Enquête stelt vast dat overheidsmedewerkers de voorkeur geven aan Zoom

De moderne publieke sector omarmt werktrends die ook in andere sectoren in opkomst zijn: het beperken van kosten en redundantie met technologie, het mogelijk maken van werk op afstand en het uitbreiden van het contact met burgers tot virtuele kanalen. Audio- en videocommunicatietechnologie heeft een rol gespeeld in het realiseren van deze trends. Wanneer werd gevraagd hoe ze deze technologie over het algemeen gebruiken, antwoordde 44% van de respondenten dat dit voor interne vergaderingen was.

Veel enquêterespondenten gaven aan deze technologie voor zowel interne als externe communicatie te gebruiken: contact met collega's, medewerkers van andere instanties en het publiek. De meerderheid van de geënquêteerden (80%) gebruikt de technologie voor contact met collega's en ongeveer een derde gebruikt het voor contact met overheidsmedewerkers buiten hun eigen organisatie (33%) en met burgers/de algemene bevolking (29%).

Overheidsmedewerkers kunnen het ene moment een presentatie geven voor een livepubliek en het volgende moment een hoogst vertrouwelijke vergadering houden. In dit digitale tijdperk hebben overheidsmedewerkers een breed scala aan verantwoordelijkheden, en ze hebben dan ook voorkeuren ontwikkeld ten aanzien van het medium dat ze het liefst gebruiken voor bepaalde communicatie. Hoewel telefoon en online chat veel worden genoemd, gebruiken de geënquêteerden bij voorkeur videocommunicatie voor belangrijke overheidswerkzaamheden wanneer een persoonlijke ontmoeting niet mogelijk is.

Wanneer een persoonlijke ontmoeting niet mogelijk is, gebruiken de meeste ondervraagden het liefst audio- en videocommunicatie voor het organiseren van een webinar (81%), voor vergaderingen met een externe doelgroep van belangrijke mensen (80%) en voor livepresentaties voor publiek (79%), terwijl bijna de helft videovergaderen gebruikt voor een vertrouwelijke bijeenkomst (47%). Bellen staat op de tweede plaats voor vertrouwelijke vergaderingen (40%), wat blijk geeft van het aanhoudende vertrouwen in spraakoplossingen.

De bliksemsnelle opkomst van audio- en videocommunicatieplatforms in de afgelopen paar jaar is bij iedereen bekend, dus ook bij de overheid. Toen mensen audio- en videocommunicatie gingen gebruiken, ontwikkelden ze meningen en voorkeuren ten aanzien van de technologie, die de Morning Consult-enquête heeft geprobeerd te achterhalen. De resultaten laten zien wat de geënquêteerden van audio- en video-oplossingen vinden als het gaat om productiviteit, betrokkenheid en meer.  

Het is waarschijnlijk geen verrassing dat de meeste geënquêteerde overheidsmedewerkers volgens deze enquête vinden dat het gebruik van audio- en videocommunicatietools tijdens het werken op afstand hen helpt om hun manier van werken te versterken.

• 59% voelt zich productiever  
• 55% voelt zich meer verbonden met gesprekspartners
• 55% vindt dat het gemakkelijker is om hun gedachten te verwoorden 
• 52% voelt zich meer betrokken
• 49% heeft het gevoel meer impact te maken dan wanneer ze geen videocommunicatie zouden gebruiken

Het onderzoek toont ook aan dat 79% van de geënquêteerde overheidsmedewerkers audio- en videocommunicatietechnologie als heel veilig of enigszins veilig beschouwt. Audio- en videoplatforms komen vlak na 'Telefoongesprek via een vaste telefoonlijn' als vorm van communicatie die de respondenten als veilig beschouwen.

Videocommunicatie werd gangbaarder door de plotselinge en wijdverbreide opkomst van werken op afstand, maar het onderzoek toont aan dat het een blijvertje is. De meeste ondervraagde overheidsmedewerkers (84%) denken namelijk dat audio- en videotechnologie in de toekomst een cruciale rol zal blijven spelen in hun vakgebied, en velen geloven dat het ook in de toekomst hun specifieke functie zal blijven beïnvloeden (77%). 

Dit blijvende karakter van audio- en videocommunicatie kan worden toegeschreven aan een paar belangrijke aspecten, maar toegankelijkheid is waarschijnlijk een van de belangrijkste redenen dat audio- en videocommunicatie voet aan de grond heeft gekregen in de publieke sector. Uit de Morning Consult-enquête bleek dat 72% van de respondenten denkt dat audio- en videocommunicatieplatforms het voor iedereen gemakkelijker maken om gelijkelijk aan het gesprek deel te nemen.

Toen audio- en videocommunicatie gangbaarder werd tijdens het dagelijks werk van overheden, startten mensen een nieuwe samenwerking vaak met de vraag: welk videocommunicatieplatform ken je en gebruik je graag? 

Het Morning Consult-onderzoek toonde aan dat 87% van de respondenten een positief beeld van Zoom had.

