Cara TEDxMelbourne Membagikan ‘Ide yang Layak Disebarkan' Melalui Event Online yang Menarik

“Gagasan yang layak disebarkan.” Pemikiran sederhana itu, yang lahir dari konferensi TED pertama pada tahun 1984, memicu gerakan di seluruh dunia yang berkomitmen untuk berbagi ide dengan penuh semangat melalui diskusi mendalam dan keterlibatan komunitas. Sekarang, ribuan organisasi di lapis bawah menyelenggarakan acara TEDx mereka sendiri di kota-kota seluruh dunia.

Siaran langsung selalu berperan penting bagi TEDx, tetapi dengan merebaknya pandemi global COVID-19, penyelenggara harus cepat beralih dari event tatap muka konvensional menuju acara virtual sembari menjaga sifat interaktif TEDx tetap hidup. TEDxMelbourne, event TEDx yang diselenggarakan secara mandiri dan dipimpin oleh sukarelawan, beralih ke Zoom untuk membuat audiensinya tetap terlibat, meski di platform virtual.

Jon Yeo, penyelenggara TEDxMelbourne, menjelaskan alasan menggunakan Zoom adalah solusi berharga untuk menyelenggarakan event online dan membagikan beberapa praktik terbaiknya untuk menciptakan pengalaman virtual interaktif yang menarik, tanpa hambatan.

Manfaat Zoom untuk event virtual

Ketika pandemi COVID-19 melanda, Yeo fokus untuk menemukan solusi komunikasi video yang dapat memberikan pengalaman event yang dapat diakses, menarik, dan terukur.

“Dalam hal platform, kami mengevaluasi banyak solusi berbeda berdasarkan risiko, aksesibilitas, keakraban dengan audiensi, kemudahan penggunaan, dan hal-hal seperti fitur apa yang mereka miliki dan mana yang penting bagi kami,” ungkap Yeo.

Tim TEDxMelbourne memutuskan untuk mengimplementasikan Zoom berdasarkan kemampuannya untuk memberikan pengalaman acara virtual yang menyeluruh melalui:

• Kumpulan fitur andal: “Fitur diskusi [rooms] yang ditawarkan Zoom adalah salah satu faktor pembeda yang membuat kami memilih Zoom. Fitur ini benar-benar memungkinkan kami menciptakan peluang untuk keterlibatan dan partisipasi audiensi.”
• Skalabilitas yang siap dengan pertumbuhan: “Tata letak paket Zoom memungkinkan Anda menskalakan setiap penawaran paket yang berbeda, dan kami dapat meningkatkan penggunaan platform kami dengan relatif mudah.”
• Metrik pengguna yang berharga: “Kami dapat mengumpulkan banyak data tentang perilaku peserta kami, seperti berapa banyak orang yang hadir, kapan mereka pergi, dan kapan mereka paling aktif, yang membantu kami menciptakan pengalaman yang lebih baik .”
• Inovasi konstan: “Zoom mampu mengembangkan dan menggabungkan fitur dalam waktu yang sangat singkat. Dan sebagai organisasi yang inovatif, kami memutuskan untuk menggunakan platform paling inovatif.”

Kiat untuk menciptakan pengalaman acara yang lancar

Selama beberapa bulan terakhir, Yeo telah mempelajari sejumlah pelajaran penting tentang menyelenggarakan acara virtual yang efektif. Berikut adalah beberapa praktik terbaiknya untuk menyelenggarakan event online:

• Jangan berusaha mengemas ulang acara fisik di ruang virtual: “Aturan pertama adalah Anda tidak dapat meniru pengalaman langsung secara virtual. Produsen teknologi ingin membuat panggung virtual dan audiensi virtual, tetapi teknologi tersebut membutuhkan siklus CPU untuk audiensi dan tidak menambah pengalaman. Tidak ada yang perlu melihat panggung virtual. ”
• Jangan mempersingkat acara Anda: “TED merekomendasikan agar acara berlangsung tidak lebih dari 45 menit, tetapi kami memiliki acara yang berlangsung selama 90 menit dan masih ada banyak peserta yang tetap tinggal lebih lama dari durasi itu. Kekeliruannya adalah bahwa makin pendek, makin bagus. Dan itu tidak benar. Acara-acara ini adalah tentang merancang pengalaman yang menarik bagi penonton, bukan mengejar waktu.”
• Ubah elemen visual sesering mungkin: “Sebisa mungkin, jangan ada satu hal sama yang terjadi selama lebih dari 10 menit. Jadi, jika seseorang sedang berbicara, batasi selama maksimal 10 menit. Kemudian, kami akan mengubahnya menjadi visual atau beralih ke aktivitas agar audiensi tetap terlibat.”
• Menyediakan visual yang menarik untuk melengkapi ide: “Kami memiliki perekam grafis, yang kami sorot sesekali hanya untuk memecah pembicaraan. Orang dapat melihat kemajuan ide dalam format visual secara real time. Tak hanya menciptakan artefak pasca-acara yang bagus, tetapi juga memberi hadiah untuk pembicara yang bagus.”

Untuk mempelajari selengkapnya tentang TEDxMelbourne dan event online mereka, silakan kunjungi halaman beranda TEDxMelbourne.

Untuk mempelajari selengkapnya tentang membuat event online yang menarik dengan Zoom, kunjungi Praktik Terbaik untuk Menyelenggarakan Acara Digital.