Najlepsze praktyki dotyczące hostowania wirtualnych spotkań z udziałem wszystkich
Spotkania z udziałem wszystkich stanowią doskonałą okazję do udostępniania cennych informacji i informowania całej organizacji. Oto jak możesz zorganizować interaktywne spotkanie, które zaangażuje i pobudzi Twoich pracowników.
Hybrydowe wyzwanie
W miarę jak firmy przechodzą na pracę hybrydową, utrzymywanie zaangażowania i pielęgnowanie więzi z pracownikami zdalnymi i pracującymi na miejscu staje się najważniejsze. Wraz z tym przejściem, organizacje muszą dostosować się do zmieniającej się dynamiki, a to obejmuje efektywne udostępnianie informacji i angażowanie hybrydowej siły roboczej.
Według badań firmy Gartner do końca 2022 roku udział pracy hybrydowej wśród pracowników zdalnych ma osiągnąć 70%.
Jak więc organizacje mogą sprawić, aby rozproszeni pracownicy byli na bieżąco z kluczowymi informacjami o firmie, a zespoły pracujące zdalnie pozostały zaangażowane?
Specjaliści od HR i komunikacji wewnętrznej powinni rozważyć:
skupianie się na przekazywaniu ważnych informacji dotyczących całej firmy
efektywne angażowanie wszystkich pracowników rozproszonych po całym świecie
wprowadzanie otwartej komunikacji z udziałem wszystkich pracowników, aby czuli się związani z firmą
Niniejszy przewodnik zawiera wskazówki ekspertów dotyczące organizowania spotkań z udziałem wszystkich pracowników, aby pomóc stworzyć poczucie wspólnoty w Twojej firmie i przekazywać ważne informacje wewnętrzne.
Wybór odpowiedniej technologii
Bez względu na to, czy chcesz budować więź, czy informować o nowościach w firmie, wybór odpowiedniej technologii pomoże Ci dostarczyć pracownikom wartościowych doświadczeń.
Zoom Meetings i Zoom Webinars oferują funkcje, które umożliwiają firmom, zarówno dużym, jak i małym, prowadzenie udanych i angażujących spotkań. Natomiast Zoom Events pozwala na stworzenie centrum wydarzeń pracowniczych, zarówno przeszłych, jak i obecnych.
Porównanie Zoom Meetings, Webinars i Events
Zoom Meetings
Uczestnicy są znani prowadzącemu.
- Do 1000 uczestników wideo
Uczestnicy mogą wchodzić w interakcje za pomocą wideo, dźwięku, udostępniania ekranu, notatek, czatu i oddzielnych pokoi.
Najlepsze rozwiązanie do współpracy grupowej
- Synchronizacja zespołów
- Demonstracje sprzedażowe
- Zajęcia online i godziny przyjmowania w biurze
Zoom Webinars
Duża liczba uczestników, którzy nie są znani prowadzącemu.
- Do 50 000 uczestników
Uczestnicy mogą oglądać, słuchać i korzystać z funkcji pytań i odpowiedzi.
Najlepsze rozwiązanie dla wydarzeń publicznych
- Spotkania rady
- Wirtualne konferencje i seminaria
- Wydarzenia rozrywkowe
Zoom Events
Elastyczność wyboru między Zoom Meetings a Zoom Webinars
Organizowanie nagrań w centrum, w którym mogą być przechowywane poprzednie sesje spotkań z udziałem wszystkich
Przydzielenie indywidualnych biletów dla każdego uczestnika
Najlepsze rozwiązanie do wydarzeń takich jak:
- Powtarzające się sesje
- Obejmujących wiele kanałów audio
- Rozciągających się na wiele dni
Jak podjąć decyzję
Ilu pracowników weźmie udział? Jak dużo interakcji chcesz móc wykonywać? Czy organizujesz wiele sesji? Oto kilka zaleceń dotyczących tego, kiedy należy stosować poszczególne rozwiązania Zoom.
Zoom Events
Najlepszy, jeśli chcesz móc elastycznie wybierać pomiędzy Zoom Meetings i Zoom Webinars w przypadku sesji dla wszystkich, a także zarządzać każdym nagraniem i przechowywać je w jednym, wewnętrznie dostępnym centrum.
