Guide de l’organisation d’événements hybrides de Zoom

Les événements hybrides peuvent paraître quelque peu énigmatiques, d'autant plus qu'ils ne se ressemblent jamais exactement. Si vous envisagez de retransmettre en direct une conférence ou de diffuser la vidéo d'un contenu pré-enregistré, l'occasion est venue de changer de point de vue. Un événement hybride est une expérience captivante, immersive et marquante qui réunit à la fois des personnes en présentiel et en distanciel. Grâce à une stratégie de planification adaptée et à une bonne compréhension du paysage actuel, il est possible d'organiser un événement hybride intéressant et réussi, et d'améliorer son ROI par la même occasion.

Prenons un exemple. Vêtus du maillot de votre équipe favorite et maquillés à ses couleurs, vous et vos amis vous rendez dans un restaurant et rejoignez 50 supporters qui, comme vous, sont impatients de regarder le match de championnat sur grand écran et avec un son surround. Plus tard dans la soirée, vous recevez un message d'un ami devant sa télévision et un appel FaceTime pour fêter le score. Vous n'en avez peut-être pas conscience, mais vous venez de participer à un événement hybride. Regarder des concerts en direct et des événements sportifs en temps réel depuis chez soi, participer à une réunion professionnelle en gardant son enfant malade… Les expériences hybrides font partie de notre quotidien.

Pour une entreprise, un événement hybride peut s'avérer aussi efficace, si ce n'est plus, qu'un événement en personne. Il permet également d'étendre la portée de la marque bien au-delà des murs d'un hall d'exposition ou d'une salle de conférence. Le succès indéfectible des expériences virtuelles a fait entrer ces événements dans les mœurs. 91 % des responsables du marketing évènementiel estiment d’ailleurs que les événements hybrides jouent un rôle important dans la planification des événements à venir.

Cependant, organiser un événement hybride n'est pas aussi simple qu'y participer. Pour mieux comprendre en quoi consiste un événement hybride et pour déterminer s'il convient à votre entreprise, voyons d'abord ce qui différencie les événements en personne et virtuels.

Différences entre les événements en personne et virtuels

Les événements en personne et en direct renvoient généralement à ces expériences traditionnelles :

• Salons professionnels
• Conférences
• Cours de formation continue
• Événements de réseautage
• Rencontres après le travail
• Réunions d'entreprise
• Fêtes
• Intégrations de nouveaux clients ou employés

Les entreprises organisent ce type d'événement pour rencontrer physiquement des personnes, vendre leurs produits et services, nouer des relations durables et fidéliser la clientèle. Il y a encore des avantages à se rencontrer en face à face, bien que les déplacements restent compliqués depuis la COVID-19. Malgré tout, les responsables du marketing évènementiel ont besoin d'une stratégie parfaitement ficelée pour créer un événement captivant à la hauteur du temps et du budget consacrés par les participants.

Événements virtuels

Avec une plateforme de gestion d'événements virtuels telle que Zoom Events, les entreprises peuvent organiser une multitude d'expériences en ligne, notamment :

• Salons professionnels
• Conférences
• Cours de formation continue
• Événements de réseautage
• Rencontres après le travail
• Réunions d'entreprise
• Fêtes
• Intégrations de nouveaux clients ou employés

Si cette liste vous paraît familière, c'est parce que la technologie moderne permet de proposer en ligne la plupart des événements possibles en présentiel. Depuis la révolution du virtuel, il est devenu évident qu'en se dotant des bons outils et en planifiant correctement les choses, les responsables marketing pouvaient organiser les mêmes événements à distance. Et profiter des mêmes avantages, voire plus.

Vertueuse pour l'environnement et économique en termes de déplacements et de location d'espaces, la technologie virtuelle permet aussi d'organiser des événements d'une envergure bien plus grande. En 2021, Zoom a organisé à distance Zoomtopia, sa conférence annuelle dédiée aux utilisateurs, suivie par 33 000 personnes dans le monde entier. 2022 a par ailleurs vu l’organisation du dernier lancement des ventes à distance et de la toute première expérience Zoomtopia hybride. Compte tenu de tous ces avantages, il n’est pas surprenant que 63 % des responsables du marketing événementiel prévoient d’organiser autant, voire plus, d’événements virtuels en 2022.

