Laut einer Umfrage bevorzugen Behörden Zoom

Der moderne öffentliche Sektor nutzt Arbeitstrends für sich, die in anderen Branchen entstehen – dadurch kann er Kosten und redundante Technologien reduzieren, eine verteilte Belegschaft ermöglichen und seine Wählerreichweite durch virtuelle Mittel vergrößern. Die Technologie für Audio- und Videokommunikation hat somit eine wichtige Rolle dabei gespielt, diese Trends in Realität zu verwandeln. Als die Teilnehmer gefragt wurden, wie sie diese Technologie normalerweise einsetzen, gaben 44 % von ihnen interne Meetings als Einsatzmöglichkeit an.

Viele Umfrageteilnehmer sagten, dass sie die Technologie sowohl für interne als auch für externe Kommunikation nutzen würden, um sich mit Kollegen, Mitgliedern anderer Behörden und der Öffentlichkeit zu vernetzen. Die Mehrheit der Befragten (80 %) nutzt die Technologie, um Kollegen zu kontaktieren, und etwa ein Drittel nutzt sie für die Kontaktaufnahme zu Behördenmitarbeitern in anderen Organisationen (33 %) sowie zu Bürgern/der allgemeinen Bevölkerung (29 %).

Unter Umständen halten Behördenmitarbeiter gerade eine Präsentation vor Live-Publikum und im nächsten Moment nehmen sie vielleicht an einem streng vertraulichen Meeting teil. Behördenmitarbeiter im digitalen Zeitalter sehen sich vor eine große Bandbreite von Aufgaben gestellt und haben Vorlieben dafür entwickelt, welches Medium sie für bestimmte Kommunikationssituationen nutzen. Zwar sind Telefon und Online-Chat unter den Antworten vorherrschend, doch die befragten Personen würden lieber Videokommunikation für wichtige Behördenaufgaben nutzen, wenn ein persönliches Meeting nicht möglich ist.

Wenn die persönliche Kommunikation nicht möglich ist, bevorzugen die meisten Befragten Audio- und Videokommunikation zur Durchführung von Webinaren (81 %), für externe Meetings mit hochrangigen Teilnehmern (80 %) und Live-Präsentationen (79 %). Bei vertraulichen Meetings setzt fast die Hälfte hingegen auf Videokonferenzen (47 %). Das Telefon belegt den zweiten Platz bei vertraulichen Meetings (40 %), was das anhaltende Vertrauen in Sprachlösungen widerspiegelt.

Der kometenhafte Aufstieg von Audio- und Videokommunikationsplattformen in den vergangenen Jahren ist niemandem entgangen, auch nicht dem öffentlichen Sektor. Während sich die Behördenmitarbeiter an Audio- und Videokommunikation gewöhnten, entwickelten sie Meinungen und Vorlieben bezüglich dieser Technologie, die durch die Umfrage von Morning Consult erfasst werden sollten. Die Ergebnisse verraten, wie die befragten Mitarbeiter Audio- und Videolösungen im Hinblick auf Produktivität, Einbindung und weitere Aspekte betrachten.  

Es ist wohl keine Überraschung, dass die Mehrheit der befragten Behördenmitarbeiter Audio- und Videokommunikationstools beim mobilen Arbeiten als Bereicherung empfinden.

• 59 % haben das Gefühl, produktiver zu sein.  
• 55 % fühlen sich ihren Gesprächspartnern verbundener.
• 55 % finden, dass sie ihre Gedanken besser vermitteln können. 
• 52 % fühlen sich stärker eingebunden.
• 49 % haben das Gefühl, mehr bewirken zu können als ohne Videokommunikation.

Die Umfrage zeigt auch, dass 79 % der befragten Behördenmitarbeiter Audio- und Videokommunikationstechnologie für einigermaßen oder sehr sicher halten. Audio- und Videoplattformen liegen knapp hinter „Anruf über Festnetz“ als Kommunikationsform, die von den Teilnehmern als sicher wahrgenommen wird.

Auch wenn Videokommunikation erst durch die plötzliche Ausbreitung des mobilen Arbeitens vermehrt zum Einsatz kam, ist sie der Umfrage zufolge nicht mehr wegzudenken. So denkt die Mehrheit der befragten Behördenmitarbeiter (84 %), dass Audio- und Videotechnologie auch weiterhin eine zentrale Rolle bei ihrer Arbeit spielen wird. Viele glauben gar, dass sie in Zukunft Einfluss auf ihre konkrete Tätigkeit haben wird (77 %). 

Diese Beständigkeit könnte mehreren wichtigen Aspekten zugeschrieben werden, doch einer der Hauptgründe dafür, dass Audio- und Videokommunikation im öffentlichen Sektor Fuß gefasst haben, ist wohl die Barrierefreiheit. Wie die Umfrage von Morning Consult zeigt, meinen 72 % der Befragten, dass Audio- und Videokommunikationsplattformen es allen Menschen erleichtern, sich gleichberechtigt einzubringen.

Als Audio- und Videokommunikation in den täglichen Arbeitsabläufen von Behörden immer üblicher wurden, begannen Personen ihr kollaboratives Arbeiten häufig mit der Frage: Welche Videokommunikationsplattform kennen Sie und nutzen Sie gerne? 

Die Ergebnisse von Morning Consult zeigen, dass 87 % der Befragten Zoom positiv bewerten.

