Potenciar el chat en equipo optimizado en el trabajo

Una aplicación de chat empresarial crea una atmósfera en la que los empleados pueden interactuar de forma individual o en grupo e intercambiar información libremente fuera de las reuniones y llamadas programadas, lo que ofrece oportunidades para mejorar la comunicación y la colaboración, especialmente con una plantilla híbrida.

Zoom Team Chat, nuestra solución de chat gratuita para la plataforma Zoom, combina las características de vanguardia que su equipo necesita para conseguir más juntos con la experiencia intuitiva que espera de Zoom.

Dado que cada vez más organizaciones se inclinan por un modelo de trabajo híbrido en el que algunos empleados trabajan en la oficina y otros fuera de ella, la capacidad de conectarse instantáneamente con uno o varios compañeros para enviar y recibir información y recursos de forma eficaz tiene más importancia que nunca. Con muchas reuniones diarias, compañeros de trabajo en diferentes ubicaciones a diario y menos oportunidades de comunicarse con los altos directivos, estos trabajadores híbridos necesitan soluciones de comunicación rápidas, eficaces e intuitivas que les permitan hacer más cosas juntos.

Los chats de empresa son muy parecidos a un chat de grupo en el sentido de que varias personas pueden escribir mensajes, enviar archivos, enlaces y otros recursos, y añadir a otras personas, pero a menudo se realiza en una solución de chat del espacio de trabajo. La mensajería instantánea en el trabajo permite a los empleados agilizar la colaboración al ofrecerles un espacio permanente en el que pueden enviarse mensajes, archivos, enlaces y otros recursos entre sí al instante en una interfaz intuitiva y flexible.

Y lo mejor de un chat de grupo de empresa es que posibilita la colaboración asíncrona: no hace falta programar una reunión ni tomar el teléfono. Basta con enviar el mensaje y dejar que el destinatario responda cuando pueda. Esto es fundamental para los equipos globales, que necesitan comunicarse fácilmente, pero que no siempre pueden responder por estar en zonas horarias diferentes.

La facilidad de uso es una de las características más importantes de una herramienta de chat corporativa. Las principales soluciones de chat le permiten enviar con facilidad mensajes a los contactos con solo escribir su nombre, seleccionar el contacto deseado, escribir el mensaje y presionar «Enviar». Pero también cuentan con otras características fundamentales para mejorar la productividad y proteger las comunicaciones, como las siguientes:

• Organización optimizada

  Una solución de chat de nivel empresarial le permite organizar fácilmente sus conversaciones de chat de forma manual o destacando sus conversaciones favoritas o más visitadas para acceder a ellas al instante.

• Mayor flexibilidad

  Una solución de chat de avanzada le ofrece una mayor flexibilidad con la posibilidad de acceder a los chats y enviar mensajes a otras personas mediante un amplio abanico de soluciones, incluidos dispositivos móviles, equipos portátiles y de escritorio.

• Capacidad de ampliación

  Una solución de chat solo es valiosa para su organización si puede ampliarse y crecer con ella. Asegúrese de seleccionar una solución de chat de trabajo que pueda instalar e implantar fácilmente en una plantilla de cualquier tamaño: es mejor no limitar su crecimiento potencial con una solución de chat de baja calidad.

• Seguridad sólida

  A menudo, se comparte información interna de carácter confidencial a través del chat, por lo que la capacidad de implementar configuraciones de seguridad específicas es fundamental, especialmente para sectores regulados, como el gobierno, las finanzas y la atención médica.

• Características de vanguardia

  Las características, como el correo de voz con vídeo, la capacidad de enviar capturas de pantalla y mensajes de voz, y el acceso a soluciones como una pizarra digital directamente dentro de su solución de chat, mejorarán la colaboración al dotar a su equipo de las herramientas que precisan para colaborar estrechamente antes y después de sus reuniones.

• Comunicaciones unificadas

  Sus equipos necesitan acceder a sus soluciones de comunicaciones de manera fácil y eficiente: con una plataforma de comunicaciones unificadas, tendrán a disposición todas sus soluciones de comunicaciones diarias en un cliente intuitivo.

La eficacia de los chats de grupo en el trabajo depende en gran medida de la forma en que se estructuren, utilicen y supervisen los chats. A continuación, presentamos algunas reglas y prácticas que puede seguir para mejorar la colaboración y la comunicación en sus aplicaciones de chat de grupo para el trabajo:

• Designe un objetivo específico para el chat de la empresa

  Asegúrese de describir claramente a los miembros del chat de grupo el objetivo de este y a quién se debe incluir para evitar confusiones, centrar la conversación y agilizar el intercambio de información y recursos.

• Establezca límites

  Puede ser tentador responder a ese mensaje de un compañero de trabajo a altas horas de la noche o antes de que empiece el trabajo, pero eso puede dejarlo agotado. Si configura su presencia en el chat de trabajo en equipo como «No molestar» por la noche y antes del trabajo, se asegurará de que no le bombardeen con mensajes todo el tiempo.

• Asigne un nombre a su chat

  Crear un título apropiado y descriptivo para su chat de trabajo en equipo ayudará a sus compañeros de equipo a encontrar fácilmente la conversación en la interfaz de usuario del chat y proporcionará un recurso en el que podrán encontrar información específica, como novedades sobre proyectos o políticas.

