerpen in de Event Lobby
Gebruik de lobby van Zoom Events om geregistreerde deelnemers voor en tijdens je evenement verbinding te laten maken en te netwerken. Stel twee weken voor het evenement onderwerpen in en promoot deze met alle deelnemers om een dialoog te starten en vragen te stellen om deelnemers aan te moedigen om te communiceren.
Extra's van het evenement
Wat zouden je bezoekers ontvangen bij een persoonlijk evenement? Verstuur dit per post of met een bezorgservice voor een leuke verrassing.
- Promotiemateriaal
- Gastronomische snacks
- Gepersonaliseerde souvenirs
- Partnergeschenken
- Cadeaubonnen voor een virtuele lunch
Betrokkenheid bij evenementen
Schakel V&A in
Met de functie V&A kunnen deelnemers aan een webinar vragen indienen voor live of schriftelijke antwoorden tijdens de sessie. Hier zijn een paar tips om V&A te gebruiken tijdens een webinar:
- Als je een groot publiek verwacht, coördineer dan met panelleden of schakel andere hosts in om vragen tijdens het evenement te beantwoorden.
- Je kunt leden van je team aanwijzen om de V&A af te handelen, zodat presentatoren zich kunnen concentreren op het spreken. Als je V&A-team niet deelneemt aan audio of video, kun je hun videofeed verbergen via de functie Deelnemers zonder video verbergen.
- Bereid een aantal vragen voor die tot nadenken stemmen, voor het geval je niet voldoende interessante vragen van deelnemers ontvangt om de toegewezen tijd voor V&A te vullen.
- Houd rekening met je publiek en de mogelijkheid op storend of ongepast gedrag bij het instellen van je V&A. Voor een intern publiek wil je misschien transparanter zijn met het weergeven van vragen en antwoorden, terwijl een grootschalig evenement met grote toegankelijkheid mogelijk meer beperkte V&A-instellingen vereist.
- Je kunt de V&A-instellingen tijdens een webinar aanpassen om anonieme vragen toe te staan of uit te schakelen, of te wijzigen of deelnemers vragen kunnen bekijken, commentaar kunnen geven of erop kunnen stemmen.
- Bekijk het V&A-rapport na je webinar en neem contact op met deelnemers waarvan de vragen live niet werden
beantwoord.
Peilingen
Krijg realtime feedback van je publiek of meet hun niveau van begrip met de inhoud die je voor het evenement hebt en start je vooraf ingestelde peilingen tijdens de sessie.
Extra betrokkenheid
Gebruik tools zoals Slido, Kahoot! of een 'rad van namen' om je evenement interactiever en leuker te maken.
Aparte vergaderruimtes
Laat deelnemers tijdens je evenement in kleinere groepen met elkaar in contact komen. Je kunt deelnemers in real time toewijzen aan aparte vergaderruimtes, deelnemers vooraf toewijzen of hen toestaan zelf te selecteren aan welke kamer ze willen deelnemen en vrij tussen kamers bewegen.
Alles wat je moet weten over aparte vergaderruimtes van Zoom.
Vraag om feedback
Stuur een enquête na het evenement om feedback te verzamelen. Als je Zoom Webinars gebruikt, kun je instellen dat de enquête automatisch wordt gestart nadat je gasten de sessie hebben verlaten.
Wil je deze functies in actie zien?
Meld je aan voor het webinar Inleiding tot Zoom Events
Vraag een demo aan bij een Zoom-expert.
Voorbereiden op je evenement
Bereid je team voor
Het runnen van een succesvol online evenement is een teamprestatie! Je moet je sprekers voorbereiden en je evenementteam op één lijn hebben om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Doorloop onze checklists voor evenementen om ervoor te zorgen dat je niets over het hoofd ziet.
Checklist voor productieteams
Stroomlijn je productieteam
Wijs je producent(en) aan die verantwoordelijk zijn voor alles wat met de productie te maken heeft.
Creëer een Zoom Team Chat-kanaal
Gebruik Zoom Team Chat om speciale kanalen te maken met het team dat het virtuele evenement organiseert, zodat je op de hoogte blijft van taken en actiepunten. Met Zoom Team Chat kun je in real time samenwerken met zowel interne als externe teamleden.