Pomyśl o doświadczeniach uczestników
Rodzaj doświadczenia uczestnika i poziom interakcji, jakiego oczekujesz od pracowników, będzie kluczowy przy podejmowaniu decyzji o wyborze technologii.
Zoom Meetings są stworzone, aby łączyć ludzi. Pracownicy mają nie tylko dostęp do dźwięku i wideo, ale także większą elastyczność interakcji i zaangażowania dzięki takim funkcjom jak czat, filtry, reakcje, ankiety, cyfrowa tablica i możliwość zgłaszania się. Mogą również udostępniać ekran i dołączać do oddzielnych pokoi, jeśli prowadzący włączy te funkcje.
Usługa Zoom Webinars daje prowadzącym większą kontrolę nad doświadczeniem uczestników. Uczestnicy nie mają możliwości korzystania z dźwięku ani wideo, ani udostępniania swoich ekranów, co ogranicza potencjalne zakłócenia. Pracownicy nadal będą mieli możliwość angażowania się poprzez panel pytań i odpowiedzi, czat webinarowy, ankiety, reakcje i ankietę po webinarze. Dzięki temu rozwiązanie Zoom Webinars jest przydatne do przekazywania aktualizacji w całej firmie, organizowania dyskusji panelowych na szczeblu kierowniczym oraz prowadzenia szkoleń na dużą skalę. Prowadzący mogą również dostosować wygląd i atmosferę każdego spotkania z udziałem wszystkich, stosując branding sesji.
Dzięki Zoom Events możesz zorganizować indywidualną sesję w ramach Zoom Meetings lub Zoom Webinars, a także korzystać z interaktywnych funkcji wymienionych powyżej oraz z dodatkowych możliwości, takich jak Networking i Expo. Możesz też równie łatwo przechowywać nagrania z centrum, tj. katalogu treści cyfrowych, zarządzać nimi i je udostępniać.
Chcesz zobaczyć te funkcje w akcji?
Poproś o wersję demonstracyjną z ekspertem Zoom.
Podpowiedzi i najlepsze praktyki
Ważne jest, aby organizować spotkanie z udziałem wszystkich w taki sposób, aby jak najlepiej wykorzystać czas pracowników i zachęcić ich do uczestnictwa. Te najlepsze praktyki pomogą Ci poczuć się pewnie podczas prowadzenia profesjonalnych, wpływowych spotkań z udziałem wszystkich.
Praca zespołowa
Organizacja wirtualnego wydarzenia, nawet wewnętrznego, wymaga wielu czynności. Deleguj zadania członkom zespołu i jasno nakreśl ich role i obowiązki, abyście mogli wspólnie pracować nad stworzeniem bezproblemowego doświadczenia.
Przypisz role
Udostępnianie slajdów
Wyznacz kogoś, kto dobrze zna treść i ścieżkę wykładu, aby udostępniał slajdy, lub daj możliwość kontrolowania slajdów każdemu z prelegentów, aby mogli przewijać swoje prezentacje podczas spotkania.
Moderowanie pytań i odpowiedzi oraz czatu
W zależności od liczby uczestników, możesz wyznaczyć kilka osób do moderowania Pytań i odpowiedzi oraz chatu. To świetny sposób na to, aby pracownicy mogli uzyskać odpowiedzi na pytania na bieżąco i utrzymać ich zaangażowanie podczas całego spotkania.
Uruchomienie ankiet
Przeprowadzenie ankiety, dostępne zarówno w spotkaniach Zoom Meetings, jak i webinarach Zoom Webinars, to świetny sposób na zaangażowanie odbiorców. Zaawansowane opcje ankiety pozwalają na wprowadzenie dodatkowych formatów odpowiedzi i quizów, aby zadbać o dobrą zabawę i upewnić się, że uczestnicy pozostaną skupieni na wydarzeniu. Wyznacz członka zespołu, który będzie uruchamiał ankiety i zarządzał nimi podczas całego wydarzenia.
Zarządzanie uczestnikami
Postępuj zgodnie z naszymi najlepszymi praktykami bezpieczeństwa, aby chronić sesję z udziałem wszystkich. Możesz również poprosić kolegę z zespołu o nadzorowanie pytań i odpowiedzi lub czatu i zwracanie uwagi na potencjalnie niestosowne komentarze lub zakłócenia.
