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¿Qué es un seminario web?
Los seminarios web le permiten conectarse con grandes audiencias en línea y compartir vídeo, audio y contenido desde cualquier ubicación y dispositivo para mejorar la participación. La mayoría de las organizaciones ofrecen grabaciones de los seminarios web que organizan; se pone a disposición un enlace a la grabación para que el seminario web en directo se pueda reproducir más adelante. Esto les brinda a las personas la oportunidad de volver a ver la sesión o de ver el seminario web original por primera vez si no pudieron asistir al evento en directo.
La diferencia entre un seminario web y una reunión de videoconferencia es que un seminario web suele contar con uno a varios oradores o presentadores que se dirigen a una gran audiencia, mientras que una videoconferencia generalmente es una reunión más pequeña donde se llevan a cabo debates informales entre todos los participantes.
La mayoría de los seminarios web tiene varios componentes audiovisuales en común.
En general, el audio se transmite a través de un micrófono conectado a los equipos portátiles, las tabletas o los teléfonos inteligentes de los oradores.
El vídeo se comparte mediante una cámara web conectada a los equipos portátiles, las tabletas o los teléfonos inteligentes de los oradores con la ayuda de un software de conferencia o un navegador de Internet.
El anfitrión y los panelistas del seminario web pueden compartir presentaciones, vídeos, páginas web y otro contenido multimedia.
Las audiencias de los seminarios web pueden unirse al evento desde cualquier lugar que les permita acceder a una conexión a Internet decente.
En un seminario web, la organización anfitriona puede interactuar con su audiencia. Las preguntas o los comentarios suelen comunicarse en tiempo real mediante un chat en directo, y la sesión de Preguntas y respuestas.
Características de seminarios web
El software de seminarios web mejor en su clase de hoy en día ofrece a los anfitriones y los participantes una variedad de características que apoyan y mejoran su experiencia de evento en línea.
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Gestión de control de seminarios web
La gestión de control de seminarios web le da al anfitrión la capacidad de administrar a los participantes. Permite a los anfitriones comprobar la lista de la audiencia, silenciar y reactivar el audio de los participantes y grupos de personas, e incluso bloquear la participación de una persona si no se comporta apropiadamente.
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Compartir pantalla
La característica Compartir pantalla permite a los presentadores compartir diapositivas de la presentación, imágenes e incluso vídeos. Con Zoom Webinars, los panelistas pueden realizar sus presentaciones directamente. No es necesario que el anfitrión del seminario web cargue la presentación para incluir las ediciones finales.
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Preguntas y respuestas del seminario web
La sesión de Preguntas y respuestas permite a los asistentes hacer preguntas durante el seminario web, y a los panelistas, los coanfitriones y el anfitrión responderlas. Opcionalmente, los asistentes pueden responder y votar a favor de las preguntas de los demás.
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Chat del seminario web
El chat del seminario web ofrece al anfitrión y a los panelistas una manera sencilla y fácil de comunicarse con los asistentes. Los presentadores pueden compartir enlaces, recursos y consejos útiles durante todo el evento para proporcionar a los participantes información que les sea de utilidad para completar su experiencia.
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Votaciones del seminario web
Las votaciones de los seminarios web permite a los anfitriones conocer a su audiencia en tiempo real. Las preguntas se pueden personalizar para identificar los intereses particulares de los asistentes al seminario web. El nivel de atención de la audiencia se puede medir realizando un seguimiento de su capacidad de respuesta. De ser necesario, los resultados de la encuesta en directo se pueden mostrar a la audiencia para facilitar un mayor debate e interacción entre los panelistas y los asistentes.
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Encuestas posteriores al seminario web
Las encuestas posteriores al seminario web se pueden programar para compartir con los asistentes cuando finalice el evento. Las respuestas de la encuesta se pueden descargar como un informe para simplificar la recopilación de comentarios. En un seminario web de Zoom, el anfitrión puede redirigir a los asistentes a un servicio de encuestas de terceros (por ejemplo, Formularios de Google o Survey Monkey).
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Grabaciones de seminarios web
La grabación de un seminario web proporciona al anfitrión la capacidad de utilizar el vídeo del evento para otros fines diversos, como marketing, educación, incorporación de nuevos empleados, etc.