Worauf gründet sich die positive Meinung der Behördenmitarbeiter über Zoom? Liegt es daran, dass sich Zoom besser zum Hosten eines Meetings oder Webinars mit vielen Teilnehmern eignet, an seinen Aufzeichnungsmöglichkeiten oder vielleicht sogar an seiner Whiteboard-Funktion? Laut der Umfrage spielen alle diese Faktoren eine Rolle und noch mehr. 

Die Umfrageteilnehmer glauben, dass Zoom bei bestimmten wichtigen Funktionen eine bessere Leistung zeigt als andere in die Umfrage einbezogene Plattformen – tatsächlich waren sie alle auch Teil der Studie von Morning Consult. 

55 % der befragten Mitarbeiter hosten Meetings mit vielen Teilnehmern gerne über Zoom. 50 % zeichnen mit Zoom gerne Meetings auf, 46 % bevorzugen Zoom für die Bildschirmfreigabe und 45 % nutzen Zoom, um Meeting-Teilnehmer in kleinere Gruppen aufzuteilen.

Egal, ob die befragten Behördenmitarbeiter eine Präsentation vor Live-Publikum halten, ein Webinar hosten oder ein streng vertrauliches Meeting hosten, sie nutzen am liebsten Zoom. 56 % der Befragten bevorzugen Zoom für Live-Präsentationen gegenüber Microsoft Teams (21 %) und 39 % nutzen für vertrauliche Meetings lieber Zoom als Microsoft Teams (34 %). 

Natürlich kann man fragen, warum Behördenmitarbeiter für verschiedene Aufgaben lieber Zoom als andere in die Umfrage einbezogene Plattformen nutzen. Umfrageteilnehmer, die Zoom bevorzugten, beschrieben die Plattform als „benutzerfreundlich“ und „zuverlässig“ und gaben an, dass sie für ihre „Vertrautheit“ und „hilfreichen Funktionen“ bekannt sei. ¹

Zu wissen, warum die befragten Behördenmitarbeiter eine bestimmte Plattform bevorzugen, erfordert ein Verständnis der Anforderungen, die sie an Audio- und Videokommunikationsplattformen stellen. Die Umfrageteilnehmer wurden gefragt, welche drei Merkmale einer bereitgestellten Liste ihnen besonders wichtig sind. Spitzenreiter war „Benutzerfreundlich“, das von 52 % der Teilnehmer als wichtigstes Merkmal ausgewählt wurde, gefolgt von:

• „Gute Audio-/Videoqualität“ (44 %)
• „Zuverlässig“ (35 %)
• „Sicher“ (33 %)

Die meisten Teilnehmer stimmten zu, dass Zoom gegenüber anderen in die Umfrage einbezogenen Plattformen diese wichtigen Merkmale übergreifend aufweist. Die Mehrheit der Befragten findet, dass Zoom leicht zu bedienen ist (91 %) und den Benutzern hilft, etwas zu bewirken (64 %). 

Die Umfrage zeigt auch, dass Barrierefreiheit die Einführung von Lösungen beeinflussen kann. 84 % der Befragten finden, dass Zoom allen Teilnehmern eines Meetings ermöglicht, sich gleichberechtigt einzubringen, und 80 % denken, dass es allen den gleichen Zugang zur Plattform bietet. Im Vergleich dazu meinen 64 % bzw. 62 % der Befragten das gleiche über Microsoft Teams, 62 % bzw. 59 % über Google Meet und 54 % bzw. 50 % über Cisco Webex.

Die Teilnehmer wurden gefragt, welche einzige Audio- und Videokommunikationsplattform sie für die Arbeit auswählen würden. Bei 47 % der Umfrageteilnehmer lautete die Antwort Zoom, da sie diese Lösung gegenüber Microsoft Teams, Cisco Webex und den anderen in die Umfrage einbezogenen Plattformen bevorzugen.

Behördenmitarbeiter haben eine Meinung und es ist wichtig, dass Führungskräfte die Vorlieben von Mitarbeitern berücksichtigen, wenn sie sich für Audio- und Videolösungen entscheiden. Da wir in eine durch Mitarbeitererfahrung geprägte Ära eintreten, sind strategische Lösungen der Schlüssel für einen menschennahen Arbeitsplatz. Egal, ob Behördenmitarbeiter zu Hause, im Büro oder in einem Hybrid-Modell arbeiten: Führungskräfte sollten die Schaffung eines Arbeitsplatzes priorisieren, der durch Technologie auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnitten wird, nicht umgekehrt.

Während Behörden eine digitale Realität annehmen, hilft ihnen die Partnerschaft mit Anbietern wie Zoom dabei, eine bessere Mitarbeitererfahrung zu ermöglichen. Zoom bietet branchenweit führende Lösungen für Video-/Chat-/Telefonsysteme und Arbeitsplätze, mit denen Behörden ein neues, von Innovation und Einfallsreichtum geprägtes Zeitalter einläuten können.

Methodologie

Die Umfrage „Zoom’s Impact in Government“ wurde zwischen dem 5. und 13. November 2021 unter 300 Angestellten bei staatlichen, bundesstaatlichen und kommunalen US-Behörden durchgeführt, die angaben, mindestens einmal im Monat Audio- und Videokommunikationsplattformen bei der Arbeit zu nutzen. Wenn Vergleiche angestellt wurden, waren die Befragten ausreichend mit Zoom und den Konkurrenzprodukten vertraut, um einen Vergleich zuzulassen. Die Daten wurden nicht gewichtet und Morning Consult nutzte Quoten, um die Zusammensetzung der Befragten abzubilden. Die Fehlertoleranz dieser Studie liegt bei +/- 6 %.