Cómo Save the Children transformó su experiencia de la sala de conferencias con Zoom

Los niños son los miembros más vulnerables de nuestra sociedad, y Save the Children se dedica a garantizar que los niños de comunidades de todo el mundo estén sanos, seguros y educados. Fundada en 1919 como la primera organización dedicada exclusivamente a atender las necesidades de los niños y proteger sus derechos, Save the Children ha cambiado la vida de más de mil millones de niños en 120 países durante sus 100 años de funcionamiento.

Save the Children ha desempeñado un rol fundamental en la creación de un futuro brillante para los niños de su programa con iniciativas dedicadas a brindarles seguridad, protección, atención médica, alimentos y oportunidades educativas adicionales. Save the Children tiene tres sedes en Estados Unidos, con oficinas en Fairfield (Connecticut), Washington D.C. y Lexington (Kentucky), pero también cuenta con una sólida plantilla remota en todo Estados Unidos y el resto del mundo.

Coordinación de la plantilla en todo el mundo

Con la plantilla dispersa por todo el mundo y una serie de programas importantes, los equipos de Save the Children necesitan estar en constante comunicación. Sin embargo, su sistema de videocomunicaciones heredado generaba problemas en la experiencia del usuario y hacía perder un tiempo valioso.

«Contamos con unas 70 salas de conferencias en nuestras tres sedes», explica Charlie Germano, director principal de Operaciones de TI y Seguridad de Save the Children. «Y los primeros 10 minutos de cada reunión se dedicaban a intentar configurar la solución. Mi equipo se encarga del servicio de asistencia, y cada hora, casi a la hora, alguien acudía a nosotros aterrorizado porque no podía descifrar la herramienta y lograr que su reunión comenzara. Simplemente no se podía sostener».

La solución de videoconferencia heredada de Save the Children también hacía que fuera difícil mantener a sus teletrabajadores actualizados sobre los cambios importantes dentro de la organización. La organización benéfica celebra una reunión mensual de todo el personal por videoconferencia, en la que el director ejecutivo y la alta dirección analizan los objetivos estratégicos, el estado general de la organización y otras cuestiones importantes. Sin embargo, Save the Children tuvo problemas de fiabilidad y conectividad durante estas reuniones.

«Presentamos a los nuevos empleados, analizamos la estrategia y los nuevos programas, cubrimos información realmente importante durante estas llamadas a todo el personal», dijo Germano. «La mitad de nuestros empleados no trabajan fuera de los edificios de nuestra sede, y eso significaba que la mitad de nuestros empleados no estaban recibiendo esos mensajes porque no teníamos una buena forma de transmitir vídeo a distancia y a escala».

Los empleados eligen Zoom

Los equipos de TI de Save the Children estaban revisando diferentes opciones de videoconferencia cuando se dieron cuenta de que algunos de sus empleados utilizaban Zoom. Germano y su equipo decidieron evaluar la solución y, luego de una demostración del producto, resolvieron implementar Zoom en toda la organización. Los empleados de Save the Children se enamoraron de Zoom y empezaron a utilizarlo de inmediato, lo que facilitó la adopción.

«Muchas veces, cuando se introduce una nueva herramienta, hay que arrastrar a todos los demás en el viaje», dijo Germano. «Pero en este caso, era el sueño de un líder de TI, donde sus propios empleados impulsan la adopción de una nueva herramienta. Quedamos enganchados desde el primer día».

Germano notó de inmediato que sus equipos de TI recibían menos tickets de soporte relacionados con las salas de conferencias y esto se lo atribuye a la simplicidad de Zoom Rooms.

«No puedo decir cuánto ha mejorado nuestra experiencia en las salas de conferencias», dijo Germano. «El mero hecho de poder entrar en una sala e iniciar una reunión con un solo clic en un iPad es increíble. La vida de mi equipo de TI es ahora mucho más fácil».

Los equipos de Save the Children también descubrieron que podían mejorar las comunicaciones de toda la organización utilizando Zoom. Aprovechando Zoom Webinars, Save the Children pudo organizar llamadas para todo el personal a las que los empleados remotos podían asistir de forma fiable; esto mejoró la capacidad de la organización para transmitir mensajes internos.

La flexibilidad de la solución de vídeo de Zoom también ayudó a crear un proceso de implementación sin problemas y redujo el gasto de Save the Children en sus salas de conferencias. «Me encanta que Zoom sea independiente del hardware, porque no estoy encadenado a un determinado proveedor de hardware», afirma Germano. «Podemos utilizar equipos menos costosos, y si no nos gusta lo que tenemos, podemos cambiarlo».

Comunicaciones de vídeo asequibles y fiables

Con la implementación de Zoom, Save the Children ha creado una plantilla mejor conectada y más unida.

Zoom también permitió a Save the Children equipar sus salas de conferencias de forma asequible, al mismo tiempo que creaba una experiencia de usuario premium en dichas salas. Y con el panel de control de Zoom, Germano puede supervisar el rendimiento de Zoom y demostrar el valor de la plataforma a la alta dirección.

«Poder mostrar a la alta dirección cómo estamos utilizando este producto y demostrar que Zoom puede hacer todo lo que pensábamos que iba a dar credibilidad a toda la plataforma», dijo Germano. «Realmente me hace la vida más fácil cuando puedo mostrar el valor de un producto porque, en última instancia, se trata de saber si se está obteniendo un retorno de la inversión. Y creo que lo estamos haciendo».