Guia do Zoom sobre como organizar eventos híbridos

Os eventos híbridos podem parecer um pouquinho enigmáticos, já que não existem dois deles iguais. Mas se você está pensando em fazer uma transmissão ao vivo de uma sala de conferência ou do vídeo de um conteúdo gravado anteriormente, talvez seja a hora de mudar de ideia. Um evento híbrido de verdade é uma experiência imersiva, memorável e envolvente que une tanto o público presencial quanto o remoto. Com o planejamento certo e uma compreensão em relação ao cenário dos eventos modernos, é possível implementar um evento híbrido de sucesso e significativo que pode gerar mais ROI.

Imagine este cenário. Você e alguns amigos colocam as camisas do seu time e vão para um restaurante com alto-falantes com som surround e telões com 50 outros torcedores que não veem a hora de assistir ao jogo da final do campeonato. Mais tarde, você recebe uma mensagem de alguns amigos e uma chamada por vídeo para comemorar um gol. Talvez você não perceba, mas você acabou de participar de um evento híbrido. Seja assistindo a shows ao vivo e eventos esportivos em tempo real, em casa, ou participando de uma reunião da empresa, enquanto cuida do filho que está doente, as experiências híbridas já fazem parte da rotina das nossas vidas.

Para as organizações, os eventos híbridos podem ser tão eficazes, ou mais, quanto os eventos presenciais e, além disso, oferecem oportunidades para ampliar o alcance da marca, muito além das paredes de um pavilhão de exposições ou de um centro de conferências. O sucesso contínuo das experiências virtuais tornaram os eventos híbridos algo bem mais comum. Na verdade, 91% dos profissionais de marketing para eventos acreditam que os eventos híbridos têm um papel importante no planejamento de eventos futuros.

Porém, organizar um evento híbrido pode não ser tão simples quanto participar de um. Para entender melhor os eventos híbridos e decidir se eles são uma opção correta para os seus negócios, primeiro, vamos detalhar as várias diferenças entre os eventos presenciais e virtuais.

Eventos presenciais X Eventos virtuais

Quando você pensa nos eventos presenciais, ao vivo, você pode estar pensando em experiências como:

• feiras
• conferências
• aulas de educação continuada
• eventos de networking social
• happy hour do escritório
• reuniões da empresa
• festas de fim de ano
• integração de clientes ou funcionários

Estes eventos são muito usados para as empresas se reunirem pessoalmente com os clientes, vender produtos e serviços, além de nutrir relacionamentos de longo prazo e fomentar a fidelidade à marca. Embora as viagens ainda não estejam nos mesmos patamares registrados antes da COVID-19, ainda há benefícios oriundos de encontros presenciais. Mas os profissionais de marketing da área de eventos precisam de uma estratégia muito bem planejada para criar um evento envolvente, no qual valha a pena o público investir e participar.

Eventos virtuais

Com plataformas de gestão de eventos virtuais como o Zoom Events, as organizações podem realizar uma variedade de experiências on-line com sucesso, incluindo:

• feiras
• conferências
• aulas de educação continuada
• eventos de networking social
• happy hour do escritório
• reuniões da empresa
• festas de fim de ano
• integração de clientes ou funcionários

Se esta lista parece familiar é porque a tecnologia moderna torna possível organizar on-line muitos dos mesmos eventos feitos presencialmente. Quando o mundo mudou para as experiências virtuais, ficou óbvio que com o planejamento e as ferramentas certas, os profissionais de marketing, poderiam organizar eventos similares remotamente, gerando os mesmos benefícios, se não mais.

Além da sustentabilidade e custos reduzidos para coisas como viagens e aluguel de espaços para o evento, os eventos virtuais permitem às empresas organizar experiências muito maiores do que poderiam, de forma presencial. Em 2021, a Zoom realizou sua conferência anual de usuários, o Zoomtopia, de modo remoto, com 33.000 participantes do mundo inteiro, assim como seu lançamento de vendas mais recente e a primeira experiência híbrida do Zoomtopia em 2022. Com esses benefícios, é compreensível que 63% dos profissionais de marketing da área de eventos planejam ter o mesmo número, ou mais, de eventos virtuais no próximo ano.

