Der ultimative Leitfaden für Hosts von Events und Moderatoren virtueller Events

1. Beleuchtung, Kamera, Action (Moderatoren)Ihr Publikum sollte sie klar sehen und verstehen können, auch wenn es nicht vor Ort anwesend ist. Schlechte Beleuchtung und Störgeräusche können dazu führen, dass Teilnehmer sich schnell aus einem virtuellen Event verabschieden. Ihre Beleuchtung sollte direkt auf Sie gerichtet sein. So vermeiden Sie Schatten und stellen sicher, dass Ihre Zuschauer Sie sehen können.
   
   Insidertipp

   Unser Zoom Events Consultants Manager arbeitet bevorzugt mit Leuchten von Lume Edge, Brightline, El Gato oder Litra.

   Für ein klares Audio-Erlebnis empfehlen wir, ein hochwertiges Mikrofon zu verwenden, anstatt sich auf das integrierte Audio Ihres Computers zu verlassen. Zoom Meetings und Zoom Webinars können Hintergrundgeräusche beim Sprechen reduzieren. Dennoch empfehlen wir Ihnen, vor der Präsentation Ihren Raum so schalldicht wie möglich zu machen.

   Zu guter Letzt ist es wichtig, dass Sie in die Kamera schauen. Es ist nicht leicht, Blickkontakt über den Computer herzustellen. Wenn Sie jedoch anstelle in die Gesichter auf Ihrem Bildschirm in die Kamera sehen, hat dies sofort positive Auswirkungen auf Ihre Präsentation.

   
   Expertentipp:

   Bringen Sie an Ihrem Monitor genau an der Stelle einen Notizzettel an, auf die Sie beim Sprechen schauen sollten, damit Ihre Augen nicht abschweifen.

2. Ein Skript schreiben (Moderatoren)Es ist immer eine gute Idee, ein Skript zu schreiben, ganz gleich, wie vertraut Sie mit dem Thema sind. Dies gibt Ihrem Host eine Vorstellung von der Länge Ihrer Präsentation. Außerdem hilft es ihm, visuelle Hilfsmittel zu verwalten, sich auf den nächsten Sprecher vorzubereiten oder eine plötzliche Anpassung vorzunehmen. Selbst eine einfache Gliederung mit einigen Stichpunkten kann ausreichen, die Nervosität bei allen auf ein Minimum zu beschränken und für einen reibungslosen Sitzungsablauf zu sorgen.
3. Übung macht den Meister (Moderatoren und Hosts)Wie heißt es so schön: Übung macht den Meister. Sie sollten mindestens 24 Stunden im Voraus üben. Idealerweise üben Sie Ihr Event auf dem Gerät, das Sie auch während des Events nutzen möchten. Außerdem ist es wichtig, nicht bis zum Tag des Events mit der Aneignung neuer Technologien oder Software-Funktionen zu warten. Zoom Events bietet eine Fülle von Tools, die das Erlebnis für Benutzer und Teilnehmer verbessern. Diese Tools müssen aber bereits im Vorfeld konfiguriert werden. Versuchen Sie, Ihr Event so realistisch wie möglich zu proben. So finden Sie heraus, was Sie möglicherweise in letzter Minute noch brauchen.
4. Einen Ablaufplan erstellen (Hosts)Der Ablaufplan wird manchmal auch als Stichwortzettel bezeichnet und definiert die Abfolge von Aktionen während eines Events. Alle Beteiligten sollten sich an ihn halten. Dieser Ablaufplan ist mehr als eine Agenda. Er ist ein wichtiges Werkzeug, das Ihnen hilft, den Überblick zu behalten und mögliche Ängste und Sorgen zu minimieren, die bei der Durchführung eines Events auftreten können. Die Details in Ihrem Ablaufplan unterscheiden sich je nach Komplexität Ihres Events. Es ist jedoch sinnvoll, mindestens die folgenden Elemente in den Plan aufzunehmen:
   1. Liste der Kontakte (Moderatoren, Sprecher, A/V-Teams, Auftragnehmer, Catering)
   2. Ablauf des Events (Reihenfolge der Sprecher, Orte (virtuelle Konferenzräume, externe Büros oder Meetingräume vor Ort))
   3. Technische Elemente (technische Anhaltspunkte für Musik, Slideshows, Videos)
   4. Anhaltspunkte für den zeitlichen Ablauf (Sprecher, Sitzungen, Pausen, Eröffnung/Abschluss)

    

   Wir empfehlen, eine Vorlage zu erstellen, die problemlos für künftige Events bearbeitet werden kann.

