Best practice per organizzare riunioni virtuali con tutti i partecipanti
Le riunioni con tutti i partecipanti ti offrono eccellenti opportunità per condividere informazioni e aggiornamenti preziosi con la tua organizzazione completa. Ecco come puoi organizzare un raduno interattivo che coinvolgerà ed entusiasmerà i tuoi dipendenti.
In questa guida tratteremo i seguenti argomenti:
La sfida ibrida
Man mano che le aziende si spostano verso una soluzione lavorative ibrida, è prioritario sostenere il coinvolgimento e promuovere le connessioni con i dipendenti in presenza e da remoto. Con questa transizione, le organizzazioni devono adattarsi alle dinamiche mutevoli, incluse la condivisione efficace delle informazioni e il coinvolgimento della forza lavoro in modalità ibrida.
Secondo una ricerca di Gartner, entro la fine del 2022, la quota di lavoro ibrido dei lavoratori da remoto dovrebbe raggiungere il 70% della forza lavoro da remoto totale.
Di conseguenza, come si adatteranno le organizzazioni per mantenere aggiornata sulle informazioni aziendali cruciali la forza lavoro distribuita e per coinvolgere i team da remoto?
Risorse Umane e comunicazioni interne che i professionisti devono considerare:
concentrazione sulla comunicazione di importanti aggiornamenti a livello aziendale
interazione efficace con l’intera forza lavoro distribuita a livello globale
uso di una comunicazione diretta con riunioni aziendali con tutti i partecipanti per aiutare i dipendenti a sentirsi connessi
Questa guida offre consigli pratici per organizzare riunioni aziendali con tutti i partecipanti, per aiutarti a creare un senso di comunità all’interno della tua attività e per comunicare importanti aggiornamenti interni ai tuoi dipendenti.
La scelta della giusta tecnologia
Sia che tu stia cercando di creare connessioni o annunciare le ultime notizie aziendali, scegliere la giusta tecnologia ti aiuterà a offrire una preziosa esperienza al dipendente.
Zoom Meetings e Zoom Webinars offrono funzionalità che consentono alle piccole e grandi aziende di organizzare coinvolgenti riunioni di successo con tutti i partecipanti, mentre Zoom Events consente la creazione di un hub per gli eventi passati e presenti dei dipendenti.
Meetings rispetto a Webinars o a Events
Zoom Meetings
L’organizzatore conosce i partecipanti.
- Fino a 1.000 partecipanti
I partecipanti possono interagire con video, audio, condivisione schermo, annotazioni, chat e sessioni secondarie.
Ideale per la collaborazione di gruppo
- Sincronizzazioni del team
- Dimostrazione del reparto vendite
- Lezioni e colloqui con docenti online
Zoom Webinars
L’organizzatore non conosce un pubblico vasto né i partecipanti.
- Fino a 50.000 partecipanti.
I partecipanti possono visualizzare, ascoltare e utilizzare la funzionalità Domande e risposte.
Ideale per eventi pubblici
- Riunioni dirigenziali
- Conferenze e seminari virtuali
- Eventi di intrattenimento
Zoom Events
Scegli con flessibilità tra Zoom Meetings e Zoom Webinars
Organizza le registrazioni in un hub in cui le sessioni delle riunioni con tutti i partecipanti precedenti possono prender vita
Assegna biglietti individuali a ogni partecipante
Ideale per eventi:
- Con sessioni ricorrenti
- Con diverse tracce
- Della durata di più giorni
Come decidere
Quanti dipendenti parteciperanno? Qual è il livello di interazione che desideri? Devi organizzare sessioni multiple? Ecco alcuni consigli per utilizzare ciascuna soluzione Zoom al momento giusto.
Zoom Webinars
Ideale per organizzare riunioni fino a 50.000 partecipanti in modalità solo visualizzazione e fino a 1.000 relatori interattivi
Zoom Events
Ideale se vuoi scegliere con flessibilità tra Zoom Meetings e Zoom Webinars per le tue sessioni con tutti i partecipanti e gestire e archiviare ogni registrazione in un unico hub accessibile internamente
Rifletti sull’esperienza dei partecipanti
Il tipo di esperienza dei partecipanti e il livello di interazione desiderato per i dipendenti saranno fondamentali per decidere quale tecnologia scegliere.
Zoom Meetings è progettato per connettere le persone. I dipendenti, non solo hanno accesso ad audio e video, hanno anche una maggiore flessibilità per interagire e coinvolgere con funzionalità come chat, filtri, reazioni, sondaggi, lavagna digitale e alzata di mano. Possono anche condividere lo schermo e, se l’organizzatore abilita queste funzionalità, partecipare a sessioni secondarie.