Prowadzenie próby
Praktyka czyni mistrza! Przed wydarzeniem zaplanuj próbę generalną z udziałem wszystkich prelegentów, aby przetestować ich połączenia głosowe, wideo, oświetlenie i Internet. Dla Twojego zespołu technicznego jest to czas na przećwiczenie udostępniania slajdów i filmów, przeprowadzania ankiet i wszystkiego innego, co planujecie zrobić podczas wydarzenia na żywo.
Oto lista kontrolna, która pomoże Ci sprawdzić wszystkie punkty podczas próby i upewnić się, że jesteście gotowi na wielki dzień:
Lista kontrolna próby
Lista powinna zawierać:
Wprowadzenie i role/obowiązki
- Prowadzący będzie odpowiadać na pytania techniczne z udziałem wszystkich
- Role prezenterów/panelistów
Szybki przegląd funkcji i elementów sterujących spotkania z udziałem wszystkich
W przypadku korzystania z Zoom Webinars:
- Zarządzanie i reagowanie na pytania i odpowiedzi
- Udostępnianie wiadomości i linków na czacie
- Uruchamianie ankiety
- Paneliści
W przypadku korzystania z Zoom Meetings:
- Zarządzanie sesjami pytań i odpowiedzi oraz reagowanie na nie
- Uruchamianie ankiety
- Zarządzanie uczestnikami
Określ, kto będzie udostępniał treści i przetestuj je
- Jakie treści będą udostępniane? (np. slajdy, wideo, pulpit, aplikacje)
- W przypadku udostępniania dźwięku, np. muzyki lub filmu z dźwiękiem, sprawdź, czy jest on odtwarzany z odpowiednią głośnością
Przejrzyj pozycje związane z utrzymaniem porządku
- Komu prowadzący przekaże sprawy po powitaniu i wiadomości dotyczącej spraw porządkowych?
- Przypomnij panelistom, aby dołączyli do wydarzenia na żywo 15 minut wcześniej
- Potwierdzić czas rozpoczęcia i zakończenia spotkania z udziałem wszystkich
- Określ sposób zarządzania pytaniami i odpowiedziami (np. udzielanie odpowiedzi na końcu)
- Czat i zgłaszanie się będą wyłączone dla uczestników, chyba że ustalono inaczej
- Jakie (jeśli w ogóle) linki lub wiadomości powinny być wysyłane do uczestników za pośrednictwem czatu?
Upewnij się, że wszyscy mają swoje linki panelistów do wydarzenia na żywo
Inne kwestie:
- Użyj kablowego połączenia internetowego, aby uniknąć problemów z łącznością
- Zamknij programy i okna, które nie są używane, aby uniknąć wyskakiwania powiadomień lub wyświetlania niechcianych kart
- Utwórz konto Zoom używane tylko do prowadzenia wydarzeń z udziałem wszystkich, aby ustawienia były zapisane/niezmieniane przez innych użytkowników konta
Lista kontrolna dla prowadzącego spotkania z udziałem wszystkich:
Przed wydarzeniem z udziałem wszystkich (1–2 tygodnie przed)
Sprawdź, czy wszystkie pożądane ustawienia konta są włączone/wyłączone
Zaplanuj spotkania/webinar z udziałem wszystkich
Ustal pytania ankiety, jeśli dotyczy
Sporządź projekt porządku wydarzenia z udziałem wszystkich
Utwórz wstępną listę panelistów
Przed wydarzeniem z udziałem wszystkich (~1 tydzień przed)
Przegląd i finalizacja treści/slajdów i porządku obrad
Wyślij e-mailem ostateczny porządek wydarzenia kadrze kierowniczej i panelistom
Wyślij zaproszenie na spotkanie/webinar do wszystkich pracowników
Promuj i udostępniaj porządek wydarzenia poprzez kanały firmy
Przeprowadź próbę ze wszystkimi panelistami
W czasie wydarzenia z udziałem wszystkich
Moderowanie wydarzenia
Udostępnianie ekranu
Monitorowanie czasu
Monitorowanie i reagowanie na pytania i odpowiedzi
Po wydarzeniu z udziałem wszystkich
Omów z zespołem, co zadziałało dobrze, a co nie
Roześlij slajdy i nagrania poprzez kanały firmy
Odpowiedz na różne kwestie pracowników
Zaangażowanie i połączenie z publicznością
Istnieje więcej niż jeden sposób na zorganizowanie udanego spotkania z udziałem wszystkich; wszystko zależy od struktury i potrzeb Twojej kadry. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci sprawić, że Twoje wydarzenie z udziałem wszystkich pracowników dostarczy im jak najwięcej korzyści.
