合理化されたチームチャットの業務活用

ビジネス チャットアプリは、従業員が 1 対 1 またはグループで関わり、スケジュール ミーティングや通話以外でも自由に情報を交換できる環境を実現します。従来よりコミュニケーションとコラボレーションの機会が充実し、特にハイブリッド ワークの従業員にとっては貴重な機会が提供されます。

Zoom プラットフォーム向けの無料のチャット ソリューションである Zoom Team Chat では、皆様のチームが連携によって成果を拡大するために必要な最先端の機能と、Zoom で慣れ親しんだ直感的体験が組み合わされています。

オフィス勤務とオフサイト勤務の従業員が混在するハイブリッド ワークモデルに移行中の組織が増える中で、1 人または複数の同僚と瞬時につながり、効率的に情報とリソースを送受信できることは、以前にも増して重要になっています。 毎日多くのミーティングがあり、同僚が普段から別々の場所に分散していて、上司とのコミュニケーション機会も少ないハイブリッド ワーカーにとって、連携を通じてより多くの業務をこなすための迅速、効果的かつ直感的なコミュニケーション ソリューションは必須です。

業務用チャットは、複数のメンバーが同時にメッセージを入力し、ファイル、リンク、その他のリソースを送信し、新しいメンバーをチャットに追加できる点が、グループ チャットとよく似ています。違いは多くの場合、ワークスペースのチャット ソリューションが使われるところです。 職場のインスタント メッセージは、従業員どうしが直感的で柔軟なインターフェースを通じてメッセージ、ファイル、リンク、その他のリソースを瞬時に送信できる常設スペースとなり、従業員はコラボレーションを合理化できます。

そして社内グループ チャットの最大のメリットは、非同期のコラボレーションが可能になることです。ミーティングをスケジュールしたり、電話で話したりしなくても、メッセージを送信するだけで、あとは受信者が都合のよいときに対応できます。 このことが、グローバル チームでは特に大きな決め手となります。簡単にコミュニケーションできる機能を必要とする一方で、別々のタイムゾーンに分散しているため、いつでも応答できるとは限らないからです。

使いやすさは企業向けチャットツールのもっとも重要な要素の 1 つです。 主要なチャット ソリューションでは、相手の名前を入力し、目的の連絡先を選択、メッセージを入力して [送信] を押すだけで、連絡先にたやすくメッセージを送信できます。 その一方で、生産性を向上させ、コミュニケーションを保護するうえで重要となる、以下のような機能も備えています。

• シームレスな整理

  エンタープライズ グレードのチャット ソリューションでは、手動での整理に加えて、お気に入りの会話やよく参照する会話をすばやく開くためのスターマークを付けて、手軽にチャットの会話を整理できます。

• 一段上の柔軟性

  業界をリードするチャット ソリューションでは、モバイル デバイス、ノートパソコン、デスクトップ コンピュータといった多様なソリューションを介してチャットにアクセスし、相手にメッセージを送信できるため、柔軟性が高まります。

• 拡張性

  チャット ソリューションは、組織に合わせて規模を調整し、拡張できてこそ、組織にとって価値があります。 ぜひ従業員数に関係なく、簡単に展開、実装できる業務用チャットツールを選択してください。標準的でないチャットツールの使用により、潜在的な成長が抑えられないようにしましょう。

• 堅牢なセキュリティ

  チャットでは機密性の高い内部情報が頻繁に共有されているため、特定のセキュリティ設定を実装することは非常に大切です。特に政府、金融機関、医療機関など規制の厳しい業界では、この機能がたいへん重要です。

• 最先端の機能

  ビデオ ボイスメール、スクリーンショットやボイス メッセージの送信、チャット メッセージ内からデジタル ホワイトボードのようなソリューションへの直接アクセスを含む機能により、ミーティング前後の緊密なコラボレーションに必要なツールがチームに提供され、コラボレーションが充実します。

• ユニファイド コミュニケーション

  コミュニケーション ソリューションには、各チームが簡単かつ効率的にアクセスできる必要があります。ユニファイド コミュニケーション プラットフォームにすれば、日々使用するコミュニケーション ソリューションのすべてに、単一の直感的なクライアントでアクセスできます。

職場でのグループ チャットの効果は、チャットの構成、使用、モニタリングの方法によって大きく異なります。 業務用グループ チャットアプリでコラボレーションとコミュニケーションを拡充するために必要なルールと実践方法を、いくつかご紹介します。

• 社内チャットの具体的な目的を定める

  混乱を避け、会話の焦点を定め、合理的に情報やリソースを交換できるようにするには、グループ チャットの目的と参加者を明確に規定しておく必要があります。

• 境界線を設定する

  夜遅くや始業時間前に同僚から届くメッセージに返信し続けていると、いずれは燃え尽きてしまうおそれがあります。 チームの業務用チャットのプレゼンスを、夜間と始業時間前に [対応不可] に設定しておくと、際限のないメッセージに返信し続けなくて済みます。

• チャットに名前を付ける

  チームの業務用チャットにその性質が一目でわかる名前を付けると、チームメイトがチャットの UI 内で目的の会話をすばやく発見できます。プロジェクトやポリシーの最新情報といった特定の情報を把握できる重要なリソースとなります。

• 上司とのコミュニケーションの場を設ける

  同僚が上司と簡単にコミュニケーションできる場を設け、上司に積極的に対応するよう促すことで、従業員が会社のプランに対する理解を深め、上司とのつながりをより強く実感できるようになります。

