Zoom-Leitfaden für das Hosten hybrider Events

Hybride Events haben etwas Mysteriöses, denn kein Event gleicht dem anderen. Wenn Sie sich dabei einen Livestream eines Konferenzraums oder eine Videoübertragung bereits aufgezeichneter Inhalte vorstellen, dann ist es an der Zeit, in das neue Zeitalter einzutauchen. Ein wirkliches hybrides Event ist ein interaktives, unvergessliches und motivierendes Erlebnis, das Teilnehmer vor Ort mit Remote-Teilnehmern verbindet. Mit der richtigen Planung und Verständnis für die moderne Event-Landschaft können Sie ein erfolgreiches und bedeutungsvolles hybrides Event planen, das einen höheren ROI generiert.

Stellen Sie sich dieses Szenario vor. Sie und Ihre Freunde machen sich im Trikot der Lieblingsmannschaft auf den Weg in ein Restaurant mit Surround-Sound-Lautsprechern und Fernsehern im Kinoformat, in dem sich bereits 50 andere Fans auf das Meisterschaftsspiel freuen. Später erhalten Sie einen Anruf von Freunden, die sich das Spiel live vor Ort ansehen. Sie rufen mit FaceTime an, um gemeinsam mit Ihnen ein Tor zu feiern. Ob Sie es mitbekommen haben oder nicht, Sie haben gerade Ihr erstes hybrides Event miterlebt. Live-Konzerte und Sportveranstaltungen in Echtzeit gemütlich zuhause auf dem Sofa oder ein Firmen-Meeting, während Sie sich um Ihr krankes Kind kümmern – Hybriderfahrungen sind Teil unseres Alltags.

Für Organisationen können hybride Events genauso effektiv oder sogar effektiver sein als Präsenzveranstaltungen. Sie bieten die Möglichkeit, Ihre Markenreichweite weit über Messehallen oder Konferenzzentren auszuweiten. Der Erfolg virtueller Erlebnisse hat hybride Events alltagstauglich gemacht. In der Tat gehen 91 % der Event-Marketer davon aus, dass hybride Events in Zukunft eine wichtige Rolle bei der Event-Planung spielen werden.

Das Hosten eines hybriden Events scheint auf den ersten Blick schwerer, als die einfache Teilnahme daran. Sehen wir uns zuerst die Unterschiede zwischen Präsenz- und virtuellen Events an, um hybride Events besser verstehen zu können und zu entscheiden, ob Sie die richtige Lösung für Ihr Business sind.

Präsenzveranstaltungen vs. virtuelle Events

Unter Live-Präsenzveranstaltung verstehen Sie wahrscheinlich traditionelle Erlebnisse wie die folgenden:

• Messen und Ausstellungen
• Konferenzen
• Weiterführende Bildung
• Social-Networking-Events
• Veranstaltungen nach Geschäftsschluss
• Unternehmens-Meetings
• Feiern
• Kunden- oder Mitarbeiter-Onboarding

Diese Events werden normalerweise für Unternehmen veranstaltet, um persönlichen Kontakt herzustellen, Produkte und Dienstleistungen zu verkaufen und langfristige Beziehungen sowie Markenbindung aufzubauen. Zwar sind Reisen noch nicht wieder so angesagt wie vor COVID-19, doch persönliche Meetings haben immer noch Vorteile. Event-Marketer benötigen eine gute Strategie, um ein interaktives Event zu erstellen, für das sich Zielgruppen interessieren und daran teilnehmen möchten.

Virtuelle Events

Mit virtuellen Event-Management-Plattformen wie Zoom Events können Organisation verschiedene erfolgreiche Online-Erlebnisse hosten:

• Messen und Ausstellungen
• Konferenzen
• Weiterführende Bildung
• Social-Networking-Events
• Veranstaltungen nach Geschäftsschluss
• Unternehmens-Meetings
• Feiern
• Kunden- oder Mitarbeiter-Onboarding

Kommt Ihnen das bekannt vor? Moderne Technologie macht es möglich, viele der Events online zu hosten, die sonst als Präsenzveranstaltung stattfinden würden. Als die Welt sich auf virtuelle Erlebnisse verlagerte, wurde schnell klar, dass Marketer mit der richtigen Planung und den richtigen Tools ähnliche Events auch remote veranstalten können – mit den gleichen oder sogar mehr Vorteilen.