   

5. Einbindung des Publikums im Vorfeld vorbereiten (Hosts und Moderatoren)Wenn im Rahmen des Events eine Sitzung mit Fragen und Antworten geplant ist oder Sie mit Ihrem Publikum ins Gespräch kommen möchten, überlegen Sie sich, wie Sie das Publikum einbinden können. Bei sehr gut besuchten Events ist es hilfreich, dass jemand anderes als der Sprecher die Fragen verwaltet, die über den Chat und die Funktion „Fragen und Antworten“ eingereicht werden. Bitten Sie außerdem einige Kollegen, mit vorbereiteten Fragen an Ihrem Event teilzunehmen. So bringen Sie das Gespräch ins Rollen. Wenn Sie bei einem hybriden Event sprechen, vergessen Sie nicht Ihr virtuelles Publikum. Teilnehmer, die nicht vor Ort sind, fühlen sich besser eingebunden, wenn Sie auch auf ihre Fragen eingehen und direkt mit ihnen sprechen. Um zu verhindern, dass Personen durcheinanderreden, ermutigen Sie Teilnehmer zur Nutzung der Funktion Reaktionen in Zoom Webinars. Mit dieser Funktion können virtuelle Benutzer mit bevorzugten Emojis auf Inhalte reagieren.

Expertentipp:

Bei hybriden Events könnte es sinnvoll sein, in der Nähe des Sprechers einen Monitor zu platzieren, auf dem die Teilnehmer vor Ort die fern zugeschalteten Teilnehmer sehen und mit ihnen interagieren können.

1. 1. Mindestanforderung an das System: Benutzer von Zoom Mobile Client und Zoom Desktop Client benötigen mindestens die Client-Version 5.7.6 für Windows bzw. 5.7.6 für macOS, um eine optimale Benutzererfahrung zu erreichen. Aktualisieren Sie vor Ihrem Event alle Ihre Softwareanwendungen und Betriebssysteme auf die jeweils aktuelle Version, um die Verwendung von ergänzenden Ressourcen (Video, Folien usw.) zu optimieren. Wenn Sie ein großes Event durchführen, sollten Sie ihre Internetverbindung prüfen und auf ausreichende Geschwindigkeit und Bandbreite achten. So stellen Sie sicher, dass Ihr Audio/Video bei den Teilnehmern nicht ruckelt oder verzögert ankommt.
   2. Backup für Internet/Hardware: Schließen Sie Ihren Computer und Ihre Geräte nach Möglichkeit direkt an Ihren Internet-Router an. Das garantiert die schnellste und stabilste Internetverbindung. WLAN ist nicht immer zuverlässig. Bereiten Sie deshalb einen Notfallplan für den eventuellen Ausfall des Internets und/oder der Stromversorgung vor. (Hotspots auf Mobiltelefonen eignen sich hervorragend für eine schnelle Überbrückung).
   3. Feed-Optionen: Abhängig von der Größe und Komplexität Ihres Events können Sie zusätzliche Tools verwenden, um das Erlebnis zu verbessern. Webcams sind die gängigste Methode für einen Video-Feed. Jedoch bieten auch DSLR-Kameras mit HDMI-Aufnahmekarten ein professionelles Livestreaming-Erlebnis.
      1. Virtuelle Mixing- und Streaming-Software kann mit Zoom integriert werden und so Ihren Produktionswert erhöhen. Sie fühlen sich bei diesem Ansatz nicht ganz sicher? Virtuelle Mixing-Anwendungen sind so konzipiert, dass sie allen Kenntnisstufen gerecht werden, von Anfängern bis hin zu erfahrenen A/V-Profis, und können zur Verwaltung des gesamten Feeds oder als Ergänzung Ihrer Workflows verwendet werden. Diese Lösungen können bei Events mit einer oder mehreren Kameras zum Einsatz kommen und optimieren Live-Streaming-Inhalte mit leistungsstarken audiovisuellen Workflows, dynamischen Bildern und benutzerdefinierten Animationen.
      
      Insidertipp

      Wenn Sie virtuelle Mixing- und Streaming-Software verwenden, empfiehlt unser Zoom Events Consultant Manager VM Mix und OBS Studio, um die Qualität Ihres Live-Feeds zu verbessern. Und wenn Sie eine virtuelle Kamera-App benötigen, schauen Sie sich die SnapCam-Zoom-Integration genauer an.

      1. Virtuelle Kamera-Anwendungen: Wenn Sie Ihren Livestream-Feed unterhaltsamer gestalten möchten, bieten virtuelle Kamera-Apps Augmented Reality-Filter, Objektive und verbesserte visuelle Hilfsmittel. Sobald Sie eine Kamera-App heruntergeladen haben, verbinden Sie sie mit dem Mikrofon ihres Computers (oder einem externen Mikrofon) und Ihrer Kamera. Öffnen Sie den Zoom Desktop Client. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie die Video-Option aus. Dort können Sie zwischen Ihrer neuen Kamera-App und dem aktuellen Kameraeingang wechseln.

