Melhores práticas para organizar reuniões virtuais gerais

As reuniões gerais fornecem excelentes oportunidades para você compartilhar informações valiosas e atualizações com toda a sua organização. Veja como você pode organizar uma reunião interativa que vai engajar e animar seus funcionários.

Melhores práticas para organizar reuniões virtuais gerais

À medida que as empresas fazem a transição para o trabalho híbrido, manter o engajamento e promover conexões com os funcionários remotos e presenciais são a maior prioridade. Com essa transição, as organizações precisam se adaptar às mudanças dinâmicas, e isso inclui como você compartilha informações efetivamente e se envolve com sua força de trabalho híbrida.

De acordo com a pesquisa da Gartner, a fatia de trabalhadores remotos no trabalho híbrido deve chegar a 70% do total da força de trabalho remota até o final de 2022.

Então, como as organizações podem se adaptar para manter uma força de trabalho distribuída geograficamente, atualizada em relação às informações fundamentais da empresa, além de engajar as equipes remotas?

Os profissionais de RH e comunicação interna devem considerar:

concentrar-se na comunicação de atualizações importantes em toda a empresa

engajar-se efetivamente com toda a sua força de trabalho globalmente distribuída

como empregar uma comunicação aberta por meio de reuniões gerais em toda a empresa para ajudar os funcionários a se sentirem conectados

Este guia oferece dicas de especialistas para a organização de reuniões gerais da empresa para ajudar você a criar um senso de comunidade em todo o seu negócio e comunicar atualizações internas importantes aos seus funcionários.

Se você está procurando construir conexões ou anunciar as últimas notícias da empresa, escolher a tecnologia certa ajudará você a oferecer uma valiosa experiência aos funcionários.

Tanto o Zoom Meetings quanto o Zoom Webinars, fornecem recursos que permitem que as empresas, grandes e pequenas, organizem com sucesso e engajamento as reuniões gerais, enquanto o Zoom Events permite você criar um hub para eventos passados e futuros de funcionários.

 

Meetings X Webinars X Events


Zoom Meetings
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Os participantes são conhecidos do anfitrião.
  • Até 1.000 participantes
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Os participantes podem interagir com vídeo, áudio, compartilhamento de tela, anotação, chat e salas simultâneas.
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O melhor para colaboração em grupo
  • Sincronizações de equipe
  • Demonstrações de vendas
  • Aulas on-line e horário de atendimento

Zoom Webinars
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Grandes públicos e participantes não são conhecidos do anfitrião.
  • Até 50.000 participantes.
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O participantes podem visualizar, ouvir e usar o perguntas e respostas.
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Melhor para eventos públicos
  • Reuniões do Conselho
  • Conferências e seminários virtuais
  • Eventos de entretenimento

Zoom Events
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Escolha de maneira flexível entre o Zoom Meetings e o Zoom Webinars
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Organizar gravações em um Hub onde sessões passadas de reuniões gerais podem ser armazenadas
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Atribuir ingressos individuais para cada participante
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Melhor para eventos: 

  • com sessões recorrentes
  • que contam com diversas trilhas
  • que duram diversos dias

Como decidir

Quantos funcionários podem participar? Quanta interação você deseja? Você está organizando diversas sessões? Aqui estão algumas recomendações para quando usar cada solução do Zoom.


Zoom Meetings
Perfeito para eventos com menos de 1.000 participantes interativos


Zoom Webinars
Ideal para eventos com até 50.000 participantes apenas leitura e até 1.000 palestrantes interativos


Zoom Events
Melhor se você desejar, de maneira flexível, escolher entre o Zoom Meetings e o Zoom Webinars para as suas sessões gerais, além de gerenciar e armazenar cada gravação em um Hub acessível internamente

Pense na experiência do participante

O tipo de experiência do participante e o nível de interação que você deseja para os funcionários serão fundamentais para decidir qual tecnologia escolher.

O Zoom Meetings é feito para nos conectarmos. Não apenas os funcionários têm acesso a áudio e vídeo, mas eles também têm uma maior flexibilidade para interagir e se envolver com recursos como chat, filtros, reações, enquete, quadro de compartilhamento digital e mãos levantadas. Eles também podem compartilhar tela e acessar as Salas Simultâneas, se o anfitrião habilitar estes recursos.