Zoom Webinars offre agli organizzatori un maggiore controllo sull’esperienza dei partecipanti. I partecipanti non hanno la possibilità di utilizzare audio e video, né possono condividere i loro schermi, limitando così potenziali interruzioni. I dipendenti avranno comunque l’opportunità di interagire tramite il pannello Domande e Risposte, la chat del webinar, i sondaggi, le reazioni e i sondaggi post-webinar. Questa possibilità rende Zoom Webinars utile per comunicare aggiornamenti a livello aziendale, organizzare discussioni della dirigenza e condurre corsi di formazione su larga scala. Con il branding della sessione, gli organizzatori possono anche personalizzare l’aspetto di ogni riunione con tutti i partecipanti.
Con Zoom Events, puoi scegliere se organizzare una sessione individuale con Zoom Meetings o Zoom Webinars e utilizzare le funzionalità interattive sopra elencate e funzionalità aggiuntive come Networking ed Expo. Inoltre, puoi anche archiviare, gestire e condividere facilmente le registrazioni dal tuo hub, una directory dei contenuti digitali.
Vuoi vedere queste funzionalità in azione?
Chiedi una dimostrazione con un esperto di Zoom.
Suggerimenti e best practice
È importante creare una riunione con tutti i partecipanti che sfrutti al massimo il tempo dei tuoi dipendenti e li convinca a partecipare. Queste best practice ti aiuteranno a sentirti sicuro nell’organizzare riunioni plenarie professionali e di grande impatto.
Lavora come una sola squadra
Anche quando l’evento virtuale che organizzi è interno, sono molti i ruoli che si attivano. Assegna gli incarichi ai membri del team e delinea chiaramente i loro ruoli e responsabilità in modo da poter collaborare per creare un’esperienza agevole.
Assegna i ruoli
Per la condivisione di diapositive
Designa qualcuno che conosca bene il contenuto e la traccia della conversazione per condividere le diapositive o assegnane il controllo a ciascun oratore in modo che possa far progredire le diapositive in autonomia nel corso della riunione.
Per moderare le Domande e Risposte e le chat
A seconda del numero di partecipanti, ci possono essere alcune persone che moderano le Domande e Risposte e la chat. Questo è un ottimo modo che hanno i tuoi dipendenti di ottenere immediatamente risposte alle loro domande e di essere coinvolti durante la riunione.
Per lanciare i sondaggi
Il sondaggio, disponibile sia per Meetings che per Webinars, è un ottimo modo per interagire con il tuo pubblico. Il sondaggio avanzato consente ulteriori formati di risposta e di quiz per mantenere alto il divertimento e assicurarsi che le persone prestino attenzione. Assegna a un collega l’incarico di lanciare e gestire i sondaggi durante l’evento.
Gestione dei partecipanti
Segui le nostre best practice di sicurezza per proteggere la tua sessione con tutti i partecipanti. Puoi anche chiedere a un collega di supervisionare le Domande e Risposte o le chat e di cercare commenti o interruzioni potenzialmente inappropriati.
Organizza una prova
La pratica rende perfetti! Prima dell’evento, pianifica una prova con tutti gli oratori per controllare audio, video, luci e connessioni Internet. Per il tuo team tecnico, questo è il momento in cui dovresti esercitarti condividendo diapositive e video, lanciando sondaggi e qualsiasi altra cosa potresti fare durante l’evento dal vivo.
Ecco una lista di controllo per aiutarti a costruire le fondamenta in prova e assicurarti di essere pronto per il grande giorno:
Lista di controllo per la prova
Il tuo elenco dovrebbe includere:
Presentazioni e ruoli/responsabilità
- L’organizzatore gestirà le domande tecniche di tutti i partecipanti
- Ruoli dei Presentatori/Relatori
Rapida panoramica delle funzionalità e dei controlli delle riunioni con tutti i partecipanti
Quando usare Zoom Webinars:
- Gestione e risposta delle Domande e Risposte
- Condivisione di messaggi e link in chat
- Avvio di un sondaggio
- Relatori
Quando usare Zoom Meetings:
- Gestione e risposta in chat
- Avvio di un sondaggio
- Gestire i partecipanti
Decidi chi condividerà il contenuto e provalo.
- Quali contenuti verranno condivisi? (ad esempio, diapositive, video, desktop, applicazioni, ecc.)
- Se condividi l’audio, ad esempio della musica o un video con audio, verifica che arrivi al volume corretto
Rivedi le questioni di servizio
- A chi darà la parola l’organizzatore dopo il messaggio di benvenuto e di servizio?
- Ricorda ai relatori di partecipare all’evento dal vivo con 15 minuti di anticipo
- Conferma l’ora di inizio e di fine della riunione con tutti i partecipanti
- Decidi come gestirai le domande e risposte (ad esempio, rispondendo alla fine)
- La chat e la funzione alza la mano saranno disattivate per i partecipanti se non diversamente specificato
- Quali link o messaggi (se presenti) devono essere inviati ai partecipanti tramite chat?