Unternehmen können online sogar viel größere Erlebnisse planen als dies bei Präsenzveranstaltungen möglich wäre, denn Online-Veranstaltungen sind nicht nur nachhaltig, sondern sparen auch Kosten für Reisen und Mieten. 2021 hostete Zoom seine jährliche Benutzerkonferenz Zoomtopia remote mit 33 000 Teilnehmern weltweit. Auch der letzte Vertriebsauftakt und Zoomtopia 2022 fanden remote statt. Angesichts dieser Vorteile ist es nur verständlich, dass 63 % der Event-Marketer planen, im kommenden Jahr die gleiche Anzahl an Events oder sogar mehr virtuell durchzuführen.

Präsenzveranstaltungen + virtuelle Veranstaltungen = hybride Events

Heutzutage können Inhalte online gehostet und gleichzeitig Teilnehmer von Präsenz- und virtuellen Veranstaltungen an einen Tisch gebracht werden. Ein klares Zeichen für den Wandel hin zu einer hybriden Belegschaft. Hybride Events sind deshalb so attraktiv, da sie es Mitarbeitern erlauben, von überall aus zu arbeiten – die Flexibilität und Freiheit, zu entscheiden, wie sie an einem Event teilnehmen, macht es möglich. Hybride Events überbrücken nicht nur geografische Hindernisse, sie gewinnen auch zunehmend an Beliebtheit bei Event-Marketern. Diese planen im nächsten Jahr 37 % ihrer Budgets in hybride Erlebnisse zu investieren – mehr als in den letzten beiden Jahren.

Das Hosten eines hybriden Events ist mehr als nur ein Livestream von Inhalten für eine virtuelle Zielgruppe. Die virtuellen und Live-Aspekte sollten zusammen geplant werden, mit der Möglichkeit, dass beide Zielgruppen miteinander interagieren können. Hier einige Vorschläge für die ersten Schritte.

Planung vor dem Event

Stellen Sie sich folgende Fragen, bevor Sie Ihre Event-Strategie entwerfen:

• Ziele: Was möchten Sie mit diesem Event erreichen? Warum sollte Ihre Zielgruppe teilnehmen?
• Budget: Wie hoch ist Ihr Budget? Virtuelle Events sind normalerweise weitaus günstiger als Präsenzveranstaltungen und dennoch sind sie eine neue Verpflichtung in Ihrem Gesamtbudget.
• Technologie: Haben Sie die richtige Technologie für virtuelle Events? (z. B. Live-Streaming-Plattform, Videokonferenz-Software, Kameras, Audio- und Sound-Systeme, Mikrofone, Bildschirme usw.)
• Bandbreite: Bietet Ihr Veranstaltungsort genug Bandbreite, damit auch Präsenzteilnehmer sich mit dem Internet verbinden können? Dieser Aspekt wird bis zum Tag X häufig übersehen. Stellen Sie sicher, dass die Technik eine große Anzahl von Benutzern abdeckt und es höchstens zu minimalen Verzögerungen kommt.
• Mitarbeiter: Haben Sie genug Mitarbeiter, die sich um den virtuellen Aspekt des Events kümmern können? (Hierbei handelt es sich um andere Mitarbeiter als jene vor Ort.)
• Interaktion: Wie sollen Remote- und Live-Mitarbeiter zusammenarbeiten oder mit Vortragenden interagieren?
• Veranstaltungsort: Ist Ihr Veranstaltungsort anpasspar, um Remote-Zuschauer unterzubringen? Gibt es einen Bereich für zusätzliche Bildschirme?
• Erfolg: Wie sieht Erfolg aus und wie messen Sie ihn? Geht es um die Anzahl der Teilnehmer? Zuschauer? Leads? Ticketverkäufe? Abgehaltene Meetings? Die Aufzeichnung dieser Metriken entscheidet über die nötige Technologie, Mitarbeiter und das erforderliche Budget, um erfolgreich zu sein.

