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Consenti discussioni mirate con la sessione secondaria
A volte devi fare una chiacchierata veloce con una determinata persona o riunire un gruppo selezionato per una discussione più mirata. Questo è valido sia per le riunioni di persona sia per quelle virtuali, soprattutto perché la forza lavoro moderna passa fluidamente da una modalità all’altra. Grazie alla funzionalità di sessione secondaria di Zoom, puoi trasferire questa struttura dinamica di riunione nello spazio digitale.
Che cos'è una sessione secondaria?
La sessione secondaria consente agli organizzatori delle riunioni Zoom di creare gruppi più piccoli all’interno di riunioni più grandi o di sessioni di formazione. Grazie a questa funzionalità tutti possono lavorare in team di piccole dimensioni. Gli organizzatori poi, in caso di necessità, possono richiamare i gruppi nella sessione collettiva. Un partecipante può avvisare l’organizzatore quando ha bisogno di aiuto e tu puoi inserirti in una qualsiasi delle sessioni secondarie per prestare assistenza e rispondere alle domande.
Durante la sessione secondaria puoi usare video, audio chat, lavagne e la condivisione dello schermo.
Come posso configurare una sessione secondaria in Zoom?
La sessione secondaria è un elemento fondamentale per realizzare connessioni importanti: cioè quando devi organizzare una sessione di formazione di grandi dimensioni, se desideri animare la tua aula virtuale, o se vuoi rendere più coinvolgente un’esperienza di team building. Ti offre una serie di vantaggi tra cui:
Delega semplice
Quando ti serve assistenza durante una sessione, i co-organizzatori sono utili: possono aiutarti a predisporre e condurre una riunione e la relativa sessione secondaria. Nella sessione secondaria, i co-organizzatori hanno gli stessi privilegi dell’organizzatore, compresa la possibilità di assegnare, iniziare e terminare la sessione secondaria. Inoltre i co-organizzatori possono spostarsi tra le sessioni secondarie e trasmettere i messaggi a tutti i membri di una sessione secondaria.
Discussioni organizzate e mirate
Quando gli organizzatori devono dare una comunicazione specifica, possono inviare un messaggio a tutte le sessioni secondarie anche se i partecipanti sono in sessioni secondarie diverse. Questa funzionalità è utile se devi far sapere ai partecipanti che è il momento di terminare la discussione o di concludere un’attività, ad esempio.
Suddividi le lunghe riunioni ininterrotte
Dopo aver chiuso una sessione secondaria, puoi comunque decidere di suddividere nuovamente i partecipanti. È utile per i corsi o gli eventi più lunghi, dato che puoi suddividere i partecipanti tutte le volte che desideri.
Fornisci l'aiuto necessario alle persone quando ne hanno bisogno
Solo perché non ti trovi in una sala con qualcuno, non significa che tu non possa aiutarlo. I partecipanti alla sessione secondaria possono cliccare sull’icona “Chiedi assistenza” per invitare l’organizzatore a partecipare alla sessione secondaria e ricevere assistenza. L’organizzatore riceverà una notifica ed entrerà in quella sessione.
Valuta il coinvolgimento dei partecipanti
Nella scheda Partecipanti, l’organizzatore può vedere chi è presente in ciascuna sessione secondaria, se sta parlando, se sta condividendo lo schermo, se ha il video acceso e altro ancora. In questo modo puoi avere un’idea più precisa del coinvolgimento nella sessione secondaria e identificare le aree che necessitano di maggiore attenzione.
Assicura una sicurezza costante
La crittografia end-to-end (E2EE) per Zoom Meetings si è allargata alla sessione secondaria. L’esperienza sarà la stessa di una riunione standard con la E2EE, con la differenza che a ogni sessione secondaria viene attribuita una chiave crittografica univoca della riunione. Puoi usare questa funzionalità quando devi aggiungere un ulteriore livello di sicurezza alle conversazioni private e importanti, oppure se vuoi semplicemente raggruppare alcune persone durante una riunione con E2EE.
Come funziona la sessione secondaria?
- Crea la sessione secondaria
- Termina la sessione secondaria
- Elimina la sessione secondaria
- Uso della sessione secondaria con Zoom Rooms
Crea la sessione secondaria
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Le sessioni secondarie consentono di suddividere la riunione fino a un massimo di 50 sessioni separate.
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In qualità di organizzatore della riunione, puoi scegliere se suddividere i partecipanti alla riunione in queste sessioni separate automaticamente o manualmente. Puoi partecipare a una qualsiasi di queste sessioni secondarie in ogni momento.
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Se devi spostare i partecipanti, è sufficiente selezionare il nome del partecipante e assegnarlo a una sala diversa.
