Provident Healthcare Partners Memungkinkan Fleksibilitas dan Pelayanan Klien yang Lebih Baik melalui Zoom Phone

Provident Healthcare Partners yang berbasis di Boston adalah bank investasi layanan kesehatan yang memiliki spesialisasi dalam konsultasi merger dan akuisisi, perencanaan strategis, dan layanan formasi modal untuk perusahaan pasar menengah dan yang sedang berkembang. Perusahaan ini memiliki pengalaman luas baik di bidang industri layanan kesehatan yang sudah matang maupun yang sedang berkembang.  

Sementara layanan sebelumnya melibatkan perjalanan yang sering melakukan pertemuan klien tatap muka dan telepon meja di kantor tradisional, Provident kini harus mengandalkan Zoom untuk mempertahankan keberlanjutan bisnis ketika pandemi COVID-19 menerpa. Perusahaan tersebut segera mencatatkan penghematan biaya, fleksibilitas, dan penurunan hambatan TI tiada tanding sebagai akibatnya.  

Johanna Enwright, Pengembangan Perusahaan di Provident Healthcare Partners, membagikan pengalamannya dalam menerapkan platform Zoom dan bagaimana Zoom Phone, khususnya, telah mengubah cara mereka melakukan bisnis. 

Kejutan! Orientasi dapat menjadi mudah

Enwright telah bersama Provident selama lebih dari satu dekade, memulai sebagai seorang resepsionis dan berkembang menjadi orang yang serba bisa, memberikan dukungan pengembangan bisnis dan TI untuk perusahaan. Dia menyaksikan tiga peralihan telepon yang berbeda — dan terkadang berat — selama masa jabatannya. 

“Saya harus mempelajari sistem telepon terakhir saya karena saya sangat muak menelepon dukungan,” terangnya. “Kami menggunakan Mitel dan sangat tidak senang.” Jadi, ketika seorang karyawan menyarankan Zoom kepada Enwright, dia tertarik untuk mencoba teknologi tersebut. 

“Tepat sebelum pandemi menerpa, salah satu karyawan kami menanyakan apakah kita bisa beralih ke Zoom. Setelah kami menyadari bahwa setiap orang sekarang telah menggunakan Zoom dan tidak lagi menghadiri sesuatu secara tatap muka, merupakan pilihan yang masuk akal untuk mendapatkan lisensi untuk seluruh perusahaan.” 

Enam puluh lima lisensi telepon kemudian, Enwright bersiap untuk proses penerapan ketat lain, tetapi dia merasa terkejut dengan betapa sedikitnya hal yang harus dia lakukan.

“Semua orang yang saya ajak bicara di pihak Zoom sangat berpengetahuan,” katanya. “Proses orientasi saya di sini sangat luar biasa — Saya harus diberi tahu 10 kali bahwa ponsel ini siap dipasang. Saya mengirimkan [the customer success manager] semua 65 telepon karena saya kira saya harus mengaktifkannya, tetapi saya menyadari bahwa saya tidak harus melakukannya.”

“Ini merupakan proses orientasi yang baik. Saya tahu saya bisa melakukan ping kepada siapa saja atau mengirim email kepada siapa saja dengan cepat dan mereka akan selalu ada untuk menjawab pertanyaan apa pun,” imbuh Enwright.

Memberdayakan pekerjaan fleksibel melalui komunikasi telepon

Dengan kedua telepon perangkat lunak dan telepon perangkat fisik yang digunakan, tim Provident menyadari bahwa mudah sekali untuk memungkinkan lingkungan bekerja yang fleksibel bagi para karyawan. “Dengan telepon Wi-Fi, Anda dapat menggunakannya di mana saja dan semuanya intuitif,” kata Enwright. 

Interoperabilitas Zoom Phone menumbuhkan fleksibilitas di seluruh perusahaan, menambahkan rasa kepercayaan terhadap model bekerja hibrida yang baru. Enwright menambahkan, “fungsionalitas untuk beralih dari telepon meja ke telepon seluler sangat besar bagi bos saya. Kami tidak pernah memiliki fungsionalitas ini sebelumnya. Duduk di meja Anda selama sembilan jam dalam sehari dan tidak dapat menjalankan tugas karena Anda takut melewatkan panggilan sekarang hanyalah cerita masa lalu.”

Tim menggunakanfitur SMS Zoom Phone untuk meningkatkan jangkauan prospek dan privasi karyawan secara bersamaan. Enwright mengatakan, “Fitur pesan teksnya sangat luar biasa— [employees] dapat mengirimkan teks tanpa harus membagikan nomor telepon seluler pribadi mereka kepada calon prospek.” 

Menghemat biaya menjadi mudah setelah tim Provident menerapkan Zoom Phone. “[Zoom Phone] memangkas tagihan sistem telepon kami secara signifikan. Saya bersyukur — ini membuat saya terlihat sangat baik!” kata Enwright. “Jadi, sudah jelas, ini sangat bermanfaat bagi kami.”

Pelayanan klien mendapatkan peningkatan

Ketika terkait dengan pelayanan klien melalui Zoom, tim Provident menemukan bahwa format digital lebih mendukung jadwal sibuk para dokter. “Banyak klien kami yang bekerja sepanjang hari, sehingga Anda harus rapat dengan banyak pemegang saham seringkali pada saat malam ketika mereka selesai praktik. Dan hal itu umumnya sangat sulit bagi mereka yang sudah berkeluarga.”  

