Lavoro da remoto, in sede o ibrido: guida e approfondimenti per il tuo team
Zoom ti consente di restare di connesso e al sicuro, sia che tu scelga di tornare in ufficio, di lavorare completamente da remoto, oppure di offrire ai team la possibilità di essere flessibili.
Tornando alla normalità dopo un anno di cambiamenti notevoli, è arrivato il momento di decidere sull’evoluzione del lavoro per i tuoi team e la tua azienda. Tornerete in ufficio? Non ti recherai più in ufficio a favore di un’area di lavoro completamente da remoto? Oppure proporrai ai dipendenti opzioni di lavoro flessibili per scegliere da dove lavorare, creando un ambiente ibrido con opzioni di lavoro sia da casa che in ufficio?
Qualunque scelta farai, ti offriamo le caratteristiche e le funzionalità che servono al tuo team per rimanere al sicuro, connesso e produttivo. Questa guida digitale presenta tre opzioni per la prossima fase di lavoro, assieme agli strumenti e alle funzioni Zoom necessarie per realizzarle. Ciascuna scelta si basa su fattori unici legati al tipo di attività svolta, dalla strategia e dal personale di ogni azienda.
In questa guida sui diversi stili lavorativi tratteremo i seguenti argomenti:
Ritorno in ufficio
Pianificazione del ritorno all’area di lavoro in sede, garantendo salute e sicurezza dei team.
Ritorno in ufficio
Man mano che le organizzazioni continuano ad adattare i loro modelli professionali per soddisfare le esigenze dei dipendenti, hanno iniziato a porsi la stessa domanda: “quando possiamo tornare alla normalità?” Tuttavia, molti si stanno rendendo conto che il senso di “normalità” probabilmente non tornerà mai più, esattamente come era quando le organizzazioni si sono trovate ad affrontare sfide nuove ed emergenti legate alla salute, alla sicurezza e alla produttività. Sebbene siano desiderosi di tornare in sede, i dipendenti hanno molte incertezze riguardo a salute e sicurezza.
Uno studio condotto da Envoy su 1000 dipendenti a tempo pieno e a tempo parziale negli Stati Uniti ha rivelato che il 73% degli intervistati era preoccupato del ritorno in ufficio. Le aziende non minimizzano questi timori, e per una buona ragione: oltre la metà degli intervistati ha dichiarato di prendere in considerazione il licenziamento qualora il datore di lavoro non dovesse dare priorità alla sicurezza. Per ottenere il meglio dai tuoi collaboratori, da ora in poi sarà necessario focalizzarsi ancora di più sulla salute e sulla sicurezza dei dipendenti che sfruttano le aree di lavoro in sede.
73% La percentuale di lavoratori preoccupati per il ritorno in ufficio
Tra gli intervistati, le tre maggiori preoccupazioni legate al luogo di lavoro in sede riguardavano chi pur essendo malato si reca in ufficio, le aree di lavoro sovraffollate e l’adeguatezza del sistema di ventilazione. Sebbene Zoom si sia tradizionalmente concentrato sulla collaborazione virtuale, stiamo rapidamente espandendo la nostra gamma di prodotti, per aiutare aziende come la tua ad affrontare queste sfide e a tornare al lavoro in sede in tutta sicurezza.
Principali preoccupazioni riguardo all’area di lavoro in sede
Non sapere se una persona malata si recherà in ufficio
Sovraffollamento nelle aree di lavoro
Sistema di ventilazione inadeguato
Lista di controllo per il ritorno in ufficio
Garantire la salute e la sicurezza dei dipendenti in ufficio è più importante che mai. Sono necessari strumenti adeguati per gestire le risorse e ridurre al minimo i contatti, dove possibile. Garantire la sicurezza è facile grazie a Zoom e alla sua piattaforma di comunicazioni unificate basate su video. Grazie a nuove fantastiche funzionalità, in aggiunta a quelle che già conosci e apprezzi da anni, Zoom ti aiuterà a riportare i team in sede in tutta rapidità e sicurezza.
