EUNIS2020 Menghadirkan 'Helsinki Virtual' ke Peserta dengan Kongres Digital Pertama

Organisasi Sistem Informasi Universitas Eropa (EUNIS) didirikan pada tahun 1993 dan terdaftar lima tahun kemudian sebagai organisasi nirlaba di Paris, Prancis. Saat ini, ratusan lembaga yang berbeda dari seluruh Eropa adalah anggota EUNIS, termasuk universitas, konsorsium, dan perusahaan. Dalam EUNIS, terdapat beberapa satuan tugas dan kelompok kepentingan khusus (SIG), masing-masing bekerja pada bidang-bidang kunci yang sangat spesifik yang terkait dengan teknologi informasi pada pendidikan yang lebih tinggi. Misi mereka adalah untuk membantu lembaga anggota mengembangkan lanskap TI mereka dengan berbagi pengalaman dan bekerja sama.

Membawa nilai event perorangan ke ruang virtual

Setiap tahun, komunitas EUNIS berkumpul di Kongres Tahunannya. Kongres ini biasanya berlangsung di lokasi yang tidak biasa di Eropa untuk mencerminkan keragaman komunitas yang mereka layani. Tujuan dari event ini adalah untuk menyatukan orang – secara tatap muka – sehingga mereka dapat berbagi praktik terbaik satu sama lain dan berkolaborasi dalam penelitian dalam SIG mereka.

Dewan EUNIS, sejalan dengan perjanjian dengan Universitas Helsinki, berencana untuk menjadi host Kongres Tahunan EUNIS2020 tahun ini di Helsinki, Finlandia.

Semua rencana awal mereka berubah ketika COVID-19 melanda seluruh dunia. Tim terpaksa membatalkan EUNIS2020, dan karena mereka menerima banyak reaksi tentang pembatalan dari anggota EUNIS, mereka memutuskan dalam waktu singkat untuk mengadakan kongres digital pertama mereka di "Virtual Helsinki" sebagai gantinya. Tantangan terbesar adalah memberikan nilai yang sama dari pengalaman fisik ke dalam event virtual.

Gill Ferrell, Manajer Hubungan dan Pemimpin SIG Pembelajaran dan Pengajaran di EUNIS, Anna Pacholak, Manajer Administrasi & Komunikasi di EUNIS, dan Suvi Valsta dari University of Helsinki mengambil kepemimpinan dalam menyelenggarakan event online dengan dukungan anggota Dewan dan teman-teman EUNIS yang mengajukan diri ke Panitia Penyelenggara & Program Virtual.

Memanfaatkan Zoom untuk pengalaman event yang aman dan menarik

Berdasarkan sifat teknis organisasi, EUNIS telah mengevaluasi dan menempatkan beberapa platform konferensi video, seperti Zoom, beberapa tahun sebelumnya. Grup tersebut harus mengidentifikasi solusi mana yang sesuai dengan kebutuhan mereka dan dapat membantu mereka melaksanakan kongres virtual yang sukses. Karena pengguna harus menjadi fokus kongres, alat tersebut harus seintuitif mungkin. Itulah sebabnya keputusan dibuat untuk menyelenggarakan EUNIS2020 dengan Zoom.

“Tim kami bekerja ekstra untuk mewujudkan EUNIS2020 di 'Virtual Helsinki'," ujar Pacholak. "Tim Zoom sangat mendukung kami untuk memastikan bahwa komponen teknis konferensi virtual telah diatur dengan benar sebelumnya."

Kompleksitas dan durasi konferensi dan waktu persiapan yang singkat tidak terbukti menjadi hambatan untuk menciptakan pengalaman konferensi yang lancar. Tim Zoom bekerja dengan EUNIS untuk memastikan visi ambisius mereka membuahkan hasil, menjalankan sesi paralel, keynotes, perhatian, dan kesesuain dan coffee break – semuanya sebagai pengalaman mendalam tunggal. Keamanan adalah prioritas utama, dan fitur keamanan di platform webinar Zoom, seperti kode sandi, diaktifkan untuk memastikan sesi bebas gangguan.

Memperluas akses ke EUNIS2020 dengan Zoom

Sementara event EUNIS dalam Kongres Tahunan biasanya rata-rata dihadiri sekitar 350-500 peserta, mereka mendaftarkan lebih dari 600 peserta dari 35 negara untuk event virtual, termasuk Indonesia, Australia dan Amerika Serikat. Orang-orang yang awalnya tidak dapat menghadiri event tersebut karena biaya atau pembatasan perjalanan sekarang dapat bergabung dengan kongres melalui Zoom.

Tingkat kehadiran mencapai 78% dan mengejutkan Gill dan tim: 497 dari 640 pendaftaran yang hadir. "Kami mengharapkan tingkat kehadiran sekitar 25%, sehingga saya sangat bahagia ketika saya melihat hasilnya," kata Ferrell.

Selama tiga hari, lebih dari 30 sesi terpisah diselenggarakan secara virtual, termasuk pleno, sesi paralel dan lokakarya SIG. Untuk menjaga para peserta tetap bersemangat dan sibuk, tim EUNIS2020 menyelenggarakan poling selama beberapa sesi Zoom Webinar, latihan kesesuaian, sesi perhatian, dan sauna virtual selama istirahat.

"Sauna virtual diterima dengan sangat baik oleh para peserta saat mereka membawa Helsinki dan budaya Finlandia ke rumah mereka. Seorang peserta bahkan bergabung dari sauna aslinya," kata Ferrell.

"Pada Gala Dinner virtual Kongres kami merayakan orang-orang yang telah memenangkan hadiah EUNIS dengan mengangkat gelas bersama dan bersenang-senang," tambah Pacholak.

Ferrell menyoroti umpan balik hebat yang mereka terima dari para delegasi:

"Dikarenakan EUNIS2020 sukses besar, kami ingin bereksperimen dengan event hibrida menggunakan Zoom untuk menyatukan delegasi kami dari seluruh dunia. Dan mungkin semua event kami akan menjadi hibrida di masa depan," jelas Ferrell.