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Che cos'è un webinar?
I webinar consentono di entrare in contatto con un vasto pubblico online e di condividere video, audio e contenuti da qualsiasi posizione e dispositivo, per migliorare il coinvolgimento. La maggior parte delle organizzazioni offre il link della registrazione dei webinar dal vivo in modo che possano essere riprodotti in un secondo momento. In questo modo le persone hanno la possibilità di guardare nuovamente la sessione, o di guardare il webinar originale per la prima volta nel caso non abbiano potuto partecipare all’evento dal vivo.
La differenza tra un webinar e una conferenza video è che un webinar in genere presenta uno o più relatori o presentatori principali che si rivolgono a un pubblico vasto, mentre una conferenza video solitamente è una riunione con numeri inferiori che supporta discussioni informali tra tutti i partecipanti.
La maggior parte dei webinar ha in comune diversi componenti audio e video.
L’audio normalmente viene trasmesso tramite un microfono collegato al portatile, al tablet o allo smartphone dei relatori.
Il video è condiviso tramite una webcam collegata al portatile, al tablet o allo smartphone dei relatori con un software per conferenze e/o un browser internet.
L’organizzatore e i relatori dei webinar possono condividere presentazioni, video, pagine web e altri contenuti multimediali.
Il pubblico dei webinar può partecipare all’evento da qualsiasi luogo purché abbia a disposizione una connessione internet sufficientemente stabile.
Chi organizza il webinar può interagire con il pubblico. Spesso le domande e i commenti vengono posti in tempo reale tramite una chat in diretta e con la funzionalità Domande e risposte.
Funzionalità del webinar
Attualmente, i migliori software per webinar offrono a organizzatori e partecipanti una serie di funzionalità che supportano e migliorano l’esperienza dell’evento online.
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Gestione di controllo del webinar
La gestione di controllo del webinar permette all’organizzatore di gestire i partecipanti. Consente all’organizzatore, o agli organizzatori, di verificare la lista dei partecipanti all’evento, di attivare/disattivare l’audio di un gruppo di persone o di singoli partecipanti, e addirittura di impedire la partecipazione a chi adotta un comportamento inadeguato.
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Condivisione dello schermo
Grazie alla condivisione dello schermo, i presentatori possono condividere slide, immagini e persino video. Con Zoom Webinars, i relatori possono presentare i loro materiali direttamente. L’organizzatore del webinar non deve più caricare la presentazione per consentire le modifiche finali.
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Domande e risposte nei webinar
La funzionalità Domande e risposte consente ai partecipanti di porre domande ai relatori, ai co-organizzatori e all’organizzatore e di ricevere risposte durante il webinar. Facoltativamente, i partecipanti possono rispondere alle domande degli altri partecipanti e dare un voto positivo alle domande inviate che trovano interessanti.
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Chat interna al webinar
La chat interna al webinar consente all’organizzatore e ai relatori di comunicare facilmente con i partecipanti. I presentatori possono condividere link, risorse e consigli utili nel corso dell’evento, fornendo ai partecipanti informazioni efficaci per completare la loro esperienza.
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Sondaggi nel webinar
I sondaggi nel webinar consentono agli organizzatori di interagire con il pubblico in tempo reale. È possibile personalizzare le domande per rispondere agli interessi specifici dei partecipanti al webinar. Monitorando la reattività del pubblico è possibile valutarne il livello di attenzione. Se necessario, i risultati del sondaggio dal vivo possono essere mostrati al pubblico per favorire ulteriori discussioni e interazioni tra i relatori e il pubblico.
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Sondaggi post-webinar
È possibile programmare sondaggi post-webinar da somministrare ai partecipanti del webinar al termine dell’evento. Per semplificare la raccolta dei feedback, è possibile scaricare le risposte del sondaggio come report. Con Zoom Webinars, l’organizzatore può reindirizzare i partecipanti a un servizio di sondaggi di terze parti (come Moduli Google o Survey Monkey).
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Registrazioni dei webinar
La registrazione del webinar offre all’organizzatore la possibilità di utilizzare il video dell’evento per altri scopi diversi, come il marketing, l’istruzione, l’onboarding dei nuovi assunti, e altro ancora.
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Dashboard e analisi del webinar
La dashboard di Zoom permette agli amministratori dell’account Zoom Webinars di visualizzare varie informazioni, dall’utilizzo complessivo ai dati della riunione dal vivo. È possibile usare questi dati per analizzare eventuali problemi che si sono verificati e per comprendere meglio come gli utenti organizzano le riunioni aziendali. Con Zoom, i dati della dashboard si aggiornano quotidianamente alle 12:00 GMT. I dati vengono archiviati nella dashboard per 12 mesi.