Maar wat is de reden dat overheidsmedewerkers zo positief over Zoom denken? Komt het omdat Zoom geschikt is voor het organiseren van een grote vergadering of een webinar, zijn het de opnamemogelijkheden of zelfs de whiteboardfunctie? De enquête zegt: al het bovenstaande, en meer. 

Respondenten menen dat Zoom op bepaalde belangrijke punten — die allemaal waren meegenomen in het Morning Consult-onderzoek — beter presteert dan andere platforms die in de enquête werden besproken. 

Vijfenvijftig procent van de respondenten organiseert graag grote vergaderingen met Zoom. Vijftig procent gebruikt Zoom graag om vergaderingen op te nemen, 46% geeft de voorkeur aan Zoom om schermen te delen, en 45% gebruikt Zoom graag om vergaderingen op te splitsen in kleinere groepen.

Of de ondervraagde overheidsmedewerkers nu een presentatie geven voor een livepubliek, een webinar hosten of een hoogst vertrouwelijke vergadering houden, ze gebruiken het liefst Zoom. Zesenvijftig procent van de respondenten gebruikt het liefst Zoom voor livepresentaties, waar dat 21% is voor Microsoft Teams, en 39% gebruikt het liefst Zoom voor een vertrouwelijke vergadering, waar dat 34% is voor Microsoft Teams. 

Het is logisch om te vragen waarom overheidsmedewerkers de voorkeur geven aan Zoom voor bepaalde activiteiten in plaats van andere platforms die in de enquête waren meegenomen. Respondenten die de voorkeur gaven aan Zoom, beschreven het platform als 'gebruiksvriendelijk' en 'betrouwbaar', en bekend om zijn 'vertrouwdheid' en 'nuttige functies'. ¹

Om te weten waarom geënquêteerde overheidsmedewerkers de voorkeur aan een bepaald platform geven boven een ander, is inzicht nodig in wat ze in een audio- en videocommunicatieplatform zoeken. De ondervraagden kregen het verzoek aan te geven welke drie kenmerken in een getoonde lijst het belangrijkst voor hen waren. 'Gebruiksvriendelijk' stond bovenaan; 52% koos dit kenmerk als het belangrijkste, gevolgd door:

• 'Goede audio-/videokwaliteit' (44%)
• 'Betrouwbaar' (35%)
• 'Veilig' (33%)

In vergelijking met andere platforms die in de enquête waren meegenomen, vonden meer respondenten dat Zoom over de hele linie deze belangrijke kenmerken heeft. De meerderheid van de respondenten vindt dat Zoom gebruiksvriendelijk is (91%) en gebruikers helpt om impact te maken (64%). 

Het onderzoek laat ook zien hoe toegankelijkheid mogelijk kan bijdragen aan de acceptatie van een oplossing. Vierentachtig procent van de respondenten vindt dat Zoom iedereen in een vergadering in staat stelt tot gelijkwaardige deelname en 80% vindt dat Zoom voor iedereen gelijke toegang tot het platform biedt. Ter vergelijking, respectievelijk 64% en 62% van de respondenten heeft deze meningen over Microsoft Teams, 62% en 59% over Google Meet, en 54% en 50% over Cisco Webex.

We vroegen de geënquêteerden welk audio- en videocommunicatieplatform ze zouden kiezen voor gebruik op het werk als ze er maar één mochten kiezen. Voor 47% van de geënquêteerden was het antwoord 'Zoom'. Deze respondenten verkozen Zoom namelijk boven Microsoft Teams, Cisco Webex en de andere platforms die in de enquête waren meegenomen.

Overheidsmedewerkers hebben een mening, en het is belangrijk dat bestuurders de voorkeuren van werknemers meenemen in hun beslissing wanneer ze audio- en video-oplossingen kiezen. Nu we een tijdperk betreden waarin de werknemerservaring centraal staat, zijn strategische oplossingen essentieel om een mensgerichte werkplek te creëren. Of overheidspersoneel nu thuis, op kantoor of op beide locaties werkt, bestuurders moeten prioriteit geven aan het creëren van een werkomgeving waarvan de technologie is afgestemd op de behoeften van werknemers, niet andersom.

Nu overheidsinstanties moeten leren omgaan met de digitale realiteit, kan samenwerking met aanbieders zoals Zoom hen helpen om een betere ervaring voor hun personeel mogelijk te maken. Zoom biedt toonaangevende video-, chat-, bel- en werkplekoplossingen om je organisatie binnen te leiden in een nieuw tijdperk dat wordt gekenmerkt door innovatie en vindingrijkheid.

Werkwijze

De enquête 'Zoom's Impact in Government' werd tussen 5 en 13 november 2021 gehouden onder 300 werknemers van Amerikaanse federale, staats- en lokale overheden die aangaven ten minste één keer per maand een audio- en videocommunicatieplatform te gebruiken voor hun werk. Wanneer werd gevraagd om oplossingen te vergelijken, waren de geënquêteerden voldoende bekend met Zoom en concurrenten om deze vergelijking te kunnen maken. De gegevens waren ongewogen, en Morning Consult gebruikte quota's om de samenstelling van de doelgroep te benaderen. De foutmarge voor dit onderzoek is ca. 6%.