Prácticas recomendadas para celebrar reuniones virtuales de todo el equipo

Las reuniones de todo el equipo son una excelente oportunidad para compartir información valiosa y actualizaciones con toda la organización. Así es como puede celebrar una reunión interactiva que atraiga y entusiasme a sus empleados.

Prácticas recomendadas para celebrar reuniones virtuales de todo el equipo
El desafío híbrido

El desafío híbrido

A medida que las compañías hacen la transición hacia el trabajo híbrido, mantener el compromiso y fomentar las conexiones con los empleados remotos y presenciales es lo más importante. Con esta transición, las organizaciones deben ajustarse a la dinámica cambiante, y eso incluye su forma de compartir la información eficazmente y de comprometerse con su plantilla híbrida.

Según la investigación de Gartner, se espera que el porcentaje de trabajo híbrido de los teletrabajadores alcance el 70 % del total de la plantilla remota para fines de 2022.

Entonces, ¿cómo se adaptarán las organizaciones para mantener a la plantilla distribuida actualizada sobre la información importante de la empresa y para lograr la participación de los equipos remotos?

Los profesionales de RR. HH. y de comunicaciones internas deberán tener en cuenta lo siguiente:

centrarse en comunicar información importante para toda la empresa

comprometerse eficazmente con toda su plantilla distribuida en todo el mundo

utilizar una comunicación abierta en las reuniones de todo el equipo de la empresa para ayudar a los empleados a sentirse conectados

Esta guía ofrece consejos de expertos para organizar reuniones empresariales con todo el equipo, que le ayudarán a crear un sentido de comunidad en su empresa y a comunicar información interna importante a sus empleados.

Elección de la tecnología adecuada

Elección de la tecnología adecuada

Ya sea para crear conexiones o para anunciar las últimas novedades de la empresa, la elección de la tecnología adecuada le ayudará a ofrecer una valiosa experiencia a los empleados.

Tanto Zoom Meetings como Zoom Webinars ofrecen características que le permiten a las empresas, grandes y pequeñas, organizar reuniones de todo el equipo exitosas y atractivas, mientras que Zoom Events permite crear un centro para eventos de empleados anteriores y actuales.

Reuniones, seminarios web y eventos


Zoom Meetings
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El anfitrión conoce a los participantes.
  • Hasta 1.000 participantes
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Los participantes pueden interactuar utilizando vídeo, audio, pantalla compartida, anotación, chat y salas para grupos pequeños.
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La mejor opción para la colaboración en grupo
  • Sincronización de equipos
  • Demostraciones de ventas
  • Clases en línea y horarios de consulta

Zoom Webinars
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El anfitrión no conoce a los asistentes o es una gran audiencia.
  • Hasta 50 000 asistentes.
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Los asistentes pueden ver, escuchar y utilizar el panel de preguntas y respuestas.
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La mejor opción para eventos públicos
  • Reuniones del consejo
  • Conferencias y seminarios virtuales
  • Eventos de entretenimiento

Zoom Events
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Flexibilidad para elegir entre Zoom Meetings y Zoom Webinars
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Organice las grabaciones en un Centro donde pueda almacenar todas las sesiones de reuniones pasadas de todo el equipo
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Asigne entradas individuales para cada asistente
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La mejor opción para eventos:
  • Con sesiones recurrentes
  • Con varias actividades
  • Que se extienden durante varios días

Cómo elegir

¿Cuántos empleados asistirán? ¿Cuánta interacción desea obtener? ¿Será anfitrión en varias sesiones? Estas son algunas de las recomendaciones sobre cuándo utilizar cada una de las soluciones de Zoom.


Zoom Meetings
Perfecto para menos de 1000 participantes interactivos

Zoom Webinars
Ideal para organizar reuniones de hasta 50 000 asistentes de solo visualización y hasta 1000 panelistas interactivos

Zoom Events
La mejor opción para elegir de manera flexible entre Zoom Meetings y Zoom Webinars para todas sus reuniones de todo el equipo y para administrar y almacenar cada grabación en un Centro de acceso interno

Piense en la experiencia de los asistentes

El tipo de experiencia de los asistentes y el nivel de interacción que desee para los empleados serán la clave para decidir qué tecnología elegir.

Zoom Meetings pensadas para conectar. Los empleados no solo tienen acceso al audio y al vídeo, sino que también tienen más flexibilidad para interactuar y utilizar funciones, como el chat, los filtros, las reacciones, las votaciones, la pizarra digital y la posibilidad de levantar la mano. También pueden compartir pantalla y unirse a salas para grupos pequeños si el anfitrión habilita estas características.

