De toekomst van rechtbanken – hybride en virtuele rechtbanken

Het paradigma voor juridische procedures is de afgelopen jaren volledig verschoven. Toen traditionele, persoonlijke processen digitaal gingen, zagen staats-, lokale en federale rechterlijke instanties technologie als een oplossing om de continuïteit te waarborgen. Plotseling breidden procedures in een gesloten rechtszaal zich uit tot een toegankelijk virtueel domein. Hierdoor werd een grotere aanwezigheid mogelijk, werden de kosten verlaagd en kon gemakkelijker informatie worden gedeeld.

Nu organisaties overal fysieke activiteiten herinvoeren, is het belangrijk om te onderzoeken hoe deze digitale transformatie heeft bijgedragen aan een verbetering van het rechtssysteem en welke aspecten van virtuele samenwerking er permanent onderdeel van moeten blijven.

In deze gids bespreken we wat er nodig is om een hybride rechtszaal te bouwen die zowel fysieke als online aspecten van gerechtelijke communicatie en zakelijke kwesties omvat, waardoor de openbare diensten uiteindelijk ten goede worden verbeterd.

De gebeurtenissen van 2020 veranderden alles – hoe we werkten, leerden en leefden. Elke sector ondervond een aanzienlijke ontwrichting en de overheid vormde daar geen uitzondering op. Federale, staats- en lokale overheden moesten snel overstappen op online activiteiten – een prestatie die niet onderschat mag worden voor instellingen die bekend staan om hun traditionele – en soms verouderde – processen en technologie.

Voor het rechtssysteem vereiste deze snelle digitale transformatie meer dan alleen een virtuele ruimte om elkaar te ontmoeten. Rechtbankpersoneel moest technologie gebruiken om een veilige, inclusieve omgeving te creëren – een omgeving die toegankelijk was voor mensen uit elke sociaaleconomische positie. Bovendien moesten rechterlijke machten gebruikmaken van oplossingen die toegankelijkheidsfuncties boden die waren ontworpen om alle lagen van de bevolking te versterken en te omvatten. Enter: Zoom.

Door de invoering van Zoom hebben federale, staats- en lokale rechtbanken niet alleen continuïteit mogelijk gemaakt, maar ontdekten ze ook dat de nieuwe aanpak betere ervaringen opleverde. Plots werd de rechtszaal een rechtvaardige plek. Fysieke barrières waren niet langer belangrijk, waardoor geld dat voordien werd uitgegeven om fysiek voor de rechtbank te verschijnen kon worden uitgespaard. De rechtszaal werd ook een gelukkiger plek – met meer ontspannen aanwezigen en een actievere deelname van alle partijen.

Terwijl de wereld een nieuwe manier van werken omarmt, kijken organisaties van heinde en verre naar hoe ze een hybride aanpak kunnen inzetten om werknemers en klanten beter te ondersteunen. Voor het rechtssysteem moeten leiders bepalen of een hoorzitting het publiek beter dient als deze virtueel of op hybride wijze wordt gehouden, of juist fysiek.

Gerechtelijke leiders die zich afvragen waar ze moeten beginnen, kunnen beginnen met kijken naar welk formaat de beste aanwezigheid bevordert, geschikt voelt voor het probleem en zoveel mogelijk mensen van dienst is. Ambtelijke hoorzittingen zijn bijvoorbeeld perfect virtueel uit te voeren. Een eenvoudig geschil over een verkeersboete is snel voorbij met een sessie via Zoom.

Bovendien kunnen traditioneel gespannen echtscheidingsprocedures videotechnologie gebruiken om te helpen bij de-escalatie, terwijl hoorzittingen in de familierechtbank kunnen profiteren van samenwerkingstechnologiefuncties – zoals aparte vergaderruimtes of virtuele achtergronden – die helpen een warmere, maar professionele omgeving te creëren.

Een hybride strategie heeft echter ook voordelen voor gerechtspersoneel. Telkens als gerechtelijke leiders besluiten een virtuele procedure uit te voeren, besparen ze rechters, advocaten en tolken ook tijd en geld die anders worden besteed aan het fysiek bijwonen van een sessie.

Zodra je hebt bepaald welke hoorzittingen voordeel hebben bij een externe component, is het belangrijk om een samenhangende en inclusieve omgeving te creëren, ongeacht waar deelnemers zijn. Hieronder meer over hoe u dat voor elkaar krijgt.