Come si realizza un webinar?
Pianificare un webinar
Zoom Webinars consente di trasmettere un evento a un massimo di 50.000 partecipanti in sola visualizzazione, a seconda delle dimensioni della licenza per i webinar. L’organizzatore può richiedere ai partecipanti di pre-iscriversi e può inserire domande personalizzate nel modulo di iscrizione. In alternativa, può disattivare l’iscrizione. In questo modo, i partecipanti possono fare semplicemente clic sul link fornito, collegandosi all’orario di inizio del webinar. I webinar possono essere condotti una sola volta o più volte nell’ambito di una serie di eventi. In alternativa, è possibile presentare la stessa sessione più volte.
Per partecipare a un webinar potrebbe essere necessaria la pre-iscrizione prima dell’evento. Con il software per i webinar, l’organizzatore può generalmente approvare gli iscritti, aggiungere domande personalizzate nel modulo di iscrizione ed estrarre i report sulle iscrizioni. L’iscrizione non è sempre obbligatoria anche se generalmente i partecipanti devono inserire il proprio nome e l’indirizzo e-mail al momento della partecipazione all’evento.
Se si pianifica un webinar con iscrizione, i partecipanti devono completare un breve modulo prima di ricevere il link per partecipare all’evento. In questo modo, le aziende organizzatrici possono raccogliere nomi, indirizzi e-mail e altre informazioni degli iscritti.
Con la maggior parte dei software per webinar, dopo aver pianificato un webinar con iscrizione, è possibile:
- Importare gli iscritti tramite CSV
- Raccogliere ulteriori informazioni personalizzando le domande per chi si iscrive
- Modificare le e-mail del webinar e scegliere quale inviare
- Personalizzare la pagina di iscrizione
- Usare URL diversi per tracciare la provenienza degli inscritti
- Gestire gli iscritti e reinviare le e-mail di conferma
Se non devi raccogliere informazioni sugli iscritti, puoi pianificare un webinar senza iscrizione.
Presentatori e relatori del webinar
Nei vari software per webinar, i presentatori principali vengono definiti in modi diversi. In un webinar di Zoom ci sono l’organizzatore e i presentatori, chiamati relatori. I relatori sono partecipanti alla riunione a tutti gli effetti: Hanno accesso alla maggior parte dei controlli dell’organizzatore, tra cui la condivisione di video e la visualizzazione dell’elenco dei partecipanti. Con Zoom Webinars, i relatori ricevono queste autorizzazioni dall’organizzatore del webinar.
Il numero massimo di relatori dipende principalmente dalla capacità della riunione oltre che dalla capacità del webinar impostata dall’organizzatore.
La maggior parte dei software per webinar consente di gestire i relatori e i partecipanti al webinar. Con Zoom Webinars è possibile promuovere un relatore a co-organizzatore o un partecipante a relatore, trasformare i relatori in partecipanti, attivare l’audio, interrompere il video e molto altro ancora.
Al termine del webinar è inoltre possibile consultare i report per vedere iscrizioni, partecipanti, sondaggi e altre informazioni.
Partecipanti del webinar
Ai partecipanti è consentita la sola visualizzazione. L’organizzatore può scegliere se attivare il loro microfono e controlla il modo in cui visualizzano il webinar. I partecipanti possono interagire con l’organizzatore e i relatori tramite la funzionalità Domande e risposte, la chat e addirittura i sondaggi dal vivo.
Se un webinar non richiede l’iscrizione, è possibile copiare il link di accesso e inviarlo ai partecipanti.
Se invece la richiede, l’organizzatore dovrà condividere il link per l’iscrizione con i partecipanti, che dovranno completare il modulo apposito. Una volta iscritti, riceveranno una notifica via e-mail con un link di partecipazione univoco.
Con Zoom Webinars hai a disposizione tre modi per invitare i partecipanti a iscriversi:
- Copiare l’URL di registrazione e inviarlo tramite e-mail, pubblicarlo sul proprio sito web o condividerlo su altri canali.
- Selezionare “Copia invito” [Copy the invitation] per visualizzare l’invito creato da Zoom, copiarlo e inviarlo ai partecipanti.
- Selezionare “Inviami l’invito tramite e-mail” [Email me the invitation] per riceverne una copia da inoltrare ai partecipanti.
Vantaggi del webinar
I webinar rappresentano uno strumento relativamente facile ed economico per raggiungere un vasto pubblico e generare nuovi lead per la propria attività. I webinar offrono alle aziende, al settore dell’istruzione, a quello sanitario e ad altri settori l’opportunità di informare, insegnare e interagire con i principali stakeholder.
