Guida completa per organizzatori di eventi e presentatori virtuali

1. Luci, videocamera, azione (presentatori)Parlare a un pubblico remoto non significa necessariamente incontrare difficoltà di visione o di ascolto. Illuminazione e audio difettosi possono indurre i partecipanti ad abbandonare rapidamente un evento virtuale. Posiziona la luce rivolta verso di te in modo da eliminare le ombre e assicurati che i tuoi spettatori possano vederti.
   
   Scoop interno

   Il nostro responsabile dei consulenti Zoom Events preferisce lavorare con l'illuminazione di Lume Edge, Brightline, El Gato e Litra.

   Per un'esperienza audio cristallina, ti consigliamo di utilizzare un microfono di qualità anziché contare sull'audio integrato del computer. Sebbene Zoom Meetings e Zoom Webinars possano ridurre al minimo il rumore di sottofondo durante la conversazione, prima della presentazione è meglio insonorizzare il più possibile l'ambiente circostante.

   Infine, punta lo sguardo nella videocamera. Non è semplice stabilire un contatto visivo dietro un computer, ma guardare direttamente in videocamera, invece che i volti sullo schermo, aumenterà istantaneamente l'impatto della presentazione.

   
   Consiglio professionale

   Per mantenere lo sguardo nella giusta posizione, attacca un foglietto adesivo sul monitor nel punto esatto in cui devi concentrarti quando parli.

2. Preparati un discorso scritto (presentatori)È sempre una buona idea scriversi un discorso, non importa quanta familiarità tu abbia con l'argomento. Questo dà all'organizzatore un'idea della lunghezza della tua presentazione e gli risulterà particolarmente utile in caso di gestione di eventuali materiali ausiliari visivi, preparazione per l'oratore successivo o nell'eventualità in cui debba effettuare una regolazione improvvisa. Se non altro, avere una traccia dei punti chiave può ridurre l'ansia di tutti, consentendo una sessione più semplice.
3. La pratica rende perfetti (presentatori e organizzatori)Come suggerisce il proverbio, la pratica rende perfetti. Ti consigliamo di esercitarti con almeno 24 ore di anticipo. Idealmente, dovresti effettuare la prova sugli stessi dispositivi che prevedi di utilizzare durante l'evento. Non aspettare il giorno dell'evento per imparare nuove tecnologie o funzionalità software. Zoom Events prevede molti strumenti che migliorano l'esperienza dell'utente e dei partecipanti, ma è richiesta una configurazione anticipata. Durante le prove cerca di riprodurre il più possibile le condizioni dell'evento, in modo da raccogliere eventuali esigenze che potrebbero presentarsi all'ultimo momento.
4. Prepara una scaletta (organizzatore)La scaletta, può essere un elenco di battute o un canovaccio, è una sequenza di azioni durante l'evento ed è il documento principale che le parti interessate devono seguire. Più che un cronoprogramma, la scaletta è uno strumento fondamentale che ti aiuterà a mantenere l'organizzazione e a ridurre l'ansia che può sorgere durante l'organizzazione di un evento. I dettagli della scaletta varieranno in base alla complessità dell'evento, ma è utile quantomeno includere questi elementi:
   1. Elenco dei contatti (presentatori, relatori, team A/V, appaltatori, catering)
   2. Flusso dell'evento (ordine dei relatori, posizioni ad es. di sale conferenze virtuali, uffici remoti o spazi di riunione in loco)
   3. Elementi tecnici (indicazioni tecniche per musica, presentazioni, video)
   4. Indicazioni per le tempistiche (relatori, sessioni, pause, apertura/chiusura)

    

   Ti consigliamo di realizzare un modello facilmente modificabile per gli eventi futuri.

