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Créez des discussions ciblées à l’aide de salles de répartition
Les circonstances peuvent parfois exiger d’avoir une conversation rapide en aparté avec un collègue ou au contraire de rassembler plusieurs personnes pour une discussion plus ciblée. Cela s’applique aussi bien aux réunions en présentiel que virtuelles, d’autant que les collaborateurs d’aujourd’hui passent indifféremment des unes aux autres. Avec la fonctionnalité Salles de répartition de Zoom, vous pouvez transposer cet aspect dynamique des réunions aux environnements numériques.
Qu’est-ce qu’une salle de répartition ?
Les salles de répartition permettent à l’hôte d’une réunion Zoom de créer des groupes distincts plus petits au cours d’une réunion ou d’une session de formation plus importante. Grâce à cette fonctionnalité, l’hôte peut faire travailler des collaborateurs en équipe restreinte, puis les réintégrer à la session collective au moment opportun. En cas de besoin, les participants préviennent l’hôte qui peut se rendre dans n’importe quel groupe de répartition afin d’apporter son aide et de répondre aux questions.
Pendant une session de salle de répartition, vous pouvez utiliser la vidéo, l’audio, le chat, les tableaux blancs et le partage d’écran.
Comment puis-je configurer des salles de répartition dans Zoom ?
Que vous meniez une vaste session de formation, souhaitiez dynamiser votre salle de classe virtuelle ou espériez rendre une expérience de cohésion d’équipe plus stimulante, les salles de répartition sont essentielles pour créer des relations enrichissantes. Elles offrent les avantages suivants :
Délégation facilitée
Si vous avez besoin d’assistance pendant une session, les co-hôtes peuvent vous rendre service : ils vous aident à organiser et à diriger au mieux les réunions, de même que les salles de répartition associées. Les co-hôtes possèdent des privilèges d’hôte complets dans les salles de répartition, notamment la possibilité d’attribuer, de démarrer et de terminer des salles de répartition, de passer d’une salle à une autre et de diffuser des messages à tous les membres d’une salle.
Discussions organisées et ciblées
Bien que les participants se trouvent dans des salles de répartition distinctes, les hôtes peuvent envoyer un message à l’ensemble d’entre elles s’ils ont besoin de communiquer une information. Cette fonctionnalité s’avère utile si vous voulez faire savoir aux participants qu’il est temps de clore la discussion ou de terminer une tâche attribuée par exemple.
Fractionnez les longues réunions
Une fois que vous avez clôturé une session de répartition, vous pouvez décider de répartir à nouveau les participants. Ceci est utile pour les cours ou évènements assez longs, car vous pouvez diviser vos participants autant de fois que vous le souhaitez.
Apportez aux participants l’aide dont ils ont besoin quand ils en ont besoin
Ce n’est pas parce que vous n’êtes pas dans la même salle que quelqu’un que vous ne pouvez pas l’aider. Les participants qui se trouvent dans des salles de répartition peuvent cliquer sur l’icône « Demander de l’aide » pour inviter l’hôte à rejoindre leur salle de répartition afin de leur apporter de l’aide. L’hôte recevra une notification et pourra se joindre à cette session.
Évaluez l’engagement des participants
Dans l’onglet des participants, vous pouvez en tant qu’hôte voir les participants de chaque salle de répartition, s’ils sont en train de parler, de partager leur écran, si la vidéo est activée, etc. Cela vous aide à mieux évaluer l’attractivité des salles de répartition et à identifier tout point requérant votre attention.
Offrez une sécurité constante
Le chiffrement de bout en bout (E2EE) de Zoom Meetings a été élargi aux salles de répartition. L’expérience sera identique à celle d’une réunion standard chiffrée de bout en bout, sauf que chaque salle de répartition aura sa propre clé de chiffrement unique. Cette fonctionnalité est utile lorsque vous voulez renforcer la sécurité des conversations privées importantes ou simplement pour bénéficier d’un chiffrement de bout en bout lors de réunions en petits groupes.
Comment les salles de répartition fonctionnent-elles ?
- Créer des salles de répartition
- Clôture de salles de répartition
- Suppression de salles de répartition
- Utilisation de salles de répartition avec Zoom Rooms
Créer des salles de répartition
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Les salles de répartition vous permettent de diviser votre réunion en 50 sessions distinctes.
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En tant qu’organisateur de la réunion, vous pouvez choisir de diviser automatiquement ou manuellement les participants de la réunion en ces sessions distinctes et rejoindre une salle ou une autre à tout moment.
