Virtuelle Konferenzen: von Event bis Erlebnis
Traditionelle Konferenzen und Events sind hervorragend geeignet, um Kundenkontakte zu pflegen, Ideen auszutauschen und neue Produkte und Funktionen zu präsentieren. Viele Veranstalter richten ihre Events jetzt aber virtuell aus, um eine größere Zielgruppe zu erreichen.
Was versteht man unter einer virtuellen Konferenz?
Eine virtuelle Konferenz ist ein Event oder eine Konferenz, die online unter Einsatz virtueller Konferenzplattformen und anderer Technologien abgehalten wird. Eine Online-Konferenz unterscheidet sich kaum von einer Präsenzkonferenz. Ihre Teilnehmer können sich das Programm ansehen, sich für das virtuelle Event anmelden (und ihr Ticket bezahlen) und ihre gewünschten Sitzungen auswählen. Außerdem können sie sich vor, während und nach den Sitzungen mit anderen Teilnehmern und Rednern austauschen.
Sogar beim Sponsoring einer virtuellen Konferenz ändert sich nichts. Ausgewählte Sponsoren können in ihren Sitzungen Kunden aufklären, Fragen zu ihren Produkten beantworten und Verkaufsmaterial verteilen.
Wie funktionieren Plattformen für virtuelle Konferenzen?
Die Durchführung von virtuellen Events ähnelt der von Präsenzveranstaltungen. Sie müssen Inhalte planen, Diskussionsteilnehmer und Sprecher buchen, Ihre Teilnehmer registrieren usw. Der hauptsächliche Unterschied besteht darin, dass Sie für die meisten, wenn nicht sogar alle diese Aufgaben eine Software für die Verwaltung virtueller Events einsetzen. Darunter fallen die E-Mail-Registrierung, die Einrichtung von Meetingräumen für die Übertragung des Events, die Bereitstellung von technischem Support für Ihre Diskussionsteilnehmer, die Begegnung Ihrer Sprecher und Teilnehmer über Video usw.
Sie benötigen außerdem eine interaktive Lobby, in der die Teilnehmer chatten, netzwerken, die Stände der Aussteller besuchen und an Sitzungen teilnehmen können. Der einzige Unterschied zur Lobby einer Präsenzveranstaltung besteht darin, dass Sie diese in Ihrer Plattform für virtuelle Events erstellen und verwalten.
Was sind die Vorteile einer virtuellen Konferenz?
Eine virtuelle Konferenz bietet zahlreiche Vorteile, darunter:
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Verbesserte Barrierefreiheit In einer virtuellen Konferenz können Sie andere Technologien wie Live-Transkription und -Übersetzungen nutzen, um sicherzustellen, dass alle an Ihrem Event teilnehmen können.
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Ein nahtloses Teilnehmererlebnis Statt zu einem Event anzureisen, eine Unterkunft zu buchen, sich anzumelden und die richtigen Sitzungen zu finden, können sich die Teilnehmer einfach über einen Computer zu dem Event anmelden und die Konferenz von überall aus genießen.
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Ausführliche Kennzahlen Mit einer Plattform für virtuelle Events erhalten Veranstalter wertvolle Einblicke in die gesammelten Kennzahlen. Sie erfahren unter anderem, wie viele Personen an Ihrem Event teilgenommen haben und wie sie sich in den Sitzungen eingebracht haben.
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Höhere Reichweite Da die Teilnehmer einer virtuellen Konferenz nicht zu einem physischen Ort anreisen müssen, können Veranstalter ein größeres Publikum erreichen und ihre Reichweite verbessern.
Was wird für eine virtuelle Konferenz benötigt?
Es mag Ihnen wie eine große Herausforderung vorkommen, eine virtuelle Konferenz zu veranstalten, aber es ist ganz einfach, die erforderlichen Voraussetzungen zu schaffen! Für eine virtuelle Konferenz brauchen Sie Folgendes:
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Standorte für die Durchführung und/oder Videoaufnahmen Bei einer virtuellen Konferenz benötigen Sie einen Ort, an dem Sie Ihre Sitzungen filmen und produzieren können. Glücklicherweise können Sie beinahe jeden Ort an Ihre Bedürfnisse anpassen, z. B. Ihr Homeoffice, Konferenzräume oder sogar einen Park! Wenn Sie ein hybrides Event planen, benötigen Sie einen Standort mit genügend Platz für die erwarteten Teilnehmer vor Ort. Einige Veranstaltungen können Sie direkt von zu Hause aus veranstalten, während andere anspruchsvollere Produktionselemente erfordern, für die Sie ein Studio nutzen sollten.