   

5. Preparati in anticipo a coinvolgere il pubblico (organizzatori e presentatori)Pensa a come interagirai con il tuo pubblico se intendi tenere una sessione di domande e risposte, oppure se desideri usare la chat. Per eventi con una vasta partecipazione, è utile che una persona diversa dall'organizzatore gestisca le domande che arrivano sulla chat o tramite la funzione domande e risposte. Per avviare la conversazione, ti consigliamo inoltre di chiedere a qualche collega di partecipare al tuo evento con domande preparate in anticipo; se stai parlando durante un evento ibrido, non dimenticare il pubblico virtuale. I partecipanti remoti si sentiranno più coinvolti se non dimentichi di rispondere alle loro domande e di parlare direttamente con loro. Per evitare che le persone parlino contemporaneamente, incoraggia i partecipanti a utilizzare la funzione Reazioni di Zoom Webinars, che consente agli utenti virtuali di rispondere ai contenuti con emoji positive.

Consiglio professionale

Per gli eventi ibridi, valuta la possibilità di collocare vicino all'oratore un monitor che mostra i partecipanti remoti in modo che il pubblico dal vivo possa vederli e interagire con loro.

1. 1. Requisiti minimi di sistema: per un'esperienza ottimale, gli utenti di Zoom mobile client e desktop dovranno utilizzare Windows 5.7.6 o versioni successive o MacOS 5.7.6 o versioni successive. Per semplificare l'uso di eventuali risorse complementari (video, diapositive, ecc.) aggiorna, prima dell'evento, tutte le applicazioni software e i sistemi operativi alle versioni più recenti. Se stai organizzando un evento di grandi dimensioni, ricontrolla la velocità/connessione Internet e la disponibilità della larghezza di banda per assicurarti che i partecipanti non sperimentino ritardi o rallentamenti con l'audio/video.
   2. Backup Internet/hardware: per una connessione Internet più veloce e stabile, cabla il computer e i dispositivi direttamente nel router Internet ogni volta che è possibile. La connessione Wi-Fi non è sempre affidabile, quindi prepara un piano di emergenza nel caso in cui si verifichi una perdita di connessione Internet e/o di alimentazione (gli hotspot dei telefoni cellulari sono un'ottima alternativa come soluzione temporanea).
   3. Opzioni di alimentazione: per migliorare l'esperienza, a seconda delle dimensioni e della complessità del tuo evento, potresti voler utilizzare strumenti aggiuntivi. Le webcam sono il metodo più comune per condividere un feed video, ma anche le fotocamere reflex esterne con schede di acquisizione HDMI offrono un'esperienza di diretta streaming professionale.
      1. Il software di mixaggio e streaming virtuale si può integrare con Zoom per aumentare il valore della produzione. Se ti sembra complicato, puoi utilizzare le applicazioni di mixaggio virtuale progettate per soddisfare tutti i livelli di competenza, dai principianti ai professionisti A/V esperti, e che puoi utilizzare per gestire l'intero feed o per integrare i flussi di lavoro. Sono compatibili con eventi a videocamera singola e multipla e migliorano i contenuti in diretta streaming con potenti flussi di lavoro audiovisivi, immagini dinamiche e animazioni personalizzate.
      
      Scoop interno

      Per migliorare la qualità del tuo feed dal vivo, se utilizzi un software di mixaggio e streaming virtuale, il nostro consulente manager di Zoom Events ti consiglia VM Mix e OBS Studio. Inoltre, se ti serve un'app per videocamera virtuale, dai un'occhiata all'integrazione SnapCam-Zoom.

      1. Applicazioni per videocamera virtuale: le app per videocamera virtuale offrono filtri di realtà aumentata, obiettivi e ausili visivi avanzati, nel caso tu voglia aggiungere un po' di divertimento al tuo feed della diretta video. Dopo aver scaricato un'app per la videocamera, collegala al microfono e alla fotocamera del desktop (o esternamente). Apri Zoom desktop client e seleziona l'icona a forma di ingranaggio > Opzione video. Lì, puoi passare dalla nuova app della videocamera all'input della videocamera in uso.