Salute e sicurezza
Centralinista virtuale, per visite senza contatto
Piattaforma E911, per la risposta alle emergenze
Dati ambientali, per monitorare le condizioni
Gestione risorse
Conteggio dei partecipanti in sala, per il monitoraggio della politica
Prenotazione dell’area di lavoro, per la condivisione delle risorse
Insegne digitali, per aggiornamenti importanti
Pianificatore delle sale, per una prenotazione semplice delle sale
Comunicazione senza tocco
Companion mode, per il controllo delle sale da dispositivo mobile
Associazione wireless con dispositivi dedicati
Controllo vocale nelle sale conferenze
Operatore virtuale
Accogli i visitatori in sicurezza consentendo allo staff della reception di lavorare da qualsiasi luogo, grazie alla modalità tutto schermo di Zoom. I visitatori in ufficio possono essere immediatamente connessi con lo staff della reception tramite Zoom.
Una volta contattato, lo staff potrà assistere i visitatori da qualsiasi luogo, garantendo la sicurezza e un’ottima prima impressione di professionalità.
Insegne digitali e prenotazione dell’area di lavoro
Poiché sempre più dipendenti ricercano un modello di lavoro ibrido dividendo la settimana fra casa e ufficio, la prenotazione dell’area di lavoro con Zoom Rooms Scheduling Display li aiuterà a prenotare gli spazi in anticipo, permettendo di visualizzare le risorse disponibili. Utilizza le insegne digitali per mostrare la disponibilità delle risorse (ad esempio SpaceIQ) o informazioni come il programma delle pulizie delle risorse in sede.
Comandi vocali per Zoom Rooms
Disponibile su iOS da oggi, e presto disponibile su tutte le piattaforme, puoi avviare una riunione in una Zoom Room con comandi vocali. Entrando in una sala riunione, i partecipanti possono avviare una riunione senza dover toccare gli Zoom Rooms Controllers comuni.
Quest’anno renderemo inoltre disponibile Alexa for Business per i dispositivi per Zoom Rooms, offrendo ulteriori funzionalità come: “Alexa, trova una sala riunione disponibile”.
Integrazione con insegne digitali per E911
Con un minor numero di colleghi in sede disponibili ad aiutare in caso di necessità, individuare le risorse corrette è ancora più complesso. L’E911 nomadico di Zoom Phone (disponibile solo negli Stati Uniti e in Canada) permette di tracciare la posizione degli utenti in maniera dinamica mentre si muovono nell’area aziendale o campus, mantenendola sempre aggiornata in caso di emergenza. Quando viene effettuata una chiamata a un numero di emergenza, Zoom invia una notifica al tuo team di sicurezza interna e utilizza le insegne digitali per dirigere i soccorritori.
Conteggio dei partecipanti in sala
Stiamo ottimizzando i pannelli fuoriporta affinché mostrino il numero di persone nella sala, per aiutare i partecipanti a mantenere il distanziamento sociale richiesto. La videocamera della Zoom Room monitora costantemente le persone nella sala, mostrando il conteggio sui display fuoriporta. Le sale potranno anche fornire dati sull’occupazione delle stesse nella dashboard di Zoom Rooms, facilitando il tracciamento e l’applicazione di eventuali criteri o limiti di capienza.
Zoom Rooms Scheduling Display
I clienti che utilizzano Zoom Room possono implementare un numero illimitato di pannelli fuoriporta per semplificare la prenotazione di spazi per riunioni in tutto l’ufficio per i dipendenti in sede e per quelli da remoto. I pannelli fuoriporta, integrati direttamente con le applicazioni calendario aziendali, mostrano in tempo reale le prenotazioni e la disponibilità della sala in tutto l’ufficio. Possono essere utilizzati per sale conferenza di ogni dimensione o persino per scrivanie e altre risorse condivise.
Companion Mode per Zoom Room
I partecipanti presenti in sala possono ora associare i propri dispositivi personali alla Zoom Room utilizzando l’applicazione per dispositivi mobili Zoom Room Controller. Una volta associata, i partecipanti potranno usare l’applicazione per controllare la riunione dal proprio dispositivo. Non sarà necessario toccare i controller comuni per avviare o gestire le sale riunioni: ora tutto può essere controllato dal dispositivo del partecipante.
Insegne digitali e utilizzo dello spazio
I clienti che utilizzano Zoom Room possono installare un numero illimitato di pannelli per insegne digitali. Questi possono essere utilizzati per mostrare informazioni e annunci importanti in tutto l’ufficio. Grazie a dashboard cloud sicure come Density.io che misurano la densità di persone, gli amministratori Zoom Room potranno mostrare i limiti di capienza degli edifici e mostrare avvisi sul numero di presenze, in ogni luogo dell’ufficio.