Événement hybride : un événement en personne ET virtuel

Cette capacité à proposer du contenu en ligne tout en rassemblant un public présent physiquement et un public virtuel reflète le passage au travail hybride. À l'image du travail hybride, l'attractivité des événements virtuels tient à la flexibilité et à la liberté offertes concernant le lieu et la méthode utilisée pour participer à un événement. Les événements virtuels rapprochent les personnes et gagnent en popularité. Les responsables du marketing événementiel comptent ainsi consacrer 37 % de leur budget aux expériences hybrides l’an prochain, un chiffre en hausse par rapport aux deux années précédentes.

L'organisation d'un événement hybride ne se résume pas à diffuser un contenu à un public virtuel. Il faut planifier en même temps les aspects techniques du direct et du virtuel, et fournir des moyens d'interaction entre les participants. Voici quelques conseils pour vous aider à faire vos premiers pas.

Planifiez votre événement

Avant de définir votre stratégie, posez-vous les questions suivantes :

• Objectifs : dans quel but organisez-vous l'événement ? Pourquoi votre public devrait-il participer ?
• Budget : à combien s'élève votre budget ? Si un événement virtuel coûte généralement moins cher qu'un événement en personne, il engendre quand même des dépenses.
• Technologie : disposez-vous des technologies nécessaires à l'organisation d'un événement virtuel ou avez-vous prévu de vous équiper ? Exemples de technologies : plateforme de diffusion en direct, logiciel de visioconférence, caméras, systèmes audio, micros, écrans, etc.
• Bande passante : la bande passante sur le lieu de l'événement est-elle assez puissante pour que le public en présentiel puisse utiliser Internet ? Cet aspect est souvent négligé. Aussi, prévoyez une solution pour gérer un grand nombre d'utilisateurs et limiter les décalages.
• Personnel : avez-vous une équipe compétente capable de superviser la partie virtuelle de l'événement ? Cette équipe sera différente de celle présente lors de l'événement.
• Interaction : comment souhaitez-vous que les participants en présentiel et en distanciel collaborent et interagissent entre eux ou avec les intervenants ?
• Espace : est-il possible d'adapter l'espace où se tiendra l'événement pour les participants en distanciel (en ajoutant des écrans ou des angles de vue) ?
• Réussite : quels sont les critères de réussite de l'événement et comment seront-ils mesurés ? Il peut s'agir du nombre de participants, de spectateurs, de clients potentiels, de billets vendus ou encore de réunions organisées. La méthode utilisée pour le suivi de ces indicateurs déterminera vos besoins en matière de technologie, de personnel et de budget.

Après avoir répondu à ces questions, vous pouvez élaborer un plan pour rassembler vos publics. Réfléchissez en amont à la manière dont les participants présents physiquement et en distanciel pourront communiquer les uns avec les autres, en tenant compte de leurs besoins spécifiques.

Prévenez les participants

Un événement hybride peut être suivi par divers publics. Dans tous les cas, pour que l'expérience soit positive, les personnes présentes et celles connectées ont tout intérêt à savoir ce qui les attend ou ce qu'on attend d'elles.

• Inscription : identifiez les sessions destinées à tous les participants ou réservées à un public en particulier. Par exemple, vous pouvez organiser une rencontre sur site après le travail ou une séance de groupe en ligne accessible seulement à distance.

  Astuce de proAvec Zoom Events, l'hôte peut créer des billets pour des pistes spécifiques selon différents critères (session payante, gratuite, virtuelle, en personne, etc.) qui seront définis lors de la configuration de l'événement. Cela permet de diffuser le contenu auprès d'un public spécifique (les détenteurs d'un billet virtuel, par exemple).

