Zoom 混合型活动举办指南

混合型活动可能会有点儿神秘莫测，因为没有任何两个活动是完全相同的。 但是如果您对混合型活动的设想还停留在会议室直播或预先录制内容的视频广播，也许是时候改变您的看法了。 真正的混合型活动是一种引人入胜且令人难忘的沉浸式体验，能够将现场观众和远程观众联系在一起。 如果有合适的规划，那么在了解现代活动环境的情况下，您就可以打造成功且有意义的混合型活动，从而实现更高的投资回报率。

请设想下面这样一个场景。 您和一些朋友穿上你们最喜欢的球队球衣，前往当地的一家餐厅，那里有环绕立体声系统、巨幕电视，还有其他 50 位迫不及待地想要观看冠军争夺赛的球迷。 后来，您收到了比赛现场的朋友发来的短信和庆祝获胜的 FaceTime 电话。 无论您是否意识到，您刚刚所经历的就是一场混合型活动。 从在家观看现场音乐会和实时体育赛事，到一边照顾生病的孩子一边参加公司会议，混合型体验已经融入我们的日常生活。

对于组织来说，混合型活动的效果即使没有超越现场活动的效果，也可以与之相媲美，并且您有机会将您的品牌影响力延伸至展会大厅或会议中心之外。 随着虚拟体验持续获得成功，混合型活动现已为大多数人所接受。 事实上，91% 的活动营销人员认为，混合型活动将在未来的活动规划中发挥重要作用。

然而，举办混合型活动可能并不像参加混合型活动那么简单。 为了更好地了解混合型活动并确定其是否适合您的业务，我们首先来分析一下现场活动和虚拟活动之间的各种差异。

现场活动与虚拟活动

说到现场活动，您可能会想到以下传统体验：

• 贸易展会
• 研讨会
• 继续教育课堂
• 社交活动
• 在非工作时间开展的业务
• 公司会议
• 假日派对
• 客户新手指引或员工入职

企业通常利用这些活动进行面对面交流、销售产品和服务、建立长期关系和打造品牌忠诚度。 尽管出行尚未恢复到疫情之前的状态，但面对面交流仍然会带来好处。 而活动营销人员需要通过精心规划的策略来打造引人入胜的活动，并使观众感到值得花时间参加该活动。

虚拟活动

借助于 Zoom Events 之类的虚拟活动管理平台，各个组织可以举办各种深受欢迎的在线活动，包括：

• 贸易展会
• 研讨会
• 继续教育课堂
• 社交活动
• 在非工作时间开展的业务
• 公司会议
• 假日派对
• 客户新手指引或员工入职

这个列表看起来是不是很眼熟，那是因为借助现代技术，许多本应在线下举办的活动同样可以在线上举办了。 当全球活动向虚拟体验转型时，很明显的一点就是，营销人员可以借助合适的规划和工具，以远程方式举办类似活动，即使没有超越原有效益，也会产生相同的效益。

除了可持续性以及减少差旅费和活动场地租赁费等成本之外，虚拟活动还支持企业在线举办比现场活动规模大得多的活动。 2021 年，Zoom 举办了其年度用户大会 Zoomtopia – 以远程方式邀请了来自世界各地的 33,000 名观众，并在 2022 年举办了最近一次的销售启动会议和首次混合型 Zoomtopia 体验活动。 由于存在上述优势，63% 的活动营销人员计划在来年举办相同数量或更多数量的虚拟活动也就不难理解了。

现场活动 + 虚拟活动 = 混合型活动

托管在线内容以及同时将现场观众和虚拟观众联系起来的功能反映出当今的办公模式正在向混合型办公转型。 混合型活动如此吸引人的原因是，就如员工可以随时随地办公一样，观众可以灵活自由地选择参加活动的地点和方式。 混合型活动不仅缩短了观众之间的距离，而且正得到快速普及，活动营销人员计划在明年将 37% 的预算用于混合型活动体验，该预算占比高于前两年。