Maak een productieplanning
Je productieschema moet een tijdlijn bevatten van alle sessies, presentatorinformatie, overgangen, procedures en pauzes en wanneer deze zullen plaatsvinden.
Maak een workflow aan voor je evenement
Definieer en visualiseer je online evenementervaring duidelijk met technische specificaties voor elke sessie, live streaming-opties en andere details om producenten op één lijn te brengen met technische en presentatieteams.
Checklist voor technische teams
Instellingen voor vergaderingen en/of webinars instellen
Werk samen met het presentatieteam om de instellingen voor elke sessie duidelijk te definiëren en in te schakelen, bijvoorbeeld als V&A is ingeschakeld of als deelnemers kunnen chatten.
Oefensessie inschakelen
Zorg ervoor dat je bij het plannen van je webinar 'Oefensessie inschakelen' selecteert, zodat hosts en panelleden vroeg kunnen deelnemen aan het webinarplatform om in te stellen.
Panelleden uitnodigen
Als je Zoom Webinars gebruikt, moet elk panellid deelnemen via een unieke link die per e-mail naar hen is verzonden. Zodra sprekers zijn gekozen en je webinar is gepland, stuur je een uitnodigingslink en zorg je ervoor dat ze deze hebben ontvangen.
Plan een oefening
Voer een oefening uit met je presentatoren om camera's, microfoons, belichting en andere instellingen te testen en oefen intro's, inhoud en overgangen. Moedig ze aan om deel te nemen aan de repetitie met de apparatuur die ze op de dag van het evenement zullen gebruiken.
Livestreaming instellen
Bepaal of je wilt livestreamen naar Facebook Live, YouTube Live, een aangepaste service of meerdere platforms tegelijk met behulp van restream.io.
Checklist presentatieteam
Bereid je presentatoren voor
Stuur presentatoren instructies voor het gebruik van Zoom en het waarborgen van audio- en videokwaliteit.
Maak een planning voor panelleden
Als je sessie meerdere sprekers presenteert, maak je een schema en laat je elke presentator weten hoeveel tijd ze hebben.
Verzamel materiaal van sprekers
Vraag sprekers om de inhoud van hun presentatie, bios en publieksvragen (voor live peilingen of V&A) ruim van tevoren in te dienen.
Bedraad je internetverbinding
Dit helpt technische problemen met een onstabiele wifi-verbinding te voorkomen, met nadelige invloed op de audiokwaliteit en de algehele bezoekerservaring. Moedig virtuele presentatoren aan om hetzelfde te doen.
Minimaliseer achtergrondgeluid
Gebruik een zelfstandige microfoon of goede koptelefoon voor de beste audiokwaliteit. Stel je audio-instellingen in om achtergrondgeluiden te onderdrukken.
Optimaliseer video
Open je video-instellingen om HD in te schakelen, aan te passen voor weinig licht en indien nodig je voorkomen bij te werken.
Je achtergrond instellen
Je kunt een virtuele achtergrond maken voor alle presentatoren met hun naam, bedrijf en titel. Als je liever geen virtuele achtergrond gebruikt, zorg er dan voor dat je echte achtergrond schoon en opgeruimd is.
Kleding
Kies effen kleuren in plaats van strepen of kleine, drukke patronen. Als je een groen scherm hebt, zorg er dan voor dat je een andere kleur draagt!
Tip van een proStuur sprekers een kit met alles wat ze nodig hebben: een microfoon/headset, ethernetkabel, ringlamp en webcam. Stel een map samen met digitale middelen met een sjabloon voor virtuele achtergronden, evenement-graphics en een voorbeeld van tekst voor sociale media, zodat ze hun sessie kunnen promoten in hun netwerk.
Je evenement promoten
Registratie en aanwezigheid verhogen
Je kunt de meest geweldige evenementervaring ter wereld ontwerpen, maar als je niet de tijd neemt om je evenement te promoten, dan heeft je doelgroep er geen weet van. Maak assets waarmee je je evenement effectief op de markt kunt brengen en bezoekers naar je website kunt leiden om meer te weten te komen.
