Comment Save the Children a transformé son expérience des salles de conférence grâce à Zoom

Les enfants sont les membres les plus vulnérables de notre société. C’est pourquoi l’organisation Save the Children s’est donnée pour mission de s’assurer que les enfants de toutes communautés à travers le monde sont en bonne santé, en sécurité et ont accès à l’éducation. Créée en 1919, Save the Children était la première organisation consacrée exclusivement à répondre aux besoins des enfants et à défendre leurs droits. Ainsi, depuis un siècle, elle a changé les vies de plus d’un milliard d’enfants dans plus de 120 pays.

À travers des initiatives visant à offrir sécurité, protection, soins de santé, nourriture ainsi que davantage d’opportunités d’éducation aux enfants, Save the Children a joué un rôle déterminant dans la création d’un avenir prospère pour les enfants de son programme. L’organisation dispose de trois bureaux aux États-Unis (à Fairfield dans le Connecticut, à Washington dans le District de Columbia et à Lexington dans le Kentucky) ainsi que d’une vaste équipe à distance dispersée à travers les États-Unis et le reste du monde.

Coordonner des équipes dispersées

Du fait de ses équipes dispersées à travers le monde et des divers programmes d’importance que celles-ci gèrent, maintenir une communication constante est essentiel chez Save the Children. Or, l’ancien système de communication vidéo de l’organisation n’était pas convivial et faisait perdre un temps précieux aux utilisateurs.

« Nous avons environ 70 salles de conférence réparties entre nos trois bureaux », explique Charlie Germano, le directeur principal du service informatique et des opérations de sécurité chez Save the Children. « Et les dix premières minutes de chaque réunion étaient consacrées à paramétrer la solution. Mon équipe gère l’assistance technique et toutes les heures, presque de manière systématique, quelqu’un nous contactait en panique parce qu’il n’arrivait pas à comprendre comment fonctionnait l’outil ou à commencer sa réunion. La situation était intenable. »

Tenir les équipes en télétravail informées des changements importants au sein de l’organisation était également difficile avec l’ancienne solution de vidéoconférence de Save the Children. Chaque mois, l’organisation tient, par vidéoconférence, une réunion regroupant tout le personnel au cours de laquelle le président et l’équipe de direction abordent les objectifs stratégiques, l’état général de l’organisation ainsi que d’autres questions importantes. Mais les équipes de Save the Children se sont heurtées à des problèmes de fiabilité et de connexion lors de ces réunions.

« Nous présentons les nouveaux employés, nous discutons de la stratégie et des nouveaux programmes, nous abordons des informations essentielles pendant ces appels avec tout le personnel », précise M. Germano. « La moitié de nos employés ne travaillent pas depuis nos bureaux, ce qui signifie que la moitié de nos employés ne recevaient pas ces informations parce que nous ne disposions pas d’un moyen satisfaisant pour diffuser la vidéo à distance à grande échelle. »

Les employés ont choisi Zoom

Les équipes informatiques de Save the Children avaient entrepris d’éplucher diverses solutions de vidéoconférence lorsqu’elles ont remarqué que certains employés utilisaient Zoom. Charlie Germano et son équipe ont alors décidé d’étudier cette option et, après une démonstration du produit, ils ont pris la décision de déployer Zoom dans l’ensemble de l’organisation. Les employés de Save the Children sont tombés amoureux de Zoom et ont commencé à l’utiliser directement ; l’adoption a donc été des plus simples.

« Souvent, lorsque vous déployez un nouvel outil, vous devez traîner tout le monde derrière vous », raconte M. Germano. « Mais là, c’était tout ce dont un responsable informatique peut rêver ; que les employés eux-mêmes soient à l’initiative de l’adoption d’un nouvel outil. Nous étions conquis dès le début. »

Charlie Germano a tout de suite remarqué que ses équipes informatiques recevaient moins de tickets d’assistance concernant les salles de conférence, ce qu’il attribue à la simplicité de Zoom Rooms.

« Vous n’imaginez pas à quel point notre expérience s’est améliorée dans les salles de conférence », assure M. Germano. « Pouvoir tout simplement entrer dans une pièce et commencer une réunion en un clic sur un iPad est formidable. La vie de mes équipes informatiques est bien plus simple désormais. »

Les équipes de Save the Children ont également constaté qu’elles pouvaient améliorer la communication dans l’ensemble de l’organisation avec Zoom. En effet, grâce à Zoom Webinar, Save the Children a pu organiser des appels avec tout le personnel auxquels les employés à distance pouvaient participer de manière fiable, ce qui a amélioré la transmission d’informations en interne.

La flexibilité de la solution vidéo de Zoom a également contribué à une adoption sans heurt et a permis à Save the Children de réduire ses dépenses pour les salles de conférence. « J’adore le fait que Zoom soit agnostique en termes d’équipement, cela me permet de ne pas être enchaîné à un fournisseur de hardware particulier », explique M. Germano. « Nous pouvons nous servir d’équipement moins cher et, si nous n’aimons pas celui que nous avons, nous pouvons tout simplement en changer. »

Des communications vidéo fiables et abordables

En adoptant Zoom, Save the Children a permis à ses équipes d’être mieux connectées et plus unies.

Grâce à Zoom, l’organisation a également pu équiper ses salles de conférences à moindre coût tout en offrant une expérience utilisateur de qualité dans ces espaces. De plus, à l’aide du tableau de bord Zoom, Charlie Germano peut surveiller les performances de Zoom et prouver la valeur de la plateforme à l’équipe de direction.

« Avoir la possibilité de présenter aux dirigeants l’utilisation que nous faisons du produit et de leur montrer que Zoom peut faire tout ce que nous en attendions donne du crédit à la plateforme dans son ensemble », explique M. Germano. « Pouvoir démontrer la valeur d’un produit me facilite vraiment la vie, car, finalement, il s’agit de déterminer si vous obtenez ou non un retour sur investissement. Et je pense que c’est le cas pour nous. »