Sobald Sie diese Fragen beantwortet haben, ist es an der Zeit, einen Plan zu erstellen, der Ihre Teilnehmer an einen Tisch bringt. Sie müssen nicht nur die einzigartigen Anforderungen von Präsenz- und Remote-Teilnehmern berücksichtigen, sondern auch proaktiv die Art und Weise festlegen, wie sie miteinander kommunizieren.

Informieren Sie Ihre Teilnehmer im Voraus

Sowohl Präsenz- als auch Remote-Teilnehmer profitieren davon, im Voraus zu wissen, was sie erwartet oder was sie benötigen. Nur so ist ein positives Erlebnis garantiert.

• Registrierung: Richten Sie die Event-Registrierung ein, indem Sie festlegen, welche Sitzungen für alle Teilnehmer und welche für ein bestimmtes Publikum sind. Es gibt beispielsweise eine gesellige Veranstaltung nach dem Event vor Ort oder eine Online-Breakout-Sitzung, auf die nur virtuelle Teilnehmer zugreifen können.

  ProfitippEvent-Hosts können mit Zoom Events während der Konfiguration des Events verschiedene Tickets basierend auf diversen Kriterien (bezahlt, gratis, virtuell, präsenz usw.) erstellen. So können die Hosts Inhalte für eine bestimmte Zielgruppe bereitstellen, z. B. nur für Besitzer eines virtuellen Tickets.

• Erforderliche Technologie: Virtuelle Teilnehmer profitieren davon, zu wissen, welche Technologie für den Zugriff auf das Event erforderlich ist. Selbst wenn es nur eine kurze Erinnerung daran ist, das Betriebssystem zu aktualisieren, oder Videotipps für die ersten Schritte in Zoom Meetings. Teilnehmer wissen gerne im Voraus, was sie brauchen.
• Gastsprecher: Sollten bei Ihrer hybriden Veranstaltung Gastsprecher vor Ort teilnehmen, ist es hilfreich, ihnen eine kurze Anleitung für die Interaktion mit den Remote-Teilnehmern bereitzustellen. Für ein wirklich motivierendes Erlebnis sollten die Vortragenden sowohl das Publikum vor Ort als auch die virtuellen Zuschauer miteinbeziehen. Vortragende benötigen möglicherweise zusätzliche Tipps für den Umgang mit den virtuellen Zuschauern. Dies kann vom Blickkontakt mit der Kamera bis hin zur Moderation des Live-Chats reichen. Gastredner müssen jedoch nicht vor Ort sein. Einer der Vorteile virtueller Events sind die geringeren Reisekosten. Wenn Sie einen virtuellen Gastsprecher anwerben, bleibt Ihnen möglicherweise mehr vom Budget. Stellen Sie sicher, dass virtuelle Vortragende wissen, wohin sie blicken müssen, wie sie mit beiden Zielgruppen interagieren und wie wichtig ein heller Hintergrund sowie optimaler Ton und Beleuchtung sind.

  ProfitippErfahren Sie in unserem ultimativen Leitfaden für Event-Hosts und virtuelle Vortragende weitere Tipps zu virtuellen Vorträgen.

Beteiligen Sie Ihr Publikum

Egal, ob Ihre Teilnehmer am Computer sitzen oder live vor Ort sind. Sie müssen sich angesprochen fühlen, um das Event als nützlich zu betrachten. Ein wirklicher Mehrwert ergibt sich nur dann, wenn sich neue Kontakte ergeben und neue Informationen oder Kenntnisse gewonnen werden. Das erfordert eine fundierte Planung.

• Sinnvolle Gespräche
  Beschränken Sie das Gespräch nicht auf eine Zielgruppe. Teilnehmer sowie Hosts und Vortragende benötigen mehrere Möglichkeiten, um miteinander zu kommunizieren. Ermutigen Sie Teilnehmer vor Ort, über Ihre Laptops oder Smartphones am Live-Online-Chat teilzunehmen. Wenn Sie noch mehr Interaktion wünschen, übertragen Sie den Live-Chat über einen Bildschirm im Raum, damit Teilnehmer vor Ort ihn sehen, darauf reagieren und virtuellen Teilnehmern antworten können. Das gibt den virtuellen Teilnehmern das Gefühl, live dabei zu sein.