Zoom Webinars ofrece a los anfitriones un mayor control sobre la experiencia de los asistentes. Los asistentes no tienen la posibilidad de utilizar ni el audio ni el vídeo, ni de compartir sus pantallas, lo que limita las posibles interrupciones. Los empleados seguirán teniendo la oportunidad de participar a través del panel de preguntas y respuestas, el chat del seminario web, las votaciones, las reacciones y la encuesta posterior al seminario web. Esto hace que Zoom Webinars sea útil para comunicar las novedades de toda la empresa, organizar mesas redondas de ejecutivos y llevar a cabo sesiones de formación a gran escala. Los anfitriones pueden personalizar el aspecto de cada reunión de todo el equipo con la imagen de marca de la sesión.

Con Zoom Events, puede elegir organizar una sesión individual con Zoom Meetings o Zoom Webinars y utilizar las características interactivas enumeradas anteriormente así como características adicionales, tales como Networking y Expo. También puede almacenar, gestionar y compartir grabaciones de manera fácil desde su Centro, un directorio de contenido digital.

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Sugerencias y prácticas recomendadas

Sugerencias y prácticas recomendadas

Es importante crear una reunión de todo el equipo que aproveche al máximo el tiempo de los empleados y los anime a participar. Estas prácticas recomendadas le ayudarán a sentirse seguro de que puede celebrar reuniones profesionales e impactantes de todo el equipo.

Trabajar en equipo

La organización de un evento virtual, aunque sea interno, tiene muchas partes en movimiento. Delegue tareas a miembros del equipo y defina claramente sus funciones y responsabilidades para que puedan trabajar juntos y crear una experiencia sin problemas.

Asignar funciones

Para compartir diapositivas

Designe a alguien que conozca bien el contenido y los puntos de la charla en detalle para que comparta las diapositivas o dé el control de las diapositivas a cada orador para que puedan administrar sus propias diapositivas durante la reunión.

Para moderar las preguntas y respuestas y el chat

Según la cantidad de asistentes que tenga, puede hacer que varias personas moderen las preguntas y respuestas y el chat. Esta es una buena manera de que sus empleados obtengan respuestas a sus preguntas sobre la marcha y de mantener su participación durante la reunión.

Para iniciar votaciones

Las votaciones, disponibles tanto para las reuniones como para los seminarios web, son una excelente forma de interactuar con su audiencia. Las votaciones avanzadas ofrecen formatos adicionales de respuesta y cuestionarios para hacer de su reunión una experiencia divertida y asegurarse de que los participantes estén prestando atención. Asigne a un compañero de equipo para que inicie y gestione las votaciones a lo largo del evento.

Administración de asistentes

Siga nuestras prácticas recomendadas de seguridad para proteger su sesión de todo el equipo. También puede hacer que un compañero de equipo supervise las preguntas y respuestas o el chat, y esté atento a los comentarios o interrupciones potencialmente inapropiados.

Organice un ensayo general

¡La práctica hace al maestro! Antes del evento, programe un ensayo general con todos los oradores para probar sus conexiones de audio, vídeo, Internet y su iluminación. Para su equipo técnico, este es el momento en el que debe practicar compartir las diapositivas y los vídeos, iniciar votaciones y cualquier otra cosa que pueda hacer durante su evento en directo.

Aquí dejamos una lista de verificación que le ayudará a cubrir todos los aspectos en su ensayo general y a asegurarse de que está preparado para el gran día:

Lista de verificación del ensayo general

Su lista debe incluir:

Presentaciones y funciones/responsabilidades

  • El anfitrión gestionará las preguntas técnicas de todo el equipo
  • Funciones de presentadores/panelistas

Resumen rápido de las funciones y los controles de la reunión de todo el equipo

Al usar Zoom Webinars, podrá acceder a lo siguiente:

  • Administración y respuesta a las preguntas y respuestas
  • Intercambio de mensajes y enlaces en el chat
  • Inicio de una votación
  • Panelistas

Al usar Zoom Meetings, podrá acceder a lo siguiente:

  • Administración y respuesta en el chat
  • Inicio de una votación
  • Administración de participantes

Determinar quién va a compartir el contenido y probarlo

  • ¿Qué contenido se compartirá? (p. ej., diapositivas, vídeo, desktop, aplicaciones, etc.)
  • Si desea compartir audio, como música o un vídeo con sonido, pruébelo para asegurarse de que el audio se escuche en el volumen adecuado

Revisar los elementos de introducción

  • ¿A quién dará el anfitrión el relevo después del mensaje de bienvenida e introducción?
  • Recordar a los panelistas que deben unirse al evento en directo 15 minutos antes
  • Confirmar la hora de inicio y finalización de la reunión de todo el equipo
  • Determinar cómo administrar las preguntas y respuestas (por ejemplo, responder al final)
  • El chat y la función de levantar la mano estarán desactivados para los asistentes, a menos que se especifique lo contrario
  • ¿Qué enlaces o mensajes (si los hay) deben enviarse a los asistentes a través del chat?