Zróżnicowanie tematów jest kluczowe
Ważne jest, aby zmieniać tematy podczas spotkania, aby utrzymać zaangażowanie i zainteresowanie słuchaczy informacjami, które są prezentowane. Rozważ zaproszenie gości prelegentów, aby zapewnić możliwość nauki, przywództwa w myśleniu lub po prostu dobrej zabawy. Również udostępnianie filmów lub muzyki, aby każde wydarzenie z udziałem wszystkich było wyjątkowe, jest świetnym sposobem na generowanie entuzjazmu.
Promuj zaangażowania podczas spotkań
Ankieta przed wydarzeniem
Spotkanie z udziałem wszystkich to świetny moment, aby zaangażować pracowników i zachęcić ich do pracy w Twojej organizacji. Daj swoim pracownikom możliwość podzielenia się tym, co jest dla nich ważne, a także dostosuj program spotkania z udziałem wszystkich poprzez przeprowadzenie ankiety lub sondażu przed wydarzeniem.
Wskazówka ekspertaWykorzystaj Zoom Team Chat do udostępniania informacji przed wydarzeniem i po wydarzeniu. Stwórz poruszenie jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia i upewnij się, że ważne szczegóły nie są pominięte!
Pytania i odpowiedzi na żywo
Funkcja Pytań i odpowiedzi w ramach Zoom Webinars umożliwia uczestnikom zadawanie pytań, na które można odpowiadać na żywo lub pisemnie podczas wydarzenia. Oto kilka wskazówek, jak korzystać z funkcji pytań i odpowiedzi.
Wyznacz członków swojego zespołu do obsługi pytań i odpowiedzi, aby prezenterzy mogli skupić się na przemawianiu. Jeśli Twój zespół ds. pytań i odpowiedzi nie uczestniczy w audio lub wideo, możesz ukryć jego kanał wideo za pomocą funkcji Ukryj uczestników niebędących uczestnikami wideo.
Przygotuj kilka prowokujących do myślenia pytań, na wypadek, gdybyś nie otrzymał wystarczającej liczby wysokiej jakości pytań uczestników, aby wypełnić przydzielony czas na pytania i odpowiedzi.
Możesz dostosować ustawienia pytań i odpowiedzi, aby zezwolić na pytania anonimowe lub je wyłączyć, a także ustalić, czy uczestnicy mogą wyświetlać, komentować lub głosować na pytania.
Przejrzyj raport pytań i odpowiedzi po webinarze i porozmawiaj z uczestnikami, na których pytania nie udzielono odpowiedzi podczas sesji.
Oddzielne pokoje
Dostępne w ramach Zoom Meetings Oddzielne pokoje umożliwiają pracownikom spotkania w mniejszych grupach. Przypisz uczestników do oddzielnych pokoi przed sesją lub w jej trakcie. Możesz pozwolić uczestnikom wybrać pokój, do którego chcą się przyłączyć lub pozwolić im na swobodne przemieszczanie się między pokojami.
Ankiety dotyczące informacji zwrotnych
Daj swoim pracownikom szansę na przekazanie informacji zwrotnych po wydarzeniu, aby ocenić, co zdaniem pracowników poszło dobrze, co jeszcze wymaga poprawy i co chcieliby zobaczyć na przyszłych wydarzeniach z udziałem wszystkich. Dzięki Zoom Webinars możesz wykorzystać ankietę po webinarze do przeprowadzenia badania zaraz po zakończeniu wydarzenia.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Skontaktuj się z naszym zespołem sprzedaży, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak profesjonalnie zorganizować spotkanie z udziałem wszystkich.