Wie Save the Children mit Zoom ein neues Konferenzraumerlebnis erschaffen hat

Kinder sind die Mitglieder unserer Gesellschaft, die besonders schutzbedürftig sind. Deshalb setzt sich Save the Children dafür ein, dass Kinder auf der ganzen Welt gesund und sicher sind und Bildung erhalten. Save the Children wurde 1919 als erste Organisation gegründet, die sich ausschließlich den Bedürfnissen von Kindern und dem Schutz ihrer Rechte verschrieben hat. Die Organisation agiert bereits seit mehr als 100 Jahren und hat seitdem die Leben von mehr als 1 Milliarde Kindern in 120 Ländern positiv beeinflusst.

Save the Children hat einen entscheidenden Beitrag zu einer positiveren Zukunft der Kinder in ihrem Programm geleistet. Durch ihre Initiativen bietet die Organisation den Kindern Schutz, Sicherheit, Gesundheitsversorgung, Essen und zusätzliche Bildungschancen. In den USA hat die Organisation drei Hauptsitze mit Büros in Fairfield, Connecticut, Washington, D.C., und Lexington, Kentucky, und verfügt außerdem über eine solide Remote-Belegschaft, die im Rest der USA und auf der ganzen Welt verteilt ist.

Koordination bei einer global verteilten Belegschaft

Mit einer Belegschaft, die rund um den Globus verteilt ist, und einer Vielzahl an wichtigen Programmen ist eine stete Kommunikation für das Team von Save the Children ein entscheidender Faktor. Das bisherige Videokommunikationssystem der Organisation zeigte jedoch Schwächen beim Benutzererlebnis, was zum Verlust wertvoller Zeit führte.

„Wir haben etwa 70 Konferenzräume in unseren drei Hauptsitzen”, erklärt Charlie Germano, Senior Director of IT and Security Operations bei Save the Children. „Die ersten zehn Minuten unserer Meetings haben wir damit verbracht, das System einzurichten. Mein Team ist für den Help Desk verantwortlich, und fast stündlich kamen Mitarbeiter zu uns, weil sie Probleme mit dem Tool hatten und ihr Meeting nicht starten konnten. Das war einfach nicht tragbar.“

Die bisherige Videokonferenzlösung von Save the Children machte es außerdem schwierig, die Remote-Mitarbeiter über wichtige Änderungen innerhalb der Organisation auf dem Laufenden zu halten. Die Wohltätigkeitsorganisation führt jeden Monat ein Meeting mit allen Mitarbeitern per Videokonferenz durch. Dabei besprechen der CEO und die Senior-Führungskräfte strategische Ziele, die allgemeine Lage der Organisation und andere wichtige Themen. Save the Children hatte jedoch Schwierigkeiten mit der Zuverlässigkeit und Konnektivität ihrer Lösung während dieser Meetings.

„In diesen Meetings mit allen Mitarbeitern stellen wir neue Mitarbeiter vor, besprechen Strategien, neue Programme und einige wirklich wichtige Informationen”, beschreibt Germano. „Die Hälfte unserer Belegschaft arbeitet nicht von unseren Hauptsitzen aus. Also gingen diese Informationen für die Hälfte der Mitarbeiter verloren, einfach weil wir keine gute Möglichkeit hatten, über diese Entfernung und in diesem Umfang Video zu übertragen.”

Mitarbeiter entscheiden sich für Zoom

Die IT-Teams bei Save the Children waren gerade dabei, verschiedene Videokonferenzlösungen zu überprüfen, als sie bemerkten, dass einige der Mitarbeiter Zoom nutzten. Germano und sein Team entschieden sich dazu, diese Lösung ebenfalls zu prüfen. Nach einer Demo des Produkts trafen sie die Entscheidung, Zoom in der gesamten Organisation einzuführen. Die Mitarbeiter bei Save the Children waren von Zoom begeistert und haben es sofort genutzt, was die Einführung zu einem Kinderspiel machte.

„Wenn man ein neues Tool einführt, ist es häufig so, dass man die anderen mühsam mit ins Boot holen muss”, sagt Germano. „Aber in diesem Fall war es der Traum einer jeden IT-Führungskraft. Unsere Mitarbeiter haben selbst dafür gesorgt, dass das neue Tool problemlos eingeführt wird. Wir waren von Tag eins an begeistert.”

Germano fiel sofort auf, dass seine IT-Teams weniger Support-Tickets zu den Konferenzräumen erhielten. Den Grund dafür sieht er in der Einfachheit von Zoom Rooms.

„Ich kann Ihnen gar nicht sagen, wie sehr sich unser Erlebnis in den Konferenzräumen verbessert hat”, so Germano. „Man kann einfach einen Raum betreten und über ein iPad mit nur einem Klick ein Meeting beginnen. Das ist unglaublich. Es hat das Leben meines IT-Teams sehr erleichtert.“

Die Teams von Save the Children konnten dank Zoom auch die unternehmensweite Kommunikation verbessern. Durch Zoom Webinars konnte Save the Children Meetings mit allen Mitarbeitern veranstalten, an denen auch Remote-Mitarbeiter verlässlich teilnehmen konnten. Das verbesserte die interne Kommunikation enorm.

Die Flexibilität von Zoom als Videolösung hat außerdem einen reibungslosen Implementierungsprozess ermöglicht und die Ausgaben von Save the Children für Konferenzräume gesenkt. „Mir gefällt besonders, dass Zoom hardwareunabhängig ist, denn dadurch bin ich nicht an einen bestimmten Hardwareanbieter gebunden”, erklärt Germano. Wir können günstigere Geräte nutzen, und wenn uns das nicht gefällt, haben wir die Möglichkeit, sie einfach auszutauschen.“

Kostengünstige und zuverlässige Videokommunikation

Dank der Einführung von Zoom verfügt Save the Children über eine besser vernetzte und stärker verbundene Belegschaft.

Die Organisation kann ihre Konferenzräume durch Zoom außerdem kostengünstig ausstatten und ihren Mitarbeitern dort gleichzeitig ein erstklassiges Benutzererlebnis bieten. Über das Zoom-Dashboard kann Germano die Leistung von Zoom überwachen und den Senior-Führungskräften zeigen, welchen Wert die Plattform für die Organisation hat.

„Den Senior-Führungskräften zeigen zu können, wie wir Zoom nutzen und wie effektiv wir damit unsere Aufgaben erledigen können, macht die ganze Plattform einfach überzeugend”, so Germano. „Wenn ich den Wert eines Produkts demonstrieren kann macht das mein Leben um einiges einfacher, denn letztendlich zählt, ob man damit Kapitalrendite erzielt. Und ich denke, das tun wir.“