Confirmar que todos tienen los enlaces de las panelistas para el evento en directo

Otras consideraciones:

  • Utilice una conexión de Internet por cable para evitar problemas de conectividad
  • Cerrar los programas y las ventanas que no se utilicen para evitar que aparezcan notificaciones o pestañas no deseadas
  • Crear una cuenta de Zoom exclusiva que se utilice solo para ser anfitrión de todo el equipo, de modo que los ajustes se guarden y que otros usuarios de la cuenta no los modifiquen

Lista de verificación para el anfitrión de todo el equipo:

Antes de la reunión de todo el equipo (1 o 2 semanas)

Revisar que todas las configuraciones de cuenta deseadas estén habilitadas/deshabilitadas

Programar reuniones/seminario web de todo el equipo

Establecer las preguntas de la encuesta si corresponde

Crear el borrador de la agenda de las reuniones de todo el equipo

Crear el borrador de la lista de panelistas

Antes de la reunión de todo el equipo (~1 semana)

Revisar y finalizar el contenido/las diapositivas y la agenda

Enviar por correo electrónico la agenda final a los ejecutivos y panelistas

Enviar la invitación a la reunión/seminario web a todos los empleados

Promover y compartir la agenda en los canales de la empresa

Organizar un ensayo general con todos los panelistas

Durante la reunión de todo el equipo

Moderación de eventos

Compartir pantalla

Seguimiento del tiempo

Hacer un seguimiento y responder a las preguntas y respuestas

Después de la reunión de todo el equipo

Hacer una reunión posterior con el equipo sobre lo que salió bien/no salió bien

Distribuir las diapositivas y la grabación en los canales de la empresa

Responder a las diversas divulgaciones de los empleados

Participación y conexión con la audiencia

Participación y conexión con la audiencia

Hay más de una forma de celebrar una reunión de todo el equipo exitosa; todo depende de la estructura y las necesidades de su plantilla. Aquí encontrará algunos consejos para garantizar que sus reuniones de todo el equipo proporcionen el máximo valor a sus empleados.

La variedad de temas es clave

Es importante variar los temas durante la reunión para mantener a su audiencia comprometida e interesada en la información que se presenta. Considere la posibilidad de incluir oradores invitados para ofrecer oportunidades de aprendizaje, liderazgo de pensamiento o simplemente por diversión. Además, compartir vídeos o música para hacer que cada reunión de todo el equipo sea única es una gran manera de generar entusiasmo.

Fomentar la participación durante la reunión

Encuesta antes del evento

Una reunión de todo el equipo es un gran momento para hacer que sus empleados se involucren y se entusiasmen por trabajar en su organización. Ofrezca a sus empleados la oportunidad de compartir lo que es importante que sepan, y adapte la agenda de la reunión de todo el equipo al ofrecer una votación o una encuesta antes del evento.

Consejo de experto

Aproveche Zoom Team Chat para compartir información antes y después del evento. Genere expectación antes de que comience el evento y asegúrese de que no se pierdan los detalles importantes.

Sesión de preguntas y respuestas en directo

La función de Preguntas y respuestas de Zoom Webinars permite a los asistentes hacer preguntas que se responden en directo o por escrito durante el evento. A continuación, se ofrecen algunos consejos para utilizar la función de preguntas y respuestas:

Designar a miembros de su equipo para que gestionen las preguntas y respuestas, de modo que los presentadores puedan centrarse en desarrollar su ponencia. Si su equipo de preguntas y respuestas no participa en audio o vídeo, puede ocultar su transmisión de vídeo con la función Ocultar participantes sin vídeo.

Tenga preparadas algunas preguntas que inviten a la reflexión, en caso de que no reciba suficientes preguntas interesantes de los asistentes para llenar el tiempo asignado para las preguntas y respuestas.

Puede ajustar la configuración de las preguntas y respuestas para permitir o deshabilitar las preguntas anónimas, o cambiar si los asistentes pueden ver, comentar o votar preguntas.

Revise el informe de preguntas y respuestas después del seminario web y haga un seguimiento de los asistentes cuyas preguntas no fueron respondidas en la sesión.

Salas para grupos pequeños

Disponible con Zoom Meetings, las salas para grupos pequeños permiten a sus empleados reunirse en grupos más pequeños. Asigne a los asistentes a las salas para grupos pequeños antes o durante la sesión. Puede permitir que los participantes seleccionen a qué sala quieren unirse o permitirles moverse libremente entre las salas.

Encuestas para comentarios

Ofrezca a sus empleados la oportunidad de dejar comentarios después del evento para medir lo que creen que salió bien, lo que todavía necesita mejorar y lo que les gustaría ver en futuros eventos de todo el equipo. Con Zoom Webinars, puede utilizar la encuesta posterior al seminario web para iniciar una encuesta justo después de su evento.

 

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