Conferma che tutti abbiano i loro link per il relatore per l’evento dal vivo
Altre considerazioni:
- Usa una connessione internet cablata per evitare problemi di connettività
- Chiudi i programmi e le finestre non in uso per evitare la comparsa di notifiche o la visualizzazione di schede indesiderate
- Crea un account Zoom dedicato utilizzato unicamente per l’organizzazione di riunioni con tutti i partecipanti in modo che le impostazioni vengano salvate/non modificate da altri utenti nell’account
Lista di controllo per l’organizzatore di riunioni con tutti i partecipanti:
Prima della riunione con tutti i partecipanti (1-2 settimane)
Controlla che tutte le impostazioni dell’account desiderate siano abilitate/disabilitate
Pianifica riunioni/webinar con tutti i partecipanti
Imposta le domande del sondaggio, se applicabile
Crea una bozza dell’ordine del giorno per tutti i partecipanti
Crea una bozza dell’elenco dei relatori
Prima della riunione con tutti partecipanti (~1 settimana)
Controlla e definisci il contenuto/le diapositive e l’ordine del giorno
Invia l’ordine del giorno finale via e-mail a dirigenti e relatori
Manda l’invito a riunioni/webinar a tutti i dipendenti
Promuovi e condividi l’ordine del giorno su tutti i canali aziendali
Organizza una prova con tutti i relatori
Durante la riunione con tutti i partecipanti
Gestione dell’evento
Condivisione dello schermo
Monitoraggio del tempo
Monitora e replica alle Domande e Risposte
Dopo la plenaria
Discuti con il team su ciò che ha funzionato bene /non ha funzionato bene
Distribuisci diapositive e registrazione su tutti i canali aziendali
Rispondi alle varie attività di sensibilizzazione dei dipendenti
Coinvolgimento e connessione del pubblico
C’è più di un modo per organizzare una riunione con tutti partecipanti che abbia successo; tutto dipende dalla struttura e dalle esigenze della tua forza lavoro. Ecco alcuni suggerimenti per assicurarti che le riunioni con tutti i partecipanti siano di massimo valore per i tuoi dipendenti.
La variazione dell’argomento è fondamentale
È importante variare gli argomenti durante la riunione per mantenere il pubblico coinvolto e interessato alle informazioni presentate. Considera di invitare relatori ospiti per fornire opportunità di apprendimento, leadership di pensiero, o semplicemente come elementi di divertimento. Inoltre, condividere video o musica per rendere ogni riunione con tutti partecipanti unica, è un ottimo modo per intrattenere.
Promuovi il coinvolgimento nelle riunioni
Sondaggio pre-evento
Una riunione plenaria con tutti i partecipanti è un ottimo momento per coinvolgere ed entusiasmare i tuoi dipendenti a lavorare per la tua organizzazione. Offri ai tuoi dipendenti l’opportunità di condividere ciò che è importante che conoscano e personalizza l’ordine del giorno delle riunioni con tutti i partecipanti proponendo un’elezione o un sondaggio prima dell’evento.
Consiglio professionaleUsa Zoom Team Chat per condividere le informazioni prima e dopo l’evento. Crea entusiasmo anche prima dell’inizio dell’evento e assicurati che i dettagli importanti non vengano persi!
Domande e Risposte dal vivo
La funzione Domande e Risposte di Zoom Webinars consente ai partecipanti di inviare domande ottenendo risposte dal vivo o scritte durante l’evento. Ecco alcuni suggerimenti per l’utilizzo della funzione Domande e Risposte:
Dai ai membri del tuo team il compito di gestire le Domande e Risposte in modo che i relatori possano concentrarsi sulla conversazione. Se il tuo team dedicato alle domande e alle risposte non partecipa con audio e video, puoi nascondere i loro video tramite la funzione Nascondi partecipante senza video.
Prepara in anticipo alcune domande stimolanti, nel caso in cui quelle inviate dai partecipanti non siano abbastanza mirate.
Puoi modificare le impostazioni delle Domande e Risposte per consentire o disabilitare le domande anonime, o stabilire se i partecipanti possano visualizzare, commentare o votare le domande.
Esamina il report delle Domande e Risposte dopo il webinar e dai seguito ai partecipanti le cui domande non hanno ricevuto risposta durante la sessione.
Sessioni secondarie
Disponibili con Zoom Meetings, le sessioni separate consentono ai tuoi dipendenti di incontrarsi in gruppi meno numerosi. Assegna i partecipanti alle sessioni separate prima o durante la sessione. Puoi consentire ai partecipanti di selezionare a quale sala vogliono partecipare o consentire loro di muoversi liberamente tra le sale.
Sondaggi per feedback
Offri al tuo personale la possibilità di fornire feedback dopo l’evento, per valutare ciò pensano sia andato bene, ciò che deve ancora essere migliorato e ciò che vorrebbero vedere nei futuri eventi plenari. Con Zoom Webinars, puoi utilizzare il sondaggio post-webinar per proporre un questionario subito dopo l’evento.
Vuoi saperne di più?
Contatta il nostro reparto vendite per scoprire altri suggerimenti per organizzare le tue riunioni con tutti i partecipanti come un vero professionista