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Eine Plattform für das Hosting virtueller Konferenzen Für ansprechende, effiziente Events brauchen Sie eine entsprechende Plattform für virtuelle Events, die diese Art von Erlebnis ermöglicht. Mit einer Plattform für die Veranstaltung von Events erhalten Sie eine Komplettlösung für Ihr Event-Management, einschließlich Registrierung, Ticketverkauf, Verwaltung von Sitzungen und Teilnehmern und vieles mehr.
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Die richtige Technologie für virtuelle Events Wenn die Diskussionsteilnehmer nicht deutlich zu hören und gut zu sehen sind, wird auch das interessanteste Event nicht gelingen. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Kameras, Mikrofone und Beleuchtungssysteme zu den Räumlichkeiten und dem geplanten Projekt passen. Wenn Ihre Sprecher beispielsweise planen, sich zu bewegen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Kameras Bewegungen verfolgen können, damit die Teilnehmer die ganze Szene sehen können.
Die Plattform sollte folgende Funktionen enthalten:
Bei den meisten virtuellen Events richten sich mehrere Diskussionsteilnehmer an ein großes Publikum. Mit einer Lösung, die einen einzigen Sprecher vor einem großen Publikum unterstützt, können Störungen vermieden werden.
Ein Forum für Fragen und Antworten ist ein wichtiges Instrument für erfolgreiche virtuelle Events. Dort können Teilnehmer umgehend Antworten auf ihre dringenden Fragen vom Supportpersonal des Events erhalten. Sie können auch die wichtigsten oder am häufigsten gestellten Fragen sammeln und am Ende Ihrer Sitzung live beantworten.
Im Sitzungs-Chat können die Konferenzteilnehmer sich unterhalten und miteinander interagieren, etwa ihre Begeisterung oder ihre Reaktionen auf Ihre Sitzung miteinander teilen. Hier können das Supportpersonal und die Administratoren des Events auch Links oder andere Ressourcen für die Teilnehmer der Sitzung bereitstellen.
Die Möglichkeit, Inhalte freizugeben, ist für das virtuelle Event-Erlebnis entscheidend, da Sie so Inhalte wie Bilder, Videos, PDF, Präsentationen, Musik und vieles mehr direkt mit Ihren Teilnehmern teilen können.
Ein virtueller Hintergrund kann mit Bildern oder Videos personalisiert werden kann. Moderatoren haben so vielfältige Möglichkeiten, ein persönliches Erlebnis für die Teilnehmer zu schaffen. Diskussionsteilnehmer können ihre virtuellen Hintergründe mit dem Branding ihrer Organisation und ihres Sponsors versehen. Außerdem können sie Hintergründe erstellen, die zum Kontext und zur Atmosphäre ihrer Präsentation passen.
Ein übersichtliches Admin-Portal erlaubt es Ihren Administratoren, Veranstaltern und dem Personal für den Event-Support Ihr gesamtes virtuelles Event zu verwalten sowie Events zu erstellen und zu bearbeiten. Gleichzeitig erhalten sie dort entscheidende Einblicke in die Teilnehmerregistrierung, das Engagement bei Events und vieles mehr.
Wie organisiert man eine virtuelle Konferenz?
Sobald Sie alle notwendigen Voraussetzungen für eine virtuelle Konferenz geschaffen haben, geht es an die Organisation. Hier finden Sie die wichtigsten Schritte, die Event-Organisatoren bei der Planung einer virtuellen Konferenz durchführen sollten:
Weitere Informationen zum Hosting eines mitreißenden virtuellen Events finden Sie in unserem Leitfaden für virtuelle Events.
Bei der Planung Ihres Events sollten Sie ein paar Überlegungen anstellen. Zum Beispiel, wer Ihr Zielpublikum ist und welche Art von Erlebnis Sie ihm bieten wollen. Außerdem, welchen Wert Ihr Event für das Publikum hat, welche Ziele Sie erreichen wollen und wie Sie Ihren Erfolg messen wollen.
Sobald Sie das Ziel Ihres Events festgelegt haben, können Sie Ideen für die Sitzungen und Inhalte entwickeln. Sie können dann Sprecher und Diskussionsteilnehmer einladen, die Ihre Inhalte am besten vermitteln können. So wäre es beispielsweise wirkungsvoller, wenn Ihr technischer Direktor eine Sitzung über modernste Technologie präsentiert, als ein Mitarbeiter aus dem Marketing.
Wenn Sie Ihre Sitzungen konzipieren, sollten Sie auch das Teilnehmer-Engagement berücksichtigen. Indem Sie Ihre Sitzungen so entwerfen, dass sie nicht länger als eine Stunde dauern, Pausen zwischen den Sitzungen und Sitzungen zum Networking einplanen, können die Teilnehmer ihre Aufmerksamkeit aufrechterhalten. Während der Sitzungen können Sie Abstimmungen, Fragen und Antworten und Chats nutzen, um die Unterhaltung interaktiv zu halten. Sie können auch ein Zeitzonen-unabhängiges Programm mit regionalen Sitzungen erstellen. Damit stellen Sie sicher, dass Teilnehmer aus der ganzen Welt bei Ihrem Event dabei sein können.