“Sekarang, sebagian besar rapat pemegang saham tersebut berlangsung secara virtual. Kita tahu dokter ini dapat berada di rumah bersama keluarganya, dan orang-orang dapat menghindari perjalanan atau begadang hingga larut malam,” jelas Enwright. 

Zoom juga membantu Provident menjaga hubungan erat dengan klien, bahkan tanpa perjalanan dan waktu tatap muka. “Memiliki aspek video telah memberikan sentuhan pribadi untuk bisnis kita, dan hal tersebut bermanfaat bagi kedua pihak. Perjalanan merupakan bagian besar dari bisnis kami, dan kini kami bisa terlepas dari hal itu” kata Enwright.

Meningkatkan pengalaman karyawan (dan TI) 

Seiring Provident Healthcare Partners menavigasikan model bekerja hibrida baru, pengalaman karyawan membantu memandu pengambilan keputusan perusahaan. “Kami memiliki banyak karyawan yang tidak tinggal di wilayah Massachusetts, sehingga sekarang mereka berada di rumah sembari masih merasakan bahwa mereka berada di kantor,” kata Enwright. “Kemudian ketika kita saling berjumpa di kantor, dan itu sangat bagus!” 

Meskipun tim-tim tersebar, para karyawan Provident tidak merasa kurang terhubung — sebagian adalah berkat budaya video aktif yang baru. “Video bukan hal yang utama sebelumnya, tetapi sekarang kami dapat langsung menghadiri rapat staf untuk saling bertemu. Itulah yang lebih penting daripada penghematan biaya apa pun,” ujar Enwright.

Di luarZoom Meetings dan Zoom Phone, para karyawan Provident juga memanfaatkan Zoom Team Chat sebagai suatu alat untuk kolaborasi dan membagikan informasi. “[Workers] sangat senang bahwa mereka dapat melakukan pencarian di obrolan dan menemukan file. Mereka bertanya ‘Mengapa saya harus mengirim email jika saya bisa mengirimkan file cukup melalui obrolan’?’” kata Enwright, “Mereka telah benar-benar berhenti menggunakan Slack.” 

Dengan adanya platform komunikasi terpadu Zoom, para karyawan Provident memiliki pengalaman intuitif yang mereka butuhkan untuk tetap gesit dan efisien dalam pekerjaan sehari-hari. “Sangat bagus bisa menggunakan semuanya di satu platform — Saya tidak akan merasa tertekan lagi. Sangat lancar bagi para tenaga kerja dan merupakan peralihan yang mudah,” kata Enwright. Dan platform tersebut juga menjadikan pengalamannya lebih baik, sebagai pemberi dukungan administratif dan TI. 

“Kenyataan bahwa saya dapat menjadwalkan dan membuat rapat melalui Zoom, yang kemudian terintegrasi dengan [Microsoft] Outlook, adalah nilai jual yang sangat besar bagi saya di sisi admin,” terang Enwright. Ditambah, dengan tenaga kerja yang dapat melihat status dan kehadiran online satu sama lain melalui klien Zoom, pekerjaan administratif berlebihan telah menjadi cerita di masa lalu. “Para tenaga kerja tidak perlu terlalu bergantung pada saya untuk melihat siapa yang sedang menelepon dan siapa yang bisa mereka hubungi. Saya juga semakin jarang mendapatkan telepon tentang masalah dan kesalahan pengguna. Sekarang, semuanya menggunakan Zoom, jadi semuanya sudah mudah.”

Menjadi penyebar Zoom

Pengalaman positif Provident bersama Zoom Phone telah menyebabkan efek riak, dengan Enwright membantu orang lain untuk mengenal teknologi tersebut. “Bos saya juga memiliki bengkel bodi mobil, dan saya sekarang sedang beralih ke perusahaan tersebut [to Zoom Phone] juga.” 

“Sangat menakjubkan ketika mengetahui bahwa saya dapat meneruskan penghematannya untuk orang lain. Hanya ada dua orang yang menjalankan bengkel bodi mobil, sehingga mereka tidak punya waktu untuk menjawab panggilan telepon sepanjang hari,” ujar Enwright. Dia bahkan menunjukkan kepada mereka cara mereka dapat menjawab telepon dari perangkat apa pun pilihan mereka, baik ketika mereka berada di bengkel maupun ketika sedang dalam perjalanan. 

Dan penyebarannya tidak berhenti di sana — Enwright bahkan telah berbicara dengan saudara perempuannya tentang menggunakan Zoom untuk perusahaannya dan membimbing klien Provident tentang cara menggunakan platform tersebut. “Sekarang, semua memiliki Zoom, saya bahkan dapat menyelesaikan masalah dengan klien.” 

Enwright mengerti bahwa ini baru saja permulaan dari hubungan Provident dengan Zoom. “Saya tidak sabar untuk melihat apa saja yang banyak kami capai dengan platform, bagaimana kita dapat berkembang lebih jauh. Ini sudah sangat membantu kami untuk berkembang.” 

Untuk mempelajari selengkapnya tentang cara organisasi layanan keuangan menggunakan Zoom, kunjungi halaman web kami.