举办混合型活动不仅仅是向虚拟观众直播您的内容。 而是要求您同时规划线上和线下活动，让虚拟观众和现场观众有机会相互交流。 下面是一些入门指导。

活动前规划

在设计活动策略之前，先向自己提出以下问题：

• 目的：您希望通过这次活动实现哪些目的？ 您的观众为什么应该参加？
• 预算：您的预算是多少？ 虚拟活动的开支通常低于现场活动；但是，在您的整体预算中仍会有新的分项。
• 技术：您现在或将来是否具备相应的技术来举办虚拟活动？ （即：直播平台、视频会议软件、摄像头、音频和音响系统、麦克风、显示器等）
• 带宽：您的会场是否有足够的带宽可满足现场观众使用互联网的需求？ 这一点儿经常会被遗忘和忽视，直到会议当天才发现；因此您的套餐必须能够支持大量用户并尽量减少延迟时间。
• 人员：您是否有合适的人员来监督虚拟活动？ （这与现场团队成员有所不同。）
• 互动：您打算如何让远程观众和现场观众彼此协作和互动，或者让他们与演讲者互动？
• 活动空间：是否可将您的活动空间配置为满足远程观看者的需求，即增加显示器设置或观看区域？
• 成功：成功的活动应该是怎样的，您将如何衡量活动是否成功？ 是观众人数吗？ 是观看者人数吗？ 是潜在客户人数吗？ 是门票销售情况吗？ 是召开的会议数量吗？ 这些指标的跟踪方式将决定您取得成功所需的必要技术、人员和预算。

在回答这些问题之后，您就可以制定让观众相聚在一起的计划了。 您不仅需要考虑现场观众和远程观看者的独特需求，还需要主动了解他们相互联系的方式。

向观众发送事先提醒

混合型活动可能会有不同类型的观众，但无论是现场参会者还是在线参会者，如果能够提前了解所需内容，都将有助于他们获得积极的体验。

• 注册：通过指定哪些会场适用于所有观众或哪些会场特定于这样或那样的观众，设置您的活动注册。 例如，可能会有现场的会后社交环节，也可能会有可供虚拟参会者访问的纯在线分组会议。

  专家提示活动主持人可以使用 Zoom Events 根据活动设置期间指定的各种条件（付费、免费、虚拟、现场等）创建单独的售票系列活动。 这使得主持人能够将内容仅分发给特定观众，即虚拟门票持有者。

• 所需技术：虚拟观众非常愿意了解在访问您的活动时需要哪些技术。 参会者愿意提前了解他们需要做哪些准备工作，即使只是简单地提醒他们需要更新操作系统或提供 Zoom Meetings 的入门视频，也不例外。
• 嘉宾演讲者：如果您的混合型活动安排有现场演讲者，他们非常愿意获得一些关于如何与远程观众互动的指导。 为了实现真正的互动，演讲者应该既与现场观众交流也与虚拟观众交流。 从摄像头前的眼神交流到实时聊天显示，现场演讲者可能需要额外的帮助才能记住虚拟观众。然而，嘉宾演讲者也不一定局限于现场。 虚拟活动的优势之一是可以降低差旅成本，因此，如果聘请虚拟演讲者，您可能会节省更多的预算。 确保您的虚拟演讲者也知道演讲时应看向何处，如何与两种类型的观众互动，并了解整洁的背景、足够响亮的声音和足够明亮的灯光等因素的重要性。

  专家提示查看我们的适用于活动主持人和虚拟主讲人的终极指南，了解有关演讲技巧的更多信息。

确保观众的参与度

无论您的参会者是坐在电脑前的虚拟观众还是参加线下活动的现场观众，他们都需要参与到活动中才会觉得充实。 真正的价值来源于有机会轻松建立新的联系、获取信息或掌握技能，这需要有意识的规划。

• 促进有意义的对话
  不要将对话局限于一类观众。 参会者需要有多次与其他人以及主持人和主讲人交谈的机会。 鼓励现场观众通过笔记本电脑或手机参与实时在线聊天。 要获得更高的参与度，可以通过会议室中的显示器广播实时聊天内容，供观众查看、作出反应以及相互作出回应。 这使虚拟观众能够感受到与现场活动保持密切联系并具有参与感。