1. Illuminazione: ricorda, un'illuminazione adeguata è fondamentale per un evento di successo. Se hai intenzione di organizzare un evento in uno spazio per conferenze, presta attenzione all'illuminazione dall'alto che può causare ombre scure, specialmente se l'oratore camminerà per la sala. Quando prenoti il tuo spazio, verifica la luminosità della sala sia di giorno che di sera e valuta se puoi regolare o meno l'intensità dell'illuminazione. Se organizzi da un PC, prova a collocare il dispositivo vicino a una fonte di luce naturale e a utilizzare l'illuminazione esterna, ad esempio rivolgendo le luci soffuse dell'anello di illuminazione e le luci del pannello, verso il presentatore. Se organizzi da una postazione di lavoro da remoto e/o da un dispositivo personale, consigliamo inoltre ai presentatori di avere una finestra di fronte anziché alle spalle, se possibile.
2. Inquadratura della ripresa: per la migliore esperienza video, inquadra la ripresa con un primo piano dell'oratore dalle spalle alla parte superiore della testa. Regola la videocamera all'altezza degli occhi o leggermente più in alto in modo che l'oratore non si pieghi sul portatile né guardi verso l'alto. Potresti dover riposizionare la webcam su un monitor diverso, indipendente o usare una videocamera esterna e un treppiede. Mentre ti prepari, ricorda la regola dei tre terzi e prova a colmare i due terzi dell'inquadratura con il soggetto lasciando un po' di spazio in alto. Gli sfondi rivestono comunque un ruolo importante quando inquadri il soggetto, infatti non devono presentare disordine anche se non sono il soggetto principale. I partecipanti vogliono vedere principalmente l'oratore e in minima parte l'ambiente circostante.
3. Sfondi virtuali:gli sfondi virtuali di Zoom rappresentano una funzione divertente per mostrare la tua personalità, festeggiare una ricorrenza o integrare il marchio della tua azienda. Scegli un'immagine dalla nostra libreria o creane una tua. Proprio come altre app per videocamere virtuali, Zoom Meetings e Zoom Webinars forniscono anche filtri, adesivi e avatar da sovrapporre alla presentazione. Per modificare lo sfondo, scarica un'immagine (GIF, JPG/JPEG, PNG con rapporto 16:9 e 1280×720 pixel o superiore) o un video (MP4 o MOV 480×360 pixel e non più di 1920×1020) a tua scelta e prendili dal menu delle impostazioni di Zoom desktop client in Preferenze > Sfondi e Filtri > Sfondi virtuali. Da lì, vedrai l'opzione per caricare la tua immagine o per scegliere fra le nostre immagini precaricate.
4. Branding del webinar: solo perché l'evento è in modalità virtuale non significa che il tuo marchio debba passare inosservato. Il branding della sessione di Zoom Webinars ti consente di personalizzare le pagine della registrazione con le combinazioni di colori, il titolo, il banner, il logo, le immagini, i tag dei nomi e le biografie dei relatori che preferisci. Il tuo marchio, se combinato con uno sfondo virtuale personalizzato, sarà in piena vista durante l'evento.
5. Zoom Rooms: se stai organizzando un evento ibrido, puoi integrare facilmente Zoom Rooms con Zoom Events, per creare uno spazio di presentazione davvero ibrido. Zoom Rooms come una moderna esperienza di sala conferenze, unisce partecipanti di persona e remoti consentendo loro di condividere contenuti e interagire tra loro indipendentemente dalla posizione. Gli oratori dell'evento possono presentare da una grande sala conferenze, su un palco o a casa e implementare hardware e dispositivi certificati da Zoom per offrire un'esperienza di evento professionale.

1. Personalizzare lo sfondo dietro ai riquadri video e al contenuto condiviso
2. Offrire agli oratori sfondi virtuali unici
3. Applicare tag digitali dei nomi con i colori del tuo marchio

Alcuni elementi da tenere a mente per il branding della sessione:

1. Ricorda ai partecipanti e ai relatori di eseguire l'aggiornamento all'ultima versione di Zoom per ricevere lo sfondo virtuale o il tag con il proprio nome (relatori) o per visualizzare uno sfondo preimpostato.
2. Assicurati che lo sfondo virtuale e i tag dei nomi siano coordinati con lo sfondo in modo che i partecipanti siano visivamente accattivanti sia nella galleria che nella vista oratore.
3. Puoi organizzare i riquadri video personalizzandone l'ordine nella vista galleria.