• Technologie requise : les participants virtuels apprécient de savoir quelle technologie ils utiliseront pour rejoindre l'événement. Qu'il s'agisse d'un simple rappel pour mettre à jour leur système d'exploitation ou de conseils pour bien démarrer avec les visioconférences Zoom Meetings, ils aiment connaître à l'avance les outils dont ils auront besoin.
• Intervenants : si une ou plusieurs personnes doivent intervenir physiquement durant votre événement hybride, elles apprécieront sans doute de recevoir des conseils pour interagir avec les participants connectés. Pour réussir à captiver son public, un intervenant doit interagir avec les personnes présentes comme avec celles derrière leur écran. Il peut être bon de lui rappeler la présence du public virtuel afin qu'il pense à fixer la caméra ou à garder un œil sur le chat en direct. Toutefois, les intervenants n'ont pas besoin d'être présents physiquement. Les événements virtuels entraînent moins de frais de déplacement. Donc en faisant appel à un intervenant virtuel, vous augmenterez sans doute votre budget. Veillez à ce qu'il sache où porter son regard et comment communiquer avec les deux publics. Il doit aussi comprendre l'importance de soigner l'arrière-plan, d'utiliser un système audio et un éclairage adéquats, etc.

  L'astuce de proVous trouverez d'autres conseils de présentation virtuelle dans notre guide ultime pour les hôtes d’événements et les présentateurs virtuels.

Maintenez l’engagement de vos publics

Pour qu'un événement vaille la peine d'être suivi, il est important d'impliquer les participants, qu'ils soient là physiquement ou derrière un ordinateur. La possibilité de développer son réseau, ses connaissances ou ses compétences, voilà ce qui fait la valeur ajoutée d'un tel événement. Ces aspects doivent être méticuleusement planifiés.

• Mener une conversation constructive
  Adressez-vous à vos deux publics. Les participants doivent pouvoir communiquer entre eux via différents outils, ainsi qu'avec les hôtes et les présentateurs. Encouragez les personnes présentes à participer en direct au chat en ligne depuis leur ordinateur ou leur téléphone portable. Pour favoriser encore davantage les interactions, affichez la fenêtre de chat en direct sur un écran d'ordinateur dans la pièce, ce qui permettra aux participants de lire les messages, d'y réagir et de se répondre mutuellement. Le public virtuel se sentira ainsi connecté et impliqué.

  L'astuce de proNotre équipe des services événementiels peut vous proposer des solutions créatives pour favoriser les interactions entre les participants en présentiel et en distanciel via un chat en direct.

• Vérifier votre configuration technique
  La technique peut être un facilitateur de l'expérience hybride comme un obstacle. Voici la configuration minimale requise : une plateforme de gestion d'événements virtuels, un logiciel de diffusion capable de traiter votre flux vidéo (évitez les plateformes gratuites, au risque de voir s'afficher des publicités pendant l'événement), une connexion Internet/Wi-Fi et une bande passante suffisamment puissantes pour diffuser l'événement en direct, et un ou plusieurs micros et caméras HD dédiés à cet usage.
• Penser au réseautage
  La création de réseaux est l'un des principaux avantages des événements. N'oubliez pas de favoriser le réseautage pour votre public virtuel. Zoom Events inclut plusieurs options de réseautage afin de développer son réseau professionnel, notamment des étiquettes de nom numériques et des annuaires de profils sur les réseaux sociaux. Nous vous suggérons de prévoir des temps de réseautage pour que l'ensemble des participants puissent discuter, collaborer et faire connaissance. Cela peut prendre la forme d'un rassemblement après le travail, de séances de groupe après une présentation ou d'un autre moment convivial.
• Simplifier les questions-réponses
  Si vous attendez la fin de la présentation pour répondre aux questions, la participation et l'engagement des personnes risquent d'en pâtir. Elles peuvent effectivement oublier leur question ou se retenir de la poser parce qu'elles doivent partir. Invitez-les plutôt à sortir leur ordinateur portable et à utiliser le chat en ligne pendant l'événement (même si elles y assistent en personne). Sinon, pour rapprocher les deux publics, vous pouvez choisir plusieurs volontaires parmi les participants en distanciel qui poseront leurs questions en direct.

  L'astuce de proLa fonctionnalité Q. et R. de Zoom Webinars et les outils de sondage permettent de recueillir des réactions instantanées. Lorsque le Q. et R. est activé, les participants peuvent se répondre mutuellement, voter pour une question ou réagir aux questions posées par d'autres personnes. Les hôtes ont la possibilité de télécharger les questions, ce qui facilite le suivi après l'événement.