Presencial + virtual = eventos híbridos

A capacidade de organizar conteúdo on-line e, simultaneamente, unir os públicos presenciais e os participantes virtuais, espelha a mudança atual na força de trabalho híbrida. Assim como os funcionários podem trabalhar em qualquer lugar, a flexibilidade e liberdade em relação a onde e como participar de um evento, é o que torna os eventos híbridos tão atraentes. Eles não apenas preenchem a lacuna entre os públicos, mas a sua popularidade está crescendo, e os profissionais de marketing da área de eventos planejam empenhar 37% dos seus orçamentos do próximo ano em experiências híbridas, o que significa mais do que nos dois anos anteriores.

Organizar um evento híbrido é mais do que apenas transmitir ao vivo o conteúdo para um público virtual. Ao invés disso, os aspectos virtuais e presenciais deveriam ser planejados em conjunto, com oportunidades para ambos os públicos se envolverem um com o outro. Aqui estão algumas orientações para ajudar você a começar.

Planejamento pré-evento

Antes de projetar a estratégia do seu evento, faça a você mesmo as seguintes perguntas:

• Metas: o que você espera conseguir com este evento? Por que o público deveria comparecer?
• Orçamento: Qual o seu orçamento? Normalmente, os eventos virtuais não têm um preço tão alto quanto os eventos presenciais; no entanto, ainda temos alguns itens novos no orçamento geral.
• Tecnologia: você tem ou terá a tecnologia certa para organizar um evento virtual? (por exemplo, plataforma de transmissão ao vivo, software de videoconferência, câmeras, sistemas de áudio e som, microfones, monitores, etc).
• Largura de banda: o local do evento tem largura de banda suficiente para acomodar participantes presenciais usando a internet? Normalmente, isso é esquecido e deixado em segundo plano até no dia do evento, então certifique-se de que tem um plano que pode suportar um grande volume de usuários e, assim, minimizar o tempo de atraso.
• Equipe: você tem uma equipe adequada para supervisionar o aspecto virtual do evento? (Essa equipe é diferente daquela usada para eventos presenciais apenas).
• Engajamento: como você pretende que os púbicos presencial e virtual colaborem e interajam um com o outro e com os palestrantes?
• Local do evento: o local do seu evento pode ser configurado para acomodar espectadores remotos como, por exemplo, conjunto adicional de monitores ou áreas de visualização?
• Sucesso: o que é o sucesso e como você pode mensurá-lo? É o número de participantes? Espectadores? Leads? Venda de ingressos? Reuniões realizadas? Como você acompanha essas métricas determinará a tecnologia, equipe e orçamento necessários para você ter sucesso.

Após ter respondido essas perguntas, é hora de criar um plano que una os seus públicos. Você não apenas precisa considerar as necessidades exclusivas tanto do público presencial quanto do virtual, mas precisa também ser proativo em relação às maneiras que eles usarão para se conectarem um com o outro.

Dê atenção aos participantes

Os eventos híbridos podem ter vários tipos de público, mas de forma similar, tanto os participantes on-line quanto os presenciais se beneficiarão ao saber sobre o que é esperado ou preciso para ter uma experiência positiva.

• Inscrição: configure a inscrição para o seu evento designando quais sessões são para todos os participantes ou especifique que a sessão seja para um público ou para o outro. Por exemplo, pode haver um happy-hour no local ou uma sessão simultânea on-line que os participantes virtuais podem acessar.

  Dica profissionalOs organizadores do evento pode usar o Zoom Events para criar trilhas para cada tipo de ingresso, com base em vários critérios (pago, gratuito, virtual, presencial, etc), o que é definido durante a configuração do evento. Isso permite que os organizadores distribuam conteúdo para um público específico como, por exemplo, apenas aqueles que têm ingressos virtuais.