  ProfitippWenn Sie möchten, dass Teilnehmer vor Ort und virtuelle Teilnehmer in einem Live-Chat kommunizieren, wenden Sie sich an unser Event Services-Team. Das Team kümmert sich um kreative Möglichkeiten, Ihr Publikum an einen Tisch zu bringen.

• Überprüfen Sie Ihre Technik
  Der Erfolg Ihres hybriden Erlebnisses steht und fällt mit der Technologie. Als Mindestvoraussetzung benötigen Sie eine virtuelle Event-Management-Plattform, Streaming-Software für Video-Feeds (wir empfehlen keine kostenlosen Plattformen, da sie während des Events unerwünschte Werbung anzeigen könnten), ausreichend schnelles Internet/WLAN und Bandbreite für den Livestream sowie qualitativ hochwertige Kameras und Mikrofone für das Streaming.
• Networking
  Das Networking ist einer der größten Vorteile einer Event-Teilnahme. Bieten Sie also auch Ihren virtuellen Teilnehmern Networking-Möglichkeiten. Zoom Events Networking-Funktionen bieten verschiedene Optionen, um Ihr professionelles Netzwerk mit digitalen Namensschildern und Verzeichnissen mit Seiten auf sozialen Netzwerken aufzubauen. Wir raten Ihnen, zusätzliche Zeit für das Networking in der Agenda zu berücksichtigen. Sei es ein geselliges Treffen im Anschluss, Breakout-Gruppen oder ein einfacher Eisbrecher, damit beide Zielgruppen miteinander chatten, zusammenarbeiten und sich wohler im Umgang miteinander fühlen.
• Fragen und Antworten
  Beschränken Sie Fragen nicht auf das Ende der Präsentation. Dies kann die Teilnahme und die Interaktion der Zuschauer einschränken. Möglicherweise vergessen sie ihre Fragen oder verlassen das Event, ohne sie zu stellen. Ermutigen Sie die Teilnehmer lieber, ihre Laptops herauszuholen und Fragen in Echtzeit im Online-Chat zu stellen – selbst dann, wenn sie vor Ort anwesend sind. Wählen Sie ansonsten einige freiwillige virtuelle Teilnehmer aus, die ihre Fragen live stellen. Das ist eine weitere Möglichkeit, um Ihr Publikum zu verbinden.

  ProfitippMit Funktionen für Fragen und Antworten bei Zoom Webinars und Umfragetools sammeln Sie im Handumdrehen Feedback von Ihren Teilnehmern. Wenn die Fragen-/Antwort-Funktion aktiviert ist, können Teilnehmer Fragen beantworten oder nach oben wählen und auf die Fragen anderer Teilnehmer reagieren. Hosts, die nach einem Event eine Zusammenfassung benötigen, können in Zoom einen Bericht zu den Fragen herunterladen, die während des Events gestellt wurden.

• Erweitern der Markenreichweite in der Messehalle
  Zoom Events Expo gibt Ihren virtuellen Teilnehmern das Gefühl, auf einer wirklichen Messe zu sein. Sie können mit Sponsoren, anderen Teilnehmern und Messemitarbeitern kommunizieren. Teilnehmer können „durch die Expo schlendern“, mit Mitarbeitern am Stand sprechen, Sponsorenlogos, Demos und relevante Inhalte sehen – so, als ob sie live vor Ort wären. Bisher hing Ihre Markenreichweite von der Größe oder dem Standort Ihres Standes ab. Bei virtuellen Events erreichen Sie mit Ihrer Marke eine exponentiell größere Zielgruppe.