Dashboard avanzata per reportistica
La dashboard Zoom Room può aiutare a monitorare l’occupazione delle sale, fornendo un quadro più chiaro sull’utilizzo delle risorse e sul rispetto delle politiche di sicurezza da parte dei dipendenti. L’hardware supportato, come i dispositivi Neat, può anche monitorare elementi come la qualità dell’aria, per garantire un ambiente sicuro e sano.
Telefoni Bluetooth e softphone senza tasti
Zoom Phone semplifica l’associazione di telefoni fissi a utenti specifici in ambienti di lavoro flessibili. I nuovi modelli Bluetooth senza pulsanti consentono una facile pulizia e un utilizzo quasi completamente senza tocco.
Zoom Room Smart Gallery
Quando la forza lavoro è divisa tra casa e ufficio, tenere una riunione con una sala conferenze piena di persone può risultare difficile e impersonale per chi lavora da remoto. Con Zoom Room Smart Gallery, Zoom rileverà automaticamente i partecipanti nella sala e creerà un flusso video separato per ognuno. In questo modo le riunioni saranno più simili a quelle tradizionali di Zoom Meetings.
Il modello di lavoro ibrido
Offri ai tuoi dipendenti la libertà e gli strumenti per lavorare dove preferiscono.
L’area di lavoro ibrida
Le aziende stanno pianificando la prossima fase di lavoro, e molte probabilmente uniranno il lavoro da remoto con quello in sede, consentendo quello che chiamiamo ambiente di lavoro ibrido. Un ambiente di lavoro ibrido offre ai dipendenti la possibilità di scegliere da dove lavorare ogni giorno. Alcuni potranno lavorare completamente da remoto a tempo pieno, mentre altri si recheranno in ufficio. Entrambi i gruppi hanno però la flessibilità di scegliere il luogo di lavoro in base ai loro programmi, ai progetti in corso o ad altre necessità quotidiane.
Non è più un mistero che scegliere l’area di lavoro in base alle proprie esigenze può avere un impatto estremamente positivo sulla produttività. Lo stesso studio condotto da Envoy, durante il quale sono stati intervistati 1000 dipendenti a tempo pieno e a tempo parziale negli Stati Uniti, ha rilevato che ben il 94% vorrebbe lavorare dall’ufficio almeno una volta alla settimana. Un ambiente di lavoro ibrido, in cui entrambe le possibilità siano contemplate, permetterà ai membri del tuo team di scegliere quella che più si adatta alle loro necessità e alle loro mansioni.
Anche il lavoro ibrido però presenta alcune sfide. Le prime tre preoccupazioni legate al modello di lavoro ibrido riguardano le persone che si recano in ufficio pur essendo malate, non poter vedere spesso amici e colleghi e perdersi compleanni, attività e altri eventi che possono costruire e preservare la cultura aziendale. Così come Zoom ha aiutato a creare aree di lavoro completamente da remoto e interamente fisiche, la piattaforma Zoom è essenziale per la produttività della forza lavoro ibrida e distribuita.
Principali preoccupazioni sull’ambiente di lavoro ibrido
Preoccupazione: non sapere se sono presenti persone malate nell’area di lavoro in sede
Non poter vedere spesso amici e membri del team
Perdersi compleanni, attività e altri eventi
Lista di controllo dell’area di lavoro ibrida
Il modello di lavoro ibrido combina i vantaggi e le sfide dell’ufficio fisico e dell’area di lavoro da remoto. Per questo la piattaforma di comunicazione che scegli è più importante che mai. Zoom ha gli strumenti e le funzionalità per offrire tutta la flessibilità che i tuoi lavoratori in modalità ibrida desiderano, con la sicurezza e l’accessibilità necessarie per rimanere connessi ovunque decidano di lavorare. Usa questa lista di controllo di seguito per comprendere il tuo livello di preparazione per implementare una forza lavoro ibrida.
