Un guide pour optimiser la communication à l’intention des assistants de direction

Aujourd’hui, il est crucial pour les assistants de direction évoluant dans un environnement de travail hybride de savoir comment augmenter la productivité et maintenir une infrastructure de communication efficace. Grâce à la plateforme Zoom, les assistants de direction peuvent accomplir efficacement leurs tâches et appuyer le travail de leur direction, où qu’ils soient.

Un guide pour optimiser la communication à l’intention des assistants de direction

Une journée dans la vie d’un assistant de direction du 21e siècle

<div><h2>Une journée dans la vie d’un assistant de direction du 21e siècle</h2></div>

Les assistants de direction ont toujours joué un rôle important dans le fonctionnement d’une organisation. Mais à mesure que la façon dont nous exerçons nos activités évolue, les tâches et les responsabilités des assistants de direction changent aussi. Des Post-it et calendriers papier de jadis aux outils de gestion en cloud proposés désormais partout, les assistants de direction ont besoin d’un ensemble diversifié de compétences et d’outils pour s’adapter aux exigences de leur direction, en constante évolution.

Les assistants de direction d’aujourd’hui doivent assurer des fonctions de soutien auprès d’une direction très occupée, tout en assurant une communication efficace au sein d’un réseau d’employés dispersés, ce qui leur confèrent ainsi un ensemble unique de responsabilités. Les responsabilités d’un assistant de direction comprennent :

  • Répondre aux appels téléphoniques
  • Programmer des réunions et des rendez-vous
  • Effectuer des tâches de comptabilité, telles que la tenue des registres, des documents et des rapports de l’entreprise
  • Utiliser des logiciels de traitement de texte, de feuilles de calcul et de présentation, ainsi que des solutions de collaboration et de gestion basées sur le cloud
  • Préparer les réunions et rédiger les comptes rendus connexes
  • Accueillir les visiteurs
  • Planifier et organiser des voyages

Les assistants de direction doivent aller au-delà d’une simple compréhension de la technologie ; ils doivent utiliser ces solutions pour optimiser le fonctionnement de leur organisation. Ce guide fournit des conseils et des astuces aux assistants de direction utilisant la plateforme Zoom, notamment sur le fonctionnement de Zoom Meetings, de Zoom Phone et de Zoom Team Chat, pour améliorer leurs méthodes de communication et de collaboration.

Maîtriser la programmation avec les Zoom Meetings

<div><h2>Maîtriser la programmation avec les Zoom Meetings</h2></div>

Les dirigeants ont des emplois du temps chargés ; c’est donc aux assistants de direction de gérer leurs journées de manière stratégique et réfléchie. Pour ce faire, ils ont besoin d’une technologie adaptable qui leur permette de simplifier le processus de planification et d’optimiser les réunions.

Suivez ces huit conseils sur Zoom Meetings pour améliorer votre approche de la planification et de la gestion des réunions :

Utilisez votre nº personnel de réunion

Votre NPR est un numéro de réunion strictement personnel qui vous est attribué et qui restera le même. Un lien personnel est également associé à votre nº personnel de réunion. Vous pouvez envoyer ce lien personnel pour passer un appel rapide en interne.

Travaillez au sein du Client Zoom

Grâce à Zoom Desktop Client, une application pour votre bureau, vous pouvez avoir un aperçu rapide de vos réunions de la journée ou de la semaine ; toutes les Zoom Meetings et tous les Zoom Webinars sur votre calendrier intégré apparaîtront sous l’onglet Réunions. L’affichage réunion du Client de bureau Zoom vous permet de facilement localiser votre prochain appel et de le rejoindre rapidement en cliquant sur un bouton.

Obtenez des privilèges de programmation

Plutôt que de programmer des réunions sur votre propre compte Zoom et d’accorder à votre directeur le statut de co-hôte, vous pouvez programmer ces réunions directement à partir de son compte Zoom. Il vous suffit de demander à votre directeur de se rendre dans les paramètres de Zoom Meetings et dans la rubrique « Autre », puis de rechercher la section « Privilèges de programmation ». À partir de là, il peut vous laisser programmer des réunions en son nom, de sorte qu’il peut rester détenteur de l’invitation à la réunion sans avoir à faire d’ajustements complexes de son côté.

Utilisez les modules d’extension Outlook et G Suite

Pour créer une invitation dans le calendrier à partir d’Outlook ou de Google Agenda, vous pouvez rapidement ajouter un lien Zoom Meetings au corps de l’invitation grâce au module d’extension Outlook ou à l’add-on GSuite.

