主持虛擬全體會議的最佳實務
舉行全體會議,讓您有絕佳的機會跟整個組織分享寶貴資訊與最新消息。 接下來告訴您要怎麼舉辦互動式集會,來吸引和激勵您的員工。
本指南內容包含:
混合式挑戰
隨著各大公司轉換為混合式辦公模式,在的同時,建立員工之間的聯繫同時保持遠端員工與現場員工參與度,成為首要考慮因素。 在這樣的轉換過程中,各個組織都需要適應不斷變化的動態,包含跟您的混合式辦公同仁有效共享資訊,並讓他們持續參與。
根據 Gartner 研究指出,截至 2022 年底之前,混合式工作人員在遠端工作人員中,占比將達到 70%。
那麼組織該如何調整,讓分散式工作團隊即時掌握公司關鍵資訊,並讓遠端團隊參與其中?
人力資源和內部溝通專業人員應該考慮:
本指南為您提供主持公司全體會議的專業技巧,幫助您在整個企業中建立社群意識,並向您的員工傳達重要的內部最新消息。
選擇對的技術
不論您是打算建構相互的聯繫,還是宣佈公司的最新消息,選擇對的技術,會為您營造寶貴的員工體驗。
Zoom Meetings 和 Zoom Webinars 均具備各種功能,使大大小小的企業,都能成功舉辦引人入勝的全體會議,而 Zoom Events 讓您建立員工活動中心,收錄過去與現在的所有活動。
會議與網路研討會與活動的比較

Zoom Meetings
與會者和主持人之間彼此認識。
- 最高可達1,000位與會者
與會者可使用視訊、音訊、畫面分享、註解、聊天和分組討論進行互動。
最適合用於群組協作
- 團隊同步
- 銷售示範
- 線上課程與辦公時間

Zoom Webinars
主持人不認識多數與會者及觀眾。
- 最多 50,000 名觀眾。
觀眾可以觀看、聆聽和使用問答。
最適合舉辦公開活動
- 理事會會議
- 虛擬會議與研討會
- 娛樂活動

