Conferenze virtuali: dall'evento all'esperienza
Le conferenze e gli eventi tradizionali sono un modo eccellente per entrare in contatto con i tuoi clienti, condividere idee e presentare nuovi prodotti e funzionalità. Tuttavia, molte organizzazioni di eventi stanno svolgendo i propri eventi virtuali per ampliare il loro pubblico.
Che cos'è una conferenza virtuale?
Una conferenza virtuale è un evento o una conferenza che si svolge online con l'uso di piattaforme di conferenza virtuale e altre tecnologie. Una conferenza online è concettualmente come una conferenza di persona; i partecipanti possono consultare il programma, registrarsi all'evento virtuale (e pagare il biglietto), scegliere le sessioni a cui partecipare e fare networking con altri partecipanti e relatori prima, durante e dopo le sessioni.
Anche le sponsorizzazioni di conferenze virtuali funzionano allo stesso modo: gli sponsor scelti possono organizzare sessioni per formare i clienti, rispondere alle domande sui loro prodotti e distribuire materiale di vendita.
Come funzionano le piattaforme di conferenze virtuali?
L'esecuzione di un evento virtuale è molto simile a quella di un evento in presenza. Devi ancora programmare i contenuti, prenotare i relatori e i panelist, iscrivere i partecipanti e così via. La differenza principale sta nel fatto che per la maggior parte, se non per tutte, queste attività si utilizzerà un software di gestione di eventi virtuali. Questo include la registrazione via e-mail, la creazione di spazi di incontro per la trasmissione dell'evento, il supporto tecnico ai relatori, la possibilità di connettere in video i relatori e i partecipanti e molto altro ancora.
Dovrai anche avere una lobby interattiva che assomigli molto alla lobby di un evento di persona, dove i partecipanti possano chiacchierare, fare networking, visitare gli stand dei fornitori e partecipare alle sessioni, con l'unica differenza che sfrutterai la tua piattaforma per creare e gestire l'evento.
Quali sono i vantaggi di una conferenza virtuale?
Una conferenza virtuale offre una serie di vantaggi tra cui:
-
Accessibilità migliorata
Una conferenza virtuale consente di sfruttare altre tecnologie, come la trascrizione e la traduzione dal vivo, per garantire che tutti possano partecipare all'evento.
-
Un'esperienza di partecipazione agevole
Invece di recarsi all'evento, trovare alloggio, iscriversi e trovare le sessioni giuste, i partecipanti alla conferenza possono semplicemente iscriversi all'evento sul proprio computer e vivere l'esperienza della conferenza da qualsiasi luogo.
-
Metriche dettagliate
Con le piattaforme per eventi virtuali, gli organizzatori di eventi possono ottenere informazioni preziose dalle metriche raccolte, tra cui il numero di partecipanti all'evento, il coinvolgimento nelle sessioni e altro ancora.
-
Maggiore portata
Con una conferenza virtuale, i partecipanti non sono obbligati a recarsi in un luogo fisico, consentendo agli organizzatori di eventi di raggiungere un pubblico più vasto e di aumentare la loro portata.
Che cosa serve per una conferenza virtuale?
Anche se può sembrare scoraggiante organizzare una conferenza virtuale, mettere in ordine gli elementi necessari è facile! Ecco tutto ciò di cui hai bisogno per una conferenza virtuale:
-
Luoghi per l'organizzazione e/o le riprese
Per una conferenza virtuale, è necessario uno spazio dove poter filmare e produrre le sessioni. Per fortuna, è possibile adattare quasi ogni spazio alle proprie esigenze, compresi gli uffici domestici, le sale conferenze e persino gli spazi esterni! Se intendi organizzare un evento ibrido, avrai bisogno di una sede che possa ospitare il numero previsto di partecipanti in loco. Alcuni eventi possono essere organizzati direttamente da casa vostra, mentre altri potrebbero richiedere elementi di produzione più sofisticati che richiedono l'utilizzo di uno studio.
-
Una piattaforma per organizzare conferenze virtuali
Per creare un evento coinvolgente e agevole, è necessaria una piattaforma per eventi virtuali che consenta questo tipo di esperienza. Una piattaforma di organizzazione per eventi ti offre uno luogo unico per le tue esigenze di gestione degli eventi, tra cui l'iscrizione all'evento, la biglietteria, la gestione delle sessioni e dei partecipanti e altro ancora.