O Zoom Webinars oferece aos anfitriões maior controle sobre a experiência do participante. Os participantes não podem usar o áudio ou vídeo, ou compartilhar suas telas, o que limita a possibilidade de interrupções. Os funcionários ainda terão a oportunidade de participar por meio do painel de Perguntas e Respostas, chat webinar, enquetes, reações e pesquisa pós-webinar. Isso faz com que o Zoom Webinars seja útil para comunicar atualizações para toda a empresa, organizar discussões em um painel executivo e realizar treinamentos em grande escala. Os anfitriões podem também personalizar a aparência de cada uma das reuniões gerais com o branding da sessão.

Com o Zoom Events, é possível optar por organizar uma sessão individual, seja com o Zoom Meetings ou com o Zoom Webinars e usar os recursos interativos listados acima, assim como outros recursos extras como Networking e Expo. Também é possível armazenar, gerenciar e compartilhar facilmente gravações do seu Hub, um diretório de conteúdo digital.

Quer ver como esses recursos funcionam?

Solicite uma demonstração com um especialista da Zoom.

Solicitar uma demonstração

É importante criar uma reunião geral que aproveite ao máximo o tempo de seus funcionários e os incentive a participar. Essas melhores práticas ajudarão você a se sentir confiante organizando reuniões gerais profissionais e impactantes.

Trabalhe em equipe

Há muitos componentes ao organizar um evento virtual, até mesmo sendo um evento interno. Delegue tarefas aos membros da equipe e estabeleça claramente seus papéis e responsabilidades para que você possa trabalhar juntos para criar uma experiência perfeita.

Atribua funções

Para compartilhar os slides

Escolha alguém que conheça o conteúdo e fale bem para compartilhar os slides ou dê controle de slide para cada orador para que eles possam acompanhar seus próprios slides durante a reunião.

Para moderar as Perguntas e Respostas e o chat

Dependendo do número de participantes, você pode ter algumas pessoas moderando as Perguntas e Respostas e o chat. Essa é uma ótima maneira de seus funcionários terem as perguntas respondidas na hora e mantê-los engajados durante toda a reunião.

Para lançar enquetes

A enquete, disponível no Meetings e no Webinars, é uma ótima maneira de se engajar com seu público. A enquete avançada permite formatos adicionais de resposta e quiz para manter as coisas divertidas e ter certeza de que as pessoas estão prestando atenção. Nomeie um colega de trabalho para iniciar e gerenciar enquetes durante todo o evento.

Como gerenciar participantes

Siga nossas melhores práticas de segurança para proteger sua sessão de reunião geral. Você também pode ter um companheiro de equipe supervisionando as Perguntas e Respostas ou chat e estando atento a comentários ou interrupções potencialmente inapropriados.

Organize uma simulação

A pratica leva à perfeição! Antes do evento, agende uma simulação com todos os palestrantes para testar suas conexões de áudio, vídeo, iluminação e internet. Para a equipe técnica, é quando se deve praticar o compartilhamento de slides e vídeos, lançar enquetes e qualquer outra coisa que possa fazer durante seu evento ao vivo.

Aqui está uma lista de verificação para ajudar você a cobrir todas as suas frentes em sua simulação e ter certeza de que você está pronto para o grande dia:

Lista de verificação da simulação

Sua lista deve incluir:

Introduções e papéis/responsabilidades

  • O anfitrião gerenciará todas as perguntas técnicas da reunião geral
  • Funções dos apresentadores/palestrantes

Visão geral rápida dos recursos e controles da reunião geral

Quando usar o Zoom Webinars:

  • Gerenciar e responder às Perguntas e Respostas
  • Ao compartilhar mensagens e links no chat
  • Como iniciar enquetes
  • Palestrantes

Quando usar o Zoom Meetings:

  • Ao gerenciar e responder no chat
  • Como iniciar enquetes
  • Gerenciar participantes

Determinar quem compartilhará conteúdo e testar o conteúdo

  • Qual conteúdo será compartilhado? (por exemplo, slides, vídeo, desktop, aplicativos, etc)
  • Se estiver compartilhando áudio, como uma música ou um vídeo com som, teste para ter certeza de que o áudio está com o volume adequado

Revisar itens de preparação

  • Para quem o anfitrião vai passar as coisas após a mensagem de boas-vindas e preparação?
  • Lembrar aos palestrantes de acessar o evento ao vivo 15 minutos antes
  • Confirmar o início e o fim da reunião geral
  • Determinar como você vai gerenciar as Perguntas e Respostas (por exemplo, respondendo ao final)
  • O Chat e o Levantar a Mão estarão desativados para os participantes, a menos que especificado de outra forma
  • Quais (se houver) links ou mensagens devem ser enviados aos participantes por meio do chat?