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Puoi anche far controllare l’esperienza ai partecipanti, consentendo loro di selezionare la sala che preferiscono fin dall’inizio.
Termina la sessione secondaria
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Quando vuoi concludere una sessione secondaria, clicca su “Chiudi sessioni”. I partecipanti a quel punto riceveranno una notifica che li inviterà a rientrare nella sessione principale.
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Gli organizzatori possono fare in modo che le sessioni secondarie terminino automaticamente dopo l’orario configurato e persino impostare un conto alla rovescia. I partecipanti, in questo modo, rientreranno automaticamente nella sessione principale allo scadere del tempo.
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I partecipanti possono rientrare alla sessione principale in qualsiasi momento.
Elimina la sessione secondaria
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Puoi eliminare una determinata sessione secondaria. Tuttavia, così facendo non eliminerai dalla riunione i partecipanti di quella sessione.
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Una volta cancellata la sessione, i partecipanti verranno rimessi in coda per essere inseriti in un’altra sessione secondaria.
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Se elimini per sbaglio una sessione secondaria e vuoi ricreare lo scenario, dovrai iniziare da capo creando nuovamente le tue sessioni secondarie, sia inserendo i partecipanti nelle sessioni secondarie in modo automatico, sia inserendo man mano gli stessi gruppi di partecipanti nelle nuove sessioni secondarie.
Uso della sessione secondaria con Zoom Rooms
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Se vuoi abilitare queste conversazioni per gruppi più piccoli in un ambiente di lavoro ibrido, puoi partecipare a una sessione secondaria da un dispositivo Zoom Rooms.
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Zoom Rooms non può avviare sale per sessioni secondarie, ma quando un organizzatore avvia una sessione secondaria, puoi aggiungere Zoom Rooms come partecipante alla sessione secondaria.
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I partecipanti Zoom Rooms possono anche entrare e uscire dalla sessione e vedere chi altro c’è nella loro sessione secondaria.
Inizia a usare la sessione secondaria di Zoom
Anche per le riunioni virtuali è necessario un modo per collegare persone specifiche o per creare gruppi dedicati. Con la sessione secondaria di Zoom, potrai coinvolgere i tuoi partecipanti come desideri, godendo della flessibilità dell’ambiente digitale.
Scarica Zoom Meetings oggi stesso per vedere la sessione secondaria in azione!
Domande frequenti
Se devi abilitare la funzionalità della sessione secondaria per usarla tu stesso, devi accedere a Zoom web portal e andare su “Impostazioni“. Cliccare sulla scheda “Riunione” e, alla voce “In riunione (avanzate)”, attiva l’opzione Sessione secondaria. È possibile che si visualizzi una finestra di dialogo di verifica, in quel caso, clicca su “Abilita” per controllare la modifica. Se per qualche motivo l’opzione sessione secondaria è disattivata, è probabile che sia bloccata dall’amministratore del tuo account: contattalo per configurarla.
Per avere maggiore flessibilità durante l’esperienza della sessione secondaria, ti suggeriamo di selezionare le seguenti caselle durante la configurazione:
- Consenti agli organizzatori della riunione di pre-assegnare i partecipanti alla sessione secondaria.
- Consenti all’organizzatore di trasmettere i messaggi ai partecipanti. In questo modo trasmetti un messaggio di testo a tutti i partecipanti della sessione secondaria.
- Consenti all’organizzatore di trasmettere la voce alla sessione secondaria. In questo modo l’audio del tuo microfono verrà trasmesso a tutti i partecipanti delle sessioni secondarie.
- Consenti all’organizzatore di creare, rinominare ed eliminare stanze per sessioni secondarie quando le stanze sono aperte.
- Consenti all’organizzatore di visualizzare gli stati di attività dei partecipanti nelle sessioni secondarie (ad es. condivisione schermo, reazioni). Ciò consente a organizzatori e co-organizzatori di visualizzare rapidamente lo stato dell’audio e del video dei partecipanti, se stanno condividendo lo schermo e qualsiasi reazione attiva o feedback non verbale.
Quindi clicca su Salva e puoi già iniziare.
Per creare una sessione secondaria, devi avviare una riunione immediata o pianificata e cliccare su “Sessione secondaria”. Seleziona il numero di sessioni che vuoi creare e come desideri assegnare i partecipanti a tali sessioni, assegnandoli a ciascuna sessione oppure assegnandoli automaticamente. Puoi anche consentire ai partecipanti di scegliere la sessione a cui desiderano partecipare. Clicca su Crea e quindi fai in modo che le sessioni si svolgano come ritieni opportuno.