Collaborazione
Lavagne Zoom agevoli, per una collaborazione semplice
Zoom Apps (disponibili a breve), app disponibili direttamente in riunione
Messaggi, connessione in tempo reale
Soppressione del rumore, meno interruzioni
Comunicazione
Smart Gallery, riunioni più personali
Zoom for Home, un’esperienza domestica Zoom migliorata
Zoom su display smart, più modi per connettersi
App per dispositivi mobili, sempre connessi
Salute e sicurezza
Centralinista virtuale, per visite senza contatto
Piattaforma E911, per la risposta alle emergenze
Dati ambientali, per monitorare le condizioni
Gestione risorse
Conteggio dei partecipanti in sala, per il monitoraggio della politica
Prenotazione dell’area di lavoro, per la condivisione delle risorse
Insegne digitali, per aggiornamenti importanti
Pianificatore delle sale, per una prenotazione semplice delle sale in ufficio
Area di lavoro completamente da remoto
Mantieni il team remoto connesso e unito, anche in luoghi diversi.
Area di lavoro completamente da remoto
Il lavoro da remoto non è un concetto nuovo, ma nell’ultimo anno WFH si è evoluto notevolmente, passando da una strategia concettuale alla realtà quotidiana per quasi tutti i lavoratori. Lo scorso anno è stato un esperimento incredibile per la flessibilità del lavoro da remoto fuori sede, offrendo benefici molto concreti e sorprendenti per le aziende che lo hanno saputo sfruttare.
Per la maggior parte delle imprese, la produttività è stata a lungo una delle preoccupazioni principali nella valutazione delle opzioni di lavoro flessibili. Nell’ultimo anno molte aziende hanno scoperto che la flessibilità delle opzioni lavorative, come il lavoro da remoto, ha addirittura migliorato la produttività dei team. Secondo uno studio di Gartner, quando ai dipendenti è stata data la libertà di scegliere quando e dove lavorare, la percentuale di persone con un alto rendimento è aumentata di 19 punti, raggiungendo il 55%. Ciò significa che la maggior parte dei dipendenti delle aziende che lavorano da remoto ha un alto rendimento!
Il desiderio di flessibilità nella scelta del luogo e dell’orario di lavoro si riflette nelle tendenze delle assunzioni. Secondo Karin Kimbrough, Chief Economist di LinkedIn, “Stiamo assistendo a un enorme aumento della domanda di lavoro a distanza sulla nostra piattaforma. Questo avrà un notevole impatto a lungo termine sul mercato del lavoro. A livello globale, le aziende che offrono la possibilità di lavorare da remoto sono quadruplicate da marzo in poi”.
Per queste e molte altre ragioni, il trend del lavoro da remoto non si estinguerà presto. Secondo uno studio di Gartner, il 74% delle aziende intervistate prevede di istituire formule con l’opzione di lavoro da remoto per i propri dipendenti su base permanente. Per avere successo, però, il lavoro da remoto richiede i giusti strumenti di comunicazione e collaborazione. Zoom offre una piattaforma di comunicazione completa per il tuo team che lavora da remoto, da casa, dal bar e persino dalla spiaggia.
Lista di controllo per il lavoro da casa
Mantenere i tuoi dipendenti connessi, offrire nuove modalità di collaborazione e facilitare le interazioni che costruiscono e preservano la cultura aziendale: sono questi gli elementi cruciali per una forza lavoro di successo e produttiva. La piattaforma di comunicazione che scegli è ciò che rende tutto questo possibile. Usa la lista di controllo di seguito per analizzare il tuo livello di preparazione per implementare un ambiente di lavoro completamente da remoto per i tuoi dipendenti.
Collaborazione
Lavagne Zoom agevoli, per una collaborazione semplice
Zoom Apps, app disponibili direttamente in riunione
Messaggi, connessione in tempo reale
Soppressione del rumore, meno interruzioni
Comunicazione
Telefoni: software/hardware, uso e configurazione da remoto semplificati
Zoom for Home, un’esperienza domestica Zoom migliorata
Zoom su display smart, più modi per connettersi
App per dispositivi mobili, sempre connessi
Cultura
Zoom Events, per eventi aziendali
Large Meetings, fino a 1000 partecipanti
Zoom Events per la cultura aziendale
Quando i dipendenti lavorano da remoto può risultare difficile mantenere viva la cultura aziendale. Zoom Events offre una piattaforma per eventi perfetta per lezioni di yoga, di cucina, dagli eventi ERG a riunioni con tutti i partecipanti, che ti aiuteranno a costruire la cultura aziendale. La condivisione delle esperienze è il modo migliore per crearla e mantenerla: Zoom Events rende facile l’organizzazione o la partecipazione a una vasta gamma di eventi.