• Tecnologia necessária: os participantes virtuais gostarão de saber qual a tecnologia necessária para acessar o seu evento. Mesmo que seja um simples lembrete para atualizar o sistema operacional ou dicas de vídeo para começar a usar o Zoom Meetings, os participantes gostam de saber, com antecedência, do que vão precisar.
• Palestrantes convidados: se o seu evento híbrido conta com palestrantes presenciais, será muito bem-vinda a orientação sobre como interagir com o público remoto. Para ser realmente envolvente, o palestrante deve interagir tanto com o público presencial quanto com o público virtual. Para se lembrarem do público virtual, os palestrantes presenciais podem precisar de ajuda que vai desde fazer contato visual na câmera até acompanhar a exibição do chat ao vivo. No entanto, não é necessário se limitar a palestrantes presenciais. Um dos benefícios dos eventos virtuais são os custos reduzidos de viagem, então você tem mais orçamento para contratar um palestrante virtual. Certifique-se de que os palestrantes virtuais também saibam para onde olhar, como dar atenção para ambos os públicos e compreendem a importância de ter um plano de fundo limpo, som e iluminação adequados e muito mais.

  Dica profissionalConfira o nosso guia definitivo para anfitriões e apresentadores virtuais de eventos para saber mais sobre dicas de apresentação.

Mantenha os públicos interessados

Independentemente dos participantes estarem atrás de um computador ou de corpo presente, eles precisam estar envolvidos para que um evento valha a pena. O valor real vem da oportunidade de ir embora com novas conexões, informações ou competências e isso requer um planejamento intencional.

• Facilite as conversas significativas
  Não limite as conversas a um único público. Os participantes precisam de várias oportunidades para conversarem, assim como os organizadores e apresentadores. Incentive que os participantes presenciais participem dos chats on-line ao vivo, usando seus notebooks ou celulares. Para um envolvimento maior, transmita o chat ao vivo e o exiba em uma tela na sala para que os participantes possam ver, reagir e responder uns aos outros. Isso faz com que o público virtual se sinta conectado e envolvido com o que está acontecendo presencialmente.

  Dica profissional para que os públicos presencial e remoto interajam em um chat ao vivo, converse com a nossa equipe de serviços para evento e saiba sobre oportunidades criativas que unem ambos os públicos.

• Confira a sua tecnologia
  A tecnologia pode ser a razão do sucesso ou do fracasso da experiência híbrida. No mínimo, você precisará de uma plataforma de gerenciamento de evento virtual, software de streaming que possa tratar adequadamente o seu feed de vídeo (não indicamos plataformas gratuitas, já que elas podem exibir anúncios indesejados durante o evento), internet/wi-fi e largura de banda suficientes para suportar a transmissão ao vivo, além de câmeras e microfones de alta qualidade, projetados para streaming.
• Não se esqueça do networking
  O networking é um dos maiores benefícios de participar de um evento, então não se esqueça de permitir networking para o seu público virtual. Os recursos de networking do Zoom Events incluem uma variedade de opções para desenvolver a sua rede profissional com etiquetas de nome digitais e diretórios de perfil social. Sugerimos que seja incluído intencionalmente um tempo para networking na programação, seja após o evento, em grupos temáticos simultâneos ou um quebra-gelo para que ambos os públicos possam conversar, colaborar e se sentirem mais à vontade.
• Simplifique as perguntas e respostas
  Limitar as perguntas para o fim da apresentação pode reduzir a participação e o envolvimento se os participantes esquecerem qual era a pergunta ou se estiverem prontos para ir embora e decidirem não fazer a pergunta. Ao invés de esperar até o final, incentive os participantes a usarem seus notebooks para fazerem perguntas em tempo real, usando o chat on-line (mesmo que eles estejam participando de forma presencial). Por outro lado, escolher alguns membros do público virtual para fazer perguntas ao vivo é ainda um outro meio de unir os públicos.

  Dica profissionalO recurso de perguntas e respostas do Zoom Webinars e as ferramentas de enquete facilitam a coleta de feedback instantâneo do público. Com o recurso perguntas e respostas habilitado, os participantes podem responder às perguntas uns dos outros ou votar e reagir às perguntas de outros participantes. Para os organizadores que precisam fazer um acompanhamento após o evento, o Zoom permite que você baixe um relatório de perguntas feitas e não tenha que confiar apenas na memória.