Website van het evenement
Je startpagina of evenementwebsite moet je bezoekers voorzien van alle informatie die ze nodig hebben om zich te registreren en je evenement bij te wonen. Het moet ook duidelijk maken welke waarde je evenement voor bezoekers zal leveren, wat er voor hen in zit en waarom ze het niet mogen missen.
Wat je op je evenementwebsite moet opnemen:
Kort overzicht van evenement
Waar gaat het over? Voor wie is het? Geef deelnemers een voorproefje van wat ze kunnen verwachten in 1-2 korte alinea's.
Agenda en planning
Vergeet de tijdzone niet!
Sessie-informatie
Voeg een korte beschrijving van elke sessie toe.
Sectie voor sprekers
Voeg een foto en een korte bio toe om je sprekers te promoten.
Exposanten en sponsors
Toon sponsors die je evenement ondersteunen met logo's en bedrijfsinformatie.
Bronnen
Stel een lijst met bronnen samen, zoals blogposts of websites om verder te lezen, of een chatkanaal op Zoom voor deelnemers aan het evenement.
FAQ
Beantwoord veelgestelde vragen zoals 'Wat zijn de kosten om deel te nemen?' en 'Kan ik opgenomen sessies na het evenement bekijken?'
Boeiende beelden
Promoot je merk met visuele middelen om je doelpubliek aan te trekken en te overtuigen om deel te nemen.
Registratiepagina
Met zowel Zoom Events als Zoom Webinars kun je je registratiepagina aanpassen aan de huisstijl van je organisatie en gerichte vragen.
Videotrailer
Een sizzle reel kan ook helpen bij het creëren van opwinding over je evenement op sociale media en andere marketingkanalen.
Marketing van je evenement
Begin ten minste twee tot drie weken van tevoren met het promoten van je online evenement om registratienummers te genereren. Vergeet niet om brontrackinglinks te maken voor webinarregistratie om te zien welke marketinginspanningen het meest effectief zijn.
E-mailmarketing
Stuur marketingmails en herinneringen. A/B test je onderwerpregels en overweeg twee tot drie mailers voorafgaand aan het evenement om het bewustzijn te behouden. Overweeg het gebruik van video-inhoud in e-mails om doelpubliek en registranten enthousiast te maken voor het evenement.
Blogartikelen
Met content marketing kun je het verhaal van je evenement vertellen en meer diepgaande informatie verstrekken dan met een e-mail. Gebruik de juiste trefwoorden om het organische verkeer te verhogen.
We tellen de uren af tot Zoomtopia! Stel nu je herinnering in 🔔 en gebruik #Zoomtopia
voor al je conferentietweets – je krijgt misschien een kleine verrassing. 😋https://t.co/iX27en61yp— Zoom (@zoom_us) 13 oktober 2020
PR-outreach
Een persbericht en media-outreach met opmerkelijke sprekers en andere overtuigende details kunnen meer aandacht vestigen op je evenement. Stel een medialijst samen met branchepublicaties en zoek naar verkooppunten die evenementen zoals dat van jou dekken om je doelgroep te bereiken. Stuur geïnteresseerde verslaggevers uitnodigingen voor het live evenement.
Sociale media
Zorg voor een buzz onder volgers met een hashtag voor een evenement, afbeeldingen en een campagne op sociale media. Vergeet advertenties en gepromote berichten niet om verder te gaan dan het organische bereik.
Marketing voor partners en sprekers
Creëer visuele middelen en voorbeelden van sociale berichten die partners en sprekers gemakkelijk kunnen gebruiken, zoals een grafische sjabloon die ze kunnen aanpassen om hun naam en sessie-informatie toe te voegen.
Je evenement hosten
Showtime!
De planning en voorbereiding is gedaan. Nu is het tijd om aan de slag te gaan met de kern van de zaak: het hosten van je evenement. Van de oefening (absoluut noodzakelijk!) tot de grote dag dien je rekening te houden met het volgende.