Een hybride model is misschien nieuw voor je, maar het is haalbaar met onze aanbevolen procedures. Zoom biedt een toegankelijk platform met gebruiksvriendelijke functies waarmee elk lid van de overheid, justitie of breder publiek ons platform kan gebruiken om aan hun unieke behoeften te voldoen.

Als je het Zoom-platform gebruikt om een hybride rechtszaal in te stellen, volgen hier een paar belangrijke tips om een rechtszaal te creëren voor de toekomst:

• Implementeer de nodige toegankelijkheids- en interpretatiefuncties: voor Zoom Meetings bieden we een handvol toegankelijkheids- en interpretatiefuncties, evenals configuraties en integraties van derden om iedereen te helpen ons platform te ervaren. Om gelijke toegang tot de rechter te creëren voor sprekers van verschillende talen of deelnemers met een handicap, kunnen gerechtelijke medewerkers onze automatisch gegenereerde ondertitels, handmatige ondertiteling of integraties met ondertitelingsdiensten van derden gebruiken. Automatisch gegenereerde ondertitels zijn momenteel beschikbaar in 11 talen voor de commerciële versie van Zoom. We volgen ook de nieuwste toegankelijkheidsnormen om ons platform volledig toegankelijk te maken voor de nieuwste schermlezers.
• Zorg voor de juiste omgeving: om eventuele barrières tussen mensen thuis en de aanwezige partijen te verminderen, kunnen leden van een rechtszaal de functies van Zoom Meetings gebruiken om een gelijk speelveld voor alle deelnemers te creëren. Voorafgaand aan een vergadering kunnen alle deelnemers overeenkomen om professionele virtuele achtergronden te implementeren voor een consistente look en gebruikmaken van de functie voor het dempen van achtergrondgeluid van Zoom om afleidingen te verminderen en de focus op de hoorzitting te houden.
• Deel eenvoudig informatie of presenteer bewijsmateriaal: afhankelijk van de instellingen van de host van de vergadering kunnen deelnemers tijdens de vergadering hun scherm delen of links verzenden via de chat om snel informatie of bewijsmateriaal te presenteren. Partijen kunnen ook gebruikmaken van Zoom Whiteboard voor realtime interactieve samenwerking en van Zoom Team Chat om opmerkingen of documenten te delen zodra de hoorzitting is afgelopen. Bij procedures met bewijsmateriaal kan de elektronische DocuSign-handtekening voor Zoom ook van pas komen. Deze strategische integratie is momenteel beschikbaar in de commerciële versie van Zoom. Deelnemers kunnen overeenkomsten veilig delen, raadplegen en ondertekenen in de app voor elektronische handtekeningen.
• Vermijd overlapping en onderbrekingen: wanneer dingen verhit raken of deelnemers deelnemen aan andere gesprekken, kunnen hosts van vergaderingen bepaalde functies inzetten om de ervaring te verbeteren. Hosts van vergaderingen kunnen deelnemers bij binnenkomst dempen, deelnemers vragen de functie Hand opsteken te gebruiken om een gesprek aan te gaan, chat tijdens de vergadering uitschakelen, enzovoort. Deze functies kunnen helpen bij het handhaven van een professionele en respectvolle omgeving, ongeacht de huidige situatie of het gevoel in de hoorzitting.
• Vestig de aandacht op de juiste sprekers: zorg ervoor dat je tijdens een hoorzitting de juiste mensen op de voorgrond plaatst met onze functie spotlight-weergave. Hierbij worden maximaal negen vergaderdeelnemers de voornaamste actieve sprekers en de enige sprekers die de andere deelnemers zullen zien. Dit is een effectieve manier om de rechter, verweerder, eiser of getuige centraal te plaatsen. Spotlight-weergave kan worden gebruikt tijdens schermdelen en kan worden ingeschakeld in de Zoom-desktopclient of mobiele app, en in Zoom Rooms. Spotlight-weergave is volledig aanpasbaar en kan door de beheerder worden geconfigureerd. Een andere optie: Immersieve weergave, die kan worden gebruikt om deelnemers automatisch of handmatig in een virtuele scène te plaatsen. Ook kunnen hosts deelnemers gemakkelijk verplaatsen in een scène naar keuze, zoals een rechtszaal, en zelfs de grootte van het beeld van een deelnemer aanpassen om de ervaring nog natuurlijker te maken.
• Houd je rechtszaal veilig: het is belangrijk dat alleen de beoogde deelnemers in een virtuele rechtszaal kunnen worden getoond. Gebruik onze vele beveiligingsfuncties, zoals de wachtruimte, toegangscodes en beveiligingscontroles tijdens vergaderingen om toegang en deelname aan de vergadering te beheren.
• Bouw een fysieke ruimte met technologie: een hybride rechtszaal is ook niet mogelijk zonder een kantoor met technologie. Terwijl sommige gerechtelijke medewerkers thuis blijven, zijn anderen weer op kantoor — of verdelen ze hun tijd tussen die twee. De mensen die liever naar kantoor gaan, hebben een ruimte nodig waar ze gemakkelijk contact kunnen maken met werknemers die op afstand aanwezig zijn, of dat nu collega’s, advocaten of leden van het publiek zijn. Onderzoek bij het bouwen van je moderne rechtszaal het benodigde type hardware om te werken met een vergaderruimteoplossing zoals Zoom Rooms. Begin met bepalen waar u audiobronnen, camera’s en andere benodigde apparatuur in de ruimte nodig hebt om een naadloze ervaring te creëren? Bekijk van daaruit welke Zoom-partner de hardware levert die je nodig hebt om ons platform te gebruiken en een complete hybride ervaring te creëren.

