Den ultimata guiden för att planera och vara värd för virtuella evenemang

Kapacitet

Zoom Events

En kombination av Zoom Meetings och Zoom Webinars med en biljett för deltagare och en nätverkslobby.

Publikinteraktion

Intern eller extern publik

Påbörja marknadsföringen av online-evenemanget minst två till tre veckor i förväg för att öka antal registreringar. Glöm inte att skapa källspårningslänkar för webbinarieregistrering för att se vilka marknadsföringsinsatser som är effektivast.

Marknadsföring via e-post

Skicka marknadsföring och påminnelser via e-post. A/B-testa dina ämnesrader och överväg att göra två till tre utskick före evenemanget för att upprätthålla medvetenheten. Överväg att använda videoinnehåll i e-postmeddelanden för att entusiasmera potentiella deltagare och de som redan har registrerat sig för evenemanget

Bloggartiklar

Med innehållsmarknadsföring kan du berätta mer om evenemanget, ge information och gå mer på djupet än vad du kan göra i ett e-postmeddelande. Använd de rätta nyckelorden för att öka den organiska trafiken.

Uppsökande PR

Pressreleaser och information i media som lyfter fram framstående talare och andra lockande detaljer kan bidra till att evenemanget når ut till fler. Ställ samman en lista över branschpublikationer och sök efter kanaler som täcker evenemang som ditt för att nå ut till din målgrupp. Se till att intresserade reportrar blir inbjudna till live-evenemanget.

Sociala medier

Få följare att börja surra med en hashtagg, grafik och en kampanj för evenemanget i sociala medier. Glöm inte annonser och boostade inlägg för att nå bortom den organiska räckvidden.

Marknadsföring till partner och talare

Skapa visuellt material och exempel på sociala inlägg som partner och talare lätt kan använda. Det kan till exempel bestå av grafikmallar som de kan redigera för att lägga till sitt namn och sessionsinformation.

1. Genomför en testkörning/generalrepetition

Schemalägg en testkörning ungefär en vecka före evenemanget med produktionsteamet, värdarna, talarna och alla andra som har en aktiv roll så att du hinner ta itu med eventuella problem före den stora dagen.

Checklista för testkörningen: Allting du måste gå igenom

2. Gör talarna redo för ett lyckat framträdande

Ge talarna och paneldeltagarna tips för teknisk konfiguration så att de är förberedda och kan visa sig från sin bästa sida.

3. Var med i övningssessionen

Med en övningssession inför webbinariet kan värden starta ett webbinarium och det är bara paneldeltagarna och medvärdarna som får delta. Be talarna att vara redo 10 till 20 minuter innan evenemanget börjar så att de kan delta i övningssessionen, testa ljud och video samt felsöka sista minuten-problem före livesändningen.

1. Öppna dörrarna tidigt

Försök starta webbinariet några minuter före utsatt tid för att ge deltagarna tid att gå med innan programmet sätter igång. Om du vill spela välkomstmusik ska du se till att den inte omfattas av royalties.

2. Kontrollera inställningarna

Medan deltagarna går med kan du passa på att se till att dina mötes- eller webbinarieinställningar är korrekta. Kontrollera att du spelar in och livestreamar till rätt plattformar och starta livestreaming om den inte aktiveras automatiskt. Kontrollera också att inställningarna för frågor och svar är korrekta samt att paneldeltagarna och medvärdarna har rätt behörigheter.

3. Inledningsrepliker

Starta evenemanget med ett kort meddelande där du informerar deltagarna om huruvida webbinariet spelas in eller ej, hur de skickar in frågor och vad webbinariet handlar om. Glöm inte att tacka talare och sponsorer!

4. Felsökning under evenemanget

Ha supportsidorna för Zoom Events, Zoom Webinars eller Zoom Meetings öppna för att snabbt kunna felsöka eventuella problem som uppstår. Om paneldeltagarna stöter på problem kan du chatta enskilt med dem i Zoom-klienten eller via funktionen för privat chatt i sessionen.

Enkät efter evenemanget

Inhämta feedback från deltagarna om vad som har fungerat bra och vad som kan förbättras. Använd enkäten för att få NPS från deltagarna för hela evenemanget och för varje session.

Inspelat innehåll

Redigera inspelningarna och transkriptionerna och gör dem tillgängliga på din webbsida eller på evenemangssidan. Om du vill kan du kontrollera innehållet för att samla in användardata från de personer som har tittat på inspelningarna.

Deltagaruppföljning

Skicka ett e-postmeddelande till deltagarna med en länk till inspelningarna av evenemanget och ytterligare resurser.

Evenemangsrapporter

Om du använder Zoom Events kan du granska kontrollpanelen för evenemangssammanfattningen, generera mötesrapporter som innehåller data om registrering och omröstning, eller webbinarierapporter som innehåller data om registrering, deltagare, frågor och svar, omröstning och evenemangsresultat.

Marknadsföring för potentiella kunder

Utnyttja insikter från rapporter för att locka potentiella kunder och använd nyckelintegrationerna som nämns ovan för att slussa potentiella kunder till säljavdelningen.

Utvärdering

Se till att nästa online-evenemang blir ännu bättre än det senaste genom att utvärdera vad som fungerade och vad som inte gjorde det. Använd deltagardata och feedback från rapporter, talare och paneldeltagare. Spåra engagemanget för ditt innehåll och andra evenemangsfunktioner.