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Pour déplacer des participants, il vous suffit de cliquer sur leur nom et de les affecter à une salle différente.
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Vous pouvez également autoriser les participants à contrôler l’expérience en leur permettant de sélectionner leur salle préférée dès le départ.
Clôture de salles de répartition
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Lorsque vous êtes prêt à clôturer une session de répartition, vous pouvez cliquer sur « Fermer les salles », ce qui indiquera aux participants qu’ils doivent rejoindre la session principale.
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Les hôtes peuvent définir les salles de répartition de sorte qu’elles se ferment automatiquement une fois la période configurée écoulée. Ils peuvent aussi mettre en place un compte à rebours au bout duquel les participants reviennent automatiquement à la session principale.
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Les participants peuvent choisir de retourner à la session principale à tout moment.
Suppression de salles de répartition
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Vous avez la possibilité de supprimer une salle de répartition sélectionnée. Néanmoins, les participants situés dans cette salle ne seront pas retirés de la réunion.
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Une fois qu’une salle est supprimée, les participants sont remis dans la file d’attente afin d’être affectés à une autre salle de répartition.
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Si une salle de répartition est supprimée accidentellement et que vous souhaitez reconstituer le scénario, vous devez recommencer de zéro. Recréez vos salles de répartition, puis placez-y les participants de manière automatique ou attribuez manuellement les mêmes groupes de participants aux nouvelles salles de répartition.
Utilisation de salles de répartition avec Zoom Rooms
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Si vous souhaitez intégrer ces conversations en petit comité à un environnement de travail hybride, vous pouvez rejoindre des salles de répartition à partir d’un appareil Zoom Rooms.
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Bien que Zoom Rooms ne puisse pas initier de sessions dans des salles de répartition, il est possible de l’ajouter en tant que participant lorsque l’hôte démarre une session de répartition.
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Les participants Zoom Rooms peuvent également rejoindre et quitter la session et voir qui se trouve dans leur salle de répartition.
Prise en main des salles de répartition Zoom
Mettre des participants en contact ou créer des groupes dédiés peut s’avérer nécessaire même au cours de réunions virtuelles. Les salles de répartition Zoom vous permettent de mobiliser les participants comme vous le souhaitez tout en continuant à bénéficier de la flexibilité inhérente aux environnements numériques.
Téléchargez Zoom Meetings dès aujourd’hui pour essayer les salles de répartition par vous-même !
FAQ
Pour activer la fonctionnalité de salle de répartition pour votre propre usage, commencez par vous connecter au portail web Zoom, puis accédez à « Paramètres ». Cliquez sur l’onglet « Réunion ». Sous « En réunion (Avancé) », faites basculer l’option de salle de répartition pour l’activer. Une boîte de dialogue de vérification peut s’afficher. Dans ce cas, cliquez sur « Activer » pour vérifier la modification. Si l’option de salle de répartition est grisée, elle est certainement verrouillée par l’administrateur de compte. Contactez-le pour effectuer la configuration.
Pour davantage de flexibilité pendant l’utilisation des salles de répartition, nous vous suggérons de sélectionner les cases suivantes lors de la configuration :
- Autoriser l’organisateur de la réunion à pré-attribuer des participants aux salles de répartition.
- Autoriser l’hôte à diffuser un message destiné aux participants, ce qui permet d’adresser un message textuel aux participants de toutes les salles de répartition.
- Autoriser l’hôte à effectuer une diffusion vocale vers les salles de répartition, ce qui permet d’adresser un message audio par micro aux participants de toutes les salles de répartition.
- Autoriser l’hôte à créer, renommer et supprimer des salles de répartition une fois ouvertes
- Autoriser l’hôte à afficher les statuts d’activité des participants des salles de répartition (par exemple, partage d’écran, réactions). Les hôtes et les co-hôtes peuvent rapidement voir le statut de l’audio et de la vidéo des participants, s’ils partagent leur écran, ainsi que les réactions actives ou commentaires non verbaux.
Cliquez ensuite sur Enregistrer. Vous voilà prêt.
Pour créer une salle de répartition, lancez simplement une réunion instantanée ou programmée et cliquez sur « Salles de répartition ». Sélectionnez le nombre de salles à créer et comment attribuer les participants à celles-ci, à savoir automatiquement ou en choisissant les participants de chaque salle. Vous pouvez également laisser les participants choisir la salle qu’ils souhaitent. Cliquez sur Créer, puis laissez les sessions ouvertes autant que nécessaire.