EUNIS2020 首次透過數位大會，將「虛擬赫爾辛基 (Virtual Helsinki)」呈現給參與者

歐州大學資訊系統組織 (EUNIS) 成立於 1993 年，五年後於法國巴黎註冊為非營利組織。 如今，數百個來自整個歐洲的機構都是 EUNIS 成員，包括大學、財團和企業。 在 EUNIS 內部，有幾個工作小組和特殊興趣團隊 (SIG)，每個小組和團隊分別在高等教育內，從事與資訊科技相關的具體領域。 他們的願景是分享經驗並共同合作，幫助成員機構發展其資訊科技環境。

將實體活動的價值帶入虛擬空間

EUNIS 社群每年都會在年度大會上集結。 年度大會通常會在歐洲內的特別地點舉行，以反映其服務社群的多樣性。 本次活動的目標是讓會員面對面相聚，彼此分享最佳做法，並在 SIG 研究內進行協作。

EUNIS 董事會按照赫爾辛基大學 (University of Helsinki) 的協議，預計在芬蘭的赫爾辛基舉辦 2020 年度大會 EUNIS2020。

但所有原先計畫都因 COVID-19 席捲全球而改變。 團隊被迫取消 EUNIS2020，卻也收到許多 EUNIS 成員對於取消的反應，因此他們立刻決定改辦首場虛擬大會「虛擬赫爾辛基」。 最大的挑戰是如何在虛擬活動中傳達與實體活動相同的體驗。

EUNIS 客戶經理兼 SIG 學習與指導負責人 Gill Ferrell，與 EUNIS 行政兼通訊經理 Anna Pacholak，以及赫爾辛基大學的 Suvi Valsta，在董事會成員和 EUNIS 虛擬組織和計畫委員會的志願者幫助下，領導組織線上活動。

利用 Zoom 打造安全、引人入勝的活動體驗

由於組織本身就具備技術性質，EUNIS 早在幾年前就評估過與 Zoom 類似的數個視訊會議平台。 小組必須決定哪種解決方案可以符合需求，並幫助他們成功舉辦虛擬大會。 使用者是大會的重點，因此通訊工具在使用上必須盡可能直覺易用。 這就是大會決定使用 Zoom 主辦 EUNIS2020 的原因。

Pacholak 說：「為了在虛擬赫爾辛基舉辦 EUNIS2020，我們的團隊付出了相當多的努力。 Zoom 團隊為我們提供大量支援，確保虛擬會議的技術部分在事前都經過正確設定。」

會議複雜且時程長，籌備時間短促，也仍未阻礙他們創造流暢的會議體驗。 Zoom 團隊與 EUNIS 合作，確保其遠大的願景得以實現、同步會程、主題演講、正念認知和健身課程，以及午茶時間都順利運作，成為一場身歷其境的體驗。 安全性是優先考慮事項，Zoom Webinars 平台啟用安全性功能 (例如密碼)，確保會程不會中斷。

使用 Zoom 增加 EUNIS2020 的通路

雖然 EUNIS 的年度大會平均有 350-500 人次出席，但是註冊的與會者超過 600 人，來自 35 個不同國家/地區，包括印尼、澳洲和美國。 最初由於經費或旅遊限制而無法出席的觀眾，現在可以透過 Zoom 來參加大會。

出席率超過 78%，這讓 Gill 的團隊感到相當驚喜：640 名註冊參與者中，有 497 位出席。 Ferrell 說：「我們原本以為出席率大約在 25% 左右，所以當我看到結果時，我簡直欣喜若狂。」

這三天舉辦了超過 30 場不同的虛擬會程，包括全體會議、同步會程和 SIG 研討會。 為了讓出席者保持活力和參與感，EUNIS2020 團隊在不同的 Zoom Webinars 會程、健身課程、正念認知和虛擬桑拿之間舉辦了投票活動。

Ferrell 說到：「虛擬桑拿的活動最受出席者喜愛，因為他們可以把赫爾辛基和芬蘭文化帶回家。 甚至有一名參與者，是在真正的桑拿浴室中加入虛擬活動。」

Pacholak 補充說：「在大會的虛擬晚宴上，所有人一起舉杯慶祝，祝賀 EUNIS 得獎者，共度了一段美好的時光。」

Ferrell 強調各個代表給予他們的好評：

Ferrell 總結：「看見 EUNIS2020 舉辦得如此成功，我們也想使用 Zoom 舉辦虛擬活動，讓世界各地的代表都能齊聚一堂。 或許，我們未來的所有活動都會是混合式活動。」