• Élargissez votre audience au-delà du hall d'exposition
  Avec Expo de Zoom Events, partagez l'effervescence d'une exposition physique avec votre public virtuel, en rapprochant les sponsors, les participants et les personnes qui tiennent votre stand. Les participants peuvent « parcourir » le hall, discuter avec l'équipe présente sur place, et voir les logos des sponsors, les démonstrations de produit et d'autres contenus utiles, comment s'ils étaient là. Jusqu'à maintenant, la portée de votre marque dépendait de l'emplacement ou de la taille de votre stand. Aujourd'hui, grâce aux événements virtuels, vous rayonnez bien au-delà et pouvez toucher une audience de plus en plus large.

Traitement VIP

Un événement marquant est un événement dont on parle encore longtemps après. Prolongez ce moment et alimentez les discussions en créant une expérience unique dans laquelle les participants voudront se replonger, que ce soit via le replay ou en lisant une synthèse. N'hésitez pas à dévoiler un nouveau produit, présenter un nouveau service ou célébrer une réussite incroyable. Si vous envisagez de distribuer des goodies aux personnes présentes, pensez également à envoyer un sac cadeau aux participants virtuels. Recherchez des opportunités de montrer à tous les participants l'intérêt que vous leur portez, où qu'ils soient.

L'importance du contenu

Assister à plusieurs visioconférences dans la même journée est épuisant. Mais ce qui fatigue en réalité, c'est le contenu, pas la technologie. Aujourd'hui, les gens ont l'habitude de regarder du sport et des séries de manière intensive. Ils en sont capables, à condition que le contenu les intéresse. Grâce aux événements hybrides, les entreprises peuvent économiser sur les frais de déplacement et s'offrir des intervenants renommés qui attireront une large audience confortablement installée dans son canapé ou sa chambre d'hôtel. Prévoyez des interventions dynamiques, des sessions animées et du contenu interactif, sans oublier des temps de pause et de réseautage.

Divertissez vos publics

Les participants en distanciel doivent eux aussi être mis dans l'ambiance de vos activités sociales préférées. Vous aimez la musique live ? Engagez un groupe qui jouera à distance pour tous les participants. Vous organisez un apéro ? Proposez virtuellement un cours de mixologie ou une séance de dégustation pour les personnes derrière leur écran. Vous avez besoin de deux maîtres de cérémonie ? Pourquoi ne pas faire intervenir l'un d'eux à distance. N'ayez pas peur d'ajouter une dose de créativité à vos expériences afin de rapprocher vos publics.

Assurez la partie technique

Les dysfonctionnements techniques sont une plaie, même pour les meilleurs intervenants. Une vidéo saccadée, un mauvais éclairage et un son de qualité médiocre entraînent rapidement un désengagement de la part du public virtuel ainsi que de la fatigue. Testez vos équipements à l'avance, ou mieux encore, faites appel à un consultant en événementiel qui vous aidera à évaluer et gérer vos besoins en matière d'audio et de vidéo avant et pendant l'événement.

Que ce soit pour passer des appels depuis son domicile, assister à une réunion de conseil ou regarder une retransmission en direct suivie par 10 000 personnes, la technologie est devenue un élément incontournable des événements hybrides modernes. Elle doit être accessible partout et à tout moment. Aujourd'hui, plus personne n'assiste pendant une journée entière à un événement. Les participants regardent le discours d'ouverture depuis leur chambre d'hôtel, se rendent au parc d'exposition pour voir une démonstration en direct et déjeuner entre collègues, puis regardent le discours de clôture sur leur tablette à l'aéroport. L'avenir de l'événementiel est hybride, il n'est plus question de se limiter à un seul public. Au contraire, les événements hybrides créent une expérience immersive accessible partout dans le monde.

Selon les prévisions, le marché mondial de l'événementiel virtuel et des webinaires devrait représenter 4,44 milliards de dollars en 2025* (contre 1,57 milliard en 2020). Il est temps de mettre sur pied des stratégies novatrices et attractives pour rassembler les deux publics et se démarquer.

Découvrez comment améliorer votre stratégie en matière d'événements hybrides grâce à Zoom Events, et vous affranchir ainsi des barrières physiques.
Contactez l'équipe Zoom Events.

* Résultats d'une étude de Frost & Sullivan, incluse dans un rapport Zoom accessible en téléchargement.