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Análisis del panel de control y del seminario web
El panel de control de Zoom permite a los administradores de la cuenta de Zoom Webinars ver información que va desde el uso general hasta los datos de la reunión en directo. Estos datos se pueden utilizar para analizar problemas que pueden haberse producido y para comprender mejor la forma en que los usuarios celebran reuniones dentro de sus empresas. Con Zoom, los datos del panel de control se actualizan diariamente a las 12:00 GMT. Los datos se almacenan en el panel de control durante 12 meses.
¿Cómo crear un seminario web?
Programación de un seminario web
Zoom Webinars le permite transmitir un evento a 50 000 asistentes de solo visualización como máximo, dependiendo del tamaño de su licencia de seminarios web. Los seminarios web pueden requerir registro previo —con la opción para el anfitrión de agregar preguntas de registro personalizadas—, o el registro puede estar desactivado para que los asistentes se unan simplemente haciendo clic en un enlace a la hora del seminario web. Los seminarios web pueden llevarse a cabo una vez, pueden llevarse a cabo en serie o la misma sesión puede llevarse a cabo varias veces.
Los seminarios web pueden requerir registro previo antes del evento. Al utilizar un software de seminario web, el anfitrión generalmente puede aprobar a los inscritos, agregar preguntas de registro personalizadas y generar informes al momento del registro. No siempre es necesario registrarse, aunque los asistentes habitualmente deben introducir su nombre y dirección de correo electrónico al unirse al evento.
Programar un seminario web con registro requiere que sus inscritos completen un breve formulario antes de recibir el enlace para unirse al seminario web. De esta manera, las empresas anfitrionas pueden recopilar los nombres, las direcciones de correo electrónico y otra información de los inscritos.
Al utilizar la mayoría de los software de seminarios web, una vez que haya programado un seminario web con registro, puede hacer lo siguiente:
- Importar inscritos a través de CSV
- Recopilar información adicional mediante la personalización de sus preguntas de registro
- Editar los correos electrónicos del seminario web y seleccionar cuáles enviar
- Personalizar la página de registro
- Usar varias URL para realizar un seguimiento de la procedencia de los inscritos
- Administrar a los inscritos y volver a enviar correos electrónicos de confirmación
Si no necesita recopilar información de los inscritos, puede programar un seminario web sin registro.
Presentadores y panelistas del seminario web
Los presentadores clave de seminarios web reciben distintas definiciones en función de los diferentes software de seminarios web que se utilicen. En un seminario web de Zoom, hay un anfitrión y presentadores a los que se denomina panelistas. Los ponentes son plenos participantes de la reunión. Tienen acceso a la mayoría de los controles del anfitrión, incluido el uso compartido de vídeo y la visualización de la lista de asistentes. Con Zoom Webinars, los panelistas reciben permisos del anfitrión del seminario web para realizar estas acciones.
El número máximo de panelistas depende principalmente de la capacidad de la reunión, pero también de la capacidad que establezca el anfitrión.
La mayoría de los software de seminarios web le permite administrar a los panelistas y a los asistentes en su seminario web. Con Zoom Webinars, puede ascender a un panelista a coanfitrión o a un asistente a panelista, bajar de categoría de panelista a asistente, reactivar audio, detener el vídeo y más.
También puede ver los informes después de que concluya su seminario web para ver el registro, los asistentes, las votaciones y otra información.
Asistentes al seminario web
Los asistentes son participantes de solo visualización, que pueden silenciarse si así lo decide el anfitrión. El anfitrión controla las opciones de visualización del seminario web de los asistentes. Pueden interactuar con el anfitrión y los panelistas a través de las preguntas y respuestas, el chat e incluso las votaciones en directo.
Si el seminario web no requiere inscripción, puede copiar el enlace para unirse y compartirlo con sus asistentes.
Si el seminario web requiere inscripción, el anfitrión deberá compartir el enlace de inscripción y pedirles a los asistentes que completen el formulario de inscripción. Una vez inscritos, recibirán un correo electrónico de notificación con un enlace exclusivo para unirse.
Con Zoom Webinars, hay tres formas diferentes de invitar a los asistentes a registrarse y son las siguientes:
- Copiar la URL de la inscripción y compartirla por correo electrónico, su sitio web, etc.
- Seleccionar «Copiar la invitación» para ver y copiar la invitación creada por Zoom para enviarla a los asistentes.
- Seleccionar «Enviarme la invitación por correo electrónico» para recibir una copia de la invitación de Zoom que luego usted puede reenviar a los potenciales asistentes.
Beneficios del seminario web
Los seminarios web son una manera relativamente fácil y rentable de llegar a una extensa audiencia e incluso de generar nuevos clientes potenciales para su negocio. Un seminario web proporciona a una organización comercial, educativa, de atención médica y de otros sectores la oportunidad de informar, educar e interactuar con los principales miembros y partes interesadas.