Confirmar que todos tenham os links do painel para o evento ao vivo

Outras considerações:

  • Use uma conexão com a internet com fio para evitar problemas de conectividade
  • Fechar programas e janelas sem uso para evitar que notificações aparecendo ou abas indesejadas apareçam
  • Crie uma conta Zoom usada apenas para organizar a reunião geral, para que as configurações sejam salvas/não alteradas por outros usuários na conta

Checklist para o anfitrião da reunião geral:

Antes da reunião geral (1 a 2 semanas)

Revisar se todas as configurações de conta desejadas estão ativadas/desativadas

Agendar reunião/webinar geral

Configurar as perguntas da enquete, se aplicável

Criar rascunho da agenda da reunião geral

Criar rascunho da lista dos palestrantes

Antes da reunião geral (~1 semana)

Revisar e finalizar o conteúdo/slides e agenda

Enviar e-mail com agenda final para executivos e palestrantes

Enviar o convite da reunião/webinar para todos os funcionários

Promover e compartilhar agenda nos canais da empresa

Organizar ensaio com todos os palestrantes

Durante a reunião geral

Moderar o evento

Compartilhamento de tela

Cronometrar o tempo

Monitorar e responder às Perguntas e Respostas

Depois da reunião geral

Reunião com a equipe sobre o que funcionou bem/não funcionou bem

Distribuir os slides e a gravação pelos canais da empresa

Responder os contatos dos funcionários

Há mais de uma maneira de organizar uma reunião geral bem sucedida, tudo depende da estrutura e necessidades da sua força de trabalho. Aqui estão algumas dicas para ajudar a garantir que suas reuniões gerais forneçam o maior valor para seus funcionários.

A variação de assuntos é a chave

É importante variar os tópicos durante a reunião para manter seu público engajado e interessado nas informações que são apresentadas. Considere convidar palestrantes para oferecer oportunidades de aprendizado, liderança de pensamento ou simplesmente diversão. Além disso, compartilhar vídeos ou músicas para tornar cada reunião geral única, é uma ótima maneira de gerar emoção.

Promova o engajamento na reunião

Pesquisa pré-evento

Uma reunião geral é um ótimo momento para envolver e animar seus funcionários a trabalhar para sua organização. Dê a seus funcionários a oportunidade de compartilhar o que é importante para eles saberem e personalize a programação da reunião geral oferecendo uma enquete ou pesquisa antes do evento.

Dica de profissional

Aproveite o Zoom Team Chat para compartilhar as informações antes e depois do evento. Crie uma agitação mesmo antes do evento começar e certifique-se de que os detalhes importantes não sejam esquecidos!

Perguntas e Respostas ao vivo

O recurso de Perguntas e Respostas do Zoom Webinars permite que os participantes enviem perguntas para serem respondidas ao vivo ou por escrito durante o evento. Aqui estão algumas dicas para usar o recurso de Perguntas e Respostas:

Escolha os membros da sua equipe para gerenciar as Perguntas e Respostas para que os apresentadores possam se concentrar em falar. Se sua equipe de perguntas e respostas não estiver participando por áudio ou vídeo, você pode ocultar a transmissão de vídeo por meio do recurso Ocultar participantes com vídeo desativado.

Tenha algumas perguntas instigantes preparadas, caso você não receba perguntas dos participantes de alta qualidade o suficiente para preencher o tempo alocado para perguntas e respostas.

Você pode ajustar as configurações de Perguntas e Respostas para permitir ou impedir perguntas anônimas, ou alterar se os participantes podem ver, comentar ou curtir as perguntas.

Revise o relatório de Perguntas e Respostas após seu webinar e dê um retorno aos participantes cujas perguntas não foram respondidas na sessão.

Salas simultâneas

Disponível no Zoom Meetings, as salas simultâneas permitem que seus funcionários se encontrem em grupos menores. Atribua os participantes às salas simultâneas antes ou durante a sessão. Você pode permitir que os participantes selecionem qual sala eles querem acessar ou permitir que eles se movam livremente entre as salas.

Pesquisas para feedback

Dê aos seus funcionários a chance de fornecer feedback após o evento, para medir o que os funcionários pensaram que correu bem, o que ainda precisa ser melhorado e o que eles gostariam de ver em eventos de reunião geral futuros. Com o Zoom Webinars, você pode usar a pesquisa pós-webinar para lançar uma pesquisa logo após o seu evento.

 

Quer saber mais?

Entre em contato com a nossa equipe de vendas para descobrir mais dicas para organizar suas reuniões gerais de forma profissional