• Amplie o alcance da sua marca no saguão da expo
  O Zoom Events Expo traz a animação de uma exposição presencial para o público virtual ao conectar patrocinadores, participantes e representantes dos expositores. Os participantes podem "passear" pela exposição, conversar com os representantes dos expositores nos estandes, e ver as logomarcas dos patrocinadores, demonstrações de produtos, além de conteúdo relevante, da mesma maneira que eles fariam presencialmente. Onde antes o alcance da marca era definido pelo tamanho ou localização do estande, os eventos virtuais permitem que você leve sua marca para além de um backdrop 10×10, alcançando um público exponencialmente maior.

Tratamento VIP

Eventos memoráveis são aqueles sobre os quais as pessoas falam muito tempo após ele ter terminado. Amplie o impacto do seu evento e faça com que as pessoas continuem falando dele ao dar aos participantes uma experiência única que eles não conseguem ter assistindo ao replay ou lendo um resumo. Não tenha medo de revelar um novo produto, apresentar um novo serviço ou expor um grande prêmio da empresa. Está planejando dar aos participantes presenciais um brinde da empresa? Não se esqueça de enviar também aos participantes virtuais, uma sacola de brindes. Não perca oportunidades de fazer com que todos os participantes se sintam especiais, independentemente da localização deles.

Conteúdo é o principal

É fácil ficar cansado após a quarta videoconferência do dia, mas o segredo é que não é a tecnologia que o cansa, é o conteúdo. Assistir esportes e séries de TV em excesso ficou mais comum, então os públicos conseguem ficar atentos, desde que o conteúdo seja interessante. Os eventos híbridos permitem que as organizações economizem nos custos de viagem e, em contrapartida, possam contratar palestrantes conhecidos que podem tirar um grande público do conforto das suas casas ou dos quartos de hotel. Crie seu evento com palestrantes, sessões e conteúdo interativo energéticos que incluem horário para intervalo e networking.

Leve o seu entretenimento para um nível mais alto

Ao planejar suas atividades sociais favoritas, não se esqueça de incluir o público virtual na diversão. Gosta de música ao vivo? Contrate uma banda para tocar para todos, remotamente. Está organizando um coquetel para participantes presenciais? Planeje uma aula virtual com um mixologista ou uma degustação de vinhos para os espectadores que estão em casa. Precisa ter dois MCs? Por que não ter um virtual? Não tenha medo de colocar um pouco de criatividade nas suas experiências favoritas para unir os públicos.

Entenda a sua tecnologia

Mesmo o melhor dos palestrantes vai ter dificuldades se a sua tecnologia não funcionar. Vídeo cortando, iluminação e som ruim são algumas das razões para desmotivar o público virtual e gerar fadiga. Teste o seu equipamento com antecedência ou, melhor ainda, contrate um consultor de eventos para planejar e gerenciar as necessidades de vídeo e áudio, antes e durante o evento.

Seja ligando de casa, da sala do conselho ou assistindo uma transmissão ao vivo com 10.000 outros participantes, a experiência do evento híbrido moderno exige uma tecnologia universal que possa ser usada em qualquer lugar, a qualquer momento. Hoje, as pessoas que vão a um evento não ficam mais sentadas no auditório, o dia inteiro. Ao invés disso, elas assistem à palestra de abertura no quarto do hotel, veem uma demonstração ao vivo no saguão da expo, almoçam com os colegas e assistem às observações finais, no tablet, já no aeroporto. O futuro dos eventos é híbrido e não é preciso que os públicos sejam de um tipo ou de outro. Em vez disso, os eventos híbridos oferecem uma experiência imersiva que os participantes podem aproveitar de qualquer lugar.

O mercado global de webinars e eventos virtuais projeta alcançar US$ 4,44 bilhões até 2025*, (comparado a uma receita de US$ 1,57 bilhão, em 2020), agora é a hora de implementar estratégias para um evento inovador e envolvente que une os públicos e diferencia sua marca.

Descubra como o Zoom Events pode ajudar a promover a sua estratégia de eventos híbridos de qualquer lugar.
Entre em contato com o Zoom Events hoje mesmo.

*Este número é da pesquisa Frost & Sullivan usado em um relatório Zoom que pode ser acessado após baixar o relatório.