Voorbereiding
1. Houd een repetitie / generale repetitie
Plan ongeveer een week voor je evenement een oefening met je productieteam, evenementhosts, sprekers en iedereen met een actieve rol, om eventuele problemen vóór de grote dag aan te pakken.
2. Stel sprekers in op succes
Geef je sprekers en panelleden tips voor technische instellingen, zodat ze voorbereid zijn om er op hun best uit te zien.
3. Neem deel aan de oefensessie
Met een webinar-oefensessie kan de host het webinar starten en kunnen alleen de panelleden en co-hosts deelnemen. Geef je sprekers 10 tot 20 minuten tijd voor de start van het evenement om in te bellen, zodat ze kunnen deelnemen aan de oefensessie, hun audio en video kunnen testen en lastminuteproblemen kunnen oplossen voordat ze live uitzenden.
Tip van een proAlleen hosts en co-hosts kunnen tijdens een oefensessie op de knop Webinar starten klikken. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. Klik dus alleen op de knop als iedereen klaar is om live te gaan!
Live gaan
1. Open de deuren vroeg
Probeer je webinar een paar minuten eerder te starten om deelnemers de tijd te geven om deel te nemen voordat het programma begint. Als je welkomstmuziek wilt afspelen, zorg er dan voor dat deze rechtenvrij is.
2. Controleer je instellingen
Het binnenkomen van deelnemers is een perfect moment om ervoor te zorgen dat je instellingen voor vergaderingen of webinars correct zijn. Controleer of je opneemt en livestreamt naar de juiste platforms en start de livestream als deze niet automatisch is ingeschakeld. Zorg er ook voor dat V&A-instellingen correct zijn ingeschakeld en dat panelleden en co-hosts de juiste machtigingen hebben.
3. Openingsscript
Begin je evenement met een korte aankondiging om deelnemers te laten weten of de webinar wordt opgenomen, hoe ze vragen kunnen indienen en waar de webinar over gaat. Vergeet niet om sprekers en sponsors te bedanken!
4. Probleemoplossing tijdens evenement
Houd ondersteuningspagina's voor Zoom Events, Zoom Webinars of Zoom Meetings open om problemen snel op te lossen. Als panelleden problemen tegenkomen, chat dan privé met hen op de Zoom-client of in de privéchat tijdens de sessie.
Opvolging na het evenement
Maak gebruik van inhoud en betrek deelnemers
Dat was het dan! Het einde van het evenement betekent echter niet dat het werk gedaan is. Neem een paar extra stappen om feedback te verzamelen, opnames te gebruiken en leads op te volgen, zodat je het meeste uit het evenement kunt halen waar je zo hard aan hebt gewerkt.
Enquête na het evenement
Leg feedback van deelnemers vast over wat goed werkte en wat moet worden verbeterd. Gebruik de enquête om de Net Promoter Score van deelnemers te verzamelen voor het algemene evenement en voor elke sessie.
Opgenomen inhoud
Bewerk opnames en transcripties en maak ze beschikbaar op je website of evenementpagina. Als je wilt, kun je de inhoud afsluiten om gebruikersgegevens te verzamelen van kijkers die toegang hebben tot de opnames.
Follow-up van deelnemers
Stuur een e-mail naar deelnemers met een link naar de opnames van het evenement en aanvullende bronnen.
Evenementrapporten
Als je Zoom Events gebruikt, bekijk je je dashboard Evenementenoverzicht, genereer je vergaderingsrapporten met gegevens over registratie en peilingen of webinarrapporten, met gegevens over registratie, deelnemers, V&A, peilingen en evenementprestaties.
Marketingleads
Maak gebruik van inzichten uit rapporten om leads te kwalificeren en gebruik de hierboven genoemde belangrijke integraties om leads om te zetten in verkoop.
Evaluatie
Maak je volgende online evenement nog beter dan het vorige door te beoordelen wat werkte en wat niet. Gebruik deelnemersgegevens en feedback uit de rapporten, evenals eventuele sprekers en panelleden, om de betrokkenheid bij je inhoud en andere onderdelen van het evenement te meten.
Zet je volgende evenement online
Wil je meer weten? Neem contact op met ons verkoopteam om vandaag nog te beginnen met je virtuele evenement.