1. Beleuchtung: Zur Erinnerung: Eine angemessene Beleuchtung ist entscheidend für ein erfolgreiches Event. Wenn Sie das Event in einem Konferenzraum abhalten möchten, achten Sie besonders auf die Deckenbeleuchtung. Diese kann dunkle Schatten werfen, insbesondere dann, wenn sich Ihr Sprecher durch den Raum bewegt. Sehen Sie sich bei der Buchung Ihrer Räumlichkeit die Lichtverhältnisse im Raum sowohl tagsüber als auch abends an und finden Sie heraus, ob Sie die Beleuchtungsstärke entsprechend anpassen können. Wenn Sie das Event an einem PC abhalten, versuchen Sie, das Gerät in der Nähe einer natürlichen Lichtquelle zu platzieren. Richten Sie zusätzliche Beleuchtung, wie beispielsweise Ringleuchten und Videoleuchten mit Diffusor auf den Moderator. Bei Präsentationen im Homeoffice und/oder an einem persönlichen Gerät sollte der Moderator nach Möglichkeit einem Fenster zugewandt sein und nicht das Fenster in seinem Rücken haben.
2. Bildausschnitt: Für ein optimales Videoerlebnis sollten Sie eine Nahaufnahme des Sprechers vom Kopf bis zu den Schultern zeigen. Stellen Sie die Kamera auf Augenhöhe oder etwas höher ein, damit sich der Sprecher nicht über einen Laptop beugt oder nach oben starrt. Dafür kann es erforderlich sein, die Webcam auf einem anderen Monitor anzubringen, auf einem Stativ zu befestigen oder eine externe Kamera mit Stativ zu verwenden. Denken Sie bei Ihren Vorbereitungen an die Drittel-Regel und versuchen Sie, zwei Drittel des Rahmens mit Ihrem Motiv zu füllen und nach oben hin ein wenig Luft zu lassen. Der Hintergrund ist zwar nicht das Hauptmotiv, aber auch er spielt eine Rolle bei der Wahl des Bildausschnitts und sollte frei von störenden Elementen sein. Teilnehmer möchten möglichst viel vom Sprecher und wenig von der Umgebung sehen.
3. Virtuelle Hintergründe: Die virtuellen Hintergründe von Zoom sind eine unterhaltsame Funktion, um Ihre Persönlichkeit zu zeigen, einem Feiertag Rechnung zu tragen oder Ihr Unternehmens-Branding zu integrieren. Wählen Sie ein Bild aus unserer Bibliothek oder erstellen Sie Ihr eigenes. Genau wie andere virtuelle Kamera-Apps bieten Zoom Meetings und Zoom Webinars auch Filter, Sticker und Avatare, die Sie auf Ihre Präsentation auflegen können. Um Ihren Hintergrund zu ändern, laden Sie ein Bild (im Format GIF, JPG/JPEG oder PNG mit einem Verhältnis von 16:9 und einer Auflösung von mindestens 1280 x 720 Pixeln) oder ein Video (im Format MP4 oder MOV mit einer Auflösung von mindestens 480 x 360 und höchstens 1920 x 1020 Pixeln) Ihrer Wahl herunter. Anschließend können Sie es im Zoom Desktop Client im Menü „Einstellungen > Hintergrund und Filter > Virtuelle Hintergründe“ auswählen. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihr eigenes Bild hochzuladen oder eines unserer vorinstallierten Bilder zu wählen.
4. Branding für Webinar-Sitzungen: Nur weil Ihr Event virtuell ist, bedeutet das nicht, dass Ihre Marke keine Aufmerksamkeit erhalten sollte. Mit dem Branding für Webinar-Sitzungen von Zoom können Sie Ihre Registrierungsseiten individueller gestalten. Beispielsweise können Sie die Ansicht mit bevorzugten Farbschemas, Titeln, Bannern, Logos, Bildern, Namensschilder und Biografien von Moderatoren anpassen. In Kombination mit einem benutzerdefinierten virtuellen Hintergrund kommt Ihre Marke so während des gesamten Events voll zur Geltung.
5. Zoom Rooms: Wenn Sie ein hybrides Event veranstalten, können Sie durch die Integration von Zoom Rooms mit Zoom Events einen hybriden Präsentationsraum schaffen, dem es an nichts fehlt. Zoom Rooms liefert das Erlebnis eines modernen Konferenzraums, in dem Präsenz- und Remote-Teilnehmer unabhängig von ihrem Standort Inhalte gemeinsam nutzen und miteinander interagieren können. Sprecher bei Events können einen großen Konferenzraum, ein Podium oder ihr Zuhause als Bühne nutzen und Teilnehmer mit von Zoom zertifizierter Hardware und entsprechenden Geräten ein professionelles Event-Erlebnis bieten.

1. Das Hintergrundbild hinter Videokacheln und freigegebenen Inhalten anpassen
2. Sprechern spezielle virtuelle Hintergründe zuordnen
3. Digitale Namensschilder mit Ihren Markenfarben hinzufügen

Es gibt einige Dinge, die Sie beim Branding für Sitzungen beachten sollten:

1. Erinnern Sie Ihre Teilnehmer und Diskussionsteilnehmer daran, die neueste Version von Zoom zu installieren. Nur so sind zugewiesene virtuelle Hintergründe, Namensschilder (Diskussionsteilnehmer) oder voreingestellte Hintergrundbilder möglich.
2. Stellen Sie sicher, dass virtueller Hintergrund und Namensschilder zueinander passen, damit Ihre Teilnehmer sowohl in der Galerie- als auch in der Sprecheransicht optisch ansprechend erscheinen.
3. Sie können Videokacheln in einer benutzerdefinierten Galerieansicht anordnen.