Mettez en place les meilleures pratiques en matière de sécurité

Rendez-vous dans la section sécurité dans vos paramètres Zoom pour activer les principales fonctionnalités de sécurité destinées à protéger vos communications. N’oubliez pas d’activer la fonctionnalité salle d’attente, que vous pouvez personnaliser pour créer un message d’accueil unique pour les invités, et d’activer l’option « Demander un code secret lors de la planification de nouvelles réunions ». Ces étapes permettront de renforcer la sécurité lors de vos réunions en contribuant à créer un environnement n’accueillant que les participants attendus.

Personnalisez les notifications envoyées par e-mail

Dans les paramètres de réunion, passez à la section « Notifications par e-mail » où vous pouvez activer ou désactiver certaines options de notification permettant de créer une trace écrite des événements de la réunion. Vous pouvez choisir d’avertir l’hôte lorsqu’un enregistrement sur le cloud est disponible, lorsque des participants rejoignent une réunion avant l’hôte, si un hôte suppléant est défini ou supprimé d’une réunion, etc.

Profitez des options d’enregistrement local et dans le cloud

Si vous avez besoin d’enregistrer votre réunion pour une utilisation ultérieure ou pour la partager avec les participants, utilisez l’option d’enregistrement dans le cloud (fonctionnalité réservée aux abonnés payant un forfait), afin que l’hôte puisse facilement envoyer l’enregistrement après la réunion. L’option d’enregistrement local ne doit être utilisée que si l’hôte souhaite que le fichier soit conservé dans son appareil seulement. Les co-hôtes ne recevront pas non plus l’enregistrement ; il faut donc en tenir compte lorsque vous programmez la réunion à partir d’un compte Zoom spécifique.

Adaptez le format des réunions pour favoriser la participation et la collaboration

Vous pouvez ajuster les paramètres de la réunion en tant qu’hôte et co-hôte pour créer le type de session collaborative dont vous avez besoin. Vous pouvez sélectionner les participants pouvant partager leur écran ou annoter, par exemple, pour vous assurer que les bonnes personnes seront en mesure de partager les bonnes informations pendant l’appel.

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Rester organisé avec Zoom Team Chat

<div><h2>Rester organisé avec Zoom Team Chat</h2></div>

Inclus dans votre licence Zoom, Zoom Team Chat vous permet de communiquer rapidement et efficacement avec des personnes au sein ou en dehors de votre entreprise. Où qu’ils soient, les assistants de direction peuvent tirer le meilleur parti de Zoom Team Chat dans le client de bureau ou l’application mobile Zoom pour suivre leurs contacts clés et prendre des notes de manière efficace et flexible.

Voici quelques conseils pour utiliser Zoom Team Chat et gérer au mieux vos tâches quotidiennes :

Mettre des contacts et des canaux de discussion d’équipe en favoris

Pour maintenir un flux de travail productif, utilisez la section chat de Zoom Desktop Client pour mettre en favoris certains utilisateurs ou canaux de discussion de groupe auxquels vous souhaitez avoir rapidement accès, par exemple d’autres responsables ou subordonnés directs de votre direction. Cette action les déplacera en haut du chat sous « Favoris ». Tout contact ou canal de discussion mis en favori apparaîtra dans l’ordre alphabétique sur le côté gauche. Si quelqu’un envoie un message important que vous souhaitez sauvegarder, vous pouvez également mettre ce commentaire individuel en favori et le rechercher plus tard sous « Starred Messages » (Messages favoris).

Prenez des notes dans votre Espace personnel (votre nom)

Zoom Team Chat donne accès à un espace personnel qui apparaîtra sous votre nom dans la section « Starred » (Favoris) de la liste de contacts et qui fonctionne comme un chat personnel. Vous pouvez utiliser cet espace pour prendre des notes, créer une liste de choses à faire ou ajouter des rappels. Vous pouvez y revenir plus tard et supprimer ou modifier des notes, mettre un message en favori ou faire des captures d’écran.

Gérez les contacts externes

Si votre administrateur le permet, vous pouvez ajouter des personnes extérieures à votre entreprise à votre liste de contacts dans Zoom Team Chat. Il suffit de cliquer sur l’icône « plus » en haut à gauche de la page des contacts, puis sur « Invite a Zoom Contact » (inviter un contact sur Zoom). Saisissez ensuite l’adresse électronique de votre contact ; celui-ci recevra une invitation à accepter. Vous pouvez ainsi collaborer sans difficulté avec d’autres organisations : rien de plus simple pour discuter avec des personnes, vous coordonner et échanger des informations.