Die Veranstaltung jedes Events erfordert eine Menge Teamwork, Sie müssen daher eng mit Ihren Teams zusammenarbeiten. Indem Sie Produzenten die Verantwortung für die Produktion zuweisen, einen Zeitplan für die Produktion und einen Workflow für das Event sowie einen zentralen Ort für die Kommunikation, wie z. B. einen Chatkanal, erstellen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Team für das Event bereit ist. Sie sollten auch eine Generalprobe für das Event einplanen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos klappt.
Eine aktuelle Website enthält wichtige Ressourcen, wie einen Überblick über das Event, das Programm, Informationen zu den Sitzungen und Sprechern, häufig gestellte Fragen und Ihre Registrierungsseite. Stellen Sie ansprechende Bilder und Videos auf Ihre Website, damit Ihre Teilnehmer Ihrem Event mit Spannung entgegensehen!
Sie müssen Ihr Event bewerben, damit potenzielle Teilnehmer davon erfahren und sich dafür registrieren. Sie haben eine Vielzahl von Möglichkeiten, Ihr Publikum zu vergrößern. Senden Sie Ihren Abonnenten Marketing-E-Mails, veröffentlichen Sie Blogartikel über die Veranstaltung und posten Sie Ankündigungen in den sozialen Medien. Außerdem sollten Sie Ihre Marketingaktivitäten mit Ihren Partnern, Rednern und Sponsoren abstimmen.
Als Host möchten Sie Ihren Teilnehmern und Sprechern ein hohes Maß an Support und Beratung bieten. Mit angemessener Fehlerbehebung und technischem Support stellen Sie sicher, dass alle an Ihrem Event teilnehmen können. Außerdem helfen grundlegende Informationen den Teilnehmern, sich zurechtzufinden. Dazu gehören Angaben darüber, wo sie Fragen stellen, wie sie den Sitzungen beitreten und Aufzeichnungen ansehen können.
Eine umfassende Event-Plattform für virtuelle Konferenzen
Zoom Events, unsere Plattform für die Veranstaltung von Events, bietet alle Features und Funktionen, die Sie benötigen, um Ihr virtuelles Event zu organisieren, zu verwalten und zu hosten.
Die wichtigsten Komponenten der Zoom Events-Plattform:
Sie können den Registrierungsvorgang einfach anpassen und Ihren Ticketverkauf leicht verwalten. Zum Beispiel können Sie Tickets für sowohl Teilnehmer als auch Diskussionsteilnehmer erstellen, Berechtigungen festlegen, Ticketpreise anpassen und das Verkaufsfenster für Tickets individuell einrichten.
Die Teilnehmer haben zahlreiche Gelegenheiten, sich kennenzulernen und untereinander auszutauschen sowie mit Branchenexperten zu netzwerken. Beispielsweise im Lobbychat, im Sitzungs-Chat, in den Breakout-Räumen, bei Umfragen oder an den Verkaufsständen.
Das Zoom Events-Portal bietet Ihnen vielzählige Funktionen und Analysen, damit Sie Ihr Event-Erlebnis verbessern und Ihren Fortschritt nachverfolgen können. So können Sie unter anderem sehen, wie viele der registrierten Teilnehmer anwesend waren, Metriken zum Engagement und wie viele Personen Ihre Aufzeichnungen der Sitzungen nach dem Event angesehen haben.
Über das Zoom Events-Portal können Sie auch Event-Hubs mit Branding erstellen. So erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre Marke – und Ihre Sponsoren und Partner – für Ihre Event-Teilnehmer in den Mittelpunkt zu stellen.
Zoom bietet außerdem professionellen Support für Online-Events und stellt Ihrem Team die Ressourcen und Orientierungshilfen zur Verfügung, die es benötigt, um ein nahtloses und ansprechendes Event zu veranstalten. Support-Tarife anzeigen.
So legen Sie los mit Zoom Events
Kaufen Sie Ihre Lizenz für Zoom Events und besuchen Sie dann events.zoom.us, um sich bei Ihrem Konto anzumelden und Ihre nächste virtuelle Veranstaltung zu organisieren. Sobald Sie eingeloggt sind, können Sie auf der Registerkarte „Verwalten“ mit der Einrichtung Ihres Hubs beginnen und dann auf der Registerkarte „Erstellen“ mit der Erstellung Ihres ersten Events, Gipfels oder Ihrer ersten Konferenz beginnen.