• Cree un espacio de comunicación con los ejecutivos sénior

  Crear un espacio en el que sus compañeros de trabajo puedan comunicarse fácilmente con los altos directivos y animar a estos últimos a participar de forma activa en este espacio contribuye a mantener a los empleados informados sobre los planes de la empresa y a que se sientan más conectados con sus gerentes y líderes.

• Verifique la presencia de un contacto antes de enviarle un mensaje

  Cada contacto tendrá un indicador de estado junto a su nombre, que indicará si está disponible, en una reunión, en un evento de calendario o desconectado. Si verifica su estado de presencia antes de enviar un mensaje, puede asegurarse de no interrumpirle durante una presentación o un evento importante.

• Utilice el chat de la empresa para agilizar la colaboración

  En lugar de programar constantemente reuniones para conectarse con sus compañeros de trabajo, utilice el chat. Crear un canal de chat para informar a los compañeros de equipo, iniciar un intercambio de ideas o simplemente compartir información o recursos importantes puede ayudar a evitar reuniones innecesarias y acelerar los proyectos.

• Sea conciso

  Los chats de trabajo están pensados para una comunicación eficaz e instantánea, así que sea claro y conciso con sus mensajes para mantener la eficacia. A nadie le gusta leer un montón de mensajes o frases largas e interminables.

• Conozca a sus compañeros de trabajo

  Crear canales o grupos de chat en los que pueda hablar de pasatiempos y aficiones comunes con otros compañeros de trabajo le brinda un espacio para conocerlos mejor. Esto es particularmente importante en el caso de las plantillas híbridas, que quizá nunca tengan la oportunidad de conocerse en persona.

• Asigne títulos claros a los recursos y los archivos

  Cuando envíe un recurso en un chat de trabajo en equipo, como un enlace, un archivo, una imagen o un vídeo, asigne un título claro e indique qué incluye el recurso. Así será más fácil para sus contactos de chat encontrarlo más tarde utilizando la barra de búsqueda de su solución de chat.

Zoom Team Chat, la solución de chat para espacios de trabajo de Zoom, ofrece una gama de características de nivel empresarial para ayudarle a mejorar la productividad y agilizar la comunicación. Entre estas medidas, se incluyen:

• Indicador de presencia

  Vea al instante si sus contactos están en una reunión, en un evento de calendario, fuera de la oficina o simplemente no están disponibles con los indicadores de presencia, que aparecen junto al nombre del contacto.

• Optimización de la organización

  Encuentre fácilmente la conversación que busca gracias a la posibilidad de eliminar, marcar como favoritos u organizar sus chats y canales en carpetas personalizables.

• Aplicaciones e integraciones

  Zoom le da acceso a sus soluciones de espacio de trabajo favoritas dentro de la plataforma de comunicaciones unificadas de Zoom, lo que le permite aprovechar las integraciones con Salesforce, Jira, GitHub, Mio y, más directamente, en Zoom Team Chat.

• Personalización de notificaciones

  Personalice sus alertas para recibir solamente notificaciones de conversaciones importantes. También puede deshabilitar las notificaciones durante eventos de calendario y reuniones, así como durante las horas de «No molestar» designadas.

• Función de búsqueda avanzada

  Encuentre fácilmente mensajes, contactos, archivos o menciones específicas sobre usted o sus contactos utilizando la función de búsqueda avanzada en Zoom Team Chat.

• Flexibilidad inigualable

  Con la aplicación Zoom para desktop y dispositivos móviles, acceda a su solución de chat en la oficina, de viaje o mientras trabaja desde casa.

• Uso compartido de archivos y otros recursos

  Puede compartir y ver perfectamente archivos, vídeos, documentos, enlaces y más en el chat, lo que facilita que todos estén en la misma sintonía.

• Funcionalidad entre productos

  Agilice su colaboración diaria con la posibilidad de compartir fácilmente pizarras de Zoom dentro de Zoom Team Chat, y convierta perfectamente una sesión de Zoom Team Chat en una llamada de Zoom Phone o en una reunión de Zoom con solo hacer clic en un botón.

• Opciones de seguridad mejoradas

  Los administradores del sistema pueden ver y cambiar fácilmente la configuración de seguridad, como cuánto tiempo se guardan los mensajes de chat en la nube, si los empleados internos pueden compartir archivos y comunicarse con partes interesadas externas, y más.

La mayor fortaleza de Zoom Team Chat es que se integra perfectamente con el resto de la plataforma de comunicaciones unificadas empresariales de Zoom: nuestra solución de videoconferencia, Zoom Meetings, y nuestra solución de telefonía en la nube, Zoom Phone. Esto le permite iniciar llamadas de Zoom Meetings y Zoom Phone con sus contactos directamente desde la aplicación de chat, lo que le ofrece la posibilidad de mejorar al instante la colaboración cuando sea necesario con características, como correo de voz con vídeo, pantalla compartida y más.

Zoom Whiteboard también está integrado en el cliente de Zoom, lo que le permite materializar sus ideas en un lienzo digital de colaboración y con capacidad de ampliación antes, durante y después de sus reuniones. Lo mejor de todo es que puede compartir pizarras directamente dentro de Zoom Team Chat.

Si desea transmitir sus opiniones, ideas e información al mundo, Zoom Webinars y Zoom Events son las soluciones perfectas para crear eventos en los que una persona realiza una exposición para varias personas, como reuniones de todo el equipo, conferencias, podcasts y más. Cree eventos y sesiones atractivos para los asistentes y genere oportunidades para lograr una interacción más profunda al permitir que interactúen en nuestra Expo digital.

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