Zoom Events
Zoom Meetings 和 Zoom Webinars 之間彈性選擇
個別指派每名觀眾的門票
最適合的活動:
- 擁有週期性會程
- 主打多個系列活動
- 可持續多日
如何決定
會有多少員工參加? 您希望的互動程度如何? 您主持的是多個會程嗎? 下列是使用每個 Zoom 解決方案的建議。
考量觀眾體驗
您想要員工獲得什麼樣的觀眾體驗和互動程度,是決定您選擇哪種技術的關鍵。
Zoom Meetings 是針對聯繫而打造。 員工不僅可以存取音訊和視訊,還可以使用如聊天、篩選器、回應、投票、數位白板和舉手等功能,以更彈性的方式進行互動。 如果主持人開放這些功能,還可以使用畫面分享,以及加入分組討論等功能。
Zoom Webinars 讓主持人能更確實控制觀眾體驗。 觀眾無法使用音訊、視訊或分享畫面的功能,避免發生干擾。 員工仍有機會透過問答面板、網路研討會聊天、投票,回應,以及網路研討會會後問卷調查等方式來參與互動。 這使得 Zoom Webinars 成為傳達全公司最新資訊、主持高階主管小組討論,以及進行大規模訓練的實用工具。 主持人還可以使用會程品牌化,自訂每個全體會議的外觀和風格。
透過 Zoom Events,您可以個別選擇使用 Zoom Meetings 或 Zoom Webinars 主持會程,並使用上述所提的互動式功能,以及如網路和展覽會等附加功能。 您還可以從活動中心 (數位內容目錄) 輕鬆儲存、管理和分享錄製內容。
建議與最佳做法
打造出一個充分利用員工時間,並足以吸引他們參與的全體會議,是十分重要的事。 以下的最佳作法能強化您的信心,讓您可以主持專業有力的全體會議。
團隊合作
舉辦虛擬活動時需要注意很多細節,即便是內部會議也不例外。 將任務委派給團隊成員,清楚說明他們的角色和職責重點,讓大家可以通力合作,打造天衣無縫的體驗。
指派
負責展示投影片的角色
指派熟悉內容且口條流利的人員,進行簡報分享,或是讓每個講者擁有控制投影片的能力,以便他們於會議期間自行進行簡報。
關於主持問答和聊天
您可以根據觀眾人數多少,而安排幾個人主持問答和聊天。 這是讓您的員工即時回答問題,並在整個會議期間保持參與的好方法。
管理觀眾
遵循我們的安全最佳作法,來保護您的全員會議。 您也可以指派一個隊友來監督問答或聊天,並留意可能出現的不當評論或干擾。
安排會議排演
熟能生巧! 活動開始前,先找個時間接上所有喇叭來做排演,測試會議的音訊、視訊、燈光與網路連線。 對您的技術團隊來說,這也是個好時機練習分享投影片和影片、舉行投票,以及活動中可能執行的任何操作。
以下清單為您涵蓋排演的所有要點,確保您為這個大日子做好準備:
排演檢查清單
您的清單應包含:
簡介與角色/職責
- 主持人管理全體會議的技術問題
- 主講人/對談嘉賓的角色
快速瀏覽全體會議的功能與控制項
使用 Zoom Webinars 時:
- 管理與回應問答
- 在聊天中分享訊息與連結
- 啟動投票
- 嘉賓
使用 Zoom Meetings 時:
- 在聊天中管理與回應
- 啟動投票
- 管理與會者
確定誰負責共享內容,並測試內容
- 將分享哪些內容? (例如:投影片、視訊、桌面、應用程式等。)
- 若使用分享音訊,例如音樂或含聲音的影片,請先進行測試,確保以合適的音量輸出音訊
檢查場地維護用具
- 主持人在歡迎致詞和介紹基本資訊之後,要將現場交給誰?
- 提醒對談嘉賓要提前 15 分鐘加入現場活動
- 確認全體會議的開始和結束時間
- 確定您該如何管理問答 (也就是在會議最後的回答)
- 除非另有安排,否則出席者將關閉聊天和舉手功能
- 應透過聊天功能向觀眾發送的連結或訊息 (如有)?
確認每個人都有自己現場活動的對談嘉賓連結
其他考量:
- 使用網路線連接,避免發生連線問題
- 關閉未使用的程式和視窗,以避免彈出通知,或顯示不需要用到的標籤頁
- 建立一個專用的 Zoom 帳戶,僅用於主持全體會議,以此確保儲存帳戶設定,且不會被其他使用者更改
全體主持人檢查清單:
全體會議舉辦前 (1-2 週)
檢查所有需要的帳戶設定是否已啟用/禁用
安排全體會議/網路研討會時程
設定投票問題 (如果適用)
草擬全體會議的議程
草擬對談嘉賓名單
全體會議舉辦前 (不到 1 週)
審查和敲定內容/投影片與議程
用電子郵件將最終議程發送給主管與嘉賓
向所有員工發送會議/網路研討會邀請
使用各種公司管道宣傳並分享議程
主持人與所有對談嘉賓舉行排演
全員會議期間
維持議程
畫面分享
追蹤時間
監控並回應問答
全體會議結束後
與團隊彙報效果良好/效果不佳的事項
使用各個公司管道傳送投影片與錄影
回應員工的各種主動發言
觀眾的參與及聯繫
舉辦成功的全體會議有許多種方式,要使用何種方式完全取決於員工的結構與需求。 以下秘訣讓您可以確保自己的全體會議為員工提供最多價值。
主題變化是關鍵
在會議期間改變主題非常重要,這能保持觀眾的參與,對資訊感到新鮮有趣。 考慮邀請演講嘉賓提供學習機會、引領思考,或單純度過一段歡樂時光。 此外,分享影片或音樂,讓每一場全體會議都獨一無二,也是炒熱氣氛的好方法。
促進會議內互動
會前調查
全體會議是個大好機會,可以讓您的員工更加投入工作,激發熱情為您的組織努力工作。 讓您的員工有機會分享對他們而言很重要的消息,並在會議前舉辦投票與問卷調查,精心打造全體會議的議程。
利用 Zoom Team Chat 在活動前後分享資訊。 在開會前就先營造氣氛,並確保重要細節毫無遺漏!
現場問答
Zoom Webinars 的問答功能讓觀眾可以在會議中當場發問,或送出書面發問。 以下提供幾個使用問答功能的小秘訣:
安排團隊成員管理問答,讓演講者可專心演講。 如果問答團隊不會透過音訊或視訊參與活動,可透過隱藏無視訊的與會者功能來隱藏他們的視訊內容。
請準備幾個引人省思的問題,以免觀眾無法在問答時段提出足夠的優質問題。
您可以調整問答功能的設定,以允許或停用匿名提問功能,或變更觀眾是否可查看問題,以及為問題留言或按讚的設定。
網路研討會後,請回顧問答期間,若有觀眾的問題未在會議中獲得回答,請與這些觀眾聯繫。
分組討論
Zoom Meetings 提供分組討論會議室功能,讓您的員工能組織小組開會。 在會議前或會議期間,將出席者分配到分組討論會議室。 您可以允許參與者選擇要加入哪個會議室,或是允許他們在會議室之間自由移動。
問卷調查
讓您的員工有機會在活動結束後反映意見,以調查員工認為哪些方面進展順利,哪些方面仍需要改進,以及他們希望未來的全體會議有何改變。 您可以使用 Zoom Webinars 的會後調查功能,在會議結束後立即啟動調查。