Promozione della consapevolezza
I webinar aiutano a presentare informazioni importanti a un ampio pubblico e a promuovere la consapevolezza. I webinar, ad esempio, sono comunemente utilizzati dalle grandi aziende per organizzare incontri con tutti i dipendenti o assemblee plenarie quando occorre comunicare al personale informazioni importanti sull’azienda. La Pubblica Amministrazione e gli istituti scolastici possono usare i webinar per comunicare informazioni importanti alla comunità.
Incremento dei lead e generazione di vendite
Il webinar è anche uno strumento efficace per generare maggiori lead e ottenere nuovi clienti. Ad esempio, chi vuole partecipare al webinar dovrà iscriversi lasciando il proprio indirizzo e-mail. In questo modo l’organizzazione ha l’opportunità di creare una lista con numerose e-mail, che potranno essere utili per le future campagne di vendita e di marketing.
Presentazione di nuovi prodotti e servizi
Niente dà più credibilità a un prodotto o un servizio appena lanciato di un webinar che ne illustri chiaramente caratteristiche e vantaggi. Questo genere di webinar può contribuire a qualificare i lead, attrarre nuovi clienti e ad accelerare il processo di vendita.
Istruzione e condivisione della conoscenza
È possibile condividere informazioni importanti con il pubblico e ricevere un feedback immediato. I webinar sono strumenti importanti per la formazione e l’istruzione. Le sessioni di Domande e risposte consentono al pubblico di porre domande sull’argomento trattato e su eventuali dubbi o problemi. Dato che possono essere registrati, i webinar possono essere utilizzati per scopi educativi e didattici.
Eventi virtuali
I webinar sono eventi virtuali a sessione singola con un gruppo di presentatori o relatori che si rivolge a un pubblico online, che partecipa per imparare e interagire attraverso la chat e le sessioni di Domande e risposte. Un evento virtuale a sessioni multiple può essere composto da diverse sessioni di webinar.
Domande frequenti sui webinar
Il software per webinar è il software di base che supporta i seminari basati sul web. Il software per webinar è progettato per permettere di organizzare con più facilità presentazioni che coinvolgono molti partecipanti attraverso video e contenuti digitali dal vivo o preregistrati.
Zoom Meetings mette in contatto un gruppo di persone per discussioni e collaborazione interattive. Ogni partecipante ha la possibilità di prendere parte pienamente alle sessioni condividendo audio, video e schermo. Le riunioni rappresentano la soluzione ideale per la collaborazione di gruppo, le riunioni di team, le dimostrazioni di vendita, l’apprendimento e la formazione online e i colloqui con i docenti. Grazie alle riunioni, tutti i partecipanti possono interagire e condividere contenuti facilmente tra loro e con l’organizzatore.
I webinar rappresentano la soluzione ideale per le presentazioni a un vasto pubblico, dove l’organizzatore vuole avere un maggiore controllo sull’esperienza e il pubblico partecipa senza l’audio o il video attivati. L’obiettivo dei webinar è puntato sui presentatori o sui relatori. Il pubblico partecipa per ascoltare, imparare e porre domande alla fine. Zoom Webinars sostiene una vasta gamma di casi d’uso: grandi eventi interni ed esterni, riunioni con tutti i partecipanti e assemblee plenarie dei consigli comunali, annunci di prodotti, conferenze con i clienti, concerti e persino incontri religiosi.
Sì. La maggior parte delle organizzazioni offre registrazioni dei webinar che organizza, anche se il webinar vero e proprio è in diretta. Solitamente rende disponibile un link alla registrazione in modo che il webinar dal vivo possa essere riprodotto in un secondo momento. In questo modo le persone hanno la possibilità di guardare nuovamente la sessione, o di guardare il webinar originale per la prima volta nel caso non abbiano potuto partecipare all’evento dal vivo.
In genere, i partecipanti ai webinar ricevono un’e-mail o un messaggio di notifica che li avvisa del webinar. Possono anche ricevere la notifica di webinar imminenti. Per iscriversi come partecipanti, occorre fare clic sul link o sull’iscrizione e fornire le informazioni richieste. Dopo aver inviato le informazioni, si riceve un’e-mail o un messaggio di conferma con un link da cliccare per partecipare al webinar alla data e all’ora previste. I partecipanti possono alzare virtualmente la mano, inviare domande nelle sessioni di Domande e Risposte e inviare messaggi agli altri. Per partecipare al webinar occorre avere il Client Zoom per desktop o l’app mobile di Zoom.