-
La giusta tecnologia per eventi virtuali
Senza la possibilità di ascoltare e vedere chiaramente i relatori, anche l'evento più interessante non avrà successo. Assicurati di avere telecamere, microfoni ed elementi di illuminazione adatti al tuo spazio e al caso d'uso previsto. Ad esempio, se i relatori hanno intenzione di spostarsi, assicurati di avere telecamere in grado di seguire i movimenti, in modo che i partecipanti non si perdano la presentazione.
La piattaforma deve includere queste funzionalità:
Funzionalità per un vasto pubblico
La maggior parte degli eventi virtuali prevede che i relatori parlino a un pubblico numeroso e una soluzione che consenta a una sola persona di parlare a un pubblico numeroso aiuta a evitare interruzioni.
Opzioni di domande e risposte
Un forum per le domande e le risposte è un punto di forza dell'esperienza virtuale di un evento, in quanto offre uno spazio per le risposte in tempo reale alle domande dei partecipanti da parte del personale di supporto agli eventi. Inoltre, puoi raccogliere le domande più importanti o più frequenti e rispondere in diretta alla fine della sessione.
Chat durante la sessione
La chat all'interno della sessione offre ai partecipanti alla conferenza un luogo in cui scambiarsi informazioni e dialogare, anche per esprimere le proprie emozioni e reazioni alla sessione. La chat all'interno della sessione offre anche al personale di supporto e agli amministratori dell'evento uno spazio per fornire link o altre risorse ai partecipanti.
Condivisione dei contenuti
La possibilità di condividere i contenuti è fondamentale per l'esperienza dell'evento virtuale, in quanto consente di condividere direttamente con i partecipanti contenuti come immagini, video, PDF, presentazioni, musica e altro ancora.
Sfondi virtuali
Uno sfondo virtuale è uno sfondo personalizzabile che può includere immagini o video e offre ai presentatori una serie di opzioni per creare un'esperienza personalizzata per i partecipanti. I relatori possono personalizzare i loro sfondi virtuali per includere i marchi della propria organizzazione e degli sponsor, oltre a creare sfondi che si adattino al contesto e all'atmosfera della loro presentazione.
Portale amministratori
Un portale amministratori semplificato consente ai direttori, agli organizzatori di eventi e al personale di supporto agli eventi di gestire i tuoi eventi virtuali, di creare eventi personalizzati e di ottenere informazioni fondamentali come l'iscrizione dei partecipanti, la gestione degli eventi e altro ancora.
Come si organizza una conferenza virtuale?
Una volta raccolto tutto il necessario per organizzare una conferenza virtuale, è il momento di passare all'azione! Ecco i passaggi chiave che gli organizzatori di eventi dovrebbero seguire quando pianificano una conferenza virtuale:
Per ulteriori informazioni su come organizzare un evento virtuale coinvolgente, consulta la nostra guida agli eventi virtuali.
1. Pianificazione dell'evento
Quando pianifichi il tuo evento, devi considerare attentamente qual è il pubblico di riferimento, che tipo di esperienza vuoi fargli vivere, quale valore può offrire il tuo evento, quali obiettivi vuoi raggiungere e come misurerai il tuo successo.
2. Contenuto e relatori
Una volta definito l'obiettivo dell'evento, è possibile generare idee per le sessioni e i contenuti. Puoi quindi invitare oratori e relatori in base a chi sarebbe la persona migliore per fornire i contenuti. Ad esempio, se il tuo Chief Technology Officer tenesse una sessione sulle tecnologie all'avanguardia sarebbe di maggior impatto rispetto a un dipendente che si occupa di marketing.
3. Coinvolgimento durante l'evento
Quando organizzi le sessioni, assicurati di prendere in considerazione il coinvolgimento dei partecipanti. Mantenere la durata delle sessioni al di sotto di un'ora, programmare pause tra le sessioni e includere sessioni di networking può aiutare a tenere vivo l'interesse. Durante le sessioni è possibile utilizzare sondaggi, domande e risposte e chat per mantenere la conversazione interattiva. Puoi anche creare un programma in base al fuso orario con sessioni specifiche per regione per i partecipanti di tutto il mondo, affinché tutti possano partecipare al tuo evento.
