EUNIS2020, 첫 번째 디지털 회의를 통해 참석자들에게 '가상 헬싱키' 재현
EUNIS2020이 Zoom Webinars 솔루션을 배포하여 직관적이고 사용자 친화적인 이벤트를 개최한 방법을 알아보세요.
COVID-19로 인해 헬싱키에서 개최되는 EUNIS2020이 취소되어 매우 실망스러웠습니다. 대신 Zoom을 통해 첫 번째 온라인 회의를 진행하기로 결정했을 때, 이를 커뮤니티 문화를 반영하는 방식으로 진행해야 한다고 생각했습니다. '가상 헬싱키'가 이를 실현한 것 같아요!
Gill Ferrell
EUNIS의 관계 부문 관리자 겸 학습 및 교육 SIG 리더EUNIS(European University Information Systems) 조직은 1993년에 설립되었으며, 5년 후 프랑스 파리에서 비영리 단체로 등록되었습니다. 오늘날 유럽 전역에서 대학, 협회, 기업을 포함한 수백 개의 다양한 기관이 EUNIS의 회원으로 등록되어 있습니다. EUNIS 내에는 여러 대책 위원회와 특수 이익 단체(SIG)가 존재하며, 이들 각각은 고등 교육의 정보 기술과 관련된 매우 구체적인 핵심 분야에서 일하고 있습니다. 그들의 임무는 회원 기관이 경험을 공유하고 함께 협력하여 IT 환경을 개발할 수 있도록 지원하는 것입니다.
대면 이벤트를 가상 공간으로 전환
EUNIS 커뮤니티는 매년 연례 회의를 위해 모입니다. 이 회의는 그들이 봉사하는 커뮤니티의 다양성을 반영하기 위해 보통 유럽의 특별한 장소에서 열립니다. 이 이벤트의 목표는 사람들이 직접 만나서 모범 사례를 서로 공유하고 SIG 내에서 연구에 협업할 수 있도록 사람들을 한 곳으로 모으는 것입니다.
EUNIS 이사회는 헬싱키 대학과의 합의에 따라 핀란드 헬싱키에서 올해 연례 회의 EUNIS2020을 개최할 계획이었습니다.
그러나 COVID-19가 전 세계를 휩쓸면서 초기의 계획이 모두 변경되었습니다. 팀은 어쩔 수 없이 EUNIS2020을 취소해야 했지만, 취소에 대한 EUNIS 회원들의 반응으로 인해 대신 '가상 헬싱키'에서 첫 번째 디지털 회의를 진행하기로 결정했습니다. 가장 큰 문제는 가상 환경에서 이루어지는 이벤트에서도 물리적 경험과 동일한 가치를 전달하는 것이었습니다.
EUNIS의 관계 부문 관리자 겸 학습 및 교육 SIG 리더인 Gill Ferrell을 비롯해 EUNIS의 관리 및 커뮤니케이션 부문 관리자인 Anna Pacholak과 헬싱키 대학의 Suvi Valsta는 이사회 구성원과 가상 조직 및 프로그램 위원회에 자원한 EUNIS 동료들의 지원을 받아 온라인 이벤트 개최를 주도했습니다.
Zoom을 활용한 안전하고 참여도 높은 이벤트 경험
EUNIS에서는 조직의 기술적 특성을 기반으로 이미 몇 년 전에 Zoom과 같은 여러 비디오 회의 플랫폼을 평가하고 배포했습니다. 이 그룹은 어떤 솔루션이 그들의 요구에 맞게 가상 회의를 가장 잘 지원할 수 있는지 파악해야 했습니다. 회의의 중심은 사용자이므로 도구는 최대한 직관적인 방식이어야 했습니다. 그것이 Zoom을 사용하여 EUNIS2020을 진행하기로 결정한 이유였습니다.
"우리 팀은 '가상 헬싱키'에서 EUNIS2020을 개최하기 위해 추가로 근무를 했어요"라고 Pacholak은 말했습니다. "가상 회의의 기술적인 구성요소를 사전에 올바르게 설정할 수 있도록 Zoom 팀의 많은 지원이 있었습니다."
원활한 회의 환경을 조성하는 데 있어서 회의의 복잡성과 기간, 짧은 준비 시간은 문제가 되지 않았습니다. Zoom 팀은 EUNIS와 협력하여 병렬 세션, 기조 연설, 마음 챙김, 피트니스 세션 및 휴식 시간을 모두 하나의 몰입형 경험으로 운영하여 야심찬 비전을 실현하기 위해 노력했습니다. 보안은 최우선 과제였으며, 암호와 같은 Zoom Webinars 플랫폼의 보안 기능을 활성화하여 세션에 문제가 생기지 않도록 했습니다.
Zoom을 통해 EUNIS2020에 대한 접근성 확대
EUNIS 이벤트는 연례 회의 시 평균 약 350~500명의 참석자가 등록했지만 가상 이벤트의 경우에는 인도네시아, 호주, 미국을 포함한 35개국에서 600명 이상의 참석자가 등록했습니다. 처음에는 비용이나 이동 제한으로 인해 이벤트에 참석할 수 없었던 사람들도 이제 Zoom을 통해 회의에 참석할 수 있었습니다.
640명 중 497명이 참석하여 78%의 참석률을 확인한 Gill과 팀은 놀라움을 금치 못했습니다. "25% 정도의 참석률을 예상하고 있었는데 결과를 보고 매우 놀랐어요"라고 Ferrell은 말했습니다.
3일 동안, 총회, 병렬 세션 및 SIG 워크샵을 포함하여 30개 이상의 별도 세션이 가상으로 개최되었습니다. EUNIS2020 팀은 참석자들의 활력과 참여도를 유지하기 위해 다양한 Zoom Webinars 세션 중의 설문조사, 피트니스 운동, 마음 챙김 세션, 휴식 시간 중의 가상 사우나를 진행했습니다.
"집에서 헬싱키와 핀란드 문화를 접해본 참석자들은 가상 사우나를 특히 좋아했습니다. 심지어 한 참석자는 실제 사우나에서 회의에 참석했어요"라고 Ferrell은 말했습니다.
"회의의 가상 갈라 디너에서 우리는 함께 잔을 들고 즐거운 시간을 보내며 EUNIS 수상자를 축하했습니다"라고 Pacholak은 덧붙였습니다.
Ferrell은 대표자들로부터 받은 훌륭한 피드백에 대해 다음과 같이 강조했습니다.
“EUNIS2020이 큰 성공을 거둔 가운데 Zoom을 사용하여 전 세계의 대표자를 한 자리에 모으는 하이브리드 이벤트를 진행하고 싶습니다. 그리고 미래에는 우리의 모든 이벤트가 하이브리드 방식으로 진행될 수도 있겠죠"라고 Ferrell은 요약했습니다.