EUNIS2020 представляет участникам первого цифрового конгресса «Виртуальный Хельсинки»

Европейская организация университетских информационных систем (EUNIS) была основана в 1993 году и зарегистрирована пять лет спустя как некоммерческая организация в Париже, Франция. Сегодня членами EUNIS являются сотни различных учреждений по всей Европе, включая университеты, ассоциации и корпорации. В пределах EUNIS существует несколько целевых групп и специальных групп по интересам (SIG), каждая из которых работает над очень специфическими ключевыми областями, связанными с информационными технологиями в сфере высшего образования. Их основная задача заключается в оказании помощи организациям-участницам в развитии их ИТ-инфраструктуры путем обмена опытом и совместной работы.

Приближение виртуального пространства к атмосфере очных мероприятий

Каждый год сообщество EUNIS собирается на ежегодном конгрессе. Обычно этот конгресс проходит в необычном городе на территории Европы, который отражает разнообразие сообщества. Цель этого мероприятия — собрать людей, чтобы они могли при личной встрече поделиться друг с другом передовым опытом, рекомендациями и провести исследовательскую коллективную работу в рамках своих специальных групп по интересам.

Совет EUNIS в соответствии с соглашением с Университетом Хельсинки запланировал проведение ежегодного конгресса EUNIS2020 в Хельсинки, Финляндия.

Когда весь мир охватила пандемия COVID-19, все первоначальные планы пришлось изменить. Команда была вынуждена отменить проведение конгресса EUNIS2020, а после того как члены EUNIS засыпали ее многочисленными отзывами по поводу отмены, было решено в кратчайшие сроки провести первый цифровой конгресс в «Виртуальном Хельсинки». Самой сложной задачей было воссоздать ценности физического общения в виртуальном мероприятии.

Джилл Феррелл, менеджер по работе с клиентами и руководитель специальной группы по интересам «Обучение и преподавание» в EUNIS, Анна Пачолак (Anna Pacholak), менеджер по административным вопросам и коммуникациям в EUNIS, а также Суви Валста (Suvi Valsta) из Университета Хельсинки взяли на себя инициативу по организации онлайн-мероприятия при поддержке членов Совета и друзей EUNIS, которые добровольно вошли в состав Комитета по виртуальной организации и программам.

Использование Zoom для безопасного и увлекательного проведения мероприятий

Ввиду технического характера организации за несколько лет до этого EUNIS уже оценивала и внедряла несколько платформ для видеоконференцсвязи, таких как Zoom. Группа должна была определить, какое решение будет соответствовать потребностям и поможет наилучшим образом провести успешный виртуальный конгресс. Поскольку главным объектом конгресса является пользователь, такой инструмент должен быть максимально интуитивно понятным в использовании. Именно поэтому было решено провести конгресс EUNIS2020 с помощью Zoom.

«Наш коллектив работал сверхурочно, чтобы конгресс EUNIS2020 в "Виртуальном Хельсинки" все-таки состоялся, — говорит Пачолак. — Команда Zoom оказала нам огромную поддержку в правильной предварительной настройке технических компонентов виртуальной конференции».

Сложность и продолжительность конференции, а также ограниченное время подготовки не стали препятствием для успешного проведения конференции. Организаторы EUNIS работали вместе с командой Zoom над воплощением своего смелого плана в жизнь, проводя параллельные сессии, готовя основные доклады, занимаясь развитием осознанности и физической подготовкой, а также делая перерывы на кофе, — и все это в рамках единого иммерсивного проекта. Безопасность была первостепенной задачей, и для обеспечения бесперебойной работы сессий были задействованы такие функции безопасности платформы Zoom Webinars, как пароли.

Расширение доступа к EUNIS2020 благодаря Zoom

В среднем ежегодный конгресс EUNIS посещает приблизительно 350–500 человек, тогда как на виртуальном мероприятии было зарегистрировано более 600 участников из 35 стран, включая Индонезию, Австралию и США. Люди, которые изначально не могли посетить мероприятие из-за стоимости поездки или ограничений в передвижении, теперь смогли присоединиться к конгрессу благодаря Zoom.

Показатель посещаемости, составивший 78%, удивил Джилл и всю команду: мероприятие посетили 497 человек из 640 зарегистрированных. «Мы рассчитывали на показатель посещаемости приблизительно 25%, поэтому моей радости от увиденных результатов не было предела», — говорит Феррелл.

На протяжении трех дней было виртуально проведено более 30 отдельных сессий, включая пленарные заседания и семинары специальных групп по интересам. Чтобы поддерживать интерес и активность участников, команда EUNIS2020 проводила опросы во время нескольких сеансов Zoom Webinars, организовывала фитнес-тренировки, занятия по развитию осознанности и виртуальные сауны во время перерывов.

«Участники особенно хорошо приняли виртуальные сауны, так как благодаря им нам удалось перенести атмосферу Хельсинки и частичку финской культуры в их дома. Один присутствующий даже присоединился из своей настоящей сауны», — рассказывает Феррелл.

«На виртуальном гала-ужине конгресса мы поздравляли призеров EUNIS, поднимали вместе бокалы и отлично проводили время», — добавляет Пачолак.

Феррелл отметила качественную обратную связь от делегатов.

«Принимая во внимание огромный успех конгресса EUNIS2020, мы хотели бы попробовать провести гибридное мероприятие с использованием Zoom, чтобы собрать наших делегатов со всего мира. И возможно, перевести все наши мероприятия в будущем в гибридный формат», — подытожила Феррелл.