Aangezien de gerechtelijke organisaties van vandaag mensen over het hele land eerlijke rechtspraak moeten verstrekken, hebben ze een wendbaar en geavanceerd communicatieplatform nodig dat een zinvolle dienstverlening mogelijk maakt en betere resultaten levert. Zowel Zoom als Zoom voor de overheid zijn ontworpen om aan deze specifieke eisen te helpen voldoen.

In de Verenigde Staten biedt Zoom een apart platform, Zoom voor de overheid, dat is ontworpen om te voldoen aan de Amerikaanse veiligheidseisen. Zoom voor de overheid is beschikbaar voor federale, staats- en lokale overheidsklanten in de Verenigde Staten, evenals voor goedgekeurde onderaannemers, integrators en onderwijsinstellingen die een overheidsklant ondersteunen. Het Zoom voor de overheid-platform wordt vanuit de Verenigde Staten en uitsluitend door ‘US Persons’ (Amerikaanse ingezetenen) geëxploiteerd.

Zoom voor de overheid biedt een intuïtieve en veilige ervaring die vergelijkbaar is met de commerciële Zoom-versie. Beide versies van het platform zijn schaalbaar en flexibel. Ze bieden moderne organisaties in de overheidssector wat deze nodig hebben om hun doelen te bereiken en helpen daarnaast bij het beschermen van belangrijke informatie.

Zoom voor de overheid:

• is goedgekeurd volgens de voorwaarden van FedRAMP Moderate-niveau;
• heeft DoD IL4 Provisional Authorization (PA) van de Defense Information Systems Agency (DISA) voor het Department of Defense (DoD) op impactniveau 4 (IL4) gekregen;
• heeft een gebruiksvergunning (ATO) gekregen van het Department of the Air Force voor het houden van IL4-vergaderingen;
• heeft een StateRAMP Moderate-goedkeuring gekregen.

De besturingselementen van het platform ondersteunen tevens de volgende nalevingseisen:

• HIPAA
• CJIS
• CMMC

Verandering is onvermijdelijk, maar mensen zullen zich altijd aanpassen. Terwijl de samenleving zich schrap zet voor een nieuwe manier van leven, werken en leren, is het belangrijk om de ondersteuning en middelen te hebben die je nodig hebt om wendbaar te blijven en gelijke tred te houden met de toekomstige veranderingen.

Een hybride aanpak is geen vluchtige trend, maar eerder een nieuw mandaat om te reageren op de behoeften van het publiek van vandaag – een publiek dat wordt geconfronteerd met een meer diverse reeks uitdagingen dan voorheen, dat nieuwe kansen vindt via de digitale wereld en dat eerlijke en rechtvaardige diensten nodig heeft. Een hybride rechtszaal versterkt de relatie van het publiek met de wet en maakt van een maatschappelijke traditie een boeiende ervaring. Gerechtigheid.