  专家提示要让您的现场观众和远程观众以实时聊天的形式相互交流，请联系我们的活动服务团队，获得富有创意的机会，让两种类型的观众相聚在一起。

• 对您的技术进行复核
  技术可以成就也可能破坏您的混合型活动体验。 至少，您需要一个虚拟活动管理平台、能够充分处理视频源的流媒体软件（我们不建议使用免费平台，因为它们会在活动期间显示不需要的广告）、足够的互联网/Wi-Fi 和带宽来支持直播，以及专为流媒体设计的高质量摄像头和麦克风。
• 别忘了社交
  参加活动的最大优势之一就是社交，因此，切记要支持您的虚拟观众进行社交。 Zoom Events 社交功能包括各种选项，可帮助您通过数字姓名标签和社交媒体个人档案通讯录建立专业网络。 我们建议在您的日程安排中加入有意的社交时间，这既可以是会议后的社交聚会、主题演讲分组讨论，也可以是简单的破冰行动，这样就能让两种类型的观众进行聊天、协作，让彼此感到更加轻松自在。
• 简化问答
  如果仅限于在演示结束时提问，可能会降低观众的参与度，因为观众可能会忘记他们的问题，或者准备离开并决定不再提问。 与其等到最后，不如鼓励观众拿出笔记本电脑，通过在线聊天功能进行实时提问（即使他们是现场观众，也不例外）。 也可以在虚拟观众中选择几名（自愿的）成员进行现场提问，以此作为让观众相聚在一起的另一种方式。

  专家提示Zoom Webinars 的问答功能和问卷工具有助于轻松收集即时观众反馈。 启用问答功能后，观众可以回答彼此的问题或者点赞，并对其他参会者的问题作出反应。 对于需要在活动后进行跟进的主持人，Zoom 支持您下载一份问题报告，以便于回顾。

• 在展会大厅扩大您的品牌影响力
  Zoom Events 展会通过在赞助商、参展者和展位代表之间建立联系，为您的虚拟观众带来现场展会的激情。 参展者可以“走进”展会会场，与展台的销售代表交谈，查看赞助商标识、产品演示和相关内容，就像他们在现场一样。 品牌影响力曾经是由展位的规模或位置决定的，而虚拟活动可以让您将品牌影响力延伸至展位之外，吸引更多的观众。

VIP 待遇

令人难忘的活动会在结束后很长一段时间内被人们津津乐道。 为观众提供无法通过观看重播或阅读摘要获得的独特体验，延长您的活动有效期并让观众继续讨论。 不要害怕推出新品、推介新服务，或者展示了不起的公司成功故事。 打算给现场参会者发放一些公司赠品吗？ 别忘了也给虚拟参会者送上一个礼品袋。 寻找机会让所有观众都感到自己与众不同，无论他们身在何处。

内容是关键

在一天中的第四次视频会议之后，观众很容易产生疲劳感，但这里有一个秘诀，那就是让观众感到疲劳的不是技术，而是内容。 沉迷于体育节目以及一口气看完整部电视连续剧已经变得越来越普遍，所以说，只要内容引人入胜，观众就能看下去。 混合型活动能够帮助组织节省差旅费，并将费用花在知名演讲者身上，这些演讲者可以吸引大量在舒适的家中或酒店房间内的观众。 利用高能量演讲者、会场和互动内容（包括休息时间和社交时间）精心打造您的活动。

升级您的娱乐活动

在安排您最喜欢的社交活动时，别忘了让您的虚拟观众也乐在其中。 喜欢现场音乐吗？ 聘请乐队以远程方式为所有人演奏。 要为现场观众举办鸡尾酒会吗？ 策划一场面向居家观众的虚拟调酒师课程或品酒活动。 需要两名主持人吗？ 何不让其中一名主持人以虚拟形式出现呢？ 要勇于在您最喜欢的体验中注入一些创意，让您的观众相聚在一起。

了解您的技术

如果您的技术出现故障，即使是最好的演讲者也会受到影响。 断断续续的视频、昏暗的灯光和不良的音质都会使虚拟观众产生疲劳感并早早下线。 提前测试您的设备，或者，更好的做法是聘请一位活动顾问来安排和管理活动之前和活动期间的 AV 需求。

无论是从家中呼入通话，坐在会议室中，还是与其他 10,000 名观众一起观看直播，现代混合型活动体验都需要随时随地可供使用的普适技术。 如今的活动参加者不会再在活动场地坐上一整天。 他们改为在酒店房间内观看开幕主题演讲；在展会大厅观看现场演示；与同事共进午餐；然后在机场通过平板电脑聆听闭幕致辞。 混合型活动将成为未来的趋势，观众的选择无需非此即彼。 相反，混合型活动能够打造出可供观众随时随地享受的沉浸式体验。

到 2025 年，全球网络研讨会和虚拟活动市场的规模预计将达到 44.4 亿美元*（远高于 2020 年的 15.7 亿美元），您应该立即采取行动，实施创新且引人入胜的活动策略，让观众相聚在一起并使您的品牌与众不同。

了解 Zoom Events 如何帮助您随时随地升级您的混合型活动策略。
立即联系 Zoom Events。

*本数据来自某份 Zoom 报告中所用的 Frost & Sullivan 调查结果，该 Zoom 报告可在下载后访问。