Commencez à utiliser Zoom Team Chat dès aujourd’hui !

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Améliorer la qualité des appels avec Zoom Phone

<div><h2>Améliorer la qualité des appels avec Zoom Phone</h2></div>

Avec le système de téléphonie de Zoom dans le cloud, vous pouvez contourner les limites posées par les téléphones de bureau traditionnels et passer des appels depuis votre appareil mobile, votre ordinateur de bureau, votre ordinateur portable, voire un iPad ou une tablette. Application native conçue pour la plateforme Zoom, Zoom Phone permet aux assistants de direction de transformer les appels téléphoniques en réunions pour faciliter la collaboration, de déléguer la réception d’appels pour les transmettre rapidement à un responsable, et plus encore.

Voici quatre conseils importants pour utiliser Zoom Phone et moderniser vos appels :

Gérez la délégation de la réception d’appels

Avec Zoom Phone, votre téléphone de bureau est installé sur l’appareil de votre choix, ce qui réduit les limites du travail administratif à distance et crée une structure d’appui parfaitement intégrée. Grâce à la fonctionnalité de délégation de la réception d’appels, également connue sous le nom d’apparence de ligne partagée, vous pouvez facilement transférer les appels à votre directeur ou les confier à d’autres membres de l’équipe les jours de forte activité. Vous pouvez également attribuer plusieurs numéros de téléphone à un seul utilisateur, permettre la prise en charge/réception d’appels par d’autres personnes, mettre un appel en attente et le récupérer à partir d’un autre appareil ou utilisateur, et bien plus encore. Que vous soyez en déplacement ou hors du bureau, vous disposez d’une structure flexible qui vous garantit qu’aucun appel ne restera sans réponse.

Enregistrez des messages à l’aide de messageries vocales et de SMS

En tant que softphone, Zoom Phone vous aide à simplifier la manière dont vous gardez la trace de vos communications. Vous pouvez transcrire le contenu d’une messagerie vocale, y compris les réponses vocales interactives en attente et les messageries de la file d’attente des appels, pour transformer facilement les contenus importants d’une messagerie vocale en e-mails qui seront rapidement envoyés à votre direction. En plus de la communication vocale, Zoom Phone permet d’envoyer des messages texte (SMS). Lorsque les messages textes sont privilégiés pour communiquer, Zoom Phone est à vos côtés.

Définissez des heures d’ouverture

Vous n’avez pas besoin d’être toujours au bureau pour répondre à toutes les communications devant être traitées. Avec Zoom Phone, vous pouvez configurer des heures d’ouverture et mettre à jour le routage des appels pour vous assurer que tous les appels entrants sont traités correctement. Grâce à la mise à jour de l’acheminement des appels, vous pouvez ajuster les paramètres pour créer des règles applicables aux appels sans réponse, vous assurer que les appels sont transférés automatiquement, faire sonner un appel sur toutes les applications Zoom, et bien plus encore.

Faites confiance à Zoom Phone Power Pack pour le traitement des appels et les analyses approfondies

En tant qu’add-on de Zoom Phone, Zoom Phone Power Pack offre une expérience de bureau tout en élégance avec un affichage d’informations permanent qui aide les assistants de direction à gérer une vitesse d’appel constante et à transférer les appels au sein de leurs équipes. Zoom Phone Power Pack est également doté d’une fonctionnalité d’analyse en temps réel et historique des files d’attente d’appels qui fournit des informations de première utilité permettant d’optimiser les interactions avec les clients et les employés.

Simplifier le quotidien

<div><h2>Simplifier le quotidien</h2></div>

Les assistants de direction n’ont pas le temps de travailler avec des applications de collaboration disparates. Ils ont besoin d’une solution parfaitement intégrée qui facilite la communication. Le renforcement des communications avec Zoom rationalise les flux de travail et simplifie la collaboration, préparant ainsi les assistants de direction à toute nouvelle tâche qui pourrait se présenter à eux. En utilisant Zoom Meetings, Zoom Team Chat et Zoom Phone comme outil de communications unifiées et de gestion, les assistants de direction optimisent leur façon de travailler et améliorent la qualité de leurs services.

En optimisant le potentiel de la plateforme Zoom, les assistants de direction peuvent aider à accroître la productivité, améliorer l’environnement de travail de leur direction et donner plus de sens à leur mission. Ils permettent à chacun d’en faire plus, ensemble.

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