• メッセージを送る前に連絡先のプレゼンスを確認

  各連絡先の名前の横に、相手がオンライン、ミーティング中、カレンダー イベント中、オフラインのどの状態かを示すステータス表示が現れます。 メッセージを送る前に相手のプレゼンス状態を確認することで、重要なプレゼンテーションやイベントの最中に相手の邪魔をしてしまう心配がありません。

• 社内チャットを活用してコラボレーションを効率化

  必要が生じるたびに同僚とのミーティングをスケジュールするより、チャットを活用しましょう。 チームメイトへの情報提供、ブレーンストーミングの提起、あるいは関連情報やリソースの共有といった目的に応じてチャット チャネルを作成するだけで、不要なミーティングを省き、より迅速にプロジェクトを推進できます。

• 簡潔さを意識

  業務用チャットの趣旨は、効率的で迅速なコミュニケーションにあるため、効果を保つために明確かつ簡潔なメッセージを心がけましょう。長文のメッセージや要領を得ない文章は避けるようにします。

• 同僚のことを知る

  同僚と共通の趣味、情熱を傾けている対象を語り合えるチャネルまたはチャット グループを立ち上げると、ともに働く仲間をより深く知ることができます。直接会う機会の少ないハイブリッド ワークの従業員にとっては、このような機会が特に重要です。

• リソースとファイルに明確なタイトルを付与

  チームの業務用チャットでリンク、ファイル、画像、ビデオなどのリソースを送る際は、必ずリソースに明確なタイトルを付けて、内容がわかるようにします。これにより、チャットの相手があとでチャットの検索バーを使ってそのリソースを簡単に見つけられるようになります。

Zoom Team Chat は Zoom のワークスペース用チャット ソリューションです。エンタープライズ グレードの機能を幅広く提供して、生産性の向上とコミュニケーションの合理化に役立ちます。 次のような機能が含まれています。

• プレゼンス表示

  各連絡先の名前の横に現れるプレゼンス表示により、ミーティング中、カレンダー イベント中、外出中、または単に対応不能といった連絡先の状態が、相手に一目で伝わります。

• 合理化された組織

  チャットやチャネルの削除、お気に入り登録、カスタマイズ可能なフォルダでの整理ができるため、目的の会話をいつでも簡単に見つけることができます。

• アプリと連携

  Zoom ユーザーは、Zoom のユニファイド コミュニケーション プラットフォーム内に留まったまま、好きなワークスペース ソリューションにアクセスできるため、Salesforce、Jira、GitHub、Mio などとの連携を Zoom Team Chat 内で直接、活用できます。

• カスタム通知

  アラートをカスタマイズして、重要な会話の通知のみ受け取るように調整することもできます。 カレンダー イベント中、ミーティング中、また「対応不可」に指定した時間帯中は、通知を無効にすることもできます。

• 高度な検索機能

  Zoom Team Chat の高度な検索機能を使用すると、特定のメッセージ、連絡先、ファイル、自分へのメンション、または自分の連絡先に関するメンションを簡単に見つけることができます。

• 最高の柔軟性

  デスクトップとモバイル デバイスの Zoom アプリでは、オフィス、外出先、または自宅からチャット ソリューションにアクセスできます。

• ファイルなどのリソースを共有

  ファイル、ビデオ、文書、リンクなどをチャットでシームレスに共有、閲覧できるため、全員の認識を統一できます。

• 幅広いプロダクトで使用できる機能

  Zoom Team Chat で手軽に Zoom ホワイトボードを共有する機能を利用して、日々のコラボレーションを合理化したり、ボタンをクリックするだけで Zoom Team Chat セッションを Zoom Phone の通話や Zoom ミーティングに昇格させたりできます。

• 一段上のセキュリティ オプション

  システム管理者は、クラウドでのチャット メッセージ保管期間、社内の従業員から社外のステークホルダーへのファイル共有や通信の可否といったセキュリティ設定を簡単に表示、変更できます。

Zoom Team Chat の最大の強みは、Zoom が提供するほかのエンタープライズ グレードのユニファイド コミュニケーションプラットフォーム（ビデオ ミーティング ソリューションの Zoom Meetings、クラウド電話ソリューションの Zoom Phone）とシームレスに統合している点です。 これにより、チャット アプリケーションから直接、Zoom Meetings を起動したり、Zoom Phone の通話を連絡先と始めたりできます。ビデオ ボイスメール、画面共有などの機能が必要になれば、瞬時にコラボレーションを拡張できます。

Zoom Whiteboard は Zoom クライアントにも含まれているため、コラボレーションを強化する展開可能なデジタル キャンバスを利用して、ミーティングの最中かどうかを問わず、アイデアを具現化できます。 そして一番の魅力は、 Zoom Team Chat 内でそのままホワイトボードを共有できる点です。

自分の考えやアイデア、情報を世界に発信したいとき、Zoom Webinars と Zoom Events は、全社ミーティング、カンファレンス、ポッドキャストといった 1 対多数のイベントに最適なソリューションです。 Zoom のデジタル EXPO では、出席者にとって魅力的なイベントやセッションを実現でき、出席者どうしのやり取りを可能にすることで、より深い交流の機会を創出できます。

ぜひ Zoom の営業チームの無料ライブデモをスケジュールし、Zoom Team Chat と Zoom のユニファイド コミュニケーション プラットフォームを利用することで、皆様がチームで連携してコミュニケーションを合理化、成果を拡大できる仕組みをご確認ください。