4. Preparazione
L'organizzazione di ogni tipo di evento richiede una buona dose di lavoro di squadra, quindi, è con i team che devi coordinarti strettamente. Definisci i responsabili con l'incarico di produzione, crea una pianificazione della produzione, un flusso di lavoro per l'evento e crea un hub di comunicazione centralizzato per l'evento, come ad esempio un canale di chat. In questo modo, puoi garantire la preparazione del team per l'evento. Per assicurarti che tutto fili liscio, fai una prova generale dell'evento.
5. Creazione del sito web
Un sito web aggiornato fornisce risorse importanti, come la panoramica dell'evento, l'agenda, le informazioni sulle sessioni, i relatori, le domande frequenti e la pagina di iscrizione. Assicurati di aggiungere immagini e video convincenti alla tua pagina web per entusiasmare i partecipanti all'evento!
6. Promozione dell'evento
Sarà necessario promuovere l'evento per spargere la voce e favorire le iscrizioni. L'invio di e-mail promozionali ai tuoi iscritti, la pubblicazione di articoli del blog sull'evento, la pubblicazione di promemoria sui social media e il coordinamento degli sforzi di marketing con partner, relatori e sponsor contribuiranno alla crescita del tuo pubblico virtuale.
7. Organizzazione dell'evento
Quando organizzi, desideri offrire la totale assistenza e guida ai partecipanti e ai relatori. Offrire un adeguato supporto tecnico e di risoluzione dei problemi aiuta a garantire che tutti possano godersi l'evento, mentre fornire informazioni di base come dove inviare le domande, come partecipare alle sessioni e visualizzare le registrazioni aiuta i partecipanti a muoversi all'interno dell'evento.
Una piattaforma di eventi globale per conferenze virtuali
Zoom Events, la nostra piattaforma di organizzazione per eventi, offre tutte le caratteristiche e le funzionalità necessarie per organizzare, gestire e organizzare il tuo evento virtuale.
Elementi chiave della piattaforma Zoom Events:
Gestisci biglietti e iscrizioni agli eventi
Personalizza facilmente il processo di iscrizione e la gestione dei biglietti, compresa la possibilità di creare biglietti sia per i partecipanti che per i relatori, impostare le autorizzazioni, personalizzare il prezzo dei biglietti e personalizzare il periodo di vendita dei biglietti.
Crea nuove opportunità di networking
Grazie alla possibilità di interagire tra loro attraverso la chat all'interno della lobby o all'interno della sessione, le Sessioni secondarie, i sondaggi, gli stand dei fornitori e altro ancora, i partecipanti hanno molte opportunità di conoscersi e di fare networking con gli esperti del settore.
Monitora il progresso e i risultati con dati dettagliati
Il portale Zoom Events offre una serie di funzioni e analisi per aiutarti a migliorare l'esperienza dell'evento e a monitorare i tuoi progressi, tra cui la possibilità di visualizzare il numero di iscritti rispetto a quello dei partecipanti, le metriche di coinvolgimento e il numero di persone che hanno visualizzato le iscrizioni alle sessioni dopo la conclusione dell'evento.
Hub di evento brandizzati
Il portale Zoom Events consente anche di creare degli hub brandizzati. Infatti, puoi posizionare il tuo marchio e i tuoi sponsor e partner al centro e davanti ai partecipanti all'evento.
Assistenza professionale per eventi online
Inoltre, Zoom offre un'assistenza professionale per gli eventi online, mettendo a disposizione del tuo team tutte le risorse e la guida di cui ha bisogno per organizzare un evento agevole e coinvolgente. Vedi i piani di assistenza.
Primi passi con Zoom Events
Per iniziare a organizzare il prossimo evento virtuale, acquista la licenza Zoom Events, quindi visita il sito events.zoom.us per accedere al tuo account. Una volta effettuato l'accesso, puoi iniziare a configurare il tuo hub nella scheda Gestisci, per poi iniziare a creare i primi eventi, summit o conferenze utilizzando la scheda Crea.