Lavagna agevole
Collabora come se fossi in presenza, anche con il telelavoro. Gli strumenti della lavagna di Zoom sono perfetta per brainstorming, ideazioni e iterazioni collaborativi. Scrivi sulle lavagne dall’applicazione desktop e mobile o dai dispositivi Zoom Rooms for Touch senza bisogno di riunioni! Le Zoom Whiteboard possono essere facilmente salvate e condivise su Zoom Team Chat, consultate per riferimento o come base per la sessione successiva; inoltre ogni partecipante può collaborare su una Zoom Whiteboard da qualsiasi dispositivo.
Zoom for Home
I dispositivi Zoom for Home offrono le migliori esperienze di riunione direttamente nell’ufficio da remoto o nel soggiorno di casa tua. La configurazione e la gestione semplificate permettono di trascorrere più tempo a quattrocchi con il team, anche se ognuno lavora da remoto. Dispositivi come Facebook Portal TV, che vedi nell’immagine, possono persino trasformare il tuo televisore in una Zoom Room, permettendoti di partecipare a una riunione con un solo tocco.
Zoom sui dispositivi smart
Zoom è ora disponibile su più dispositivi, tra cui Nest Hub Max di Google, Echo Show di Amazon e Portal di Facebook. I team potranno utilizzare i dispositivi smart già presenti in casa, per incontrarsi e rimanere connessi in tanti modi diversi.
Zoom Team Chat
Semplifica la collaborazione tra i team e i partecipanti esterni con riunioni video istantanee e chat di livello aziendale. Zoom Team Chat ti consente di comunicare in tempo reale con l’intera organizzazione. Con le chat individuali o di gruppo potrai mantenere il tuo team sempre aggiornato e connesso. Zoom Team Chat fornisce strumenti utili a qualunque organizzazione per sfruttare la potenza delle comunicazioni tramite messaggi allo scopo di migliorare la collaborazione dei team.
Eliminazione del rumore di fondo
L’ambiente e i rumori di un ufficio remoto sono molto meno prevedibili rispetto a quelli di un normale ufficio. Fortunatamente la funzionalità di eliminazione dei rumori di fondo di Zoom cancellerà tutti i rumori indesiderati che potresti sperimentare in un ambiente WFH, come l’abbaiare dei cani o le telefonate dei familiari, garantendo riunioni senza distrazioni: la soluzione ideale per presentazioni importanti e per le lezioni online.
Zoom Apps e App Marketplace
Porta gli strumenti che usi tutti giorni nell’applicazione Zoom con Zoom Apps e l’App Marketplace di Zoom. Zoom può integrarsi agevolmente con i flussi di lavoro e con gli strumenti già in uso dal team, senza perdere tempo con i vari cambi di ambiente e migliorando l’efficienza e l’efficacia dei team.
Zoom Mobile App
L’app Zoom Mobile, classificatasi come migliore applicazione dell’anno nell’App Store di Apple, consente di rimanere connessi ovunque. Se usi Zoom Team Chat per rimanere in contatto con il tuo team o se vuoi organizzare una riunione video durante i tuoi spostamenti, con Zoom Mobile app hai la sicurezza di non perderti mai nulla.
Zoom Webinars per Large Meetings e assemblee plenarie
Zoom è ideale per tutte le esigenze di riunione del tuo team. Zoom funziona sempre perfettamente, che si tratti di riunioni individuali o di eventi generali per l’intera azienda. Zoom Webinars può accogliere ancora più partecipanti, rendendo Zoom la scelta perfetta anche per gli eventi più grandi.
Come accennato nell’introduzione, le scelte per la prossima fase di lavoro si basano su fattori unici, diversi per ogni strategia, ogni impresa e ogni gruppo di lavoro. Per trovare la soluzione più adatta al contesto, devi valutare attentamente questa scelta. Con la piattaforma di comunicazione unificata basata su video di Zoom potrai proteggere i tuoi dipendenti e mantenerli connessi e produttivi, indipendentemente dallo sviluppo della prossima fase di lavoro. Saremo felici di discutere della tua area di lavoro, delle sfide e delle opportunità che state affrontando e di come Zoom può aiutarvi a tornare in ufficio più forti che mai.