VIP-Behandlung

Tolle Events sind jede, über die Teilnehmer noch lange danach sprechen. Bieten Sie Teilnehmern ein einzigartiges Erlebnis, das sie sich gerne noch einmal ansehen oder sich die Zusammenfassung noch einmal durchlesen. So bleiben Sie länger im Gespräch. Zeigen Sie neue Produkte, stellen Sie neue Services vor oder informieren Sie über einen tollen Erfolg des Unternehmens. Haben Sie vor, den Teilnehmern vor Ort Werbeartikel zu schenken? Denken Sie daran, auch virtuellen Teilnehmern ein Geschenkpaket zu schicken. Suchen Sie nach Möglichkeiten, allen Teilnehmern ein gutes Gefühl zu geben, egal ob vor Ort oder remote.

Inhalte – der Schlüssel zum Erfolg

Nach der vierten Videokonferenz an einem Tag wird man schnell müde. Es ist aber keineswegs die Technologie, die ermüdet, sondern es sind die Inhalte. Es ist heute Gang und Gäbe, dass sich die Menschen stundenlang Sportsendungen und TV-Serien ansehen. Sie sind also durchaus in der Lage dazu, solange der Inhalt spannend bleibt. Hybride Veranstaltungen sparen Organisationen Reisekosten. Sie können sich also bekannte Vortragende leisten, die eine große Remote-Zielgruppe ansprechen. Achten Sie bei Ihrem Event auf leistungsstarke Lautsprecher, führen Sie einzelne Sitzungen durch und stellen Sie interaktive Inhalte bereit. Pausen und Zeit für Networking müssen unbedingt eingeplant werden.

Mehr Unterhaltung

Wenn Sie gesellige Aktivitäten planen, achten Sie drauf, die virtuellen Zuschauer miteinzubeziehen. Sie lieben Live-Musik? Organisieren Sie eine Band für ein Remote-Konzert. Gibt es eine Cocktail Hour für Präsenzteilnehmer? Planen Sie einen virtuellen Mixologist-Vortrag oder eine Weinverkostung für die Zuschauer zu Hause. Sie brauchen zwei Moderatoren? Buchen Sie doch einfach einen virtuellen. Seien Sie kreativ bei Ihren Lieblingsaktivitäten, um Ihre Zuschauer zusammenzubringen.

Technologie

Selbst der beste Vortragende wird Probleme bekommen, wenn Ihre Technologie nicht funktioniert. Videos mit Unterbrechungen, schlechte Beleuchtung und geringe Sound-Qualität sind nur einige Beispiele, die ihre virtuellen Teilnehmer ermüden. Testen Sie die Ausrüstung im Voraus oder noch besser, buchen Sie einen Event-Berater, der sich vor und während des Events um die audiovisuelle Ausrüstung kümmert.

Moderne Hybrid-Events erfordern eine omnipräsente Technologie, die überall verwendet werden kann und rund um die Uhr zur Verfügung steht – egal, ob sich Teilnehmer von Zuhause oder einem Konferenzraum einwählen oder sich einen Livestream mit 10 000 weiteren Teilnehmern ansehen. Heutzutage sitzt niemand mehr den ganzen Tag über an einem Veranstaltungsort. Heute sieht man sich die Eröffnung des Events oder eine Live-Demo in der Messehalle von seinem Hotelzimmer aus an. Selbst das gemeinsame Mittagessen mit den Kollegen kann virtuell stattfinden und die letzten Worte der Veranstaltung hört man noch schnell am Flughafen über ein Tablet. Die Zukunft gehört den Hybrid-Events – Zuschauer haben die freie Entscheidung. Hybride-Events bieten ein immersives Erlebnis für Teilnehmer an jedem beliebigen Ort.

Es wird erwartet, dass der Markt für globale Webinars und virtuelle Veranstaltungen bis 2025* 4,44 Mrd. US-Dollar wert sein wird. 2020 waren es noch 1,57 Mrd. US-Dollar. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um innovative und interaktive Event-Strategien einzuführen, die die Teilnehmer an einen Tisch bringen und Ihrer Marke einen Wettbewerbsvorsprung sichern.

Erfahren Sie, wie Sie mit Zoom Events Ihre Hybrid-Strategie von jedem beliebigen Ort aus verbessern.
Kontaktieren Sie Zoom Events noch heute.

* Diese Zahl stammt aus Studienergebnissen von Frost & Sullivan. Sie erhalten Zugriff darauf, indem Sie den Bericht herunterladen.