Impulsar el conocimiento
Los seminarios web ayudan a presentar información importante a una gran audiencia para impulsar el conocimiento. Por ejemplo, las grandes empresas suelen utilizar los seminarios web para organizar reuniones de todo el equipo o foros públicos a fin de transmitir información importante de la empresa a los empleados distribuidos. Las instituciones gubernamentales y educativas pueden utilizar los seminarios web para comunicar información importante a la comunidad pública.
Producir más clientes potenciales y generar ventas
Un seminario web es una manera eficaz de generar más clientes potenciales y obtener nuevos clientes. Por ejemplo, las personas que deseen asistir a su seminario web deberán dejar sus direcciones de correo electrónico para registrarse. De esta manera, las organizaciones pueden crear una amplia lista de correos electrónicos, que puede ser útil para futuras ventas y campañas de marketing.
Presentar nuevos productos y servicios
No existe nada que le dé más credibilidad a sus productos o servicios recién lanzados que un seminario web, donde se muestran las características y los beneficios. Este tipo de seminario web puede ayudarle a calificar clientes potenciales, atraer nuevos clientes y acelerar su proceso de ventas.
Compartir educación y conocimientos
Comparta información valiosa con su audiencia y reciba comentarios inmediatos. Los seminarios web son una herramienta valiosa para la formación y la educación. Las sesiones de preguntas y respuestas permiten a la audiencia hacer preguntas acerca de la materia, y cualquier inquietud o problema que puedan tener. Dado que puede grabar el seminario web, tal grabación se puede utilizar con fines educativos o formativos.
Eventos virtuales
Los seminarios web son compatibles con eventos virtuales de una sola sesión en los que interactúan un grupo de presentadores o panelistas, y una audiencia en línea que se une para aprender y participar a través del chat, y la sesión de preguntas y respuestas. Un evento de varias sesiones constará de varias sesiones de seminarios web.
Preguntas frecuentes sobre los seminarios web
El software de seminarios web es el software subyacente compatible con seminarios basados en la web. El software de seminarios web está diseñado para facilitar a los anfitriones la organización de presentaciones en las que participa una gran cantidad de asistentes a través de vídeo en directo o grabado previamente, y contenido digital.
Zoom Meetings conecta a un grupo de personas para que debatan y colaboren de manera interactiva. Cada participante se une a la reunión y tiene la posibilidad de compartir audio, vídeo y pantalla para participar plenamente en la sesión. Las reuniones son ideales para la colaboración en grupo, las reuniones de equipo, las demostraciones de ventas, la formación y enseñanza en línea, y los horarios de consulta. ya que permiten a todos los participantes interactuar y compartir información entre sí y con el anfitrión.
Los seminarios web son la opción ideal para eventos multitudinarios que requieren un mayor control por parte del anfitrión y a los que los asistentes se unen sin activar su audio ni su vídeo. En los seminarios web, el foco de atención se centra en el presentador o los ponentes. Los asistentes acuden a escuchar y aprender, y formulan preguntas al final. Zoom Webinars permite celebrar eventos multitudinarios tanto internos como externos, tales como reuniones de todo el equipo de la empresa, foros públicos municipales, presentaciones de productos, conferencias de clientes, conciertos e incluso celebraciones religiosas.
Sí. La mayoría de las organizaciones ofrecen grabaciones de los seminarios web que organizan, incluso si el seminario web está en directo. En general, se pone a disposición un enlace a la grabación para que el seminario web en directo se pueda reproducir más adelante. Esto les brinda a las personas la oportunidad de volver a ver la sesión o de ver el seminario web original por primera vez si no pudieron asistir al evento en directo.
Los asistentes a seminarios web suelen recibir un correo electrónico o una notificación de texto acerca del seminario web. También es posible que reciban un aviso sobre el próximo seminario web en línea. Para registrarse como asistente, haga clic en el enlace o registro, y complete el formulario que corresponda. Cuando haya enviado la información, deberá recibir un correo electrónico de confirmación o un texto con un enlace en el que deberá hacer clic para unirse al seminario web a la hora y en la fecha programadas. Como asistente, podrá levantar la mano virtualmente, enviar preguntas en la sesión de preguntas y respuestas, y enviar mensajes a otros participantes. Para unirse al seminario web, necesitará el cliente de escritorio de Zoom o la aplicación móvil.